Приложение. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Донецкой Народной республики

Приложение
к постановлению
Избирательной комиссии
Донецкой Народной Республики
от 06.03.2023 N 8

Инструкция
по делопроизводству в Избирательной комиссии Донецкой Народной республики

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики (далее - избирательная комиссия).

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики, с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", приказа Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", приказа Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО), системы Межведомственного электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело").

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и избирательной комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие), граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам, а также работников, привлекаемых для организационно-методического обеспечения реализации Плана мероприятий по выполнению "Комплекса мер по повышению правовой культуры избирателей, (участников референдума) и обучению организаторов выборов и референдумов в Донецкой Народной Республике".

1.5. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.

1.9. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО, системы "Дело".

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с таблицей разграничения доступа к персональным данным и иной конфиденциальной информации, обрабатываемой в комплексах средств автоматизации на территории Донецкой Народной Республики, утвержденной распоряжением председателя избирательной комиссии Донецкой Народной Республики.

1.10. ПИ ДЕЛО, система "Дело" предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в избирательной комиссии.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО и системе "Дело", могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности избирательной комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром Центральной избирательной комиссии Российской Федерации регулируются Федеральными законами от 10.01.2003 N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦИК России) и избирательной комиссии.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО и системе "Дело" является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО и системе "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.14. Изменения в настоящую Инструкцию вносятся постановлением Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики после их согласования с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

1.15. В Инструкции используются следующие понятия:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию, от иных организаций;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копии;

исходящий документ - документ, создаваемый в Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики и отправляемый за ее пределы;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов;

носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карта документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО и системы "Дело";

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

штамп визуализации электронной подписи - отметка об электронной подписи, предназначенная для отображения сведений о том, что документ был подписан электронной подписью должностного лица, с указанием информации о сертификате;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, нарочным или передаются председателю (заместителю председателя, секретарю, членам избирательной комиссии с правом решающего голоса) во время личного приема.

Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы"), средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе "Дело", на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет.

2.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в избирательную комиссию документов производится в централизованном порядке ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО и системы "Дело" ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней. Ответственность за прием и предварительное рассмотрение документов, поступающих по системе "Дело" в кабинет председателя комиссии, несет консультант приемной председателя.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем избирательной комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя, либо секретарем избирательной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО и системе "Дело" (приложение N 1).

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных фельдъегерской или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

После регистрации документа на бумажном носителе он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

При поступлении в избирательную комиссию письма из ЦИК России, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа может быть проставлена отметка об электронной подписи.

2.8. При необходимости документы, поступившие средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, системы "Дело" и подписанные электронной подписью, распечатываются ответственным за ведение делопроизводства.

2.9. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

2.10. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.11. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в избирательной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

При оформлении документов, как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2. Документы оформляются на бланках с продольным расположением реквизитов установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение N 3).

В избирательной комиссии установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания избирательной комиссии;

бланк постановления избирательной комиссии;

бланк распоряжения избирательной комиссии;

общий бланк избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа);

3.3. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов.

3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 4).

3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

При подготовке и оформлении документов в Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики используются следующие реквизиты:

а) Герб Донецкой Народной Республики;

б) наименование организации - автора документа;

в) справочные данные об организации;

г) наименование вида документа;

д) дата документа;

е) регистрационный номер документа;

ж) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

з) место составления (издания) документа;

и) гриф ограничения доступа к документу;

к) адресат;

л) гриф утверждения документа;

м) заголовок к тексту;

н) текст документа;

о) отметка о приложении;

п) гриф согласования документа;

р) виза;

с) подпись;

т) отметка об электронной подписи;

у) печать;

ф) отметка об исполнителе;

х) отметка о заверении копии;

ц) отметка о поступлении документа;

ч) резолюция;

щ) отметка о контроле;

щ) отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в избирательной комиссии, являются:

3.5.1. Герб Донецкой Народной Республики.

На бланках документов помещается герб Донецкой Народной Республики в порядке, определенном законодательством и иными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центрируется относительно наименования организации - автора документа:

Герб Донецкой Народной Республики
Избирательная комиссия Донецкой Народной Республики

Порядок изготовления, использования и хранения бланков с воспроизведением герба Донецкой Народной Республики устанавливается соответствующим нормативным правовым актом Донецкой Народной Республики.

Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

3.5.2. Наименование организации - автора документа.

Наименование избирательной комиссии указывается на бланках в соответствии с регламентом избирательной комиссии.

3.5.3. Справочные данные об организации.

Справочные данные об избирательной комиссии указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты.

3.5.4. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение) включается в бланк соответствующего вида документа и располагается под реквизитами автора документа.

В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

3.5.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.09.2020

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 сентября 2020 г.

Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.

3.5.6. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями-авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.8. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается на бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные об организации".

Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа.

3.5.9. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП) и проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля и дополняется номером экземпляра документа. Например:

                                               Для служебного пользования

                                                       Экз. N 1

3.5.10. Адресат.

Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений).

В качестве адресата могут быть органы государственной власти Донецкой Народной Республики, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Реквизит "Адресат" располагается справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). При наличии грифа ограничения доступа к документу "адресат" размещается под ним.

Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                          Правительство Донецкой Народной

                                                     Республики

                                                Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

                                                    Правительство

                                             Донецкой Народной Республики

                                                 Заведующему отделом

                                                     Иванову Н.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

                                     Заместителю директора Всероссийского

                                      научно-исследовательского института

                                       документоведения и архивного дела

                                                Смирнову П.П.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                  Центральная избирательная комиссия

                                           Российской Федерации

                                 Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Строки реквизита печатаются через один интервал.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

                                            Председателям территориальных

                                               избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                 Фомичеву П.И.

                                     ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,

                                                     115156

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона), например:

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
vnidad@mail.ru

3.5.11. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                         Председатель Избирательной

                                    комиссии Донецкой Народной Республики

                                    личная      подпись инициалы, фамилия

                                                   Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                 УТВЕРЖДЕН

                                         постановлением Избирательной

                                    комиссии Донецкой Народной Республики

                                            от 09.02.2023 N 2/6

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.12. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "о" ("об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:

распоряжение (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) О выделении средств;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы, извещения не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

3.5.13. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в избирательной комиссии Донецкой Народной Республики, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка избирательной комиссии с ЦИК России, с избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти Донецкой Народной Республики, ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

В соответствии с Федеральным законом от 11.07.2001 N 95-ФЗ "О политических партиях".

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Избирательная комиссия не считает возможным...", "Избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак "N" от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов "процент", "метр", "километр" и так далее;

код города и цифры телефонного номера;

заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);

начинать строку со знака "тире".

Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом. Например:

в феврале 2020 года;

в первом полугодии (I полугодии) 2020 года;

в первом квартале 2020 года;

с 1999 по 2001 годы,

в 2017-2020 годах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее граф (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

3.5.14. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения, например:

Приложения:	1.	Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики от 15.11.2019 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 15 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1"

или

"...делается запись в журнал установленной формы (приложение N 2).".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

                                                Приложение

                                        к постановлению Избирательной

                                    комиссии Донецкой Народной Республики

                                            от 28.01.2023 N 2/6

                                               Приложение

                                       к распоряжению Председателя

                                 Избирательной комиссии Донецкой Народной

                                               Республики

                                          от 17.03.2022 N 25-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

3.5.15. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к левому полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

           СОГЛАСОВАНО

            Секретарь

      Избирательной комиссии

   Донецкой Народной Республики

личная подпись   инициалы, фамилия

              Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

          СОГЛАСОВАНО

протокол заседания аттестационной

 комиссии Избирательной комиссии

  Донецкой Народной Республики

      от 15.02.2020  N 10

или:

      СОГЛАСОВАНО

    письмо Росархива

от 25.03.2020  N 4-15/46

3.5.16. Виза

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Согласование проекта документа может осуществляться в системе ПИ ДЕЛО и (или) "Дело". Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

личная подпись          инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

личная подпись          инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним - с проставлением визы на оборотной стороне листа.

Для документа, подлинник которого остается в избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Порядок и сроки визирования проектов постановлений избирательной комиссии и распоряжений председателя избирательной комиссии установлен в соответствующих разделах Инструкции.

3.5.17. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит "подпись" оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки).

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель комиссии

личная подпись

инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель Председателя Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики

личная подпись         инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник юридического отдела	Начальник информационного отдела
личная подпись   инициалы, фамилия	личная подпись   инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.14 Инструкции, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата избирательной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

3.5.18. Отметка об электронной подписи.

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе, например:

			ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Председатель Комиссии		Сертификат ___________________________			В.Ю. Высоцкий
		Владелец    Высоцкий Владимир Юрьевич Действителен с 08.12.2020 по 08.03.2022

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.

Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

3.5.19. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.5.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Сидоров Андрей Васильевич
(863) 240 94 25

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя:

Например:

Сидоров Андрей Васильевич, юридический отдел, главный специалист, 8 (863) 245-15-42, sidorov@mail.ru.

3.5.21. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии заверительная надпись "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно (Копия верна)

Секретарь избирательной комиссии

личная подпись         инициалы, фамилия

Дата

Допускается заверять копии отметкой "Верно", "Копия верна" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, при заверении копии документа также проставляется время заверения.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии ___ л.".

Допускается заверять отметкой "Верно", "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

3.5.22. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле.

3.5.23.  Резолюция.

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147 мм) установленной формы (приложение N 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Семенову Н.И.

Краснову П.Н.

Прошу подготовить проект письма

к 22.03.2020

Личная подпись

Дата

Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ПИ ДЕЛО и системы "Дело".

3.5.24. Отметка о контроле.

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа.

Отметка о контроле ПИ ДЕЛО и в системе "Дело" в РК документа обозначается буквой "К".

3.5.25. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.1.  Работа с отправляемыми (исходящими) из избирательной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверка подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2. Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе "Дело", информационно-телекоммуникационной сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и системы "Дело" или информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" принимает исполнитель по согласованию с заместителем председателя либо секретарем избирательной комиссии (руководителем структурного подразделения аппарата избирательной комиссии), отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии на бланках установленной формы.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером избирательной комиссии.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО. системы "Дело" документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители (визы), а также кем он подписан.

При регистрации исходящего документа в РК необходимо сделать связку с входящим документом (если таковой имеется).

4.7.  Отправка исходящих документов по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, системы "Дело" осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью.

Иные документы могут быть отправлены органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, системы "Дело" или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции и его электронную версию.

В случае необходимости создания и отправки электронного документа в системе "Дело" исполнителем создается регистрационная карточка (далее - РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД), которая является необходимой частью документа. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронной копии документа. РКПД направляется на регистрацию ответственному за ведение делопроизводства.

При регистрации документа к РК в ПИ ДЕЛО или системе "Дело" прикрепляется файл документа, созданный с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов, и, при необходимости, электронный образ документа в формате .pdf.

4.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.11. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем избирательной комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя, секретарем избирательной комиссии.

4.12. Документы с отметкой о срочности доставки "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, системы "Дело" или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.13. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, системы "Дело" или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.14. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами либо посредством электронной почты.

4.15. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.16. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ПИ ДЕЛО и (или) в системе "Дело".

5.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.3. В избирательной комиссии могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО, системе "Дело".

5.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица избирательной комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ПИ ДЕЛО и системе "Дело" во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ПИ ДЕЛО и системе "Дело".

5.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.7. Состав электронных документов, обращающихся в системе ПИ ДЕЛО устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемом на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

5.8. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

5.9. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

5.10. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

5.11. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО и систему "Дело" формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 7).

5.12. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.13. Документы, создаваемые в избирательной комиссии и (или) поступившие в избирательную комиссию на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО и систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО и систему "Дело" возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.14. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе ПИ ДЕЛО и системе "Дело".

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

5.15. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание", например:

Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Копии. Электронные документы.

5.16. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.17. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в избирательной комиссии программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива, государственных органов Донецкой Народной Республики, уполномоченных в области архивного дела.

5.18. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.19. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с Экспертной комиссией (далее - ЭК) по определению научной, практической и исторической ценности документов избирательной комиссии Донецкой Народной Республики, они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы (приложение N 17).

5.20. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

6. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема ¹

------------------------------

¹ Работа с обращениями и организация личного приема граждан могут регламентироваться отдельным документом избирательной комиссии Донецкой Народной Республики (инструкцией, положением, порядком и т.д.)

------------------------------

6.1. Особенности работы с обращениями.

6.1.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

6.1.2. Письменные обращения (далее - обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО (системы "Дело") отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию. Не является обращением текст, (бессодержательный) либо направляемый для ознакомления, либо содержащий поздравление, соболезнование или оценку деятельности и не соответствующий требованиям, предъявляемым федеральными законами от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" к запросам информации.

6.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и приобщаются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО и системы "Дело".

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.1.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

6.1.5. После регистрации обращения на бумажном носителе сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложений к нему в формате .pdf. Затем обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии по системе "Дело".

6.1.6. Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.1.7. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, докладывается председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в избирательную комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.1.8. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.1.9. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.8 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.1.10. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5 и 11.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения не должно превышать установленных законом сроков рассмотрения обращения.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

В этом случае срок рассмотрения продлевается после представления ответственным за исполнение копии промежуточного ответа (в соответствии со сроком, указанном в промежуточном ответе).

6.1.11. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

6.1.12. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

В период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума обращения, поступающие в избирательную комиссию, не имеющие обратного адреса и фамилии отправителя (анонимные), после их регистрации, подлежат докладу секретарю избирательной комиссии для их дальнейшего возможного рассмотрения.

В случаях, если текст письменного обращения не поддается прочтению либо не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

6.1.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

6.1.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.1.15. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.1.16. Обращения, поступившие с использованием формы обращения на части 2 статьи 6 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" на официальном сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет ответственным за подготовку ответа на обращение по письменному указанию председателя, заместителя председателя и секретаря избирательной комиссии.

6.1.17. В случае поступления в избирательную комиссию письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, избирательная комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2. Организация личного приема.

6.2.1. Личный прием ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) избирательной комиссии в порядке очередности согласно предварительной записи по графику, утверждаемому председателем избирательной комиссии.

По поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие аппарата избирательной комиссии.

6.2.2. Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения, как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на официальном сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2.3. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио- и (или) видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

6.2.4.  В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 8), которая подлежит регистрации в порядке, установленном п. 6.1.2 и п. 6.1.3 Инструкции, и ведется журнал учета личного приема граждан, в который вносятся дата приема, номер карточки личного учета, данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, ведущего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета (карточке личного приема).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе личного приема, ответ на обращение ему может быть направлен (по указанному заявителем адресу) в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается копия карточки личного приема.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны или правоохранительных органов. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

6.2.5. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО (системы "Дело") и рассматриваются в установленном порядке.

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

7.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

7.1.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.1.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

7.1.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

7.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО и системе "Дело" производится исполнителем документа с письменного разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

7.1.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются гражданским служащим аппарата избирательной комиссии под подпись.

7.1.8. Документы с пометкой "ДСП" могут направляться в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем избирательной комиссии.

7.1.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.1.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

7.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 17). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.1.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в избирательную комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

7.1.13.  В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

7.2.1.  К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов, внутригородских территорий городов федерального значения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК) и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

7.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 06.11.1997 N 134/973-II, Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26.03.2014 N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23.07.2003 N 19/137-4.

7.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

7.2.4. Документы, касающиеся сведений об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК избирательной комиссии указанные документы уничтожаются в установленном порядке.

8. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии

8.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.

8.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем подписывается секретарем избирательной комиссии.

8.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания избирательной комиссии вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.

8.1.3. Согласованный с председателем избирательной комиссии и подписанный секретарем избирательной комиссии проект повестки дня заседания избирательной комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для рассылки членам избирательной комиссии.

Проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть размещен на сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

8.1.4. Членам избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии, готовятся работниками аппарата избирательной комиссии за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления избирательной комиссии с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании избирательной комиссии, визируются исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за подготовку документа.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются начальником финансового отдела-бухгалтерии избирательной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 9).

8.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем избирательной комиссии.

8.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления избирательной комиссии, так и в приложениях к нему.

8.2.6. После ознакомления, а в необходимых случаях - внесения замечаний и предложений, секретарь избирательной комиссии принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание избирательной комиссии и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем избирательной комиссии исполнителю для доработки.

8.2.7. Ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии и раздает их членам избирательной комиссии до начала заседания. В случае проведения заседания избирательной комиссии с использованием систем видеоконференцсвязи и (или) веб-конференций документы членам избирательной комиссии предоставляются в электронном виде.

Членам избирательной комиссии с правом решающего и с правом совещательного голоса, представителям политических партий документы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и (или) перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

8.2.8. Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю избирательной комиссии.

8.2.9. На заседании избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии.

8.3.1. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания избирательной комиссии, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Донецкой Народной Республики, регламентом избирательной комиссии или не оговорен на заседании.

8.3.2. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания избирательной комиссии изменения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за исполнением постановления (решения) его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.3. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за его подготовку и доработку, начальником юридического отдела аппарата избирательной комиссии.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером избирательной комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании избирательной комиссии изменений, он визируется у членов избирательной комиссии, внесших в ходе заседания соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 9).

8.3.4. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению избирательной комиссии документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне последнего листа каждого из приложений.

8.3.5. Если вопросы, содержащиеся в постановлении избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления избирательной комиссии.

8.3.6. К оформленному для подписания постановлению избирательной комиссии исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление избирательной комиссии (приложение N 10).

В список включаются должностные лица (организации), которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки подписывается исполнителем и согласовывается с председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии, может проводиться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО, системы "Дело".

8.3.7. Оформленный комплект документов (постановление избирательной комиссии, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю избирательной комиссии.

8.3.8. Постановление избирательной комиссии подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии (председательствующим на заседании и секретарем заседания).

Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя избирательной комиссии, секретарь избирательной комиссии или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

"Председательствующий на заседании" - в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии, в случае временного отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии при наличии постановления избирательной комиссии о возложении полномочий председателя избирательной комиссии на одного из членов с правом решающего голоса.

"Секретарь заседания" - в случае наличия распоряжения председателя избирательной комиссии или исполняющего обязанности председателя избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии либо при наличии постановления избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии.

8.3.9. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания). На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

8.3.10. Постановления избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

Номер постановления избирательной комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой (например: 18/5).

8.3.11. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя избирательной комиссии и секретаря избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

8.3.12. Копия постановления избирательной комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.

8.4. Оформление протокола заседания избирательной комиссии.

8.4.1. Протокол заседания избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3) в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

8.4.2. Протокол заседания избирательной комиссии может оформляться в полной или краткой форме.

8.4.3. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

8.4.4. В вводной части протокола заседания избирательной комиссии указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (Председательствующего на заседании), а также присутствующих заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

8.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания избирательной комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании избирательной комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания избирательной комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

8.4.6. Основная часть протокола заседания избирательной комиссии (как полной, так и краткой формы) содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "ПОСТАНОВИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Если текст доклада прилагается к протоколу заседания избирательной комиссии, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже, излагается краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса.

Если текст выступления прилагается к протоколу заседания избирательной комиссии, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания избирательной комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

8.4.7. Протокол избирательной комиссии подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии (Председательствующим на заседании и секретарем заседания).

8.4.8. После подписания протоколы заседаний избирательной комиссии регистрируются.

Протоколы заседаний избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

8.4.9. Протоколы заседаний избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления избирательной комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов избирательной комиссии, хранятся у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания), а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

8.5. Выписка из протокола заседания представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. Выписка из протокола подписывается председателем избирательной комиссии (при его отсутствии - заместителем председателя) и секретарем комиссии.

9. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии

9.1. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии по основной деятельности.

9.1.1. Распоряжение председателя избирательной комиссии по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3).

9.1.2. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся аппаратом избирательной комиссии по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря, членов) избирательной комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата избирательной комиссии.

9.1.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: герб Донецкой Народной Республики; наименование государственного органа Донецкой Народной Республики ("Избирательная комиссия Донецкой Народной Республики"); вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

9.1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по левому краю документа.

9.1.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

9.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." либо "Считать утратившим силу...".

9.1.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.9. Распоряжение и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, начальниками соответствующих структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, начальником юридического отдела, руководителем аппарата избирательной комиссии.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то распоряжение визируется у главного бухгалтера.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (приложение N 9).

К распоряжению прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления избирательной комиссии (приложение N 10), подписанный исполнителем и утвержденный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

9.1.10. В случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии распоряжения подписываются заместителем председателя избирательной комиссии в соответствии с Регламентом избирательной комиссии.

9.1.11. Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО (системы "Дело") и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

К РК присоединяются файл распоряжения, созданный с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов, электронный образ распоряжения в формате .pdf (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

9.1.12. Распоряжениям по основной деятельности присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс "р".

9.1.13. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел избирательной комиссии, хранятся у ответственного за ведение делопроизводства, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9.2. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам.

9.2.1. Распоряжения председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам (далее - распоряжения) издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью лиц, замещающих государственные должности в избирательной комиссии, государственных гражданских служащих избирательной комиссии (далее - гражданские служащие), работников, занимающих должности в избирательной комиссии, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Донецкой Народной Республики (далее - работники); приемом на работу и на государственную гражданскую службу в избирательную комиссию (далее - гражданская служба); по вопросам прохождения работы и гражданской службы; освобождения от замещаемой должности гражданской службы, увольнения с работы и с гражданской службы в избирательной комиссии и иным вопросам, относящимся к компетенции кадровой работы в избирательной комиссии.

9.2.2. Распоряжения председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам оформляются аналогично распоряжениям председателя избирательной комиссии по основной деятельности.

9.2.3. Проекты распоряжений подготавливаются в секторе по кадровой работе на основании поручений председателя избирательной комиссии, личных заявлений лиц, замещающих государственные должности в избирательной комиссии, гражданских служащих, работников, представлений руководителей структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, служебных записок, иных документов.

9.2.4. В распоряжении о приеме на гражданскую службу (на работу) указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой (занимаемой) должности и структурного подразделения аппарата избирательной комиссии, дата приема на гражданскую службу (на работу) и начала исполнения должностных обязанностей, размер денежного содержания гражданского служащего (размер оклада работника), размер надбавок, срок действия заключаемого служебного контракта (трудового договора), срок испытания гражданского служащего (работника) устанавливаемый (при необходимости) в целях проверки соответствия замещаемой должности гражданской службы (занимаемой должности) и иные условия прохождения гражданской службы (работы), указывается основание для издания распоряжения.

9.2.5. В распоряжении по кадровым вопросам указываются: фамилия, имя, отчество гражданского служащего (работника), наименование замещаемой (занимаемой) должности и структурного подразделения избирательной комиссии, содержание распорядительного решения. Если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения. В распоряжении, как правило, указывается основание для его издания (заявление, служебная записка).

9.2.6. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме на гражданскую службу (на работу), о переводе, об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, об увольнении с гражданской службы (с работы), о применении дисциплинарных взысканиях, о предоставлении отпусков без сохранения денежного содержания (зарплаты), помимо порядкового номера - присваивается индекс "лс";

распоряжениям о направлении в командировку, о предоставлении ежегодных отпусков, учебных и иных отпусков, помимо порядкового номера - присваивается индекс "к".

9.2.7. Копии распоряжений по кадровым вопросам, предполагающим финансовые расходы, предоставляются в финансовый отдел - бухгалтерию.

9.2.8. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел избирательной комиссии в соответствии с установленными сроками хранения.

10. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов избирательной комиссии

10.1. Протоколы заседаний (далее - протокол) рабочих, экспертных групп, консультативных органов избирательной комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 11).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

10.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы Председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали:" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов избирательной комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

10.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и так далее.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении документа, который обсуждали на заседании, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

10.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия Председательствующего (руководителя рабочей группы), секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

10.6. Протокол подписывается Председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

10.7. Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

10.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), Председательствовавшего (Председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

10.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 12). Решения подписываются Председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

10.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года, либо срока деятельности рабочей группы либо в пределах одного заседания в порядке рассмотрения вопросов.

10.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются как внутренние документы.

10.12. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 Инструкции.

10.13. В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

11. Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя, заместителя председателя избирательной комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 13), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных избирательной комиссией;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы избирательной комиссии, осуществляют члены избирательной комиссии, работники аппарата избирательной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях избирательной комиссии, распоряжениях председателя, заместителя председателя избирательной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно", "Контроль" - в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению предшествующий ему рабочий день.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 13.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

11.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями избирательной комиссии, распоряжениями председателя, заместителя председателя избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

11.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа (для обращений граждан - за один день) представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

11.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО и в систему "Дело" отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

11.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение, с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");

постановление избирательной комиссии, распоряжение председателя избирательной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения избирательной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости избирательная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием избирательной комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица избирательной комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

12. Работа с внутренними документами

12.1. Подготовленные в избирательной комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

12.2. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства.

12.3. Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО (системы "Дело").

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам, в избирательной комиссии используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии изготовляются по их поручению.

13.3. Оттиск гербовой печати проставляется на почетных грамотах и благодарностях избирательной комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.

На рассылаемых копиях постановлений избирательной комиссии, распоряжений председателя, заместителя председателя избирательной комиссии проставляется оттиск печати с надписью "Избирательная комиссия Донецкой Народной Республики. Канцелярия" и "Копия верна".

На пакетах при отправке документов посредством федеральной фельдъегерской связи проставляется оттиск печати с надписью "Избирательная комиссия Донецкой Народной Республики. Для пакетов".

При оформлении копий финансовых документов проставляется штамп "Копия верна. Начальник финансового отдела - главный бухгалтер Черникова".

При оформлении документов, связанных с согласованием контрактов, проставляется штамп согласования документов между структурными подразделениями избирательной комиссии.

При получении документов посредством электронной почты ГАС "Выборы", проставляется оттиск печати с надписью "Получено по электронной почте ГАС "Выборы".

Для заверения копий кадровых документов, используется оттиск печати с надписью "Избирательная комиссия Донецкой Народной Республики. Сектор по кадровой работе". Для заверения копий документов, сверенных с оригиналами, используется штамп "Копия верна. Дата. Ф.И.О.".

При оформлении документов, связанных с аккредитацией средств массовой информации, проставляется оттиск печати с надписью "Избирательная комиссия Донецкой Народной Республики. Аккредитация СМИ".

13.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

13.5. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов ответственным за ведение делопроизводства. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "ДСП", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

13.6. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

13.7. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на гражданских служащих аппарата избирательной комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы.

13.8. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

13.9. Гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13.10. Гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, осуществляющим контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, ежегодно производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

14. Формирование дел и передача их в архив

14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве избирательной комиссии, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

14.1.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

14.1.2.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); наименование органа власти (Правительство Донецкой Народной Республики) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:

Документы о работе с обращениями, заявлениями и жалобами граждан (ответы на запросы, информации, копии жалоб)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка Избирательной комиссии ДНР с правоохранительными органами (прокуратура, органы внутренних дел), судебными органами по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка Избирательной комиссии ДНР с органами местного самоуправления, редакциями средств массовой информации, налоговыми органами, партиями, движениями, иными общественными объединениями, другими организациями по вопросам основной деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с ПАО Сбербанк по вопросам основной деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка Избирательной комиссии ДНР с избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации, территориальными и участковыми избирательными комиссиями по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Квартальные статистические отчеты по всем основным направлениям и видам деятельности Избирательной комиссии ДНР

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, а в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.

В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если дело формируется в ПИ ДЕЛО (системе "Дело") и включает электронные документы (ЭД), в графе "Примечание" проставляется отметка "ЭД". Для дел постоянного хранения, формирующихся в ПИ ДЕЛО (системе "Дело") в графе "Примечание" делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.

14.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, Регламентом избирательной комиссии, положением об аппарате избирательной комиссии, штатным расписанием избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (далее Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

14.1.4. Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в последнем квартале текущего года при консультационно-методической помощи сотрудников Государственного архива Донецкой Народной Республики, согласовывается с секретарем избирательной комиссии, рассматривается на заседании экспертной комиссии Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики (далее - ЭК), утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 14).

Номенклатура дел избирательной комиссии согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом Донецкой Народной Республики (далее - ЭПК) не реже одного раза в 5 лет, если в избирательной комиссии не было структурных изменений.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии по согласованию с государственным архивом Донецкой Народной Республики.

14.1.5. По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

14.2. Формирование и оформление дел.

14.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

14.2.2. Дела формируются в избирательной комиссии, как правило, в структурных подразделениях.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и сдаются ответственному за ведение делопроизводства не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в ПИ ДЕЛО (системе "Дело"). Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель канцелярии или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

14.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

14.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии телефонограмм на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату (лишние экземпляры, черновики);

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и так далее.

14.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениям.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в хронологическом порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

14.2.6. Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

14.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у исполнителя.

Протоколы заседаний, постановления избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несет исполнитель.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

14.4. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

14.4.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в архив избирательной комиссии.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.

14.4.2. Задачи, функции и права ЭК определяются Положением об экспертной комиссии Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики, которое разрабатывается на основании примерного положения и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Донецкой Народной Республики. Положение об экспертной комиссии утверждается постановлением Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики. Состав экспертной комиссии утверждается распоряжением Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики.

14.4.3. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

14.4.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя избирательной комиссии создается ЭК.

Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией по представлению ответственного за ведение делопроизводства.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение.

14.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению дел и документов производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Уничтожение дел и документов до утверждения актов председателем запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 15) и по личному составу (приложение N 16), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 17). Эти документы рассматриваются на ЭК.

14.4.6. Описи дел составляются в структурных подразделениях избирательной комиссии. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из избирательной комиссии, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений представляются в архив избирательной комиссии не ранее чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводных описей дел избирательной комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению, а описи дел по личному составу - согласованию ЭПК. После рассмотрения ЭПК описи дел утверждаются председателем избирательной комиссии.

14.4.7. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела избирательной комиссии с истекшими сроками хранения.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2019 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2023 г.).

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

14.5. Подготовка и передача документов в архив Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики.

14.5.1. В архив Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, с пометкой ЭПК, ЭК и по личному составу. Их передача производится только по сдаточным описям дел (приложение N 18).

14.5.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив, работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

14.5.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника передавшего дела.

4.5.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 19). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений. Допускается оформление обложки дела с использованием компьютерной техники.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название избирательной комиссии указывается в соответствии с Регламентом избирательной комиссии. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

14.5.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией простым карандашом. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и тому подобное), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 20).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 21).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и так далее), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

14.6. Передача дел в Государственный архив Донецкой Народной Республики.

14.6.1. Передача дел постоянного хранения в Государственный архив Донецкой Народной Республики осуществляется поединично по утвержденным ЭПК Комитета по управлению архивным делом Донецкой Народной Республики описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 22).

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

Избирательная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

15. Ответственность

15.1. Члены избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, граждане, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, граждане, привлекаемые по гражданско-трудовым договорам, а также работники, привлекаемые для организационно-методического обеспечения реализации Плана мероприятий по выполнению "Комплекса мер по повышению правовой культуры избирателей, (участников референдума) и обучению организаторов выборов и референдумов в Донецкой Народной Республики" несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

15.2. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Избирательной комиссии Донецкой Народной Республики.

Руководитель архивной службы

Донецкой Народной Республики

подпись

инициалы, фамилия