Приказ Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 6 сентября 2022 г. N 63 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти"

ГАРАНТ:

Приказом Минюста ДНР от 14 сентября 2022 г. N 655-ОД настоящий приказ признан не нуждающимся в государственной регистрации

В целях усовершенствования делопроизводства, установления единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики, руководствуясь статьей 13 Закона Донецкой Народной Республики "Об информации и информационных технологиях", на основании пункта 2 Постановления Правительства Донецкой Народной Республики от 13 мая 2022 года N 41-22 "Об осуществлении делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики", пунктов 4.2, 5.3 Положения о Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 22 июля 2015 года N 13-34, приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти.

2. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Главному специалисту сектора правового обеспечения Алексееву А.Р. подать настоящий Приказ в установленном законодательством порядке в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики для проведения государственной регистрации.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Начальник

И.А. Костенко

УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Главного
государственного управления
документационного обеспечения и
архивного дела
Донецкой Народной Республики
от 06.09.2022 N 63

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с п. 2 Постановления Правительства Донецкой Народной Республики от 13.05.2022 N 41-22 "Об осуществлении делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству органами исполнительной власти, территориальными органами органов исполнительной власти.

2. Методические рекомендации носят информационный, разъяснительный, рекомендательный характер для органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, ответственных за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими индивидуальных инструкций по делопроизводству органами исполнительной власти, территориальными органами органов исполнительной власти (далее - Инструкция по делопроизводству).

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

3 Рекомендуется Инструкцию по делопроизводству разрабатывать Службой делопроизводства на основании Правил делопроизводства в органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Донецкой Народной Республики от 13.05.2022 N 41-22 "Об осуществлении делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики", с учетом положений настоящих Методических рекомендаций.

4. В соответствии с пунктом 1.7. Правил делопроизводства Инструкция по делопроизводству утверждается нормативным правовым актом органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти после ее согласования органом исполнительной власти Донецкой Народной Республики, осуществляющим в пределах своей компетенции государственное управление и реализацию государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства (далее - ОИВ).

5. Инструкцию по делопроизводству рекомендуется утвердить локальным нормативным правовым актом органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

Рекомендуется утвержденную Инструкцию по делопроизводству рассылать структурным подразделениям органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

6. Рекомендуется органам исполнительной власти разрабатывать типовые и (или) примерные инструкции по делопроизводству для территориальных органов и подведомственных организаций, руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.

III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

Глава 1. Общие положения

7. В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки, порядок применения.

В разделе "Общие положения" целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, совершенствования делопроизводства органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и повышения его эффективности.

8. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Правила, законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также положение органа исполнительной власти, регламент органа исполнительной власти, и иные нормативные документы органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

9. В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству рекомендуется отмечать следующее:

положения инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

10 В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти, территориального органа органов исполнительной власти рекомендуется указывать включение/невключение положений, регулирующих порядок рассмотрения:

обращений граждан Донецкой Народной Республики, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций;

запросов юридических и физических лиц в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти о предоставлении информации о деятельности этого органа;

запросов граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг.

В случае если Инструкцией по делопроизводству не регулируется порядок работы с указанными комплексами документов, в разделе "Общие положения" рекомендуется указать, какими нормативными актами органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти устанавливается порядок работы с данными комплексами документов.

11. В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить, что ответственность:

за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти возлагается на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности;

за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти, возлагается на Службу делопроизводства или государственного служащего (работника) при ее отсутствии;

за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях органа исполнительной власти, территориального органа органов исполнительной власти возлагается на руководителей данных подразделений либо лиц, исполняющих его обязанности;

за ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях органа исполнительной власти, территориального органа органов исполнительной власти возлагается на государственных служащих (работников) данных структурных подразделений органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти (далее - делопроизводитель структурного подразделения), которые могут выполнять данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.

12. Разделом "Общие положения" Инструкции по делопроизводству рекомендуется устанавливать общие требования к организации работы с документами, в частности:

работники структурных подразделений органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации;

передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иного уполномоченного им лица;

государственные служащие, работники (далее - работники) структурных подразделений органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство (делопроизводителю) структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения, (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).

Глава 2. Основные понятия

13. В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству рекомендуется включить в качестве самостоятельного раздела в инструкцию раздел "Термины и определения".

В раздел "Термины и определения" рекомендуется включать термины, определения которых установлены действующим законодательством Донецкой Народной Республики, терминологическими стандартами, а при их отсутствии, - терминологическими словарями, а также термины, которые не имеют установленных определений, но которым Инструкцией по делопроизводству придается вполне определенное значение.

14. Основные термины и определения, рекомендуемые для включения в Инструкцию по делопроизводству, приведены в Приложении 1 и подразделяются на:

а) термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);

б) термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент государственной регистрации, Общественная палата и др.).

15. Если в Инструкции по делопроизводству употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов и др.) и по количеству их более 3-5, составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного, перечень сокращений не составляется, а после первого употребления в тексте инструкции полного наименования вводится его сокращенное наименование, обозначенное словом (словами) или аббревиатурой, например:

"Департамент территориального развития (далее - ДТР) создан в соответствии с ...".

или: "Департамент территориального развития (далее - Департамент) создан в соответствии с ...".

"Положение о работе с обращениями граждан в ... (далее - Положение) определяет порядок ...".

IV. Документирование управленческой деятельности

Глава 1. Документы органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти

16. Правилами делопроизводства (пункт 3.1.) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти определяется их полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

17. Устанавливается также (пункт 3.2. Правил делопроизводства), что в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти создаются документы на бумажном носителе, электронные документы, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Глава 2. Бланки документов

18. Документы органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти на бумажном носителе рекомендуется изготавливать на бланках, формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297х420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105х148 мм) - для резолюций (поручений).

19. Бланки документов рекомендуется изготавливать:

в органах исполнительной власти с воспроизведением Государственного герба Донецкой Народной Республики, герба (геральдического знака) органа исполнительной власти, (если таковой имеется) в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики;

в территориальных органах органов исполнительной власти - с воспроизведением герба (геральдического знака) (если таковой имеется) органа исполнительной власти, в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

20. Согласно пункту 3.4. Правил делопроизводства бланки документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством Донецкой Народной Республики и утверждаются в составе Инструкции по делопроизводству или в виде комплекта (альбома) бланков.

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

21. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

22. В Инструкции по делопроизводству допускается использование следующих видов бланков документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

23. В общий бланк органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендуется включать реквизиты:

01 "Государственный герб Донецкой Народной Республики, герб (геральдический знак) органа исполнительной власти, (если таковой имеется); 04 "Наименование органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа"; 12 "Место составления (издания) документа".

Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или бланк должностного лица, дополнительно указывается реквизит 05 "Наименование структурного подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа" или, соответственно, 06 "Наименование должности лица - автора документа".

Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов: 09 "Дата документа"; 10 "Регистрационный номер документа"; 15 "Гриф утверждения документа"; 16 "Заголовок к тексту".

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

24. В бланк письма органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендовано включать следующие реквизиты:

01 "Государственный герб Донецкой Народной Республики, герб (геральдический знак) органов исполнительной власти, (если таковой имеется); 05 "Наименование органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа"; 07 "Справочные данные об органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти", а также ограничительные отметки для реквизитов 09 "Дата документа"; 10 "Регистрационный номер документа"; 11 "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа"; 14 "Адресат".

В бланках писем структурных подразделений органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, дополнительно к перечисленным используется реквизит 05 "Наименование структурного подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа", а в бланках писем должностных лиц - реквизит 06 "Наименование должности лица - автора документа".

25. В бланк конкретного вида документа органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендовано включать следующие реквизиты: 01 "Государственный герб Донецкой Народной Республики, герб (геральдический знак) органа исполнительной власти, (если таковой имеется)"; 04 "Наименование органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа"; 08 "Наименование вида документа"; 12 "Место составления (издания) документа", а также ограничительные отметки для реквизитов 09 "Дата документа"; 10 "Регистрационный номер документа"; 15 "Гриф утверждения документа"; 16 "Заголовок к тексту".

Если в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти используется бланк конкретного вида документа структурного подразделения (должностного лица), в бланк дополнительно включается реквизит 05 "Наименование структурного подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа", или, соответственно, 06 "Наименование должности лица - автора документа".

26. В зависимости от компетенции органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:

бланк приказа;

бланк указа;

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);

бланк письма органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти);

бланк письма структурного подразделения органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти;

бланк(и) резолюций;

бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти.

27. Бланки документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендуется разрабатывать на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением 2 к настоящим Методическим рекомендациям, при продольном - выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с приложением 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Большую часть реквизитов бланка рекомендуется размещать в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 "Государственный герб Донецкой Народной Республики, герб (геральдический знак) органа исполнительной власти, (если таковой имеется); который располагается над реквизитом 04 "Наименование органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа", частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).

28. В органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики рекомендуется использовать бланки документов на русском языке.

Рекомендуемые образцы бланков документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти приведены в приложении 4 к настоящим Методическим рекомендациям.

29. Служба делопроизводства органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти вправе вести учет использования бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству рекомендуется устанавливать:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета использования бланков документов;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков.

Глава 3. Общие требования к изготовлению документов

30. Инструкцией по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, гарнитура (гарнитуры) шрифтов, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

Служебные поля на документе рекомендуется устанавливать следующим образом:

30 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

31. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: - 3 -) или слов "с.", "стр." (страница).

32. Для создания документов рекомендуется использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10, 11, 12.

Используемой для создания документов гарнитурой шрифта реализовывается набор символов латинского и кириллического алфавитов.

33. При подготовке текстов документов рекомендуется использовать абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ рекомендуется использовать только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту оформляемые слева под реквизитами бланка, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением", печатаются непосредственно от границы левого поля.

34. Текст документа рекомендуется печатать через 1-1,5 межстрочных интервала. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме "Множитель" и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

Глава 4. Оформление реквизитов документов

35. Правилами делопроизводства (пункт 3.5.) установлено, что состав реквизитов документов, создаваемых в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти в соответствии с положениями действующего законодательства Донецкой Народной Республики.

Рекомендуемый перечень реквизитов, используемых при подготовке документов:

01 Государственный герб Донецкой Народной Республики, герб (геральдический знак) органа исполнительной власти (если таковой имеется);

02 эмблема;

03 товарный знак (знак обслуживания);

04 наименование органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа;

05 наименование структурного подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти - автора документа;

06 наименование должности лица - автора документа;

07 справочные данные об органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти;

08 наименование вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

12 место составления (издания) документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 заголовок к тексту;

17 текст документа;

18 отметка о приложении;

19 гриф согласования документа;

20 виза;

21 подпись;

22 печать;

23 отметка об исполнителе;

24 отметка о заверении копии;

25 отметка о поступлении документа;

26 резолюция;

27 отметка о контроле;

28 отметка о направлении документа в дело;

36. Документы, создаваемые органами исполнительной власти, территориальными органами органов исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

37. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, целесообразно основываться на Рекомендуемом порядке оформления реквизитов документов в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти (приложение 5 к настоящим Методическим рекомендациям).

Глава 5. Процедура подготовки документа

38. В соответствии с пунктом 3.6. Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных органами исполнительной власти, территориальными органами органов исполнительной власти, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением - исполнителем.

39. Согласование проекта документа в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 19, а виза - в соответствии с пунктом 20 приложения 5 к настоящим Методическим рекомендациям.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа. В этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

40. При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных действующим законодательством Донецкой Народной Республики случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

41. В соответствии с пунктом 3.7. Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 21 приложения 5 к настоящим Методическим рекомендациям.

42. В соответствии с пунктом 3.8 Правил делопроизводства на документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются нормативным правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением) или непосредственно руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 15 приложения 5 к настоящим Методическим рекомендациям.

Рекомендуемый примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении 6 к настоящим Методическим рекомендациям.

43. В соответствии с пунктом 3.9. Правил делопроизводства в необходимых случаях собственноручная подпись руководителя органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иного уполномоченного им лица заверяется печатью органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти с воспроизведением Государственного герба Донецкой Народной Республики, герба (геральдического знака) органа исполнительной власти (если таковой имеется). Рекомендуемый примерный перечень документов, заверяемых печатью органа исполнительной власти приведен в приложении 7 к настоящим Методическим рекомендациям.

Глава 6. Состав документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти

44. Пунктом 3.10. Правил делопроизводства установлено, что особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются Инструкцией по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти. Инструкцией по делопроизводству рекомендуется определить порядок подготовки проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, в соответствии с полномочиями органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти определенными положением о нем, а также порядок подготовки организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях реализации полномочий органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и должностных лиц.

45. В целях регулирования деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным имуществом и решения иных задач, установленных законами Донецкой Народной Республики и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти в пределах своей компетенции издает:

правовые акты в форме постановлений, решений, приказов, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;

индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме приказов, распоряжений;

локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил, инструкций, регламентов, порядков и других документов;

протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

46. В установленных действующим законодательством Донецкой Народной Республики случаях орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).

Глава 7. Подготовка индивидуальных нормативных правовых актов (распорядительных документов) органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти

47. В целях регулирования деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным имуществом и решения иных задач, установленных действующим законодательством органы исполнительной власти, территориальные органы органов исполнительной власти, должностные лица, в пределах своей компетенции, издают нормативные правовые акты в форме правил, положений, инструкций, регламентов, порядков и др., а также индивидуальные правовые акты в форме указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений (далее - распорядительные документы).

48. Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам:

назначения, перемещения или освобождения от должности, командирования, награждения орденами и медалями, присвоения почетного или воинского звания, премирования, назначения персональной пенсии, закрепления жилых и нежилых помещений и предоставления льгот и преимуществ конкретным лицам и др.;

действие которых исчерпывается однократным применением;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

созыва совещаний, конференций и др.;

сооружения памятников, бюстов, монументов;

строительства и реконструкции конкретных зданий, сооружений предприятий и пуске их в эксплуатацию;

выделения материалов, машин, оборудования, товаров, изделий;

о выделении и разрешении расходовать денежные средства на проведение конкретных мероприятий;

отвода земель отдельным предприятиям, учреждениям, организациям;

о внесении нормативных правовых актов и их проектов на рассмотрение и утверждение;

направленные на организацию исполнения ранее установленного порядка и не содержащие норм (в том числе акты, содержание которых сводится к извещению об актах других органов);

технического характера (тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и др.), если они не содержат правовых норм;

рекомендательного характера;

хозяйственно-распорядительного характера.

49. Проекты распорядительных документов готовят и вносят подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти в плановом порядке либо на основании поручений руководителя органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти либо иного уполномоченного должностного лица.

50. Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и их согласование с заинтересованными сторонами рекомендуется возлагать на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов рекомендуется осуществлять Службе делопроизводства органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти.

51. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:

виды распорядительных документов, их назначение в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

порядок подготовки проектов распорядительных документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта, порядок взаимодействия структурных подразделений (должностных лиц) в процессе подготовки проекта, если исполнителей несколько, - ответственность подразделения-исполнителя (должностного лица) за подготовку проекта приказа (распоряжения));

порядок оформления проекта распорядительного документа: состав реквизитов, оформление заголовка к тексту документа, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений к проекту распорядительного документа и др.;

процедуру согласования (визирования) проекта распорядительного документа с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта должностными лицами и иными работниками органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

порядок представления проекта на подпись, подписание распорядительного документа;

опубликование (размещение) распорядительного документа в информационной системе, доведение распорядительного документа до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный распорядительный документ.

Глава 8. Положение, правила, инструкция

52. Инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения, определяющие порядок подготовки локальных нормативных правовых актов:

назначение локальных нормативных правовых актов в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

порядок подготовки локальных нормативных правовых актов и порядок их оформления;

согласование локальных нормативных правовых актов с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

порядок утверждения локальных нормативных правовых актов;

опубликование (размещение) локальных нормативных правовых актов в информационной системе, доведение локальных нормативных актов до исполнителей;

внесение изменений в локальные нормативные акты.

Глава 9. Протокол заседания (совещания)

53. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях, советах, сходах, собраниях и др. оформляется протоколами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:

виды протоколов, используемых в деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протокола до исполнителя;

оформление выписки из протокола и др.

Рекомендуемый порядок оформления протоколов заседаний приведен в приложении 8 к настоящим Методическим рекомендациям.

Глава 10. Деловое (служебное) письмо

54. Деловое (служебное) письмо готовится в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти как:

ответ о выполнении поручений Главы Донецкой Народной Республики и Правительства Донецкой Народной Республики;

ответ на запрос государственного органа;

ответ на запрос территориального подразделения (органа) государственного органа;

ответ на запрос депутата Народного Совета Донецкой Народной Республики;

ответ на обращение гражданина или организации;

ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности государственного органа;

сопроводительное письмо к проектам законов, проектам актов Главы Донецкой Народной Республики и Правительства Донецкой Народной Республики;

ответ на запрос иного государственного органа, организации;

запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, полномочий должностных лиц органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

55. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить: порядок оформления деловых (служебных) писем, в том числе на должностных бланках;

требования к текстам деловых (служебных) писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан и организаций, поступающих в органы исполнительной власти, территориальные органы органов исполнительной власти;

процедуру согласования деловых (служебных) писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти средств электросвязи, информационно-коммуникационных технологий для получения и отправки деловых (служебных) писем и других документов.

56. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить состав реквизитов, используемых при оформлении деловых (служебных) писем:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись;

отметка об исполнителе.

57. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы (раздел IV, Глава 2 Методических рекомендаций); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов исполнительной власти - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись";

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов;

в деловых (служебных) письмах используется реквизит "Заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;

в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

деловые (служебные) письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Государственная инспекция предлагает рассмотреть возможность...");

от 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на должностном бланке ("Прошу Вас представить сведения о...", "Считаю возможным принять участие в...");

деловые (служебные) письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

деловые (служебные) письма подписываются руководителем органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти его заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, установленным нормативным правовым актом органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти;

в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите "Подпись" в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: "И.о. министра" или "Исполняющий обязанности министра";

в установленных действующим законодательством Донецкой Народной Республики случаях, деловые (служебные) письма заверяются печатью органа исполнительной власти, территориального органа органов исполнительной власти, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу", который может дополняться номером экземпляра.

Образец оформления служебного письма приведен в Приложении 9 к настоящим Методическим рекомендациям.

Глава 11. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

58. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

виды записок, создаваемых в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе и (или) в электронном виде);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;

реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер;

заголовок к тексту (при необходимости);

адресат (должностное лицо (лица) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти);

подпись;

отметка об исполнителе (при необходимости).

V. Организация документооборота

Глава 1. Принципы организации документооборота

59. В соответствии с пунктом 4.1. Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

60. При установлении требований к организации документооборота в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти рекомендуется исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

61. В документообороте органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

62. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Народного Совета Донецкой Народной Республики, Правительства Донецкой Народной Республики, Верховного Суда Донецкой Народной Республики, Генеральной Прокуратуры Донецкой Народной Республики, Центрального Республиканского Банка Донецкой Народной Республики и других органов государственной власти;

документы государственных органов, органов местного самоуправления;

документы территориального подразделения (органа) органов исполнительной власти (при их наличии);

запросы депутатов Народного Совета Донецкой Народной Республики;

обращения граждан и организаций;

запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и (или) о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

документы государственных и негосударственных организаций;

документы общественных и религиозных организаций;

другие группы документов.

63. В соответствии с пунктом 4.5. Правил в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, через сайт органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, государственные услуги Донецкой Народной Республики (далее - госуслуги).

Глава 2. Прием и первичная обработка поступающих документов

64. В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение (подразделения), осуществляющее прием и обработку поступающей в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

65. В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

проверку правильности адресования поступающих документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов и пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации). Рекомендуемый примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении 10 к настоящим Методическим рекомендациям;

передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае установления факта неправильной адресации документов, некомплектности документов, повреждения документа или конверта (пакета), наличия на конверте (пакете) грифа ограничения доступа к документу или пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и др.

66. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

документы, поступившие в органы исполнительной власти, территориальные органы органов исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день;

при обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах (один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение);

конверты, в которых поступили документы, уничтожаются (за исключением обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и (или) дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно;

информирование руководителя Службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.

67. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что при поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

68. В соответствии с пунктом 4.12 Правил делопроизводства на всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти (см. пункт 25 Приложения 5 к настоящим Методическим рекомендациям).

69. В соответствии с пунктом 4.15 Правил делопроизводства Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

Глава 3. Предварительное рассмотрение документов

70. В Инструкции по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, заместителями руководителя, иными должностными лицами при наличии у них соответствующих полномочий. Документы, поступившие в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

71. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа непосредственно тем должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

72. В соответствии с пунктом 4.22 Правил делопроизводства состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти, может быть конкретизирован в Инструкции по делопроизводству.

Глава 4. Регистрация поступающих документов

73. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

место и способ регистрации документов, поступающих в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти (при смешанной форме организации делопроизводства должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие - в иных структурных подразделениях органа исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти) и др.;

структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов и др.);

передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

регистрацию документов независимо от способа их доставки;

регистрацию документов в пределах документопотоков, выделенных в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти (см. Глава 1, Раздел V,);

проставление на поступающих документах отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;

разработку в целях регистрации и учета документов в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти классификаторов (справочников):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематического (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документов;

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

Глава 5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

74. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

75. В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти только после регистрации (исключением могут быть только документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иным должностным лицам);

после рассмотрения документов руководством, резолюции (поручения по документам), переносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) (приложение 11 к настоящим Методическим рекомендациям);

место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе (в Службе делопроизводства или в структурном подразделении, назначенном исполнителем (ответственным исполнителем) по документу);

передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства или с обязательным уведомлением Службы делопроизводства.

Глава 6. Организация работы с отправляемыми документами

76. В данном разделе Инструкции по делопроизводству определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

77. В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

ответственность за составление и оформление документа в соответствии с правилами, установленными в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа;

проекты документов органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе;

при подготовке документов на бумажном носителе используются бланки установленной формы или бумага стандартного формата;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, при необходимости - списка (листа, указателя) рассылки;

для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Глава 7. Регистрация отправляемых документов

78. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом;

документы передаются на регистрацию в Службу делопроизводства или иное структурное подразделение, определенное в качестве места регистрации отправляемых документов.

79. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документа (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

при необходимости хранения копии исходящего документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

Глава 8. Отправка документов

80. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусматривать сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. Устанавливается, что:

решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимает подразделение-исполнитель в соответствии с порядком, установленном в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти;

обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами предоставления почтовых услуг при отправке иными видами связи - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи;

документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых подведомственным организациям);

неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю;

документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь);

отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Глава 9. Регистрация и прохождение внутренних документов

81. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определять особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

процедуру прохождения проектов приказов (распоряжений) органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти по основной деятельности и проектов приказов (распоряжений) по личному составу, основные инстанции визирования приказов (распоряжений), место регистрации приказов (распоряжений), порядок регистрации и место хранения подлинников приказов (распоряжений), порядок опубликования приказов (распоряжений) при необходимости - рассылки копий приказов (распоряжений) в структурные подразделения, заинтересованным лицам и организациям;

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления.

Глава 10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

82. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции (поступающей и отправляемой) осуществляется в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

Глава 11. Учет и анализ объемов документооборота

83. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

совершенствования организации работы с документами;

принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;

нормирования труда;

повышения исполнительской дисциплины.

84. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и представляются руководству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

85. В целях оценки трудозатрат делопроизводственного персонала, нормирования труда в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, (указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, должностным лицам, в подведомственные органы и организации.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

VI. Контроль исполнения документов

86. Инструкцией по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендуется определить структурное подразделение (подразделения), в обязанности которого (которых) входит контроль исполнения документов (поручений).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

организация контроля исполнения документов (поручений);

этапы контроля;

сроки исполнения документов (поручений);

порядок исчисления сроков исполнения документов;

состав (виды) документов, поручений, подлежащих контролю;

особенности контроля исполнения документов (поручений), поступающих из вышестоящих государственных органов и иных государственных органов (Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Правительства Донецкой Народной Республики, Народного Совета Донецкой Народной Республики и др.);

технология контроля исполнения документов (поручений);

организация аналитической работы по результатам исполнения документов (поручений), порядок (форма и сроки) информирования руководства органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти о результатах контроля исполнения документов (поручений) и др.

87. При регламентации контроля исполнения документов в Инструкции по делопроизводству рекомендуется обратить внимание на следующие положения:

контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения;

срок исполнения документа может быть типовым (установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами) или индивидуальным (рекомендуемые типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении 12 к настоящим Методическим рекомендациям); индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, его заместителями, иными должностными лицами в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах заседаний;

индивидуальный срок исполнения документа (поручения) может быть обозначен:

конкретной датой;

пометкой "весьма срочно" (документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней); "срочно" - в 3-дневный срок; "оперативно" - в 10-дневный срок;

если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней;

сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

88. Организация исполнения поручений и указаний Главы Донецкой Народной Республики исполняются в соответствии с Указом Главы Донецкой Народной Республики от 23 мая 2019 года N 151 "Об организации исполнения указаний, поручений и нормативных правовых актов Главы Донецкой Народной Республики".

Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа (эта норма установлена статьей 250 Гражданского кодекса Донецкой Народной Республики);

сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания);

если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день (эта норма установлена статьей 252 Гражданского кодекса Донецкой Народной Республики), за исключением органов государственной власти для которых пунктом 6 Порядка исполнения указаний, поручений и нормативных правовых актов Главы Донецкой Народной Республики, утвержденного Указом Главы Донецкой Народной Республики от 23 мая 2019 года N 151, установлено, что если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

об изменении срока исполнения документа (поручения), подразделения - исполнителя, состава исполнителей обязан проинформировать Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен контроль исполнения документа (поручения);

документ снимается с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам;

сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в РКК или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения;

служба делопроизводства органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, иным должностным лицам с установленной периодичностью и по установленным формам отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении, как по органу исполнительной власти, территориальному органу органа исполнительной власти в целом, так и по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

VII. Работа исполнителя с документами

89. Правила не содержат положений, устанавливающих требования к организации работы исполнителя с документами, вместе с тем, практика разработки инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что, как правило, в инструкциях по делопроизводству такие разделы содержатся.

90. При включении в Инструкцию по делопроизводству раздела об организации работы исполнителя с документами рекомендуется отразить в этом разделе следующие положения:

организация работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти осуществляется на основании резолюций (поручений) руководителя органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями;

подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями (поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

91. Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

92. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

функции ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

93. В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Документальный фонд органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти

Глава 1. Разработка и ведение номенклатуры дел

94. В соответствии с пунктом 6.1 Правил делопроизводства документы, создаваемые и полученные в процессе деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления. Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

95. В соответствии с пунктом 6.2. Правил делопроизводства органы исполнительной власти, территориальные органы органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики разрабатывают и после согласования с ОИВ в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, которым структурные подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики руководствуются при определении сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения.

96. В соответствии с пунктом 6.3. Правил делопроизводства, органы исполнительной власти, территориальные органы органов исполнительной власти Донецкой Народной Республики, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с ОИВ, типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

97. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

98. Создание документального фонда органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

99. В соответствии с пунктом 6.4. Правил делопроизводства, номенклатура дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти закрепляет классификацию (группировку) документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

100. В Инструкции по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендуется установить:

порядок разработки номенклатуры дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, включая вопросы согласования и утверждения номенклатуры дел, ежегодной корректировки номенклатуры дел;

структуру номенклатуры дел, в том числе, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

правила индексации дел, составления заголовков дел;

порядок индексации дел и определения сроков хранения документов;

порядок установления сроков хранения документов с информацией о том, какие перечни документов со сроками хранения применяются для определения сроков хранения документов;

порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года и порядок ее корректировки;

составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве государственного органа, органа местного самоуправления в течение года.

101. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что:

при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Донецкой Народной Республики, определяющим деятельность органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, положением об органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти, регламентом органа исполнительной власти, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных организаций органа исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти (сводная). Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел организации установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными ОИВ и приведены в приложениях 13, 14 к настоящим Методическим рекомендациям;

номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем структурного подразделения при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти;

номенклатура дел органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений; номенклатура дел органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) органа исполнительной власти, и один раз в 5 лет с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) при ОИВ.

номенклатура дел органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти в конце каждого года уточняется и утверждается руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти и вводится в действие с 1 января следующего календарного года;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти;

структурное подразделение информирует Службу делопроизводства органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти о включении в номенклатуру дел новых дел; с этой целью в Службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела;

номенклатура дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в ОИВ или архивный отдел (сектор) администрации города (района), источником комплектования которого является орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти;

номенклатура дел государственного органа, осуществляющего депозитарное хранение документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики, находящихся в государственной собственности, составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства; 2-й экземпляр передается в архив государственного органа в качестве учетного документа;

в качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти; в структурные подразделения органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (в соответствии с пунктом 6.17. Правил делопроизводства рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в Службе делопроизводства органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти);

в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти номенклатура дел составляется заново, согласовывается с ЦЭПК при ОИВ и (или) муниципальным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждается руководителем органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти;

наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов (допускается разработка номенклатур дел функционального или смешанного типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности);

в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел);

сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, государственных органов, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее - ведомственными перечнями); сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью закона, типового или ведомственного перечня);

по завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЦЭПК" и переходящих;

в итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти; сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

102. Служба делопроизводства органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, где на основе полученных из структурных подразделений данных готовит:

итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года; сведения итоговой записи передаются в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел; дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел;

номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Рекомендуемый порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении 15 к настоящим Методическим рекомендациям.

Глава 2. Формирование дел и их текущее хранение

103. Пунктами 6.23.-6.27. Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов. Соответственно, данные положения должны быть определены в Инструкции по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти.

К основным принципам (правилам) формирования дел, которые следует отметить в Инструкции по делопроизводству, относятся следующие (пункт 6.23. Правил делопроизводства):

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. На каждом томе проставляется индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

104. Кроме указанных положений в Инструкции по делопроизводству целесообразно указать:

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти);

методическую функцию архива органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается органом исполнительной власти, территориальным органом органа исполнительной власти и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);

работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);

условия текущего хранения дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделения (Служба делопроизводства, архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

105. Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления) приведены в приложении 16 к настоящим Методическим рекомендациям.

Глава 3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

106. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть комплекс работ, выполняемых в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти и на уничтожение.

Пунктом 7.3. Правил делопроизводства установлено, что дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения в соответствии с пунктами 7.16.-7.18. Правил делопроизводства.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

107. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен пунктами 7.4.-7.6. Правил делопроизводства. В Инструкции по делопроизводству органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти рекомендуется включить следующие положения:

экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства (делопроизводителями) в структурных подразделениях;

для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти создается экспертная комиссия (далее - ЭК), в органах, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации, - центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого нормативным правовым актом органа исполнительной власти;

экспертиза ценности документов проводится на основе законов, иных нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, правильность определения сроков хранения дел.

108. Дела с отметкой "ЦЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЦЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЦЭПК" в акте не указывается.

По результатам экспертизы ценности документов в органах исполнительной власти, территориальных органах органов исполнительной власти составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (приложение 17 к настоящим Методическим рекомендациям), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу приведен в приложении 18 к настоящим Методическим рекомендациям.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с требованиями приведенными в (приложение 19 к настоящим Методическим рекомендациям).

109. Оформление дел целесообразно проводить работникам Службы делопроизводства и работникам, ответственным за делопроизводство (делопроизводителям) в структурных подразделениях органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти.

Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти, а также для подготовки дел к передаче в государственный (муниципальный) архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду) по договору могут привлекаться специализированные организации.

Глава 4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

110. В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении архивных документов к уничтожению, их согласования и утверждения в соответствии с положениями, установленными пунктами 7.16.-7.18. Правил делопроизводства.

При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

Служба делопроизводства органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, (приложение 20 к настоящим Методическим рекомендациям);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2019 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2023 г.);

дела с отметкой "ЦЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела;

остальные документы с отметкой "ЦЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЦЭПК" в акте не указывается;

акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу;

согласованные ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждаются органом исполнительной власти, территориальным органом органа исполнительной власти только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЦЭПК при ОИВ. После чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию;

передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

Глава 5. Передача дел на хранение в архив органов исполнительной власти, территориальных органов органов исполнительной власти

111. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определять порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

передача документов в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации;

передача дел производится по описям дел структурных подразделений;

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы);

прием дел производится работником архива органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти в присутствии работника (делопроизводителя) структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурных подразделений отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти и лица, передавшего дела), после передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от ____ N ____".

112. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти работник, ответственный за ведение делопроизводства (делопроизводитель) ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

Приложение 1
к Методическим
рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству
в органах исполнительной власти
(п. 14)

Основные термины и определения, рекомендуемые для включения в Инструкцию по делопроизводству

Термин	Определение
1	2
бланк документа	лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа
вид документа	классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения
внутренняя опись	документ, включаемый в дело для учета документов дела
виза	реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
временное хранение документов	хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами
выписка из документа	копия части документа, заверенная в установленном порядке
гриф ограничения доступа к документу	реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему
гриф утверждения	реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа
гриф согласования	реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием
государственные органы	органы государственной власти ДНР и иные государственные органы, образуемые в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики, в том числе Народный Совет ДНР, Правительство ДНР, Верховный суд ДНР и др.
дело	документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
делопроизводство	деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов
документ	зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
документы (records)	документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции
документационное обеспечение (управления), ДОУ	деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
документальный фонд	совокупность документов, образующихся в деятельности организации
документированная информация	зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных действующим законодательством Донецкой Народной Республики случаях ее материальный носитель
документирование	запись информации на носителе по установленным правилам
документооборот	движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
документопоток	совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут
должностное лицо	лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления
дубликат документа	повторный экземпляр подлинника документа
заверенная копия документа	копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость
запрос	обращение пользователя информацией в устной или письменной форме в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа
индекс дела	цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации
индивидуальный срок исполнения документа	срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией
классификация (classification)	систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами
контроль исполнения документов	совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
конфиденциальность информации	обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя
копия документа	экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
лист-заверитель дела	документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела
лист согласования (визирования) документа	часть официального документа с отметками (визами) о согласовании
номенклатура дел	систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
носитель (документированной) информации	материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации
обращение гражданина	направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления
объем документооборота	количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
оперативное хранение документов	хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения
опись дел структурного подразделения	учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение
официальное опубликование документа	первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале
официальный документ	документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке
сайт государственного органа или органа местного самоуправления (далее - официальный сайт)	сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления
оформление документа	проставление на документе необходимых реквизитов
первичная обработка документов	обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию
печать	устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе
предварительное рассмотрение документов	изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение
признаки заведения дела	основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело
подлинник документа	первый или единственный экземпляр документа
подписание (документа)	заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме
подпись	реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица
постоянное хранение документов	вечное хранение документов без права их уничтожения
регистрационно-учетная форма	документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)	цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
регистрация документа	присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе по установленной форме
реквизит документа	элемент оформления документа
реквизиты документа	файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов
резолюция	реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа
служба делопроизводства	структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации
согласование документа (визирование)	оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами
срок хранения документов	период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда
типовой срок исполнения документа	срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом
уничтожение документов	исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией)
формирование дела	группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел
хранение документов	организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов
экспертиза ценности документов	изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Донецкой Народной Республики
юридическая значимость документа	свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера
юридическая сила документа	свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия

Приложение 2
к Методическим
рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству в
органах исполнительной власти
(п. 27)

Приложение 3
к Методическим
рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству в
органах исполнительной власти
(п. 27)

Приложение 4

Государственный комитет земельных ресурсов ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
_______________________		N ______________
	Донецк

Рекомендуемый образец бланка приказа

Рекомендуемый образец бланка письма органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ (МИНКУЛЬТУРЫ ДНР)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ОБЩЕСТВЕННОГО СОВЕТА
ул. 50-летия СССР, 149, г. Донецк, 83015, тел./факс (062) 300-22-17 e-mail:min.kultura@mail.ru Идентификационный код 51001721
______________ N ______________ на N ____________ от ____________

Рекомендуемый образец бланка письма должностного лица (председателя Общественного совета Министерства культуры Донецкой Народной Республики)

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ (МЗ ДНР)
ПРОТОКОЛ
______________________				N ______________
Донецк

Рекомендуемый образец протокола органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти

Министерство связи Донецкой Народной Республики
	ПРИКАЗ
_____________________		N ______________
	Донецк

Рекомендуемый образец бланка приказа органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти

Приложение 5
к Методическим
рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству в
органах исполнительной власти
(п. 37)

Рекомендуемый порядок оформления реквизитов документов в органах исполнительной власти, территориальных органах исполнительной власти

1. Государственный герб Донецкой Народной Республики, герб (геральдический знак) органа исполнительной власти, (если таковой имеется)

На бланках документов органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти Государственный герб Донецкой Народной Республики изображается в одноцветном варианте, изображение Государственного герба Донецкой Народной Республики помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование государственного органа, органа местного самоуправления".

2. Эмблема

Изображение эмблемы, разработанной и утвержденной в установленном порядке, помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Донецкой Народной Республики, герба (геральдического знака) органа исполнительной власти (если таковой имеется).

Изображение эмблемы помещается на бланке документа над реквизитами организации - автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

Порядок использования изображения эмблемы устанавливает соответствующий государственный орган.

3. Товарный знак (знак обслуживания)

Зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

4. Наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти - автора документа

Наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти на бланке документа должно соответствовать наименованию, установленному нормативным правовым актом о создании органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти и положением о нем. На бланках документов указывается полное официальное наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти. Над наименованием органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего органа (при его наличии).

Сокращенное наименование (при его наличии) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.

В бланках документов органа исполнительной власти, территориального органа исполнительной власти Донецкой Народной Республики, органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти указывается на русском языке - государственном языке Донецкой Народной Республики в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики.

5. Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти - автора документа

Указывается в бланках структурных подразделений в случае, если их использование установлено нормативными правовыми актами органа исполнительной власти территориального органа органа исполнительной власти и указывается под наименованием органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

Собственные бланки по типу бланков структурных подразделений могут иметь координационные, совещательные, методические органы органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

6. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - реквизит бланка должностного лица (руководителя, заместителей руководителя, иных должностных лиц органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, имеющих право использовать бланки должностных лиц).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

7. Справочные данные об органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти

Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.

8. Наименование вида документа

Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

При издании документа на бланке конкретного вида документа (приказа, постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом бланка.

9. Дата документа

Соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.08.2022;

словесно-цифровым способом: 5 августа 2022 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами "наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) и "справочные данные об органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти" (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

10. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более органами исполнительной власти, территориальными органами органа исполнительной власти, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти в заголовочной части или преамбуле документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Реквизит используется в бланках писем, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

12. Место составления (издания) документа

Указывается в бланках документов, за исключением бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите "справочные данные об организации"), а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и других).

Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в официальное наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти.

13. Гриф ограничения доступа к документу

Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики, а также на сопроводительном письме к таким документам.

В органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа ограничения доступа на документах оформляется пометка "Для служебного пользования".

14. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, организации, должностное лицо, гражданин.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, организации, фамилия, инициалы лица. Например:

Министру образования и науки Донецкой Народной Республики Кушакову М.Н.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Наименование государственного органа Начальнику Департамента (наименование) генерал-майору полиции Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Например:

	Главе администрации г. Донецка г-ну Кулемзину А.В.
	Министру финансов Донецкой Народной Республики г-же Чаусовой Я.С.

При адресовании письма в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти, организацию указывается полное или сокращенное наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти (организации) в именительном падеже. Например:

Министерство информации Донецкой Народной Республики

или

МИНИНФО ДНР

При адресовании документа в структурное подразделение органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

	Министерство юстиции Донецкой Народной Республики
	Департамент государственной регистрации

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

	Министерство юстиции Донецкой Народной Республики
	Руководителю департамента государственной регистрации Фамилия И.О.

При рассылке документа типового содержания органам исполнительной власти, территориальным органам органов исполнительной власти, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:

Главам администраций городов (районов) Донецкой Народной Республики

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Министерствам и ведомствам (по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента. Например:

	Фамилия И.О.
	ул. Садовая, д. 25, кв. 2, г. Донецк, 283005

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами предоставления почтовых услуг:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Министерство экономического развития Донецкой Народной Республики info@mer.govdnr.ru

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

15. Гриф утверждения документа

Проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (указом, постановлением, приказом, распоряжением).

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование органа исполнительной власти или территориального органа органа исполнительной власти, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения. Например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Директор Государственной службы по делам семьи и детей Донецкой Народной Республики Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)	УТВЕРЖДЕН
	приказом Министерства экономического развития Донецкой Народной Республики от 5 октября 2018 г. N 88

(Правила)	УТВЕРЖДЕНЫ
	приказом Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики от 10 октября 2018 г. N 94

16. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?" (формулируется с предлогом "О" ("Об") или на вопрос "чего?". Например:

приказ (о чём?) О создании аттестационной комиссии

письмо (о чём?) О предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки. Например:

Об утверждении Положения о премировании

17. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти составляется на государственном языке Донецкой Народной Республики. В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... п о с т а н о в л я е т: ...");

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... п р и к а з ы в а ю: ...");

в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("... п р и к а з ы в а е м: ...") или от третьего лица множественного числа ("... п о с т а н о в л я ю т: ...";

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "администрация считает возможным...");

в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... департамент не располагает ...", "... агентство готово рассмотреть...");

в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.

18. Отметка о приложении

Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля одним из следующих способов:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них):

Приложение:	1. Положение о Департаменте финансов на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Департамента финансов на 3 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты:

Приложение: Договор о сотрудничестве от 12 мая 2022 г. N 65 в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

Письмо ГГУДОАД от 05.08.2022 N 02-14/578 и приложения к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 1);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение 2 к приказу (Наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти) от 15 августа 2022 г. N 112

В отметке о приложении может указываться сокращенное наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства здравоохранения Донецкой Народной Республики от 18.11.2022 г. N 125

Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.

19. Гриф согласования документа

Проставляется на документах, согласованных органами исполнительной власти, территориальными органами органа исполнительной власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Департамента

здравоохранения

Подпись      И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется совещательным, координационным методическим или иным органом, в грифе согласования указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ученым советом

ГОО ВПО "Донецкий национальный

медицинский университет

имени М. Горького"

(протокол от ______ N ______)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Министерства внутренних дел

Донецкой Народной Республики

от ______________ N _____________

20. Виза

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

В документах, подлинники которых хранятся в органе исполнительной власти, территориальном органе органа исполнительной власти визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

21. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель Руководителя

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

Заместителю Руководителя Республиканского казначейства

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма государственного органа или органа местного самоуправления, но подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения. Например:

Руководитель Департамента правовой работы

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Заместитель руководителя	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель министра по финансовым вопросам		Заместитель министра по административным вопросам
Подпись	И.О. Фамилия	Подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

И.о. директора Департамента информационных технологий

Подпись

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности директора Департамента информационных технологий

Подпись

И.О. Фамилия

Слова "исполняющий обязанности" пишутся полностью или в виде графического сокращения "и.о." (не: "временно исполняющий обязанности", "врио").

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

22. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

Документы органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти заверяют печатью с воспроизведением Государственного герба Донецкой Народной Республики, органа исполнительной власти (если таковой имеется).

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

23. Отметка об исполнителе

Включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (работника, подготовившего проект документа), наименованием структурного подразделения и адресом электронной почты исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места - на оборотной стороне внизу слева. Например:

Иванов Иван Иванович, Контрольное управление, ведущий специалист (071) 234-56-88, Ivanov_II@gov.ru

Внутренними нормативными документами органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти может быть предусмотрено указание в качестве исполнителей документа руководителей структурных подразделений или иных должностных лиц.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

24. Отметка о заверении копии

Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно
Начальник отдела государственной службы, кадров и наград	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Если копия выдается для представления в другой орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Подлинник документа находится в "Наименование органа исполнительной власти, территориального органа органа исполнительной власти, в деле N 01-05 за 2022 г."

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

25. Отметка о поступлении документа

Служит для подтверждения факта поступления документа в орган исполнительной власти, территориальный орган органа исполнительной власти и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа (штампов).

26. Резолюция

Резолюция на документе - указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, или на бланке резолюции.

Резолюция должна включать: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный").

27. Отметка о контроле

Отметка свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

28. Отметка о направлении документа в дело

Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

	В дело N 01-18 за 2022 г.
	Зав. архивным сектором
	Подпись	Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Приложение 6
к Методическим рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству в
органах исполнительной власти
(п. 42)

Рекомендуемый примерный перечень утверждаемых документов

1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения.

15. Порядки.

16. Правила.

17. Программы.

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание.

Приложение 7
к Методическим рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству в
органах исполнительной власти
(п. 43)

Рекомендуемый примерный перечень документов, заверяемых печатью

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Сведения о трудовой деятельности работника.

9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости).

10. Трудовые книжки работников.

11. Удостоверения работников.

Приложение 8
к Методическим рекомендациям по разработке
инструкций по делопроизводству в
органах исполнительной власти
(п. 53.)

Рекомендуемый порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных