"Неформальные" документы (В. Сидоров, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2003 г.)

"Неформальные" документы

   Что в теории                                                         

   Что на практике                                                      

   Как действовать бухгалтеру                                           

Работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь все хозяйственные операции должны быть оформлены документами: отгрузка товаров покупателю - накладной, выдача денег из кассы - расходным кассовым ордером. Закон о бухгалтерском учете требует оформлять первичные документы на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций такие бланки разработал Госкомстат, для банковских и кассовых документов - Центральный банк.

Что в теории

Закон определяет, что каждый документ должен содержать обязательные реквизиты. Это, в частности, наименование и дата составления документа; код формы документа; наименование фирмы, которая составила документ, а также должности и подписи ответственных лиц.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены. Код формы документа - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Как правило, он печатается в правом верхнем углу бланка.

Если же для какой-то операции типовой бланк не предусмотрен, форму документа фирма может разработать самостоятельно. Тогда реквизит "Код формы" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать.

Пример 1

Согласно расчету, сумма амортизации основных средств, принадлежащих ЗАО "Актив", за август 2003 года составила 12 000 руб. Однако главный бухгалтер Борисова О.В., занося проводку по начислению амортизации в журнал хозяйственных операций, ошибочно записала сумму 15 000 руб. Ошибка была обнаружена 15 сентября 2003 года. Излишне начисленная сумма амортизации в 3000 руб. должна быть сторнирована. Основание для этого: бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером. Поскольку типового бланка для бухгалтерской справки не предусмотрено, "Актив" разработал его самостоятельно. Пример справки приведен на этой странице.

ЗАО "Актив" Бухгалтерская справка 15 сентября 2003 г. В августе 2003 года в результате ошибки излишне начислена амортизация основных средств на сумму 3000 (три тысячи) рублей. Ошибка исправлена в журнале хозяйственных операций 15 сентября 2003 года записью: Дебет 20 Кредит 02 - 3000 руб. - сторнирована излишне начисленная сумма амортизации основных средств. Главный бухгалтер Борисова О.В.

Печать надо ставить на те документы, для которых это предусмотрено законодательством, учетной политикой или соглашением сторон. Например, печать на акте приемки выполненных работ необходима в том случае, если это определено условиями хозяйственного договора (так считают московские инспекторы; письмо Госналогинспекции по г.Москве от 10 февраля 1995 г. N 11-13/2072).

Что на практике

В бухгалтерию от контрагентов фирмы часто попадают документы, оформленные не по всем правилам. Если это выяснится при проверке, может ли инспекция оштрафовать фирму? Да, такая возможность у нее есть.

Так, статья 120 Налогового кодекса "отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета" классифицирует как "грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения". Размер штрафа - 5000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно, штраф возрастает до 15 000 рублей.

Если же это повлекло за собой "занижение налоговой базы", штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей. При этом понятие "отсутствие первичных документов" инспекторы на местах трактуют очень широко. Вот самый типичный случай: фирма составила документ в произвольной форме, а для этой операции предусмотрен типовой бланк. Проверяющий наверняка сделает вывод, что документ "отсутствует". Такой же вывод последует и в том случае, если фирма не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса в качестве расходов понимает "обоснованные и документально подтвержденные затраты". Если же документ, подтверждающий затраты организации (например, акт приемки выполненных работ), не оформлен или составлен с нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы.

Однако здесь надо указать на один важный момент: заставить заплатить штраф за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда от 18 января 2001 г. N 6-О).

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться. Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации инспекторам вряд ли удастся.

Как действовать бухгалтеру

Конечно, чтобы полностью исключить претензии проверяющих, нужно проследить, чтобы все реквизиты были заполнены. Если есть возможность, вернуть документ на дооформление, если нет - вписать недостающие данные самому.

Однако, если по какой-то причине этого сделано не было, а инспектор расценивает это как грубое нарушение, вы можете обратиться в суд. Вот примеры реальных дел.

Пример 2

ООО "Невко" (г.Санкт-Петербург) перечислило иностранному партнеру деньги за консультационные услуги. Однако акт, подтверждающий оказание этих услуг, не содержал всех необходимых реквизитов.

Во время выездной проверки это обнаружили работники налоговой инспекции. Проверяющие расценили это как нарушение закона о бухгалтерском учете и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости. Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд. Изучив материалы дела, суд встал на сторону фирмы. В своем решении суд, в частности, указал, что "незначительные недостатки в оформлении первичных документов... не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг" (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11 апреля 2001 г. N А56-23126/99).

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то вас не оштрафуют.

Пример 3

Предприниматель Малышев В.К. (г. Оренбург) осуществлял деятельность по перевозке грузов. Вместе с налоговой декларацией Малышев представил в налоговую инспекцию накладные и квитанции к приходным кассовым ордерам, полученные от поставщиков и подтверждающие его расходы по покупке топлива и запчастей.

Документы были оформлены на типовых бланках, на них были печати организаций-поставщиков и штампы "Оплачено" с указанием дат. Между тем ни на накладных, ни на квитанциях к приходным ордерам не были указаны должности и фамилии работников, оформивших их.

Инспекторы расценили это как нарушение и исключили суммы, оформленные этими документами, из состава расходов. Предприниматель не согласился с налоговой инспекцией и обратился в арбитражный суд.

Выслушав аргументы сторон, арбитражный суд поддержал позицию предпринимателя. Свое решение суд обосновал так: "Отсутствие в представленных документах наименований должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и расшифровок их личных подписей свидетельствует о нарушении этими лицами ведомственных нормативных актов, но не опровергает наличия у предпринимателя расходов по эксплуатации автомобиля" (постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда от 24 ноября 1998 г. N 512/98).

В. Сидоров,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2003 г.