Учет производственной литературы (Н. Катаева, "Финансовая газета", N 37, сентябрь 2003 г.)

Учет производственной литературы

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 книги и брошюры, периодические издания входят в состав основных фондов. С 2001 г. действует положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденное приказом Минфина России от 30.03.01 г. N 26н, в котором отсутствует стоимостный критерий. Пунктом 4 ПБУ 6/01 определено, что к основным средствам относятся объекты, которые организация будет использовать в производственных (управленческих) целях более одного года. Кроме того, основные средства должны приносить экономические выгоды (доход) в будущем и не предполагается их последующая перепродажа. В соответствии с п.18 ПБУ 6/01 приобретенные книги, брошюры и подобные издания разрешается списывать на затраты производства (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. При принятии экземпляров изданий к бухгалтерскому учету на сумму произведенных расходов делается запись по счету 01 "Основные средства", субсчет "Библиотечный фонд" в том же порядке, что и для остальных основных фондов. Так как в настоящее время книгопечатная продукция облагается НДС, то НДС необходимо выделять и учитывать на счете 19-1 "НДС при приобретении основных средств".

Пример. ЗАО "Гарантия" в апреле 2003 г. для производственных целей был куплен справочник по машиностроению по цене 550 руб., в том числе НДС - 50 руб. Оплата была произведена с расчетного счета организации. В бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 08, Кредит 60 - 500 руб. - отражены расходы на приобретение справочника,

Дебет 19-1, Кредит 60 - 50 руб. - отражен НДС по приобретенному изданию,

Дебет 60, Кредит 51 - 550 руб. - перечислены деньги за книгу,

Дебет 01, субсчет "Библиотечный фонд", Кредит 08 - 500 руб. - книга принята на учет,

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19-1 - 50 руб. - сумма НДС принята к зачету,

Дебет 20, Кредит 01, субсчет "Библиотечный фонд" - 500 руб. - стоимость издания списана в расходы.

Заметим, что организация должна продолжать учитывать данные основные средства по нулевой стоимости до момента их выбытия, тем самым обеспечивая контроль за их движением.

Согласно п.18 ПБУ 6/01 в целях обеспечения сохранности книг, брошюр и подобных изданий в производстве или при эксплуатации в организации должен быть установлен надлежащий контроль за их движением. Порядок хранения и учета используемых изданий определяется организацией самостоятельно. Приходуя каждое печатное издание, следует оформлять один экземпляр акта о приемке-передаче объектов основных средств по форме N ОС-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.03 г. N 7. Кроме того, необходимо вести инвентарные карточки учета объектов основных средств по форме N ОС-6 (а, б). Однако организации могут использовать и формы, приведенные в приложениях 1-3 к Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной приказом Минкультуры России от 2.12.98 г. N 590. Эти документы позволят контролировать сохранность книг в течение всего времени их использования.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательная инвентаризация фонда производится:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Заметим, что начиная с 2003 г. с заведующими секторами библиотек можно заключать договор о полной материальной ответственности. Эта норма закреплена постановлением Минтруда России от 31.12.02 г. N 85 в новом перечне должностей работников, с которыми могут быть заключены такие договоры. Если в организации библиотека как отдельное подразделение отсутствует, но печатные издания приобретаются и используются в производственных и управленческих целях, то необходимо отдельным распорядительным документом назначить ответственного за сохранность приобретенной литературы и заключить с ним договор о материальной ответственности.

Оформляя подписку на периодические издания на три, шесть месяцев, год, необходимо учесть, что перечисленные за газеты и журналы деньги учитываются как выданные авансы: Дебет 60, субсчет "Авансы выданные", Кредит 51 - перечислены деньги за подписку. Мнение некоторых специалистов, что предоплату за издания надо учитывать как расходы будущих периодов и уплачивать с этой суммы налог на имущество, на наш взгляд, может быть оспорено по следующим причинам. Во-первых, расходы возникают в случае, если у организации уменьшаются экономические выгоды (п.16 ПБУ 10/99). При оплате подписки этого не происходит, так как еще не получено никакой продукции. Организация просто произвела предоплату, поэтому перечисленные деньги следует учитывать как выданные авансы. Во-вторых, согласно п.12 Правил распространения периодических изданий по подписке, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 1.11.01 г. N 759, подписчик имеет право отказаться от подписки. При этом ему должна быть возвращена стоимость не полученных им номеров издания. Из этих Правил следует, что подписка - это фактически договор организации-подписчика и издательства, согласно которому издательство обязуется передать подписчику несколько номеров издания после предварительной оплаты. Договор считается выполненным в части каждого номера издания. А расходы будущих периодов - это фактически произведенные расходы, т.е. обязательства по договору выполнены, но относятся к будущим периодам.

Таким образом, оплата подписки подпадает под определение выданных авансов, а не расходов будущих периодов.

Бухгалтерские записи по приобретению и списанию изданий имеют следующий вид:

Дебет 08, Кредит 60 - поступил номер журнала,

Дебет 19, Кредит 60 - отражен НДС,

Дебет 01, Кредит 08 - журнал принят на учет и передан в производственный отдел,

Дебет 26, Кредит 01 - списана стоимость журнала,

Дебет 60, Кредит 60, субсчет "Авансы выданные" - зачтен аванс в части полученного номера журнала,

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19 - НДС принят к зачету.

В налоговом учете, как и в бухгалтерском учете, книги и журналы относятся к объектам основных средств. Они не входят в состав амортизируемого имущества, а их стоимость включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полном объеме в момент приобретения (п.п.6 п.2 ст.256 НК РФ). Отметим, что в соответствии со ст.252 НК РФ расходами, учитываемыми для налогообложения прибыли, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Таким образом, в налоговом учете приобретенные печатные издания учитываются в целях налогообложения прибыли при условии экономической обоснованности и оправданности данных расходов.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, при определении расходов, учитываемых при налогообложении доходов, руководствуются ст.346.16 НК РФ. Перечень расходов является исчерпывающим. Согласно п.п.1 п.1 ст.346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на приобретение основных средств. В соответствии с п.18 Методических рекомендаций по применению главы 26.2 "Упрощенная система налогообложения" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 10.12.02 г. N БГ-3-22/706, при применении п.п.1 п.1 ст.346.16 следует иметь в виду, что состав основных средств, а также их оценка определяются налогоплательщиками в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете (т.е. согласно ПБУ 6/01).

Таким образом, организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, при определении объекта налогообложения могут уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с приобретением печатных изданий.

В соответствии со ст.171 и 172 НК РФ НДС по расходам на приобретение печатных изданий можно возместить, если:

указанные расходы носят производственный характер, т.е. расходы на приобретение печатных изданий экономически обоснованы и, следовательно, учитываются при исчислении налога на прибыль;

печатные издания используются для производства и реализации продукции (работ, услуг), облагаемых НДС;

у организации есть правильно оформленный счет-фактура по данным расходам;

расходы оплачены.

Поскольку затраты на подписку могут быть возвращены организации в случае аннулирования подписки, то должно соблюдаться и еще одно условие: НДС по периодическим изданиям относится на расчеты с бюджетом только в момент фактического получения экземпляра издания. Таким образом, газета или журнал должны быть доставлены подписчику, следовательно, обязательства распространителя выполнены. Наличие счета-фактуры обязательно. Иногда счета-фактуры вкладываются в каждый номер журнала. На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц, квартал или полугодие. Если счет-фактура не передан, то необходимо связаться с издательством и попросить его выслать.

Н. Катаева,

аудитор ЗАО "Аудиторская поддержка"

"Финансовая газета", N 37, сентябрь 2003 г.