Вопрос: Наше предприятие закупает основные средства путем оплаты наличными на рынках. Как документально оформить такие покупки во избежание финансовых нарушений? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 35, август 2003 г.)

Наше предприятие закупает основные средства путем оплаты наличными на рынках. Как документально оформить такие покупки во избежание финансовых нарушений?

При покупке основных средств за наличный расчет на рынке представителю организации выдаются под отчет денежные средства, причем согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лицо, получившее наличные деньги под отчет, обязано не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре по форме N АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55, и передается после его утверждения работнику бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Документами, подтверждающими приобретение основных средств, являются кассовый чек и накладная, выданные продавцом.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Принятие к бухгалтерскому учету приобретенных объектов основных средств осуществляется в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н.

Кроме того, если продавец является плательщиком НДС, следует получить у него еще и счет-фактуру для принятия суммы НДС, уплаченной ему при приобретении основных средств, к вычету.

Г. Кузьмин,

ведущий эксперт "БП"

1 августа 2003 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 35, август 2003 г.