Глава IX. Сдача документальных материалов архивом учреждения

Глава IX
Сдача документальных материалов архивом учреждения

Сдача-прием документальных материалов при смене начальника архива учреждения или лица, ответственного за архив

§ 161. При смене начальника архива или лица, ответственного за архив, производится прием от предшественника хранящихся в архиве документальных материалов и учетно-справочных документов с составлением акта о сдаче-приеме.

При сдаче-приеме проверяется наличие и состояние:

а) паспорта (карточки) архива;

б) карточек и дел фондов;

в) описей документальных материалов;

г) документальных материалов.

Примечание. Наличие и состояние описей проверяется путем сличения общего количества единиц хранения, включенных в опись, с данными карточек фондов.

§ 162. В акте сдачи-приема должно быть указано общее количество сдаваемых единиц хранения, а также подробно охарактеризовано состояние документальных материалов и оговорены обнаруженные проверкой недостатки в хранении, учете, научно-технической обработке, использовании, а также в проведении экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива учреждения.

Сдача документальных материалов при ликвидации или реорганизации учреждения

§ 163. При ликвидации или реорганизации учреждения вопрос о порядке сдачи и месте дальнейшего хранения его документальных материалов согласовывается с Главным архивным управлением МВД СССР или его местными органами.

Порядок сдачи архива учреждения и использования хранящихся в нем материалов излагается в приказе о ликвидации или реорганизации учреждения.

Оформление документов сдачи и сама сдача документальных материалов архива ликвидируемого или реорганизуемого учреждения лежит на обязанности ликвидационной комиссии.

При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает в свой архив документальные материалы реорганизуемого учреждения, паспорт (карточку) архива, описи, карточки и дела фондов и другие учетно-справочные документы, а также делопроизводство архива.

§ 164. Если функции реорганизуемого учреждения передаются нескольким учреждениям, документальные материалы, хранящиеся в архиве, сдаются в архив вышестоящего учреждения или по согласованию с соответствующим архивным органом МВД в государственный архив по месту нахождения реорганизуемого учреждения (см. § 86 настоящих Правил).

Не законченные делопроизводством материалы реорганизуемого учреждения сдаются для окончания делопроизводством и использования тем учреждениям, к которым перешли функции реорганизуемого учреждения.

§ 165. При ликвидации учреждения (без передачи его функций другим учреждениям) документальные материалы сдаются в архив вышестоящего учреждения или в соответствующий государственный архив в зависимости от значения учреждения (союзное, республиканское, краевое, областное, окружное, городское, районное, сельское) и его местонахождения по согласованию с местным архивным органом МВД.

§ 166. Перед сдачей документальных материалов ликвидируемого или реорганизуемого учреждения производится проверка наличия и состояния обработанных документальных материалов, хранящихся в архиве этого учреждения.

Сдача документальных материалов архива ликвидируемого или реорганизуемого учреждения производится ликвидационной комиссией по описям и оформляется актом сдачи материалов (форма N 4), к которому прилагается акт проверки наличия и состояния документальных материалов (форма N 9).

Порядок сдачи документальных материалов в архив другого учреждения определен §§ 89, 90 настоящих Правил.

Примечание. Если состояние научно-технической обработки документальных материалов ликвидируемого или реорганизуемого учреждения не соответствует требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия организует приведение их в порядок и только после этого сдает материалы по принадлежности.

Сдача документальных материалов в государственный архив

§ 167. По истечении сроков хранения документальных материалов в архиве учреждения они должны быть сданы в соответствующий государственный архив (см. §§ 2, 6 настоящих Правил).

Научно-исследовательские институты, тресты, конторы, предприятия союзного значения, находящиеся в столицах союзных и автономных республик, сдают свои материалы в центральные государственные архивы союзных и автономных республик. Научно-исследовательские институты, учебные заведения, тресты, конторы, предприятия союзного значения, находящиеся в других городах, сдают свои материалы в краевые, областные государственные архивы по месту своего нахождения.

Примечание. Секретные материалы районных, городских, сельских учреждений ежегодно сдаются в спецчасти вышестоящих (республиканских, краевых, областных) учреждений, а последними - в соответствующие государственные архивы. В отдельных случаях, по согласованию с вышестоящим учреждением и архивным органом МВД, секретные материалы могут сдаваться непосредственно в соответствующий государственный архив.

§ 168. Документальные материалы сдаются в государственный архив один раз в году, в сроки, устанавливаемые архивным органом МВД.

При первичной сдаче материалов в государственный архив должна быть представлена историческая справка об учреждении, документальные материалы которого сдаются (см. § 109 настоящих Правил). При последующих сдачах документальных материалов этого же фонда архив учреждения представляет в государственный архив дополнительные сведения о происшедших изменениях в названии фондообразователя и его структуре.

§ 169. Сдача документальных материалов ранее установленного срока или оставление их в архиве учреждения на дополнительный срок допускается лишь с разрешения архивного органа МВД.

В случае оставления документальных материалов по решению архивного органа МВД на дальнейшее хранение в архиве учреждения один экземпляр описей этих материалов должен быть представлен тому государственному архиву, которому будут сдаваться материалы.

§ 170. Документальные материалы, сдаваемые в государственный архив, и описи на них должны удовлетворять всем требованиям, предусмотренным главой III настоящих Правил.

Архивный орган МВД и государственный архив, в который поступают материалы, имеют право заранее проверить на месте правильность подготовки материалов к сдаче и, в случае надобности, указать архиву учреждения на замеченные недостатки и потребовать их устранения.

Если в процессе приема документальных материалов государственный архив обнаружит нарушение установленных требований в обработке материалов, архив учреждения обязан взять материалы обратно, обработать в соответствии с настоящими Правилами и доставить их в государственный архив в установленный им срок.

§ 171. Архив учреждения сдает в государственный архив документальные материалы по описям и оформляет сдачу специальным актом (форма N 4), который составляется в двух экземплярах.

Сдатчик (архив учреждения) и приемщик (государственный архив) расписываются в сдаче-приеме документальных и справочных материалов на всех экземплярах описей и акта сдачи материалов. Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращаются архиву учреждения и хранятся там в установленном порядке.

Примечание. При сдаче материалов долговременных сроков хранения в районный государственный архив в архиве учреждения на них составляются отдельные описи в двух экземплярах.

§ 172. При пересылке документальных материалов по почте они должны упаковываться в ящики или мягкую тару, обеспечивающую их сохранность. На каждом ящике (куле) указываются: адрес, название отправителя и номер ящика, куля (в случае пересылки двух и более мест).

Документальные материалы должны быть доставлены в государственный архив средствами учреждения.

При перевозке на автомашинах и гужевым транспортом материалы сопровождает сотрудник архива учреждения, отвечающий за их сохранность.

Пересылка и перевозка особо важных и ценных документов должна производиться фельдсвязью согласно особой инструкции.