Постановление Избирательной комиссии Новосибирской области от 28 сентября 2023 г. N 180/1307-6 "Об утверждении Положения об архиве Избирательной комиссии Новосибирской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и в целях совершенствования работы по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивного фонда документов, созданных в результате деятельности Избирательной комиссии Новосибирской области, Избирательная комиссия Новосибирской области постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Избирательной комиссии Новосибирской области, согласованное с ГКУ Новосибирской области "Государственным архивом Новосибирской области" (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Новосибирской области Кошкину Н.П.

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Новосибирской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Заместитель председателя комиссии

Н.В. Маринкевич

Секретарь комиссии

Н.П. Кошкина

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Избирательной
комиссии Новосибирской области
от 28 сентября 2023 года N 180/1307-6

Положение об архиве
Избирательной комиссии Новосибирской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве (далее - Архив) Избирательной комиссии Новосибирской области (далее - Комиссия) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 (зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018, регистрационный N 51895).

1.2. Функции Архива исполняет организационно-контрольный отдел аппарата Комиссии.

К полномочиям Архива относится хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области, источником комплектования которого выступает Комиссия.

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, Правилами организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, Инструкцией по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской области, настоящим Положением.

2. Состав документов Архива

Архив хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы, связанные с подготовкой и проведением референдумов Российской Федерации, Новосибирской области, выборов Президента Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Новосибирской области, депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области.

2.2. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Комиссии; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, в том числе документы по личному составу.

2.3. Документы временного (до 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности (с пометкой "До минования надобности" и со сроками хранения 1 год, 3 года, 5 лет, 5 лет ЭПК, 10 лет, 10 лет ЭПК).

2.4. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи Архива

Задачами Архива являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности Комиссии.

3.3. Создание научно-справочного аппарата к документам.

3.4. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Обеспечение сохранности хранящихся в Архиве документов.

3.6. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.7. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством.

3.8. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Комиссии и своевременной передачей их в государственный архив Новосибирской области.

3.9. Подготовка к уничтожению документов временных сроков хранения с истекшими сроками хранения.

4. Функции Архива

Архив осуществляет следующие функции:

4.1. Организует не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, прием упорядоченных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии.

4.2. Осуществляет подготовку и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, согласно плану-графику, утвержденному государственным архивом Новосибирской области:

4.2.1. На рассмотрение и согласование ЭК Комиссии:

- описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

4.2.2. На утверждение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК управления ГАС НСО) описи дел постоянного хранения.

4.2.3. На согласование ЭПК управления ГАС НСО описи дел по личному составу.

4.2.4. На утверждение председателю Комиссии:

- описи дел постоянного хранения, утвержденные ЭПК управления ГАС НСО;

- описи дел по личному составу, согласованные ЭПК управления ГАС НСО;

- описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, согласованные ЭК Комиссии;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, согласованные ЭК Комиссии.

4.3. Осуществляет подготовку и представляет по мере необходимости (в случае утраты или неисправимого повреждения документов) на рассмотрение и согласование ЭК Комиссии, затем на рассмотрение ЭМК государственного архива Новосибирской области в соответствии с переданными полномочиями для снятия дел постоянного хранения с государственного учета, после чего направляет на утверждение руководителю Комиссии:

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.5. Участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) Комиссии.

4.6. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.

4.7. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Комиссии.

4.8. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива Новосибирской области.

4.9. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

4.10. Организует информирование руководства и работников Комиссии о составе и содержании документов Архива.

4.11. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.12. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

4.13. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.14. Ведет учет использования документов Архива.

4.15. Создает фонд пользования Архива и организует его использование.

4.16. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива.

4.17. Участвует в разработке документов Комиссии по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.18. Оказывает методическую помощь:

- сотрудникам, ответственным за правильное ведение делопроизводства Комиссии в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и работникам Комиссии в подготовке документов к передаче в Архив.

4.19. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов Комиссии, ответственных за ведение делопроизводства и Архив.

4.20. Представляет в государственный архив Новосибирской области учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.21. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области.

5. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

5.1. Представлять руководству Комиссии предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве.

5.2. Принимать участие в заседаниях экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области, экспертно-методической комиссии государственного архива Новосибирской области.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Комиссии по вопросам, относящимся к компетенции Архива.

5.4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комиссии.

5.5. Информировать структурные подразделения Комиссии о необходимости передачи документов в Архив.

5.6. Запрашивать в структурных подразделениях Комиссии сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.