Приложение. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым

Приложение
к приказу Министерства
чрезвычайных ситуаций
Республики Крым
от 13 сентября 2023 года N 104-осн

Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым

1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к организации процедуры уничтожения обрабатываемых персональных данных, носителей, содержащих персональные данные, предназначенных для обработки персональных данных и иной конфиденциальной информации в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - Министерство).

2. Документы на бумажном носителе, содержащие персональные данные, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

3. Уничтожение персональных данных субъектов персональных данных должно соответствовать следующим правилам:

быть конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;

проводиться комиссией по уничтожению персональных данных субъектов персональных данных Министерства (далее - субъект персональных данных);

оформляться актом об уничтожении носителей, содержащие персональные данные субъектов персональных данных;

уничтожение должно касаться только тех носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с истечением срока хранения, достижением цели обработки указанных персональных данных либо утратой необходимости в их достижении, не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей.

4. Уничтожение персональных данных производится в случаях:

4.1. выявления неправомерной обработки персональных данных, в том числе по обращению субъекта персональных данных;

4.2. требования субъекта персональных данных, если его персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

4.3. отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных;

4.4. достижения цели обработки персональных данных или утраты необходимости в достижении этих целей;

4.5. признания недостоверности персональных данных или получения их незаконным путем по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

5. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании Экспертной комиссии Министерства (далее - Экспертная комиссия) с учетом сроков хранения дел установленных приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

6. Руководитель структурного подразделения Министерства, в котором обрабатываются персональные данные, выявляет случаи, когда необходимо уничтожить персональные данные, и в соответствии с пунктом 4 данного Порядка в течение 3-х рабочих дней с момента выявления, обращается к председателю Экспертной комиссии Министерства для принятия решения об уничтожении персональных данных.

7. В случае если обработка и хранение персональных данных производится на внешнем или внутреннем электронных носителях в виде текстовых или отсканированных документов, руководителем структурного подразделения организуется и контролируется работа по структурированию таких документов по папкам с наименованием, отображающим фамилию имя и отчество владельца этих персональных данных.

8. По итогам заседания Экспертной комиссии составляется протокол о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность. Протокол подписывается председателем и членами Экспертной комиссии.

9. Уничтожение выделенных документов, содержащих персональные данные (носителей, содержащих персональные данные), осуществляется комиссией по уничтожению персональных данных Министерства (далее - Комиссия) не позднее 5 календарных дней со дня принятия решения Экспертной комиссии.

10. В состав Комиссии входят председатель комиссии, секретарь и члены комиссии в составе согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

Персональный состав Комиссии утверждается приказом Министерства.

11. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляется следующими способами:

11.1. уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем механического измельчения;

11.2. уничтожение персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, осуществляется путем деформирования, нарушения единой целостности носителя;

11.3. подлежащие уничтожению файлы с персональными данными, расположенные на жестком диске, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим "очищением корзины";

11.4. подлежащие уничтожению файлы с персональными данными, расположенные на внешних USB накопителях информации, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим "очищением корзины" или форматированием.

12. Об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении персональных данных (далее - Акт), по форме согласно приложению 2 к Порядку.

13. В случае если обработка персональных данных осуществлялась одновременно с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, то в дополнение к Акту производится выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных (далее - выгрузка из журнала).

Выгрузка из журнала должна соответствовать пункту 5 Требований к подтверждению уничтожения персональных данных, утверждённых Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179.

В случае если выгрузка из журнала не позволяет указать отдельные сведения, недостающие сведения вносятся в Акт.

14. Акт и выгрузка из журнала хранятся в течение трех лет с момента уничтожения персональных данных.