Приложение. Регламент работы в информационной системе "Единая межведомственная система электронного документооборота города Сочи"

Приложение

УТВЕРЖДЕН
распоряжением администрации
муниципального образования
городской округ город-курорт Сочи
Краснодарского края
от 20.03.2023 N 60-р

Регламент
работы в информационной системе "Единая межведомственная система электронного документооборота города Сочи"

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент работы с документами в информационной (автоматизированной) системе (далее - Регламент) определяет организацию межведомственного электронного документооборота с использованием информационной (автоматизированной) системы "Единая межведомственная система электронного документооборота города Сочи" (далее - ЕМСЭД).

1.2. Регламент разработан в соответствии со следующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Краснодарского края и методическими документами в сфере делопроизводства, архивного дела и информационных технологий:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле";

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 года N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";

ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 года N 573-ст);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования";

национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года N 1185-ст);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения";

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 года N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края (далее - Инструкция по делопроизводству).

2. Понятия термины и определения

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (Квалифицированный сертификат) - это электронный документ (или документ на бумажном носителе), созданный аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи, подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи, и соответствующий требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

СЭВ - сервер электронного взаимодействия;

Оператор - администрация муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края.

Рабочая станция - комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для решения определённого круга задач.

Мультисервисная сеть - территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации между органами исполнительной власти муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края.

Регистрационно-учетные данные - данные, на основании которых происходит регистрация документа.

РК - регистрационная карточка документа.

РКПД - регистрационная карточка проекта документа.

Участники - участники межведомственного электронного документооборота в рамках муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края:

администрация муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края;

отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края, расположенные на территории муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края;

муниципальные организации, подведомственные администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края.

Пользователь - работник Участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе ЕМСЭД.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Формат электронного документа - структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ.

Электронный шаблон документа - это макет для создания нового документа, представленный в электронном виде.

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края.

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. В ЕМСЭД определено 2 вида ЭП - простая ЭП и усиленная ЭП.

Простая ЭП - электронная подпись, которая посредством использования связки логин-пароль подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

Усиленная ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись.

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия при администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края.

3. Задачи, функции и принципы ЕМСЭД

3.1. ЕМСЭД предназначена для сбора электронных сообщений и электронных документов (включения электронных сообщений и электронных документов в ЕМСЭД), управления электронными сообщениями и электронными документами, обеспечения доступа Участников к электронным сообщениям и электронным документам, защищенного обмена электронными сообщениями и электронными документами в автоматизированном режиме с использованием электронной подписи между Участниками, а также взаимодействия в части организации межведомственного электронного документооборота указанных органов и организаций.

Порядок обеспечения доступа Пользователей ЕМСЭД к электронным сообщениям и электронным документам осуществляется согласно приложению к настоящему Регламенту.

3.2. Основными функциями ЕМСЭД являются:

3.3. формирование единого процесса документационного обеспечения Участников;

соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам (электронным копиям документов) и их проектам;

осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;

получение оперативной аналитической и статистической отчетности;

оперативная доставка документов и их проектов.

3.4. Основными принципами межведомственного электронного документооборота в муниципальном образовании городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края являются:

обеспечение технологической возможности использования ЕМСЭД с неограниченным числом Участников;

применение Участниками технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и программно-технических средств;

правомерное использование Участниками программного обеспечения и программно-технических средств;

обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;

минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия;

однократный ввод и многократное использование документов в ЕМСЭД.

4. Права и обязанности оператора, участников, пользователей ЕМСЭД

4.1. Оператор обязан:

обеспечивать техническое сопровождение и бесперебойное функционирование ЕМСЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации;

подключать Участников к ЕМСЭД регистрировать и наделять правами доступа Участников и Пользователей;

консультировать Участников по вопросам обеспечения технической поддержки межведомственного электронного документооборота;

поддерживать ЕМСЭД в работоспособном состоянии посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

администрирование ЕМСЭД и поддержание ее в работоспособном состоянии;

обеспечение работоспособности и корректности функционирования баз данных, программно-технических средств ЕМСЭД, их развитие и модификация;

выполнение резервного копирования информации, размещенной в базах данных систем ЕМСЭД;

регистрировать и предоставлять права Пользователям для размещения, редактирования, просмотра и удаления информации в ЕМСЭД, прекращение их действия;

формировать и актуализировать справочники ЕМСЭД;

организовывать защиту информации, размещаемой в базах данных ЕМСЭД, от неправомерного доступа:

со стороны серверного оборудования - аттестация серверной инфраструктуры ЕМСЭД;

осуществлять мониторинг состояния и управления работой ЕМСЭД;

обеспечивать координацию деятельности Участников при создании, обработке, управлении и хранении электронных документов и организации доступа к ним с использованием ЕМСЭД;

обеспечивать соблюдение прав доступа к документам Участников;

обеспечивать целостность и неизменность документов, хранящихся в базах данных ЕМСЭД;

проводить плановые технические мероприятия по обслуживанию ЕМСЭД, требующие прекращения доступа к ЕМСЭД, в нерабочее время, в случае прекращения доступа к ЕМСЭД более 2 часов оповещать Участников не менее чем за 1 рабочий день до даты прекращения доступа (за исключением обстоятельств непреодолимой силы, требующих незамедлительного вмешательства);

организовывать обучение новых Пользователей, согласно заявкам на обучение, поступающим в электронном виде от Участника, в лице ответственного специалиста. Типовая форма заявки приведена в приложении N 2 к Порядку подключения и отключения Пользователей;

обеспечивать архивное хранение электронных документов в течение сроков, установленных законодательством;

частично или полностью ограничивать доступ Участников к электронному документообороту иных Участников, подключенных к ЕМСЭД, если это влечет за собой проблемы информационной безопасности;

устанавливать требования по защите информации (в том числе от несанкционированного доступа) в ЕМСЭД, обязательные для исполнения Участниками;

осуществлять уничтожение электронных документов в соответствии с официальными запросами от Участников;

совершать иные действия в рамках организации межведомственного электронного документооборота, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Краснодарского края.

4.2. Участник обязан:

обеспечивать формирование и актуализацию перечня уполномоченных сотрудников Участника, в том числе имеющих право использования электронной подписи;

обеспечивать регистрацию (учет) электронных сообщений и электронных документов в ЕМСЭД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

обеспечивать прием, обработку и передачу электронных документов с использованием ЕМСЭД;

обеспечивать технические условия подключения собственных информационных систем к ЕМСЭД в случае необходимости;

обеспечивать рабочие станции средствами криптозащиты информации;

обеспечивать достоверность информации, содержащейся в электронных документах, обрабатываемых в ЕМСЭД;

определять ответственных лиц за взаимодействие с Оператором ЕМСЭД при предоставлении информации, необходимой для качественного функционирования ЕМСЭД;

своевременно представлять Оператору информацию о кадровых перемещениях, назначениях и увольнениях сотрудников для информационного сопровождения ЕМСЭД;

обеспечивать достоверность информации, передаваемой по ЕМСЭД и хранящейся в ЕМСЭД;

обеспечивать работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования ЕМСЭД, а также иных программно-аппаратных средств с использованием средств криптозащиты информации и антивирусного программного обеспечения, а также программного обеспечения для подписания документов ЭП в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящего Регламента;

принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированные в ЕМСЭД и заверенные ЭП или созданные в виде электронной копии документа, при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати; обеспечивать соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка работы с документами ограниченного распространения и не допускать ее размещения в ЕМСЭД;

при передаче электронных документов между Участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты;

предоставлять, при необходимости, доступ к рабочим станциям Пользователей работникам Оператора и организаций, обеспечивающим техническое сопровождение в рамках муниципального контракта;

ознакомить Пользователей с обязанностями, установленными настоящим Регламентом.

4.3. Пользователи обязаны:

соблюдать порядок работы в ЕМСЭД, установленный настоящим Регламентом;

содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к ЕМСЭД, принимать меры для предотвращения несанкционированного доступа к компьютерам и установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

предотвращать появление в информационном пространстве, в котором функционирует ЕМСЭД, компьютерных вирусов и программ, направленных на разрушение;

немедленно сообщать Оператору или в техническую поддержку (телефон, электронная почта) обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;

обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в ЕМСЭД, а в случае нарушения его конфиденциальности немедленно уведомлять Оператора;

при возникновении разногласий, споров, связанных с принятием или непринятием либо с исполнением или неисполнением документа с ЭП или простой электронной подписью, представлять Оператору всю необходимую информацию и документы.

4.4. Оператор вправе:

осуществлять контроль соблюдения Участниками требований настоящего Регламента, принимать необходимые меры по предотвращению и устранению выявленных нарушений, проводить постоянный мониторинг и анализ использования Участниками ЕМСЭД;

делегировать полномочия по работе со справочниками и учетными записями Пользователей (в рамках государственного контракта со сторонней организацией на техническую поддержку работы ЕМСЭД);

частично или полностью ограничивать доступ Участников к электронному документообороту иных Участников, подключенных к ЕМСЭД;

устанавливать требования по защите информации (в том числе от несанкционированного доступа) в ЕМСЭД, обязательные для исполнения Участниками.

4.5. Участник вправе:

в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Краснодарского края и настоящего Регламента получать от Оператора информацию об Участниках ЕМСЭД и направлять (получать) документы всем (от всех) Участникам ЕМСЭД;

вносить предложения о необходимых улучшениях в части функционирования ЕМСЭД в официальном порядке.

4.6. Участник и Оператор не несут ответственности за аварии, сбои или перебои в обслуживании ЕМСЭД, связанные с нарушениями в работе программно-технических средств, систем подачи электроэнергии и/или линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и/или обслуживаются сторонними лицами.

При возникновении внештатной или аварийной ситуации, Оператор уведомляет Участников о происшедшем и устраняет последствия инцидента в максимально короткие сроки.

5. Состав и перечни электронных документов в ЕМСЭД

5.1. В ЕМСЭД осуществляется создание, хранение и использование в электронной форме:

документов, для которых установлен временный срок хранения;

проектов распорядительных, организационных и иных документов; проектов нормативных правовых актов;

информационных документов;

справочных документов;

документов, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения;

плановых, отчетных документов, подлежащих обобщению.

5.2. Номенклатура дел Участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с ЭПК представляется Оператору.

5.3. При необходимости использования информации электронного документа для внутреннего бумажного документооборота Участником допускается создание бумажных копий электронного документа.

5.4. Документы Участников, не вошедшие в перечни электронных документов, создаются в виде электронных копий документов. Их передача между Участниками ЕМСЭД, рассмотрение и обработка осуществляются аналогично электронным документам.

6. Общие требования к электронному документу

6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Временем поступления документа по ЕМСЭД считается тот момент, когда документ после осуществления проверки правильности его адресования сохраняется в электронной карточке. Для работы с регистрационными данными документа в ЕМСЭД создается, отправляется и хранится регистрационная карточка документа или регистрационная карточка проекта документа, которая является неотъемлемой частью документа. Передача документов из ЕМСЭД осуществляется вместе с их регистрационными данными. Документы, создаваемые Участником и (или) поступившие Участнику на бумажном носителе, включаются в ЕМСЭД после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в ЕМСЭД допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронной копии документа несет должностное лицо Участника, зарегистрировавшее (внесшее) РК (РКПД) документа в ЕМСЭД.

6.2. В ЕМСЭД существуют следующие виды документопотоков:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация Участника.

6.3. Электронный документ должен быть оформлен согласно Инструкции по делопроизводству и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

При создании электронных документов в ЕМСЭД могут использоваться электронные шаблоны документов.

Электронные шаблоны документов могут быть разработаны Участниками и Оператором для дальнейшего использования в ЕМСЭД.

6.4. После включения документов в ЕМСЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ, контроль, хранение, использование и другие данные, согласно Инструкции по делопроизводству.

6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронной копии документа.

Файл электронной копии документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1.

Качество присоединенного файла электронной копии документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты.

Сканирование документов осуществляется в черно-белом формате с разрешением 300 dpi. Образ документа не должен иметь изменений размера, наклонов, полос и тому подобных технических погрешностей в изображении.

Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронная копия такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

Допустимые форматы прикрепляемых файлов: docx, xlsx, pptx, odt, ods, pdf, jpg, jpeg, tiff, html, zip.

Допустимый размер комплекта прикрепляемых файлов: не более 20 мб. Регистрация документов, превышающих допустимый размер комплекта прикрепляемых файлов, возможна только по согласованию с Оператором ЕМСЭД.

7. Требования к поручениям (резолюциям), визированию (подписанию) и отчетности в ЕМСЭД

7.1. Поручения (резолюции) по исполнению документов и электронных копий документов вводятся в РК документа и заверяются простой электронной подписью должностного лица - автора поручения (резолюции). Поручение (резолюция) является неотъемлемой частью документа и принимается к исполнению соответствующими Участниками.

7.2. Визирование (подписание) проектов электронных документов осуществляется путем внесения информации о визировании (подписании) в РКПД, которая заверяется квалифицированной или простой ЭП должностного лица, визирующего (подписывающего) проект электронного документа.

Информация о визировании (подписании), заверенная квалифицированной или простой ЭП должностного лица, визирующего (подписывающего) документ, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми Участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи.

Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет Участник в лице должностного лица - владельца ключа квалифицированной ЭП или простой электронной подписи.

7.3. Отчеты об исполнении поручений (резолюций) по электронным документам вводятся в РК документа и заверяются простой электронной подписью должностного лица - автора отчета.

Отчет об исполнении поручения (резолюции) является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми Участниками.

Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчета об исполнении поручения (резолюции) несет Участник в лице должностного лица - автора отчета.

8. Порядок и сроки хранения документов

8.1. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в ЕМСЭД службой делопроизводства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

8.2. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным правовыми актами Российской Федерации, перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

8.3. Завершенные делопроизводством документы подлежат хранению в установленном порядке в ЕМСЭД.

8.4. Документы временного хранения после истечения срока хранения, определенных номенклатурой дел, подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденного Участником. В течение 10 рабочих дней Оператор производит уничтожение документов.

8.5. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несут Участник - владелец соответствующих электронных документов и Оператор в рамках своих полномочий.

9. Обеспечение информационной безопасности при работе в ЕМСЭД

9.1. Межведомственный электронный документооборот между Участниками осуществляется с соблюдением законодательства Российской Федерации о защите информации.

9.2 Достоверность и целостность передаваемых по ЕМСЭД электронных сообщений и электронных документов обеспечивается Участниками и функциональными возможностями ЕМСЭД (контрольные суммы, проверка ЭП и Т.Д.).

9.3. Для организации защищенных каналов связи межведомственного электронного документооборота вне муниципальной сети администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края используется построенная на основе защищенных виртуальных сетей (VPN) виртуальная сеть с использованием технологий "VipNet", функционирующая с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

9.4. Обмен между Участниками электронными сообщениями и электронными документами, доступ к которым ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота законодательством Российской Федерации.

9.5. В целях защиты информации, размещенной в системах ЕМСЭД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий Пользователей с использованием программных средств Оператора, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в ЕМСЭД, фиксирование точного времени и информации о Пользователе, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.

9.6. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

К техническим мероприятиям относятся:

организация использования средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности и доступности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации.

К организационным мероприятиям относятся:

контроль выполнения требований нормативных правовых актов и иных документов, регламентирующих порядок обеспечения защиты информации;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных ЕМСЭД, а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска к программно-техническим средствам для проведения ремонтно-восстановительных работ.

9.7. В случае возникновения условий, препятствующих работе ЕМСЭД, в том числе чрезвычайных ситуаций или инцидентов, повлекших прекращение штатного функционирования ЕМСЭД, передача документов между участниками взаимодействия осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности ЕМСЭД. После восстановления работоспособности участники взаимодействия вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе в ЕМСЭД.

Начальник управления информатизации и связи администрации муниципального образования городской округ город-курорт Сочи Краснодарского края

Н.Р. Лавриенко