Глава VIII. Проверка наличия и состояния документальных материалов архива учреждения

Глава VIII
Проверка наличия и состояния документальных материалов архива учреждения

§ 155. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве учреждения производится проверка их наличия и состояния:

а) периодически, в сроки, устанавливаемые руководителем учреждения;

б) каждый раз, когда это вызывается какими-либо нарушениями нормальных условий хранения документальных материалов и при этом есть основания предполагать порчу или утрату материалов;

в) при смене начальника архива или лица, ответственного за архив;

г) при передаче материалов в архив другого учреждения (реорганизация или ликвидация учреждения).

§ 156. Проверке могут быть подвергнуты документальные материалы: всех фондов, хранящихся в архиве учреждения; какой-либо группы фондов; отдельного фонда или части его.

Проверка наличия и состояния документальных материалов производится назначаемой для этой цели руководителем учреждения комиссией по каждому фонду отдельно и оформляется актом (форма N 9).

Акты проверки нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда.

§ 157. В акте проверки наличия и состояния документальных материалов указывается:

а) количество единиц хранения, числящихся по описям;

б) общее количество единиц хранения, оказавшихся налицо, в том числе количество и шифры единиц хранения, не относящихся к данному фонду, требующих дезинфекции и реставрации, с неисправимыми повреждениями и т.д.;

в) количество и шифры единиц хранения, числящихся по описям, но не обнаруженных в архиве при проверке; номера единиц хранения, выданных во временное пользование и своевременно не возвращенных, учитываются особо;

г) количество единиц хранения, обнаруженных не внесенными в опись.

Затем подводится итог наличия единиц хранения, относящихся к данному фонду. Кроме того, в акте отмечается состояние материалов и наличие недостатков в условиях хранения (сырость, плесень и проч.), требующих принятия неотложных мер.

§ 158. Обнаруженные при проверке наличия и состояния документальных материалов неисправимые повреждения и недостача единиц хранения оформляются актами, составляемыми на каждый фонд отдельно.

Акт о неисправимом повреждении составляется в том случае, если повреждением приведена в негодность вся единица хранения и повреждение текста ее документов не может быть исправлено. В нем указываются сущность и причина повреждения. Акт визируется руководителем учреждения и утверждается ЭПК архивного органа МВД.

Если неисправимым повреждением приведена в негодность только часть единицы хранения, то из оставшихся не поврежденными ценных документов формируется единица хранения, а на другую, поврежденную часть единицы, составляется акт и она уничтожается после утверждения акта.

Акт о недостаче материалов составляется только после тщательных поисков не обнаруженных при проверке материалов. Прежде чем составить акт о недостаче начальник архива должен выяснить, не была ли недостающая единица хранения оставлена в делопроизводстве фондообразователя, выдана во временное пользование из архива без соответствующего оформления, подложена не на свое место, присоединена к другому фонду или другой структурной части и т.д. В нем даются пояснения об обстоятельствах и причинах недостачи.

В актах приводятся названия и номера фондов, номера описей, даты, номера и заголовки поврежденных или недостающих единиц хранения и количество листов.

§ 159. Акт проверки докладывается руководителю учреждения и на основании его распоряжения производится дальнейшее расследование и привлечение к ответственности виновных в недостаче или повреждении документальных материалов. После утверждения актов о недостаче и неисправимом повреждении необнаруженные и поврежденные материалы списываются в общем порядке по описям и карточкам фондов (см. §§ 107, 127 настоящих Правил).

§ 160. Неотложные работы по обеспечению сохранности материалов (затребование материалов, срок пользования которыми истек, изолирование материалов, пораженных плесневым грибком и т.п.) проводятся немедленно.

Проведение остальных работ по устранению недостатков, обнаруженных проверкой, проводится в плановом порядке.