Вопрос: Организация ежедневно инкассируется Сбербанком России. По итогам инкассации за один из дней контролерами банка составлен акт о недостаче в инкассаторской сумке денежных средств. Какие действия должны предпринять работники бухгалтерии? Каким образом отразить данную ситуацию в учете? ("Финансовая газета", N 40, октябрь 2003 г.)

Организация ежедневно инкассируется Сбербанком России. По итогам инкассации за один из дней контролерами банка составлен акт о недостаче в инкассаторской сумке денежных средств. Какие действия должны предпринять работники бухгалтерии? Каким образом отразить данную ситуацию в учете?

Порядок совершения банковских операций в части организации кассовой работы, инкассации, перевозки и хранения денежной наличности и ценностей для кредитных организаций и их филиалов, действующих на территории Российской Федерации, определен положением Банка России от 9.10.02 г. N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (далее - Положение).

В соответствии с разделом 6 Положения инкассатор, принимая сумку с денежной наличностью, отвечает только за сохранность сумки, целостность пломбы и доставку в кассовое подразделение кредитной организации. При получении сумки от кассира инкассатор проверяет соответствие суммы, показанной кассиром в явочной карточке, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, указание сумм цифрами и прописью, соответствие номера сумки, записанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня сумки с денежной наличностью и другими ценностями сдаются инкассаторами заведующему кассой банка.

Согласно п.2.3 Положения, устанавливающего порядок пересчета сумок с денежной наличностью, пересчет денег из сумок, доставленных инкассаторами, производится кассовыми работниками в присутствии работника кассы пересчета, выполняющего контрольные функции (контролирующий работник). Контролирующий работник в течение рабочего дня хранит принятые сумки с денежной наличностью в индивидуальном средстве хранения.

Учет сумок, выданных на пересчет кассовым работникам, и результатов пересчета ведется контролирующим работником в контрольной ведомости по пересчету денежной наличности.

После пересчета вложенной в сумку денежной наличности кассовый и контролирующий работники сверяют фактически оказавшиеся в сумке суммы денег с суммами, указанными на лицевой и оборотной сторонах препроводительной ведомости.

При расхождении суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в препроводительной ведомости, кассовый работник сверяет с контролирующим работником сумму пересчитанных денег по достоинствам и повторно пересчитывает денежные знаки того достоинства, в сумме которых выявлены расхождения.

При подтверждении недостачи или излишка, а также при выявлении неплатежных, сомнительных денежных знаков составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке за подписями кассового и контролирующего работников.

После вскрытия всех сумок и пересчета денег контролирующий работник выводит суммы пересчета денежной наличности по каждому кассовому работнику в контрольных ведомостях и передает препроводительные ведомости и накладные к сумкам заведующему кассой банка. Накладные к сумкам направляются операционным работникам для записи результатов пересчета выручки в кассовый журнал по приходу и для отражения в бухгалтерском учете.

Следует обратить внимание на то, что п.1.2 Положения установлено, что порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам или излишкам определяется договором, заключенным с кредитной организацией на расчетно-кассовое обслуживание. Определить, способна ли организация оспорить установленную банком недостачу, возможно только в случае детального изучения договора, заключенного с кредитной организацией. Отметим лишь, что при существующем порядке, установленном Банком России, ошибка работников банка при пересчете денег из сумок, доставленных инкассаторами, практически исключена, тем более, если все документы оформлены работниками банка в соответствии с установленными требованиями. Очевидно, что в рассматриваемом случае ошибку допустил кассир организации.

Как поступить в сложившейся ситуации? Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 (далее - Порядок).

Руководитель организации при приеме на работу кассира обязан под расписку ознакомить его с Порядком, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир организации несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию (п.33 Порядка). При этом ответственность устанавливается независимо от того, произведены действия умышленно либо в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Взаимоотношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. В соответствии со ст.242 и п.1 ст.243 ТК РФ работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, обязан возместить причиненный ущерб в полном размере.

Прежде всего необходимо установить причину выявленной недостачи. Кассир должен в письменном виде объяснить причину расхождений.

Далее руководитель организации принимает решение о порядке списания выявленной недостачи и применении меры ответственности к работнику, нарушившему договор о полной материальной ответственности.

Если будет принято решение о взыскании недостачи с виновного лица, то это лицо может возместить ущерб с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Согласно ст.240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Другими словами, руководитель, учитывая объяснения кассира (например: помещение кассы не соответствует установленным требованиям, денежные средства были украдены и др.), может принять решение о возмещении недостачи за счет средств организации. В этом случае нужно учесть, что такие расходы не будут учитываться в целях налогообложения прибыли, поскольку не соответствуют требованиям ст.252 НК РФ (отсутствует экономическое обоснование произведенных расходов). Для того чтобы списать расходы за счет чистой прибыли организации, необходимо решение ее участников.

В бухгалтерском учете организации списание недостачи отражается следующей записью: Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", Кредит 57 "Переводы в пути" - отражена недостача денежных средств.

В дальнейшем после принятия решения руководителем организации бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - отражено списание недостачи за счет виновного лица;

Дебет 50 "Касса", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - внесена сумма недостачи в кассу (на основании приказа руководителя и заявления работника);

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - удержана из заработной платы сумма задолженности по выявленной недостаче (на основании заявления сотрудника).

Ж. Морозова,

аудитор

1 октября 2003 г.

"Финансовая газета", N 40, октябрь 2003 г.