Приложение N 2. Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Нижегородской области в 2023 году

Приложение N 2
к постановлению избирательной комиссии
Нижегородской области
от 02 октября 2023 года N 64/844-7

Порядок
уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Нижегородской области в 2023 году

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Нижегородской области в 2023 году (далее - Порядок), устанавливает требования к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, не имеющих научно-исторической ценности, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению, созданных на бумажном носителе и в машиночитаемом виде.

1.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Нижегородской области в 2023 году, утвержденным избирательной комиссией Нижегородской области.

1.3. Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения только после проведения экспертизы их ценности и утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Нижегородской области или соответствующих муниципальных архивов Нижегородской области.

2. Оформление уничтожения документов и других носителей информации

2.1. Экспертная комиссия, образованная в соответствующей избирательной комиссии для проведения экспертизы ценности документов, (далее - Экспертная комиссия) осуществляет отбор на уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

2.2. Для подтверждения факта уничтожения на отобранные к уничтожению документы и другие носители информации составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - Акт) (приложение к настоящему Порядку).

2.3. Акт составляется раздельно на каждый способ уничтожения носителя информации.

2.4. Акт подписывается членами Экспертной комиссии и утверждается председателем соответствующей избирательной комиссии.

2.5. При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, восстановления текста документа.

2.6. Уничтожение производится специализированной организацией в присутствии представителя (представителей) соответствующей избирательной комиссии либо непосредственно избирательной комиссией.

3. Уничтожение документов, созданных на бумажном носителе и в машиночитаемом виде

3.1. Для документов, созданных на бумажном носителе, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения, основными методами уничтожения являются:

- сжигание;

- измельчение на фрагменты (шредирование документов), исключающее прочтение текста (фрагменты размером не более 2,5 кв. см.);

- химическая обработка (превращение в бесформенную массу или порошок).

3.2. Срок хранения документов в машиночитаемом виде соответствует сроку хранения соответствующих документов на бумажном носителе.

3.3. Для документов в машиночитаемом виде основным методом уничтожения является форматирование носителя информации.