Постановление Избирательной комиссии Калужской области от 29 сентября 2023 г. N 310/35-7 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Калужской области"

В целях регламентации документационной деятельности Избирательной комиссии Калужской области Избирательная комиссия Калужской области постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Калужской области (прилагается).

2. Считать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству Избирательной комиссии Калужской области, утвержденную постановлением Избирательной комиссии Калужской области от 02 марта 2016 года N 1235/177-V.

Председатель Избирательной комиссии Калужской области

А.А. Буков

Секретарь Избирательной комиссии Калужской области

И.А. Алехина

Утверждена

постановлением
Избирательной комиссии
Калужской области
от 29.09.2023. N 310/35-7

Инструкция
по делопроизводству в избирательной комиссии калужской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Калужской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Калужской области (далее - Комиссия).

1.2. Инструкция разработана на основании:

- федерального закона от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации",

- федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",

- федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации",

- с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности" (в редакции от 06.08.2020 N 1186),

- приказа Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления",

- приказа Росархива от 24 декабря 2020 года N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления",

- с использованием ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,

- ГОСТа Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов,

- постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Комиссии, Регламента Комиссии.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО) и автоматизированной системы документооборота и контроля "САДКО" (далее - ibСадко).

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе Комиссии, утвержденного распоряжением Комиссии. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими нормативными актами ЦИК России и Комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, государственных гражданских служащих аппарата Комиссии (далее - гражданские служащие) и граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Ведение делопроизводства Комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат Комиссии, либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции гражданским служащим аппарата Комиссии, ответственным за ведение делопроизводства.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) Комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.

1.9. Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО и ibСадко.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации Комиссии (далее - КСА Комиссии) по распоряжению председателя Комиссии.

1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в Комиссии.

1.11. ibСадко предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений.

1.12. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности Комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром Центральной избирательной комиссии Российской Федерации регулируются Федеральными законами от 10 января 2003 года N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также нормативными актами ЦИК России и Комиссии.

1.13. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО и ibСадко является регистрационная карточка документа.

1.14. Работа в ПИ ДЕЛО и ibСадко основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.15. Согласование Инструкции и изменений в нее с Управлением по делам архивов Калужской области проводится в соответствии с законодательством Калужской области.

1.16. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в Комиссию;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в Комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из Комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Комиссии, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно - учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО и ibСадко;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно - учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно - распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа - см. термин "бланк документа".

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в Комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или передаются председателю (заместителю председателя, секретарю, членам, работникам аппарата) Комиссии во время личного приема.

Документы могут поступать в Комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Калужской области (ibСадко), на официальный сайт Комиссии, адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО и ibСадко ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем Комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя либо секретарем Комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО и ibСадко (приложение N 1).

2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. Конверты участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие почтовой связью, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за осуществление закупок под подпись.

Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за осуществление закупок, не вскрываются и учитываются в журнале в соответствии со статьей 51 Федерального закона от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

2.8. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

Перед регистрацией документа на бумажном носителе он должен быть отсканирован, и к РК присоединяется электронный образ документа и приложения к нему в формате pdf (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

2.9. При необходимости документы, поступившие средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и подписанные электронной подписью, распечатываются ответственным за ведение делопроизводства.

2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК в Садко.

Подлинник документа, электронный образ которого не прикреплен в РК в ibСадко передается исполнителю или остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.

2.12. Документы, адресованные членам Комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) Комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в Комиссии, оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.2. Документы оформляются на продольных либо угловых бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение N 3).

В Комиссии установлены следующие виды бланков:

общий бланк Комиссии (для подготовки постановлений, распоряжений, протоколов, справок, кроме письма);

бланк письма Комиссии.

3.3. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов.

3.4. Документы оформляются в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 4).

3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в Комиссии, являются:

3.5.1. Герб Калужской области.

На бланках документов помещается герб Калужской области в порядке, определенном законодательством и иными нормативными правовыми актами Калужской области.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центрируется относительно наименования Комиссии, например:

                            Герб Калужской области

                    Избирательная комиссия Калужской области

Герб Калужской области

Избирательная комиссия

Калужской области

Порядок изготовления, использования и хранения бланков с воспроизведением герба Калужской области устанавливается соответствующим нормативно-правовым актом Калужской области.

Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства, который отвечает также за учет бланков, имеющих нумерацию.

Уничтожение испорченных бланков осуществляется с составлением акта.

3.5.2. Наименование Комиссии.

Наименование Комиссии указывается на бланках в соответствии с регламентом Комиссии.

3.5.3. Справочные данные о Комиссии.

Справочные данные о Комиссии указываются в бланке письма:

ул. Ленина, д. 74, корп. 1б г. Калуга, 248001, телефон
(4842) 59-91-20, факс (4842) 76-82-07, email:oblizbirkom@adm.kaluga.ru www.kaluga.izbirkom.ru

3.5.4. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.

В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

3.5.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

                               03.03.2022

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

                            3 марта  2022 года.

3.5.6. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями-авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.7. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется ответственным за ведение делопроизводства при регистрации письма-ответа.

3.5.8. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные о Комиссии".

Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

3.5.9. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП) и проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

3.5.10. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                                Администрация Губернатора

                                                     Калужской области

                                                     Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

                                                Администрация Губернатора

                                                     Калужской области

                                                   Начальнику управления

                                                      И.И. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

                                              Заместителю Председателя

                                              Центральной избирательной

                                            комиссии Российской Федерации

                                       Н.И. Булаеву

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                              Центральная избирательная

                                                       комиссия

                                                 Российской Федерации

                                        Б. Черкасский пер., д. 9, Москва,

                                                        109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (улица, номер дома, населенный пункт, область, индекс).

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

                                            Председателям территориальных

                                                избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                    Фомичеву П.И.

                                             ул. Веерная, дом 15, кв. 10,

                                                   Москва, 115156

3.5.11. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                  Председатель

                                             Избирательной комиссии

                                                Калужской области

                                         личная подпись инициалы, фамилия

                                                      Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                  Утвержден

                                               постановлением

                                            Избирательной комиссии

                                              Калужской области

                                           от 03.03.2022 N 12/4-7

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.12. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147 мм) установленной формы (приложение N 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Семенову Н.И.

Краснову П.Н.

Прошу подготовить проект письма

к 22.03.2022

Личная подпись

                 Дата

                 Регистрационный номер документа

Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ibСадко.

3.5.13. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например: распоряжение "О создании Экспертной комиссии";

"чего (кого)?", например: Должностной регламент ведущего специалиста отдела правового обеспечения

Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются.

3.5.14. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" на бланке указания по исполнению документа.

3.5.15. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в Комиссии, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка Комиссии с ЦИК России, избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти Калужской области, ЦИК России, Комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

           I. Раздел

           1.1. Подраздел

           1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("избирательная комиссия не считает возможным...", "избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

3.5.16. Отметка о приложении

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

                  Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:         1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.

                    2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложение: Положение об экспертной комиссии в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

         Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Калужской области от 15.11.2015 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 15 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

                                                       Приложение

                                                      к постановлению

                                                   Избирательной комиссии

                                                     Калужской области

                                                  от 03.03.2022 N 12/4-7

                                                         Приложение

                                                      к распоряжению

                                                  Избирательной комиссии

                                                      Калужской области

                                                 от 15 марта 2015 г.N 27-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

3.5.17. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

   Заместитель председателя

   Избирательной комиссии

   Калужской области                     личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель              личная подпись                инициалы, фамилия

Главный бухгалтер         личная подпись                инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник отдела                         Начальник отдела

правового обеспечения                    финансово-хозяйственного

                                         обеспечения

личная подпись инициалы, фамилия         личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном Комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель Комиссии, а фамилии членов Комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии                 личная подпись    инициалы, фамилия

Члены комиссии                        личная подпись    инициалы, фамилия

                                      личная подпись    инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.5.16 Инструкции, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата Комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

3.5.18. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

           СОГЛАСОВАНО

        Начальник управления

    Информационно-технического

            обеспечения

      Избирательной комиссии

         Калужской области

   личная подпись инициалы,

фамилия

              Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

          СОГЛАСОВАНО

       протоколом заседания

     аттестационной комиссии

      Избирательной комиссии

        Калужской области

       от 03.03.2022 N 16

или:

          СОГЛАСОВАНО

       письмом Росархива

   от 25 марта 2015 г.N 4-15/46

В постановлениях Избирательной комиссии Калужской области согласование с Управлением по делам архивов Калужской области оформляется проставлением соответствующего штампа на последней странице документа.

3.5.19. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

           Начальник правового отдела

           личная подпись       инициалы, фамилия

           Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

           Замечания прилагаются

           Начальник правового отдела

           личная подпись        инициалы, фамилия

           Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Порядок и сроки визирования проектов постановлений Комиссии и распоряжений председателя Комиссии установлен в соответствующих разделах Инструкции.

3.5.20. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.5.21. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна" проставлением штампа, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

        Копия верна

        Секретарь избирательной комиссии

        личная подпись        инициалы, фамилия

        Дата

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии___листов". Допускается заверять отметкой "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

Для проставления отметки о заверении копии могут использоваться штампы.

3.5.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Сидоров Иван Иванович

8 (4842) 20-94-25

3.5.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) Комиссии.

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из Комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверка подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2. Отправка документов из Комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Калужской области ibСадко, каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Калужской области ibСадко, по факсимильной связи или информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" принимает исполнитель по согласованию с руководителем Комиссии (руководителем структурного подразделения аппарата Комиссии), отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии на бланках установленной формы.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером Комиссии.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

При регистрации исходящего документа в РК необходимо сделать связку с входящим документом (если таковой имеется).

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Подлинные документы по вопросам формирования Комиссии и осуществления ее финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппарата Комиссии, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи.

Иные документы могут быть отправлены в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции и его электронную версию.

После регистрации документа в РК в ПИ ДЕЛО прикрепляется файл формата .doc (.exl) (при необходимости - .pdf). Документы и приложения в формате MS Word. и MS Excel. заверяются электронной подписью лица, подписавшего данные документы.

Для передачи исходящего документа по системе электронного документооборота Калужской области ibСадко или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, а при необходимости и его электронную версию.

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.11. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно с 08 до 17 часов (в пятницу до 16 часов) кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 16 часов (в пятницу до 15 часов) оформляются в тот же день, остальные - на следующий рабочий день.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем Комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя, секретарем Комиссии.

4.12. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Калужской области ibСадко или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.13. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Калужской области ibСадко, через отделение связи (почтовой, телеграфной связью) или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.14. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами либо посредством электронной почты.

4.15. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.16. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе ПИ ДЕЛО и в системе электронного документооборота Калужской области ibСадко.

5.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.3. В Комиссии могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе ПИ ДЕЛО и в системе электронного документооборота Калужской области ibСадко.

5.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России документы заверяются электронной подписью должностного лица Комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.6. Состав электронных документов, обращающихся в системе ПИ ДЕЛО, системе электронного документооборота Калужской области ibСадко устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемом на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

5.7. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

5.8. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

5.9. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

5.10. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ответственный за ведение делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

5.11. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 7).

5.12. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.13. Документы, создаваемые в Комиссии и (или) поступившие в Комиссию на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО, в систему электронного документооборота Калужской области ibСадко после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО, в систему электронного документооборота Калужской области ibСадко возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.14. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе ПИ ДЕЛО и в системе электронного документооборота Калужской области ibСадко.

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

5.15. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание",например:

Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Копии. Электронные документы.

5.16. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.17. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в Комиссии программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива, Управления по делам архивов в Калужской области.

5.18. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.19. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с Экспертной комиссией по определению научной, практической и исторической ценности документов Комиссии (далее - ЭК), они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы (приложение N 18).

5.20. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

6. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема (1)

6.1. Особенности работы с обращениями.

6.1.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

6.1.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Комиссию.

6.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и приобщаются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.1.4. Перед регистрацией обращения на бумажном носителе оно сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложений к нему в формате pdf. Затем обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

6.1.5. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

6.1.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю.

6.1.7. Обращения, адресованные членам Комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя Комиссии (заместителя председателя, секретаря) Комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.1.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, докладывается председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в Комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.1.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.1.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.9 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

6.1.11. Обращения, поступившие в Комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5 и 11.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.12. В случае поступления в Комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

6.1.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Если в обращении указан адрес электронной почты, то ответ гражданину может быть направлен по электронной почте, в виде электронного образа документа в формате pdf.

6.1.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

6.1.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.1.16. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.1.17. Обращения, поступившие на официальный сайт Комиссии, адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, регистрируются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, которая имеется в Комиссии.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2. Организация личного приема.

6.2.1. Личный прием ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) Комиссии по предварительной записи по графику, утверждаемому председателем Комиссии.

По поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие аппарата Комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-трудовым договорам.

6.2.2. Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения, как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на сайте Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6.2.3. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио и (или) видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

6.2.4. В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 8), которая подлежит регистрации в порядке, установленном п. 6.1.2 и п. 6.1.3 Инструкции, и ведется журнал учета личного приема граждан, в который вносятся дата приема, номер карточки личного учета, данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, ведущего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета (карточке личного приема).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе личного приема, ответ на обращение ему может быть направлен (по указанному заявителем адресу) в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается копия карточки личного приема.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комиссии, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны или правоохранительных органов. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

6.2.5. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке.

(1) Работа с обращениями и организация личного приема граждан могут регламентироваться отдельным документом Комиссии (инструкцией, положением, порядком и т.д.)

7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

7.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

7.1.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.1.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

7.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

7.1.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

7.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов. В РК в системе электронного документооборота Калужской области ibСадко электронный образ документов не размещается.

7.1.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам Комиссии и гражданским служащим аппарата Комиссии под подпись.

7.1.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем Комиссии.

7.1.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

7.1.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

7.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 18). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.1.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в Комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

7.1.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

7.2.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в Комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов, внутригородских территорий городов федерального значения, а в случаях, предусмотренных законом Калужской области - города федерального значения, - от руководителей территориальных органов исполнительной власти города федерального значения (далее - глава местной администрации), органов регистрационного учета населения, направляемые Комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), КСА ИКСРФ и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

7.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 06 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.

7.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

7.2.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют гражданские служащие аппарата Комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

7.2.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением Комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Калужской области.

7.2.6. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части) документа пометку "ДСП".

Пометка "ДСП" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

7.2.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА Комиссии и КСА ТИК в отдельном журнале по форме, установленной соответствующим нормативным актом Комиссии. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

7.2.8. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а, при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, - ответственным за ведение делопроизводства в Комиссии. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "ДСП".

Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним доставляются в Комиссию посредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС "Выборы", органами федеральной фельдъегерской связи либо нарочным.

7.2.9. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК Комиссии указанные документы уничтожаются по акту (приложение N 18). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ИКСРФ, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

7.2.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам Комиссий под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя Комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя Комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется по экземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

7.2.11. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель Комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю Комиссии или лицу, его замещающему.

8. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Комиссии

8.1. Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии.

8.1.1. Проект повестки дня заседания Комиссии формируется секретарем Комиссии в сроки, установленные регламентом Комиссии, на основании планов работы и постановлений Комиссии, поручений председателя Комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем, подписывается секретарем Комиссии.

8.1.2. Члены Комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания Комиссии вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями Комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания Комиссии при письменном или устном обращении члена Комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя Комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления и материалов к нему секретарю Комиссии.

8.1.3. Согласованный с председателем Комиссии и подписанный секретарем Комиссии проект повестки дня заседания Комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для рассылки членам Комиссии.

Проект повестки дня заседания Комиссии может быть размещен на сайте Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

8.1.4. Членам Комиссии с правом решающего голоса и членам Комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания Комиссии может быть разосланы на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся членами Комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата Комиссии и других специалистов.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления Комиссии с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Комиссии, визируются исполнителем, начальником отдела правового обеспечения, заместителем председателя Комиссии, начальниками структурных подразделений аппарата Комиссии, ответственными за подготовку документа.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Комиссии.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 9).

8.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем Комиссии.

8.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления Комиссии, так и в приложениях к нему.

8.2.6. После ознакомления, а в необходимых случаях - внесения замечаний и предложений, секретарь Комиссии принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание Комиссии, проставляет на них указание "На заседание", ставит личную подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания).

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем Комиссии исполнителю для доработки.

8.2.7. Ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии в электронном виде в срок, установленный регламентом Комиссии.

Членам Комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и (или) перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

8.2.8. Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю Комиссии.

8.2.9. На заседании Комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии.

8.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны быть, при необходимости, доработаны, зарегистрированы а затем подписаны, и разосланы.

8.3.2. Срок доработки документов 1-2 дня после дня заседания Комиссии, если иной срок оговорен на заседании.

8.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания Комиссии изменения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за исполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируются исполнителем, начальником отдела правового обеспечения, заместителем председателя Комиссии, начальниками структурных подразделений аппарата Комиссии, ответственными за подготовку документа.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании Комиссии изменений, он визируется у членов Комиссии, внесших в ходе заседания соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 9).

8.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению Комиссии документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне последнего листа постановления (приложений к нему).

8.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении Комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления Комиссии.

8.3.7. К оформленному для подписания постановлению Комиссии исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Комиссии (приложение N 10).

В список включаются должностные лица (организации), которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем Комиссии, а в случае его отсутствия заместителем председателя Комиссии.

8.3.8. Оформленный комплект документов (постановление Комиссии, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю Комиссии.

8.3.9. Постановление Комиссии подписывается председателем и секретарем Комиссии.

Если на заседании Комиссии председательствовал заместитель председателя Комиссии, секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя Комиссии" - в случае временного отсутствия председателя Комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя Комиссии при наличии постановления Комиссии о возложении на секретаря Комиссии либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя Комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии" - в случае наличия распоряжения председателя Комиссии или исполняющего обязанности председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии либо при наличии постановления Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии.

8.3.10. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) с использованием ПИ ДЕЛО, ibСадко. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

8.3.11. Постановления Комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

Номер постановления Комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Комиссии (например: 1/8-7).

8.3.12. Указанные выше реквизиты постановления Комиссии вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате pdf, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии (при наличии их РК в ПИ ДЕЛО).

8.3.13. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель (заместитель председателя, секретарь) Комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки.

8.3.14. Копия постановления Комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

8.4. Оформление протокола заседания Комиссии.

8.4.1. Протокол заседания Комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3) в срок, установленный регламентом Комиссии.

8.4.2. Протокол заседания Комиссии может оформляться в полной или краткой форме.

8.4.3. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

8.4.4. В вводной части протокола заседания Комиссии указываются фамилия и инициалы председателя Комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата Комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

8.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания Комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании Комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания Комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".

8.4.6. Основная часть протокола заседания Комиссии (как полной, так и краткой формы) содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "ПОСТАНОВИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу заседания Комиссии, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу заседания Комиссии, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания Комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

8.4.7. Протокол заседания Комиссии подписывается председателем Комиссии (председательствовавшим на заседании) и секретарем Комиссии (или членом Комиссии, исполнявшим обязанности секретаря Комиссии).

8.4.8. После подписания протоколы заседаний Комиссии регистрируются.

Протоколы заседаний Комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

8.4.9. Протоколы заседаний Комиссии, приобщенные к ним постановления Комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Комиссии, хранятся у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) Комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9. Оформление распоряжений председателя Комиссии

9.1. Оформление распоряжений председателя Комиссии по основной деятельности.

9.1.1. Распоряжение председателя Комиссии по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение N 3).

9.1.2. Проекты распоряжений председателя Комиссии готовятся аппаратом Комиссии по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря, членов) Комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата Комиссии.

9.1.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: герб Калужской области; наименование "Избирательная комиссия Калужской области"; вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

9.1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по левому краю документа.

9.1.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

9.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." либо "Считать утратившим силу...".

9.1.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.9. Распоряжение и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, Заместителем председателя и секретарем Комиссии, начальником отдела правового обеспечения аппарата Комиссии, начальниками соответствующих отделов аппарата Комиссии.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то распоряжение визируется у главного бухгалтера Комиссии.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (приложение N 9).

К распоряжению прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления Комиссии (приложение N 10), подписанный исполнителем и утвержденный председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии.

9.1.10. В случае временного отсутствия председателя Комиссии распоряжения подписываются заместителем председателя Комиссии в соответствии с Регламентом Комиссии.

9.1.11. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс "р".

9.1.12. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел Комиссии, хранятся у ответственного за ведение кадрового делопроизводства, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9.2. Оформление распоряжений председателя Комиссии по кадровым вопросам.

9.2.1. Распоряжения председателя Комиссии по кадровым вопросам (далее - распоряжения) издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью членов Комиссии, приемом на гражданскую службу в аппарат Комиссии, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате Комиссии.

9.2.2. Распоряжения председателя Комиссии по кадровым вопросам оформляются аналогично распоряжениям председателя Комиссии по основной деятельности.

9.2.3. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов Комиссии, работающих в Комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим аппарата Комиссии, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела (управления), изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с юбилеем, премирование, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжение является основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

9.2.4. Проекты распоряжений готовятся специалистом по кадровой службе Комиссии на основании поручений председателя Комиссии, личных заявлений членов Комиссии и гражданских служащих, представлений начальников структурных подразделений аппарата Комиссии, служебных записок, иных документов.

9.2.5. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения аппарата Комиссии, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

9.2.6. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения Комиссии, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

9.2.7. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс";

распоряжениям о командировании присваивается индекс "к";

распоряжениям об учебных, других отпусках присваивается индекс "о".

9.2.7. Копии распоряжений по кадровым вопросам в обязательном порядке передаются главному бухгалтеру Комиссии.

9.2.8. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел Комиссии в соответствии со сроками хранения.

10. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов Комиссии

10.1. Протоколы заседаний (далее - протокол) рабочих, экспертных групп, консультативных органов Комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 11).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

10.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали:" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов Комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

10.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

10.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "решилИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "решилИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:

1.1. первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания.

1.2. второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

10.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (руководителя рабочей группы), секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

10.6. Протокол подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

10.7. Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

10.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

10.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 12). Решения подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

10.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года, либо срока деятельности рабочей группы либо в пределах одного заседания в порядке рассмотрения вопросов.

10.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел Комиссии.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются как внутренние документы.

10.12. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 Инструкции.

10.13. В случае рассмотрения вопроса на заседании Комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

11. Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях Комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя Комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 13), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных Комиссией;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) Комиссии.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют члены Комиссии, работники аппарата Комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях Комиссии, распоряжениях председателя Комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 13.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

11.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями Комиссии, распоряжениями председателя Комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов.

11.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

11.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ibСадко отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

11.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение, с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");

постановление Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица Комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

11.13. Ответственный за ведение делопроизводства еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов и представляет ее председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

12. Работа с внутренними документами

12.1. В Комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.

Ответственный за ведение делопроизводства фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

12.2. Подготовленные в Комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии с использованием ibСадко.

12.3. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам, в Комиссии используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии изготовляются по их поручению.

13.3. Оттиск гербовой печати проставляется на почетных грамотах и благодарностях Комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 01 января и 01 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.

13.4. На рассылаемых копиях постановлений Комиссии, распоряжений председателя Комиссии, пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей на накладных проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Калужской области".

13.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

13.6. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов ответственным за ведение делопроизводства. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "ДСП", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

13.7. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

13.8. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии, назначенный председателем Комиссии.

13.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) Комиссии.

13.10. Гражданский служащий аппарата Комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем Комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13.11. Гражданским служащим аппарата Комиссии, осуществляющим контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, ежегодно производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

14. Формирование дел и передача их в архив

14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Комиссии, штатным расписанием Комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2020 года N 236 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Комиссией, номенклатурами дел Комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем Комиссии, утверждается постановлением Комиссии и вводится в действие с 01 января следующего года (приложение N 14).

Номенклатура дел Комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Калужской области (далее - ЭПК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя Комиссии по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области.

По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 01 января следующего года.

14.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии, либо, по их указанию, исполнителем, и сдаются ответственному за ведение делопроизводства не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

14.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства.

Протоколы заседаний, постановления Комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря Комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Комиссии и ответственный за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

14.4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, постановлением Комиссии создается ЭК.

В состав ЭК включаются члены Комиссии, гражданские служащие аппарата Комиссии, по согласованию, работники Управления по делам архивов Калужской области.

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и постановлениями ЦИК России, постановлениями Комиссии по согласованию и под методическим руководством Управления по делам архивов Калужской области.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в Комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения N 15, 16) и по личному составу (приложение N 17), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 18). Эти документы рассматриваются на ЭК.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению, а описи дел по личному составу - согласованию ЭПК. После рассмотрения ЭПК описи дел утверждаются председателем Комиссии.

При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими аппарата Комиссии и утверждается председателем Комиссии без рассмотрения на ЭК.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожением программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

14.5. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 19). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений. Допускается оформление обложки дела с использованием компьютерной техники.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название Комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название Комиссии указывается в соответствии с Регламентом Комиссии. При изменении названия Комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Управление по делам архивов Калужской области.

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 20).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 21).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

14.6. Передача дел в архив.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется по единично по утвержденным ЭПК государственного архива описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 22).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в Комиссию с указанием недостатков для их устранения.

Комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

15. Ответственность

15.1. Члены Комиссии, гражданские служащие аппарата Комиссии, граждане, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждане, привлекаемые по гражданско-трудовым договорам, несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

15.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Комиссии.

Приложение N 1
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в ПИ ДЕЛО

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы (учитываются в отделе кадров).

3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях аппарата Комиссии по направлениям деятельности).

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты, приглашения на различные мероприятия, не содержащие надлежащих реквизитов письма.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии).

7. Печатные издания.

8. Стенограммы заседаний органов государственной власти Калужской области.

9. Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг.

10. Личная корреспонденция.

Приложение N 2
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                                 АКТ

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________

_________________________________________________________________________

________, составили акт о том, что "______" _______________________ 20___

г. при вскрытии пакета __________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

     Подписи: __________________

              __________________

Приложение N 3
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                  Формы бланков, используемых в Комиссии

+-----------------------------------------------------------------------+

|                                 Герб                                  |

|                          КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ                            |

|                                                                       |

|                ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ               |

|                                                                       |

|   _______________________                    n ____________________   |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

+-----------------------------------------------------------------------+

+---------------------------------------+

|                  Герб                 |

|            КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ          |

|                                       |

|          ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ       |

|             КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ         |

|                                       |

|                                       |

|     ул. Ленина, дом 74, корпус 1б,    |

|            г. Калуга, 248001          |

|          тел. (4842) 59-91-20,        |

|          факс (4842) 76-82-07         |

|    e-mail: oblizbirkom@adm.kaluga.ru  |

|          www. kaluga.izbirkom.ru      |

|                                       |

|                                       |

|  ___________________ N _____________  |

|  На N _______________ от ___________  |

|                                       |

|                                       |

+---------------------------------------+

Приложение N 4
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через межстрочный интервал точно 17-19 пт,

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производятся на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

8. Шрифт Times New Roman Cyr

- Размер 14 пунктов

- Отступ слева 0 см

справа 0 см

- Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов.

9. Межстрочный интервал точно 17-19 пт,

- Первая строка отступ на 1,25 см

- Выравнивание по ширине.

10. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

11. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

- верхнее 2,0 см

- нижнее 2,0 см

- левое 2,5 см

- правое 2,2 см

От края до колонтитула:

- верхнего 1,25 см

- нижнего 1,25 см.

12. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- герб Калужской области;

- наименование Комиссии;

- справочные сведения об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

- место составления (издания) документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту документа;

- указания по исполнению документа;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- виза;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

13. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

- Шрифт Times New Roman Cyr

- Размер 14 пунктов

- Отступ слева 0 см

- справа 0 см

- Интервал перед 0 пунктов

- после 0 пунктов.

14. Межстрочный интервал точно 17-19 пт,

- Отступ первой строки нет

- Выравнивание по центру.

15. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

- Шрифт Times New Roman Cyr

- Размер 14 пунктов

- Отступ слева 7 см

- справа 0 см

- Интервал перед 0 пунктов

- после 0 пунктов.

16. Межстрочный интервал точно 17-19 пт,

- Отступ первой строки нет

- Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

	СОГЛАСОВАНО
	Начальник Управления по делам архивов Калужской области
	Л.п. М.А. Добычина

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания шрифтом Times New Roman Cyr, размер 8 пунктов, полужирно.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

17. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (- клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

18. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа N и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова "год", любых числовых значений и единиц измерения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).

19. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и др.).

20. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

21. Не допускается использование символа табуляции () для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

22. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").

23. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

24. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

25. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует применять символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                  Список рассылки исходящих документов

N п/п	Наименование органа (организации)	Полный почтовый адрес

Председатель (заместитель председателя, секретарь)

Комиссии _________________________

Исполнитель __________________________

"____" ___________20__г.

Приложение N 6
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                   Форма указаний по исполнению документа

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ (ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ, СЕКРЕТАРЬ) ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

___________________ инициалы, фамилия

"_______" ___________________ _____ г.

Приложение N 7
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в ПИ ДЕЛО и ibСадко

1. Автор.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связки).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Проверка электронной подписи.

19. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

20. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение N 8
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                    КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ЗАЯВИТЕЛЕЙ

                       ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                         КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

           ДАТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА "____" __________ 20__ года

                 ЗАЯВИТЕЛЬ, ПРИШЕДШИЙ НА ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ:

                                фамилия:

_________________________________________________________________________

                                  имя:

_________________________________________________________________________

                          отчество (при наличии):

_________________________________________________________________________

                           социальное положение

_________________________________________________________________________

                          почтовый адрес для ответа:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 (улица, дом, корпус, квартира, субъект Российской Федерации, населённый

                               пункт,индекс)

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ

УСТНОГО ОБРАЩЕНИЯ: 1. ___________________________________________________

_____________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

4. ______________________________________________________________________

                    ЧЛЕН КОМИССИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЙ ЛИЧНЫЙ

                                    ПРИЕМ:

                                  фамилия:

_________________________________________________________________________

                                    имя:

_________________________________________________________________________

                                  отчество

_________________________________________________________________________

                    РЕШЕНИЕ, ПРИНЯТОЕ ПО УСТНОМУ ОБРАЩЕНИЮ:

1. ______________________________________________________________________

  (содержание устного ответа по существу поставленных в устном обращении

      вопросов, данного с согласия заявителя, если изложенные факты и

обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки)

2. ______________________________________________________________________

(содержание устного ответа, данного заявителю, с направлением письменного

ответа)

3. ______________________________________________________________________

Приложение N 9
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                           Лист согласования

Должность	Дата	Подпись	Фамилия, инициалы
Исполнители

Приложение N 10
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                  Секретарь

                                 Избирательной комиссии Калужской области

                                    _________________ инициалы, фамилия

                                         подпись

                                     "_____" ___________________20____ г.

                                 СПИСОК

   должностных лиц (организаций), которым направляется постановление

                Избирательной комиссии Калужской области

            от "____" ___________20__ года N _________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                          (указать заголовок)

N п/п	Наименование органа (организации)	Кол-во экз.	Примечание

Исполнитель _____________________________________________________________

"____" _______________ 20__ года

Приложение N 11
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПРОТОКОЛ

_________________________________________________________________________

_________________             г. Калуга                    N ____________

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Присутствовали:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

     1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

     2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Приложение N 12
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                  ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАБОЧАЯ ГРУППА

                    __________________________________

                               (название)

                                 РЕШЕНИЕ

_________________________________________________________________________

_________________             г. Калуга                    N ____________

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Приложение N 13
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

2. Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

3. Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

5. Законы Калужской области - согласно указанному в них сроку.

6. Постановления, решения Законодательного Собрания Калужской области - согласно указанному в них сроку.

7. Постановления Правительства Калужской области - согласно указанному в них сроку.

8. Распоряжения Губернатора Калужской области - согласно указанному в них сроку.

9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения обращения).

12. Обращения депутатов Законодательного Собрания Калужской области - в течение 25 дней.

13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации Калужской области - в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии, если в них не указан срок - не позднее чем через 30 календарных дней.

14. Протест прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней.

15. Представление прокурора - не позднее чем через 30 календарных дней.

16. Требование прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней.

17. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов, по вопросам отзыва Губернатора Калужской области - до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

18. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, осуществляется в течение семи календарных дней.

19. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

20. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Приложение N 14
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Избирательная комиссия

Калужской области

                                                       УТВЕРЖДЕНА

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                      Постановлением

                                                   Избирательной комиссии

на                                                    Калужской области

___________ год                                   от 00.00 .2022 N 15/7-7

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности составителя        Подпись     Расшифровка подписи

описи

Дата

          СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

          Протокол ЭК                   Протокол экспертно-проверочной

                                     комиссии Управления по делам архивов

                                              Калужской области

  от ___________ N ____________        от ___________ N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

Избирательной комиссии Калужской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности составителя           Подпись          Расшифровка

                                                                подписи

Дата

Приложение N 15
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Избирательная комиссия                             УТВЕРЖДАЮ

Калужской области                                 Председатель

ФОНД N ________                               Избирательной комиссии

ОПИСЬ N ________                                Калужской области

дел постоянного хранения

За ________              год                Подпись   Расшифровка подписи

                                            Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено

                                 ________________________________________

дел                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________      по N _____________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя        Подпись     Расшифровка подписи

описи

Дата

          СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

          Протокол ЭК                   Протокол экспертно-проверочной

                                     комиссии Управления по делам архивов

                                              Калужской области

  от ___________ N ____________        от ___________ N ____________

Приложение N 16
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Избирательная комиссия                             УТВЕРЖДАЮ

Калужской области                                 Председатель

ФОНД N ________                               Избирательной комиссии

ОПИСЬ N ________                                Калужской области

дел временного (свыше 10 лет) хранения

За ________              год                Подпись   Расшифровка подписи

                                            Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено

                                 ________________________________________

дел                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________      по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя        Подпись     Расшифровка подписи

описи

Дата

         СОГЛАСОВАНО

          Протокол ЭК

от ___________ N ____________

Приложение N 17
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

Избирательная комиссия                             УТВЕРЖДАЮ

Калужской области                                 Председатель

ФОНД N ________                               Избирательной комиссии

ОПИСЬ N ________                                Калужской области

дел по личному составу

За ________              год                Подпись   Расшифровка подписи

                                            Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено

                                 ________________________________________

дел                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________          по N _____________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя        Подпись     Расшифровка подписи

описи

Дата

          СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

          Протокол ЭК                   Протокол экспертно-проверочной

                                     комиссии Управления по делам архивов

                                              Калужской области

  от ___________ N ____________        от ___________ N ____________

Приложение N 18
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

       Избирательная комиссия                            УТВЕРЖДАЮ

         Калужской области                              Председатель

               АКТ                                 Избирательной комиссии

___________ N _____________                           Калужской области

__________________________                        Подпись     Расшифровка

   (место составления)                                        подписи

                                                  Дата

     О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

     На основании  Перечня  типовых  управленческих архивных  документов,

образующихся в процессе  деятельности  государственных  органов,  органов

местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием  сроков  хранения

(М., 2019) и номенклатуры дел  Избирательной комиссии  Калужской  области

отобраны к  уничтожению  как не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого: __________________________ ед.  хр.  за _____________________ годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, по

личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

                                    (наименование архивного учреждения)

(протокол от "___" ____________ ____г. N ____________)

_________________________________________________________________________

(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов)

                          ________________           ____________________

                             (подпись)                (инициалы, фамилия)

Дата

              СОГЛАСОВАНО

              Протокол ЭК

        Избирательной комиссии

           Калужской области

от ______________ N ________________

Документы в количестве _______________________________________ дел, томов

     весом ___________ кг сданы в _______________________________________

                                       (наименование организации)

на  переработку по  приемосдаточной  накладной  от ____________________ N

                                                         (дата)

Наименование должности гражданского

служащего, сдавшего

документы

Дата                                    Подпись       Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности гражданского

служащего, сдавшего

документы

Дата                                    Подпись       Расшифровка подписи

Приложение N 19
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

			Ф.	N
			Оп.	N
			Д.	N

                           ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

                             КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

                           ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                             КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   ДЕЛО N __________________ Том N ______________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                              (крайние даты)

                                                   На ______________ лист

                                                   Хранить ______________

Ф.	N
Оп.	N
Д.	N

Приложение N 20
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                              ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                   документов дела N ____________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого: _______________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,          Подпись         Расшифровка подписи

составившего внутреннюю опись

документов дела

Дата

Приложение N 21
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

                           ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

В дело подшито и пронумеровано ______________________________ листов (а),

                                   (цифрами и прописью)

с N ________ по N ________

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности             Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 22
к инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Калужской области

       УТВЕРЖДАЮ                                       УТВЕРЖДАЮ

     Председатель                                (наименование должности)

  Избирательной комиссии                              руководителя

    Калужской области                            организации - приемщика)

        Подпись                                          Подпись

  Расшифровка подписи                              Расшифровка подписи

  Дата         Печать                              Дата         Печать

          АКТ N

приема-передачи архивных

 документов на хранение

_________________________________________________________________________

                           (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                      (название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________ сдал,

                    (наименование организации-сдатчика)

__________________________________________________________________ принял

                    (наименование организации- сдатчика)

       документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято ____________________________________________________ ед.хр.

                          Передачу произвели

_________________    _______________      _______________________________

    Должность          Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

_______________    _______________      _________________________________

    Должность          Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Фонду присвоен N _________________________________

Изменения в учетные документы внесены

_______________    _______________      _________________________________

    Должность          Подпись                 Расшифровка подписи

Дата