Приложение N 1. Положение об архиве Министерства строительства Омской области

Приложение N 1
к приказу
Министерства
строительства
Омской области
от 27 сентября 2023 г. N 73-п

Положение
об архиве Министерства строительства Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует вопросы по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности Министерства строительства Омской области (далее соответственно - Архив Министерства, Министерство).

2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), источником комплектования которого является Министерство, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив Министерства создается и ведется в соответствии с федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными правовыми актами в указанной сфере и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учёт и подлежащие передаче на постоянное хранение в Исторический архив.

5. Функции по организации архивного дела в Министерстве осуществляются отделом документооборота управления организационного обеспечения департамента правовой и организационной работы Министерства (далее - отдел документооборота).

6. Адрес местонахождения архива Министерства: Россия, 644099, Омская область, г. Омск, ул. П. Некрасова, д. 6.

II. Состав документов, поступающих на хранение в Архив Министерства

7. В состав документов, поступающих на хранение в Архив Министерства, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра строительства Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства (его структурных подразделений);

2) научно-справочные документы (исторические справки, предисловия, описи дел, паспорт архива) и учетные документы Архива Министерства.

III. Задачи ведения архивного дела в Министерстве

8. Задачами ведения архивного дела в Министерстве являются:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен настоящим Положением;

2) комплектование документами, образовавшимися в процессе деятельности Министерства;

3) учет и обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

4) использование документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

5) подготовка и передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствии со сроками и порядке, установленными федеральным законодательством;

6) осуществление методического руководства и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в Архив Министерства.

IV. Функции отдела документооборота, связанные с ведением архивного дела в Министерстве

9. В соответствии с возложенными задачами ведения архивного дела в Министерстве отдел документооборота осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу;

3) осуществляет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Министерства, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочные документы в Архиве Министерства;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Исторический архив в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов Архива Министерства, в том числе:

- информирует руководство и сотрудников Министерства о составе и содержании документов Архива Министерства;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении Архива Министерства;

- совместно со структурным подразделением, отвечающим за кадровое обеспечение Министерства, исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, связанных с Архивом Министерства, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов Архива Министерства;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

11) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

12) организует выдачу документов и дел во временное пользование;

13) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов и архивные выписки в установленном порядке;

14) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи на архивное хранение;

15) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на архивном хранении;

16) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

17) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников отдела документооборота по вопросам архивного дела;

18) представляет в Исторический архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов, находящихся на архивном хранении.

V. Права отдела документооборота, связанные с ведением архивного дела в Министерстве

10. Отдел документооборота Министерства вправе:

1) требовать от сотрудников структурных подразделений Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у сотрудников структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы Архива Министерства;

3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов по согласованию с руководителем структурного подразделения специалистов Министерства, по согласованию работников Исторического архива и иных организаций;

4) вносить предложения по совершенствованию архивного дела;

5) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, связанным с ведением Архива Министерства;

6) участвовать в разработке правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.