Глава X. Оборудование архива учреждения, режим хранения и порядок размещения документальных материалов

Глава X
Оборудование архива учреждения, режим хранения и порядок размещения документальных материалов

Оборудование архива учреждения

§ 173. Для обеспечения сохранности документальных материалов и создания необходимых условий работы над ними руководителем учреждения предоставляется для архива специальное помещение.

В помещении архива учреждения устанавливается специальный режим хранения документальных материалов.

Режимом хранения предусматриваются определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность документальных материалов.

Помещение архива должно быть изолированным от других помещений, сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления. Хранилища документальных материалов отделяются от рабочих комнат. Окна архивохранилищ, находящихся на первом и втором этажах, заделываются металлическими решетками. Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.

Размещение документальных материалов во вновь отстроенном здании разрешается только после официального приема его государственной комиссией, а в переоборудованном помещении - после приема его междуведомственной комиссией. Размещать документальные материалы в чердачных помещениях, а также в не приспособленных для хранения документальных материалов подвальных помещениях не разрешается.

§ 174. В качестве искусственного освещения архивохранилища допускается только электрическое. Необходимо заключить электрическую проводку в газовые трубы и применять герметическую арматуру. Распределительные щитки, предохранительные коробки и рубильники должны находиться вне архивохранилища.

В отдельных случаях с разрешения органов пожарного надзора допускается временное применение более простых типов электропроводки.

§ 175. Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать "Противопожарным нормам строительного проектирования промышленных предприятий и населенных мест (Н 102-54 г.)", утвержденным Государственным комитетом Совета Министров СССР по делам строительства 4 ноября 1954 г. По пожарной опасности помещения архивохранилищ относятся к категории В и второй степени огнестойкости.

Архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарные краны со шлангами и достаточное количество огнетушителей, из расчета один огнетушитель на 40-50 м ² площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

При отсутствии в помещении архива водопровода вблизи от хранилища (на площадках лестничных клеток, около здания хранилища) необходимо помещать ящики с пакетами сухого песка, бочки с водой и пожарные ведра.

Между сотрудниками архива заранее распределяются обязанности на случай пожара.

§ 176. Архивохранилище оборудуется шкафами или стеллажами.

Для типового шестиярусного стеллажа рекомендуются следующие основные размеры.

Общая (высота стеллажа - 2 м 80 см, ширина двухстороннего стеллажа - 80 см, расстояние между полками - 40 см.

Стеллажи необходимо устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен (если торцы стеллажей примыкают к стенам, устраиваются ограничители, не допускающие укладку материалов вплотную к стене). Расстояние от пола до нижней полки определяется в 10-20 см.

Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1 м - 1 м 20 см, остальных проходов 80-90 см.

Для уменьшения влияния света на документальные материалы стеллажи следует устанавливать перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Режим хранения документальных материалов

§ 177. В архивохранилище рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14°C до +18°C, относительную влажность воздуха - от 50 до 65%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

При повышении влажности выше нормы проводится проветривание архивохранилищ в сухую погоду, т.е. в то время, когда относительная влажность наружного воздуха ниже относительной влажности воздуха внутри архивохранилищ; мытье полов временно должно быть прекращено.

При снижении влажности воздуха значительно ниже установленных норм применяется увлажнение помещения путем смачивания пола, установки открытых сосудов с водой и т.д.

§ 178. Для уменьшения попадания пыли в архивохранилище необходимо:

а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и регулярный обмен воздуха при помощи вентиляционных установок;

б) оборудовать приточную вентиляцию противопыльными фильтрами;

в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной в 50% растворе глицерина и тщательно отжатой.

Для удаления пыли в архивохранилище необходимо систематически производить обеспыливание документальных материалов пылесосом или путем снятия пыли влажной ветошью, смоченной 1% раствором формалина и хорошо отжатой.

Полы в архивохранилищах должны тщательно мыться или протираться не реже одного раза в неделю.

§ 179. В случае появления грызунов, плесени, насекомых - вредителей бумаги, вызывающих порчу документальных материалов, устанавливаются причины их появления и немедленно принимаются необходимые меры к устранению этих причин и ликвидации последствий повреждения материалов.

При обнаружении в архивохранилищах грызунов следует обращаться за помощью в ближайшую дератизационную станцию. Все отверстия в архивохранилищах, через которые грызуны попадают в помещение, необходимо заделать цементом, листовым железом, решетками и т.п.

§ 180. При появлении плесневых грибков пораженные документы немедленно изолируются от остальных материалов и подвергаются дезинфекции в специальных камерах. Участки стеллажа, на котором лежали пораженные материалы, а также прилегающие к стеллажам части стены протираются 3% раствором формалина, а затем просушиваются.

§ 181. Документальные материалы, поврежденные насекомыми - вредителями бумаги или имеющие живых насекомых, подвергаются дезинсекции в специальной камере.

Незначительное количество поврежденных документов дезинсектируется в архиве флицидом или раствором 5% технического ДДТ в чистом скипидаре с помощью аппарата "Дезинфаль" или вручную путем обработки поврежденных документов ватным тампоном, смоченным в дезинсектирующей жидкости, с последующей полистной очисткой документов мягкой щеткой.

Дезинсектирующая жидкость расходуется из расчета 15-20 см ³ на 1 м ².

§ 182. Руководитель учреждения принимает необходимые меры к организации внешней охраны архива (сторожевого поста, поста милиции, постоянного наблюдения внутренней охраны, если таковая существует в учреждении, и т.п.).

В архивохранилище запрещается:

а) курение;

б) применение нагревательных электроприборов;

в) хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

§ 183. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается на замок, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у начальника канцелярии или у сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии. Выносить из архива ключи от внутренних дверей, шкафов и столов запрещается. Ключи от внешней двери архива хранятся у дежурного по учреждению.

§ 184. Вход в архивохранилище разрешается только сотрудникам архива учреждения и лицам, имеющим право контроля за работой архива учреждения или получившим специальное разрешение на вход в хранилище.

§ 185. После пожара, наводнения и других стихийных бедствий, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц немедленно составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.п.) и принимаются меры к охране материалов. Руководитель учреждения назначает комиссию для выяснения недостачи неисправимых повреждений, которым подвергались материалы, хранящиеся в архиве. О результатах своей работы комиссия составляет акт.

Порядок размещения документальных материалов

§ 186. Поступающие в архив учреждения документальные материалы укладываются на стеллажи или в шкафы так, чтобы материалы каждого учреждения-фондообразователя хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Материалы постоянного хранения размещаются отдельно от материалов временных сроков хранения.

§ 187. Как правило, документальные материалы хранятся в картонных коробках или связках с картонными прокладками под обвязочным материалом.

К связкам прикрепляются, а к коробкам приклеиваются ярлыки, в которых указываются название учреждения-фондообразователя, название структурной части, номер фонда, номер описи, год (годы) и крайние номера единиц хранения, включенных в данную связку (коробку).

Связки или коробки нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

Для материалов постоянного и временных сроков хранения ярлыки рекомендуется изготовлять из цветного картона различного цвета.

§ 188. При хранении материалов в связках применяются два способа их укладки:

а) вертикальный - когда связки устанавливаются на полки стеллажей или шкафов в вертикальном положении (по типу библиотечного хранения);

б) горизонтальный - когда связки укладываются в горизонтальном положении.

Порядок укладки связок в архиве учреждения устанавливается в зависимости от условий хранения и размера помещения.

§ 189. Все помещения архивохранилища обозначаются порядковыми номерами или условными шифрами. Стеллажи, шкафы и полки также пронумеровываются. Стеллажи нумеруются слева направо от входа, полки - сверху вниз.

§ 190. В целях быстрого нахождения документальных материалов в архиве учреждения составляется пофондовый топографический указатель, служащий для указания того, в каком месте находятся материалы данного фонда (форма N 10).

Пофондовый топографический указатель может составляться на карточках или на листах книги. Карточки (листы) топографического указателя располагаются в порядке номеров фондов и описей.

Всякое перемещение материалов в хранилище должно быть своевременно отражено в топографическом указателе путем исправления соответствующих карточек (листов) или замены их новыми.