- Главная
- Приказ Федерального дорожного агентства от 1 августа 2023 г. N 122 "Об обработке персональных данных в Федеральном дорожном агентстве"
- Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Федеральном дорожном агентстве
Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Федеральном дорожном агентстве
Приложение N 1
к приказу Федерального
дорожного агентства
от 01 августа 2023 г. N 122
Правила обработки персональных данных в Федеральном дорожном агентстве
I. Общие положения
1. Субъектами персональных данных в Федеральном дорожном агентстве являются:
1) федеральные государственные гражданские служащие Федерального дорожного агентства (далее - государственные гражданские служащие);
2) руководители подведомственных федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений (далее - руководители учреждений) 1;
3) граждане, претендующие на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы (далее - гражданская служба);
4) граждане, претендующие на замещение вакантных должностей руководителей учреждений;
5) близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также супруга (супруг), в том числе бывшая (бывший), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов (далее - лица, состоящие в родстве (свойстве) субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 1 настоящих Правил;
6) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Федеральное дорожное агентство;
7) граждане, обратившиеся в Федеральное дорожное агентство в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");
8) пользователи официального сайта Федерального дорожного агентства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
9) субъекты персональных данных, обработка персональных данных которых осуществляется Федеральным дорожным агентством в связи с предоставлением государственных услуг.
2. Обработка персональных данных в Федеральном дорожном агентстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений
3. В Федеральном дорожном агентстве осуществляется обработка персональных данных в целях обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции.
4. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных государственных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), осуществляется в Федеральном дорожном агентстве без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 3 настоящих Правил, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", и постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2010 г. N 63 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне".
5. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 3 настоящих Правил, в случае, предусмотренном пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.
6. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:
1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;
2) при трансграничной передаче персональных данных;
3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
7. В случаях, предусмотренных пунктом 6 настоящих Правил, согласие субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
8. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 настоящих Правил, осуществляется государственными гражданскими служащими, в чьи должностные обязанности входит осуществление функции по обеспечению осуществления деятельности по вопросам государственной службы и кадров.
9. Обработка персональных данных в Федеральном дорожном агентстве включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, осуществляется путем:
1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, анкета, иные документы);
2) копирования оригиналов документов;
3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
5) формирования и обработки персональных данных в ходе реализации полномочий в сфере противодействия коррупции;
6) внесения персональных данных в информационные системы Федерального дорожного агентства (далее - информационные системы), а также в федеральную государственную информационную систему "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации", утвержденную постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 г. N 256.
11. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, у третьей стороны, следует известить их об этом, а также получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных подпунктом 5 пункта 10 настоящих Правил.
12. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личным делам государственных гражданских служащих, руководителей учреждений, а также лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.
13. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий кадрового подразделения Федерального дорожного агентства, а также уполномоченное должностное лицо, осуществляющие сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, обязан разъяснить им юридические последствия отказа от предоставления персональных данных.
14. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных, определенных подпунктами 1 - 5 пункта 1 настоящих Правил, осуществляются в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
15. Персональные данные, полученные Федеральным дорожным агентством на бумажном или электронном носителях в связи с осуществлением своих полномочий, хранятся в соответствующих структурных подразделениях Федерального дорожного агентства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с осуществлением полномочий.
16. Государственным гражданским служащим, осуществляющим обработку персональных данных, необходимо обеспечивать раздельное хранение на разных материальных носителях персональных данных, обработка которых осуществляется в целях, определенных пунктом 3 настоящих Правил.
17. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированного использования, уточнения, распространения и уничтожения персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Федерального дорожного агентства.
III. Условия и порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения
18. В Федеральном дорожном агентстве осуществляется обработка персональных данных государственных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - субсидия).
19. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением субсидии, включает в себя:
1) фамилию, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при наличии) в случае их изменения);
2) вид, серию, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дату выдачи;
3) адрес и дату регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;
4) сведения о составе семьи;
5) персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копии финансового лицевого счета, свидетельстве о заключении (расторжении) брака, свидетельстве о рождении ребенка (детей), трудовой книжке, сведениях о трудовой деятельности и трудовом стаже в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, копиях документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, копии документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения;
6) иные сведения, содержащие персональные данные, необходимые в связи с предоставлением субсидии.
20. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих при постановке на учет для получения субсидии осуществляется на основании заявления государственного гражданского служащего, представляемого на имя руководителя Федерального дорожного агентства в Комиссию Федерального дорожного агентства для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия).
21. Обработка (сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных государственных гражданских служащих в связи с предоставлением субсидии осуществляется должностными лицами Федерального дорожного агентства, входящими в состав Комиссии, путем:
1) получения Комиссией оригиналов документов, подлежащих представлению в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении субсидии;
2) предоставления государственным гражданским служащим заверенных копий документов.
IV. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг
22. Персональные данные субъектов персональных данных, обратившихся в Федеральное дорожное агентство за предоставлением государственных услуг лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа (далее - обращения), обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.
23. При рассмотрении обращений субъектов персональных данных подлежат обработке их следующие персональные данные:
1) фамилия, имя, отчество (при наличии);
2) почтовый адрес;
3) адрес электронной почты (при наличии);
4) указанный в обращении телефон (если указан);
5) персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема граждан или в процессе рассмотрения обращения.
24. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг в установленной сфере деятельности Федерального дорожного агентства.
25. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг, осуществляется структурными подразделениями Федерального дорожного агентства, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
26. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг, осуществляются при взаимодействии с субъектом персональных данных путем:
1) получения подлинников и копий документов, необходимых для предоставления государственных услуг;
2) внесения персональных данных субъектов персональных данных в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
3) внесения персональных данных в информационные системы.
27. При предоставлении государственной услуги Федерального дорожного агентства запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
28. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий подразделения Федерального дорожного агентства, осуществляющего получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа в предоставлении персональных данных.
29. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных Федеральным дорожным агентством осуществляются в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
V. Порядок обработки персональных данных в информационных системах
30. Государственным гражданским служащим, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах, а также в федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 г. N 256, предоставляются уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе.
31. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер по обеспечению безопасности:
1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах;
2) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах;
3) применение прошедших процедур оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационных систем;
5) учет машинных носителей персональных данных;
6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по их предотвращению и недопущению таких фактов в дальнейшем;
7) восстановление персональных данных, модифицированных или удаленных, уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах;
9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем.
VI. Сроки обработки и хранения персональных данных
32. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), осуществляется в течение всего периода прохождения ими гражданской службы. Обработка персональных данных руководителей учреждений и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), осуществляется в течение всего периода их работы в учреждении.
Обработка персональных данных граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации".
33. Срок хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные государственных гражданских служащих, руководителей учреждений, а также лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449) (далее - Перечень архивных документов).
34. Персональные данные граждан, обратившихся в Федеральное дорожное агентство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в соответствии с Перечнем архивных документов.
35. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы, а также в федеральную государственную информационную систему "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации", утвержденную постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 г. N 256, должен соответствовать сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований
36. Персональные данные, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.
37. Структурные подразделения Федерального дорожного агентства, осуществляющие обработку персональных данных, систематически определяют персональные данные, сроки которых истекли и которые подлежат уничтожению.
38. Акты об определении персональных данных, подлежащих уничтожению и не подлежащих хранению, подписываются ответственными должностными лицами, производившими их отбор к уничтожению.
Материальные носители персональных данных, отобранные для уничтожения, передаются на утилизацию (переработку) в соответствующее структурное подразделение, которое осуществляет указанные полномочия, с обязательным оформлением акта об утилизации.
39. Уничтожение персональных данных на электронных носителях, по окончании срока их обработки, производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
------------------------------
1Подпункт 9.7 пункта 9 Положения о Федеральном дорожном агентстве, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г. N 374.
------------------------------
Открыть документ в системе ГАРАНТ