Приказ Департамента внутренней политики г. Севастополя от 17 октября 2023 г. N 50-П/ОД "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан, запросами информации, адресованными директору Департамента внутренней политики города Севастополя, первому заместителю директора Департамента внутренней политики города Севастополя, заместителям директора Департамента внутренней политики города Севастополя, Департаменту внутренней политики города Севастополя"

Во исполнение постановления Правительства Севастополя от 27.04.2023 N 222-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, запросами информации, адресованными Губернатору города Севастополя, первому заместителю Губернатора города Севастополя, заместителям Губернатора города Севастополя, Правительству Севастополя", руководствуясь Положением о Департаменте внутренней политики города Севастополя, утвержденным постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 567-ПП, с целью организации эффективной работы по работе с обращениями граждан в Департаменте внутренней политики города Севастополя приказываю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по работе с обращениями граждан, запросами информации, адресованными директору Департамента внутренней политики города Севастополя, первому заместителю директора Департамента внутренней политики города Севастополя, заместителям директора Департамента внутренней политики города Севастополя, Департаменту внутренней политики города Севастополя.

2. Отделу организационно-кадровой работы Департамента внутренней политики города Севастополя ознакомить всех сотрудников Департамента внутренней политики города Севастополя с настоящим приказом посредством СЭД.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

4. Контроль за исполнение настоящего приказа оставляю за собой.

Директор Департамента

С.Ю. Бездольный

УТВЕРЖДЕНА
приказом Департамента
внутренней политики
города Севастополя
от 17.10.2023 N 50-П/ОД

Инструкция по работе с обращениями граждан, запросами информации, адресованными директору Департамента внутренней политики города Севастополя, первому заместителю директора Департамента внутренней политики города Севастополя, заместителям директора Департамента внутренней политики города Севастополя, Департаменту внутренней политики города Севастополя (далее - Инструкция)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан и запросами информации разработана с целью регламентации делопроизводства по обращениям граждан, запросам информации, адресованными директору Департамента внутренней политики города Севастополя, первому заместителю директора Департамента внутренней политики города Севастополя, заместителям директора Департамента внутренней политики города Севастополя, Департаменту внутренней политики города Севастополя, определяет единую процедуру получения, учета, регистрации и рассмотрения обращений граждан и запросов информации.

Нормативные правовые акты, являющиеся основанием для разработки Инструкции по работе с обращениями граждан, запросами информации, адресованными директору Департамента внутренней политики города Севастополя (далее - директор), первому заместителю директора Департамента внутренней политики города Севастополя, заместителям директора Департамента внутренней политики города Севастополя (далее - заместители директора), Департаменту внутренней политики города Севастополя (далее - Департамент):

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации";

- Устав города Севастополя;

- Закон города Севастополя от 30.12.2022 N 737-ЗC "О Правительстве Севастополя";

- Закон города Севастополя от 11.03.2020 N 566-ЗС "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в городе Севастополе".

1.2. Действие настоящей Инструкции распространяется на обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном международным договором Российской Федерации или федеральными конституционными законами, иными федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения обращений) (далее - обращения граждан), а также на запросы информации, подаваемые на основании Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - запросы информации).

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан, запросам информации ведется отдельно от остальных видов делопроизводства. Обращения граждан, запросы информации рассматривают и поручают рассматривать (в рамках сферы руководства и координации): директор Департамента, первый заместитель директора Департамента, заместители директора Департамента. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, запросам информации, адресованным директору Департамента, первому заместителю директора Департамента, заместителям директора Департамента, Департаменту возлагается на отдел организационно-кадровой работы Департамента.

1.4. Все термины в настоящей Инструкции употребляются в значениях, определенных федеральными законами от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций от 20.09.2018 N А1-3449о.

Основные термины, используемые в Инструкции:

- первичное обращение - обращение по вопросу, ранее не рассматривавшемуся директором Департамента, первым заместителем директора Департамента или заместителями директора Департамент, либо поступившее от лиц, ранее не обращавшихся по уже рассматривавшемуся вопросу;

- вторичное обращение - обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа или должностного лица, в адрес или на имя которых оно поступило, но содержащее информацию о предыдущем рассмотрении данных вопросов органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит их решение, в случае отсутствия результатов рассмотрения обращения органом, в том числе на портале ССТУ.РФ;

- массовое обращение - аналогичные обращения двух и более заявителей по одному и тому же вопросу;

- дубликат обращения - повторный экземпляр или копия одного и того же обращения от одного и того же заявителя;

- повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента, Департамента, или указывается на недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения, либо сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

- пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), общественное объединение, осуществляющее поиск информации о деятельности государственных органов;

- "не обращение" - текст, направляемый для ознакомления (с приложением печатной продукции, экземпляров средств массовой информации, книг, буклетов, листовок, аудио- и видеоматериалов и т. п.) либо содержащий поздравление, соболезнование, приглашение, благодарность и не соответствующий требованиям, предъявляемым Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" к обращениям и Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" к запросам информации, а также текст не являющийся ни открытым письмом, ни электронным сообщением.

1.5. Регистрация обращений граждан и запросов информации осуществляется в соответствии с распоряжением Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 N 65-РГ "Об утверждении Регламента электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя".

1.6. Рассмотрение обращений граждан не является государственной услугой.

1.7. Помещения, предназначенные для работы с обращениями граждан, должны соответствовать санитарным правилам СП 2.2.3670-20 "Санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда".

Места ожидания личного приема граждан должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания обращений, информационными стендами и материалами, оборудоваться стульями, столами, необходимым количеством мест для ожидания приема, также иметь беспрепятственный доступ для людей с инвалидностью.

Информация о порядке рассмотрения обращений граждан, запросов информации предоставляется сотрудниками Департамента по адресу: 299038, город Севастополь, проспект Октябрьской революции, дом 8.

Телефон для справок в Департаменте: (8692) 42-29-96, (8692) 41-80-48.

Телефон для записи на личный прием к директору Департамента, первому заместителю директора Департамента, заместителям директора Департамента: (8692) 43-29-98, (8692) 43-29-85.

2. Прием и предварительное рассмотрение обращений граждан, запросов информации

2.1. Обращения граждан, запросы информации поступают в Департамент по почте, по электронной почте Департамента dvp@sev.gov.ru, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службы, курьерской доставки, непосредственно от посетителей во время визита в Департамент, от других органов (корреспондентов) в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в форме электронного документа через информационный ресурс "Интернет-приемная", размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Обращения и запросы информации, поступившие на информационный ресурс "Интернет-приемная", адресатами которых не являются директор Департамента, первый заместитель директора Департамента заместители директора Департамента, Департамент не подлежат регистрации в Департаменте.

В случае поступления писем в форме электронного документа на информационный ресурс "Интернет-приемная" от юридических лиц (субъектов хозяйствования), документов, не связанных с обращениями граждан, адресатами которых являются директор Департамента, первый заместитель директора Департамента, заместители директора Департамента, Департамент, такие документы в день поступления регистрируются отделом организационно-кадровой работы Департамента в установленном порядке.

Обращения граждан и запросы информации, поступившие по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, в день поступления регистрируются отделом организационно-кадровой работы Департамента.

В случае подачи письменного обращения не его автором оформление соответствующих полномочий не требуется.

В случае подачи письменного обращения, запроса информации в конверте, конверт вскрывается в присутствии лица, его подавшего. Корреспонденция с пометкой "Лично" рассматривается в общем порядке, установленном Инструкцией.

2.2. При приеме письменного обращения по просьбе лица, его подающего, сотрудник отдела организационно-кадровой работы Департамента проставляет на втором экземпляре (копии) настоящего обращения штамп, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего, а также контактный телефон для получения справок по обращениям граждан.

Входящий регистрационный номер поданного письменного обращения, запроса информации автор может узнать в рабочий день через три дня со дня его подачи по телефону отдела организационно-кадровой работы Департамента (8692) 42-29-96. Также по указанному телефону авторам обращений представляется информация: о факте и датах получения обращений, запросов информации по почте, от других органов, кем и кому было поручено рассмотрение документов.

Телефонные звонки по вышеуказанным вопросам, а также письменные обращения и запросы информации принимаются в соответствии с графиком работы Департамента, размещенном на официальном сайте Правительства Севастополя в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" во вкладке Департамента.

2.3. В ходе приема обращений граждан сотрудниками отдела организационно-кадровой работы Департамента осуществляется систематизация письменных обращений и обращений в иной форме, а также разделение их на категории: обращения граждан, запросы информации, "не обращения", определяется соответствие оформления письменных обращений граждан требованиям статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", запросов информации - требованиям статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", наличие всех заявленных приложений.

Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

- либо наименование государственного органа, в который направлено письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

- суть предложения, заявления или жалобы;

- личную подпись и дату.

К обращению могут быть приложены материалы и документы или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении.

Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе в произвольной форме.

Обращения в форме электронного документа, поступившие на информационный ресурс "Интернет-приемная", подлежат рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Запрос информации должен содержать:

- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, а также фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности государственных органов.

В запросе информации, составленном в письменной форме, указывается также наименование государственного органа, в который направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.

2.4. Обращение гражданина должно быть составлено на государственном языке Российской Федерации (русском языке) в соответствии с Федеральным законом от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

Обращения граждан, изложенные на иностранном языке, регистрируются в сроки, установленные частью 2 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Обращения граждан, изложенные на иностранном языке, подлежат переводу на государственный язык Российской Федерации.

Перевод текста обращения осуществляется в течение одного рабочего дня со дня его поступления в бюро переводов. Обращение, изложенное на иностранном языке, и перевод текста, заверенный в установленном порядке, возвращаются в отдел организационно-кадровой работы Департамента для регистрации подлинника текста. Необходимость осуществления перевода не влияет на сроки рассмотрения обращения.

В случае поступления в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента или Департамента запроса информации, составленного на иностранном языке, его регистрация и перевод осуществляются в порядке, указанном в абзаце втором настоящего пункта.

2.5. Во время приема письменных обращений от посетителей сотрудник отдела организационно-кадровой работы Департамента, осуществляющий их прием, в случае выявления несоответствия оформления документа требованиям, указанным в пункте 2.3 настоящей Инструкции, рекомендует лицу, подающему письменное обращение, внести исправления и дополнения. Если дата подачи письменного обращения не соответствует дате, указанной в нем, заявитель может исправить ее, подтвердив исправление личной подписью.

2.6. Неправильно адресованная корреспонденция, а именно почтовая корреспонденция, адресатами которой не являются директор Департамента, первый заместитель директора Департамента, заместители директора Департамента или Департамент возвращается автору или пересылается адресату без регистрации и сопроводительного письма, о чем вносится соответствующая запись в журнал пересылки неправильно адресованной корреспонденции.

При выявлении отсутствия отдельных листов в тексте обращения или в приложении к тексту обращения, заявленных приложений, обнаружении во вложении оригиналов документов (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, различные свидетельства, государственные акты и другое), денежных купюр и других ценностей составляется акт в двух экземплярах (подписываются тремя сотрудниками Департамента), один из которых приобщается к поступившему обращению, второй - направляется заявителю. Оригиналы документов, денежные купюры и другие ценности возвращаются автору обращения.

2.7. В случае невозможности посетителем самостоятельно написать письменное обращение запрос информации в силу ограниченных физических возможностей сотрудник одела организационно-кадровой работы Департамента по просьбе заявителя может набрать в компьютере текст обращения, запроса информации, распечатанный экземпляр которого скрепляется личной подписью заявителя.

3. Регистрация обращений граждан и запросов информации

3.1. Все обращения, запросы информации в письменной форме и в форме электронного документа, распечатанные на бумажном носителе (далее - документы), поступившие в Департамент, подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

Запрос информации, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления.

В случае поступления обращения в день, предшествующий нерабочему праздничному или выходному дню, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за нерабочим праздничным или выходным днем.

3.2. Во время регистрации в СЭД заносятся следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);

- дата поступления;

- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа, адрес объединения граждан, адрес электронной почты;

- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);

- признак поступления (первичное, повторное, массовое, дубликат);

- тип обращения (индивидуальное, коллективное, анонимное);

- количество подписей в коллективном обращении;

- вид обращения (предложение, заявление, жалоба), запрос информации, уведомление, "не обращение";

- категория и социальное положение автора (если указано);

- вопрос (-ы), поставленный (-ые) в обращении, в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

- контрольный срок исполнения;

- другие сведения, предусмотренные СЭД.

Если документ поступил от другого органа (корреспондента), указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (вышестоящий контроль).

3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа установленного образца в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте.

На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляются дата регистрации документа и регистрационный номер, который автоматически формируется в СЭД.

Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом), оттиск регистрационного штампа проставляется на документе и на сопроводительном письме. На оттиске регистрационного штампа, проставленного на сопроводительном письме, указывается дополнение "к N вх.".

В случае поступления от других органов обращений (двух или более) с одним сопроводительным письмом, каждое обращение регистрируется отдельно.

3.4. Регистрационные номера обращений граждан состоят из буквенных обозначений, порядковых номеров, автоматически формируемых в СЭД.

Буквенные обозначения индивидуальных обращений представляют собой первую букву фамилии автора; коллективных обращений - буквосочетание "кол"; обращений, в которых не указаны фамилия, имя, отчество и адрес (анонимные), - "ан", объединений граждан - "ог", открытых писем - "оп".

Запросы информации регистрируются как обращения граждан с присоединением к регистрационному номеру префикса "зи", "не обращения" - с присоединением префикса "но".

3.5. Документы, поступившие в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента или в Департамент, направляются в СЭД на рассмотрение директору Департамента, заместителям директора Департамента в соответствии с распределенными между ними обязанностями.

Документы, поступившие в адрес первого заместителя директора Департамента или заместителей директора Департамента, передаются на рассмотрение соответственно первому заместителю директора Департамента или заместителям директора Департамента.

3.6. Документ может иметь несколько резолюций, соответствующих этапам рассмотрения. При этом резолюция нижестоящего должностного лица не должна противоречить резолюции вышестоящего, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок исполнения с учетом конечного срока, установленного резолюцией вышестоящего должностного лица. Состав исполнителей может корректироваться и дополняться.

Если в поступившем на исполнение документе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию исполнителя, то в течение двух рабочих дней (по срочным и оперативным поручениям - в день поступления) исполнитель обязан обратиться к лицу - автору резолюции путем направления служебной записки для внесения соответствующих изменений в резолюцию, а при внесении изменений - уведомить сотрудника Департамента, осуществляющего контроль по обращению. Для обеспечения своевременного исполнения документа исполнителем могут направляться запросы для получения необходимой информации.

4. Рассмотрение обращений граждан, запросов информации и подготовка ответов на них

4.1. Обращения граждан, запросы информации рассматриваются непосредственно в Департаменте, в том числе с выездом на место, либо направляются на рассмотрение в иные государственные органы, органы местного самоуправления, должностному лицу в соответствии с их компетенцией. Также рассмотрение обращения или запроса информации может быть поручено конкретному должностному лицу.

Если исполнение поручения по документу поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители не позднее пяти рабочих дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- направляет запросы, в том числе в электронном виде, на необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

В случае переадресации по компетенции обращения, запроса информации сотрудник Департамента готовит за подписью директора Департамента или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя директора Департамента письмо о переадресации обращения, запроса информации в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу в соответствии с компетенцией с обязательным уведомлением автора обращения, пользователя информацией.

Если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, то ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае если наименование объединения граждан, в том числе юридического лица, является вымышленным, отсутствуют сведения о регистрации объединения граждан в реестрах Министерства юстиции Российской Федерации, то обращения и запросы информации этих объединений граждан признаются анонимными.

Если в обращении отсутствуют подпись автора и дата, то обращение принимается к рассмотрению в общем порядке.

4.2. При подготовке проектов резолюций принимается одно из следующих решений:

для категории "обращения граждан":

а) принять к рассмотрению по существу поставленного вопроса (вопросов) (при необходимости применить пункт 2 части 1 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

б) применить положения статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в случае, если решение вопросов, изложенных в обращении, не относится к компетенции директора Департамента, заместителей директора Департамента и Департамента;

в) применить положения статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в следующих случаях:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (часть 1);

- в обращении обжалуется судебное решение (часть 2);

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (часть 3);

- текст обращения не поддается прочтению или не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы (части 4 и 4.1);

- в письменном обращении содержится вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (часть 5);

- в письменном обращении содержится вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Правительства Севастополя в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (часть 5.1);

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (часть 6);

для категории "запросы информации":

а) при запросе информации о деятельности Департамента, опубликованной в средствах массовой информации, либо размещенной в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в ответе на запрос исполнитель может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация;

б) об отказе в предоставлении запрашиваемой информации по основаниям, предусмотренным статьей 20 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

в) о применении части 7 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", если запрос информации не относится к деятельности Департамента или Департамент не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе или органе местного самоуправления.

Анонимные запросы информации не рассматриваются.

4.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается автору с необходимыми разъяснениями порядка обжалования судебного решения. Жалобы на совершение судьями дисциплинарных проступков направляются исполнителем, которого определяет лицо, рассматриваю идее жалобу, в соответствующие квалификационные коллегии.

4.4. При рассмотрении обращения, содержащего вопросы, ответы на которые не могут быть даны без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, автору обращения направляется сообщение о невозможности дать ему ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.5. В случае рассмотрения обращения, содержащего вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу на ранее направленные обращения, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, автору направляется ответ с предупреждением о возможном прекращении переписки с ним по данному вопросу (при условии, что данное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Департамент или одному и тому же должностному лицу).

В случае принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки исполнитель готовит проект уведомления о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по конкретному вопросу за подписью должностного лица, ранее рассматривавшего обращение.

При рассмотрении обращения, по которому была прекращена переписка, автору направляется уведомление о ранее принятом решении о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу с указанием исходящего регистрационного номера и даты ответа о прекращении переписки.

4.6. В случае рассмотрения обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, автору направляется письмо об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов и о недопустимости злоупотребления правом на обращение. Дополнительно может быть принято решение о направлении копии обращения в органы прокуратуры для рассмотрения вопроса о возбуждении дела об административном правонарушении по обращению, содержащему оскорбления, выраженные в неприличной форме, непристойную лексику и фразеологию, оскорбляющую общественную мораль и нарушающую общественные нормы приличия, с сообщением об этом автору, в органы внутренних дел для организации проверки в рамках уголовно-процессуального законодательства по факту угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица либо членов его семьи с сообщением об этом автору обращения.

4.7. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению или не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение.

4.8. В случае поступления в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента или в Департамент письменного обращения содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на обращение в форме электронного документа направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента или в Департамент, а в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента или в Департамент в письменной форме. Кроме того, на поступившее в адрес директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента или в Департамент обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" на официальном сайте Правительства Севастополя в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" во вкладке Департамента.

4.9. При запросе информации о деятельности Департамента, опубликованной в средствах массовой информации, либо размещенной в сети Интернет, в ответе на запрос можно ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

4.10. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос информации указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен. В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, то предоставляется запрашиваемая информация, за исключением информации ограниченного доступа.

4.11. В случае если документ адресован заместителю директора Департамента, а вопросы, затронутые в нем, относятся к компетенции другого заместителя директора Департамента, допускается написание резолюции с употреблением этикетных форм в адрес другого заместителя директора Департамента:

Уважаемый Николай Петрович! Прошу рассмотреть обращение в соответствии с компетенцией, поручить подготовить ответ.

Сопроводительные письма в указанном случае не готовятся.

4.12. Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом) и в сопроводительном письме изложена просьба о необходимости информирования о результатах рассмотрения, это отображается в резолюции:

Никоновой П.Л. Прошу рассмотреть, подготовить ответ по сути обращения, о результатах информировать автора и (название корреспондента).

4.13. Лицо, рассматривающее документы, при написании резолюции, в зависимости от вида текста и его содержания, повторности документа, изложенных доводов и жалоб, приобщенных материалов, принимает решение, за чьей подписью готовится ответ. "Дать ответ", что подразумевает направление ответа за подписью лица, указанного в резолюции, "Подготовить проект ответа" - предполагает направление ответа за подписью автора резолюции.

4.14. В случаях рассмотрения документов, в которых изложено большое количество вопросов, решение которых находится в компетенции нескольких заместителей директора Департамента, допускается подготовка ответов в части, касающейся полномочий каждого из них, что отражается в резолюции:

Атуеву А.А. Романенко Р.Ю. Для рассмотрения обращения по сути, направления ответов в части, касающейся компетенции

5. Сроки исполнения поручений о рассмотрении обращений граждан и запросов информации

5.1. Срок исполнения в течение семи дней с даты регистрации обращения гражданина или запроса информации устанавливается:

- при направлении оригинала обращения (часть 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации") или его копий (часть 4 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации") для рассмотрения по компетенции с обязательным уведомлением автора;

- при направлении оригинала обращения, в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем такое деяние (часть 1 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

- при возврате автору обращения, в котором обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (часть 2 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

- при уведомлении гражданина, что ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, в случае если текст письменного обращения не поддается прочтению или текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы;

- при направлении оригинала запроса информации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которого отнесено предоставление запрашиваемой информации;

- при направлении уведомления пользователю информации об отсрочке предоставления ответа с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации (часть 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления").

5.2. В остальных случаях устанавливается срок исполнения не более 30 дней со дня регистрации обращения гражданина (статья 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", часть 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления").

5.3. Когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение проверки, при направлении запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" срок рассмотрения обращения продлевается, о чем уведомляется автор.

Сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены:

- обращений - не более чем на 30 дней сверх установленного законом;

- запросов информации - не более чем на 15 дней сверх установленного законом.

5.4. Срок предоставления необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов исполнительными органами города Севастополя, их должностными лицами в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" составляет 15 дней.

5.5. Сроки исполнения поручений по рассмотрению документов подразделяются на типовые - установленные вышеперечисленными и иными нормативными правовыми актами, и индивидуальные - установленные руководителями (как правило, более сокращенные):

- поручения с пометкой "Незамедлительно" исполняются в течение двух дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "Оперативно", "В короткие сроки", "В возможно короткие сроки" исполняются в течение 10 дней со дня подписания поручения.

5.6. Сроки исполнения поручений о рассмотрении обращений граждан исчисляются в календарных днях с даты регистрации обращения, включая выходные, нерабочие праздничные дни. Первым днем рассмотрения обращения гражданина считается дата его регистрации, последним - дата направления ответа. В случае если срок исполнения поручения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным, нерабочим праздничным днем.

6. Требования к оформлению ответов на обращения граждан

6.1. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке Департамента и даются за подписью директора Департамента, первого заместителя директора Департамента или заместителей директора Департамента в установленном порядке.

Не допускается подписание ответа на обращения граждан должностными лицами Департамента, которые не относятся к числу лиц, указанных в абзаце первом настоящего пункта.

Проекты ответов за подписью директора Департамента, первого заместителя директора Департамента или заместителей директора Департамента регистрируют в день подписания, проекты ответов, поступающие на регистрацию в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, регистрируются рабочим днем, следующим за выходными и нерабочими праздничными днями.

Сотрудники отдела организационно-кадровой работы Департамента определяют соответствие проектов ответов и ответов требованиям Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 10.97-2016), настоящей Инструкции.

6.2. Проект ответа должен содержать следующие реквизиты и элементы: адресата, информацию или решения по всем поставленным вопросам, при необходимости оформляется приложение, подпись, данные об исполнителе.

6.3. Ответ на индивидуальное обращение направляется его автору, реквизит "адресат" оформляется в соответствии с требованиями приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", фамилия физического лица указывается в дательном падеже:

Соловьеву И.Б. ул. Хрулева, д. 15, кв. 6, г. Севастополь, 299004

Лаптевой И.Л. ул. Розовая, д. 1, с. Верхнесадовое, г. Севастополь, 299576

Кирееву И.И. пр. Новороссийский, д. 18, корп. 4, кв. 78, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Бердник Т.М. а/я 5, Главпочтамт, г. Севастополь, 299011

Молчановой В.А. до востребования, отделение связи N 3, г. Севастополь, 299003

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении первым в списке граждан, подписавших обращение, или тому, чья фамилия и адрес читаемы. Если авторов обращения только два, допускается ответ направлять на два адреса:

- лицам, проживающим по разным адресам:

Солотвину И.Б. ул. Адмирала Макарова, д. 4, кв. 6, г. Севастополь, 299004

Лаптевой И. Т ул. Разъездная, д. 41, г. Севастополь, 299036

- лицам, проживающим по одному адресу:

Чуднову П.Р., Чудновой Г.Ю. ул. Гоголя, д. 20, г. Севастополь, 299011

В случае направления ответа физическому лицу и органу (корреспонденту), направившему обращение на рассмотрение, первым указывается автор обращения, вторым - орган (корреспондент):

Черненко И.С. ул. Николая Музыки, д. 2, кв. 16, г. Севастополь, 299023 Законодательное Собрание города Севастополя

Если обращение поступило для рассмотрения по компетенции с запросом результатов рассмотрения, то ответ готовится заявителю, при необходимости уведомляется корреспондент отдельным письмом либо указывается в ответе вторым адресатом. В зависимости от поручения, изложенного в сопроводительном письме корреспондента, допускается направлять отдельным письмом копию ответа автору обращения.

В исходящих письмах обязательна ссылка на исходящий номер корреспондента.

В случае направления уведомления о переадресации документа для рассмотрения по принадлежности другому органу первым указывается орган (адресат), вторым - автор документа:

Министерство культуры Российской Федерации Райкун М.И. ул. Болотная, д. 23, комн. 2, г. Севастополь, 299034

Если обращение поступило в форме электронного документа, ответ направляется только на адрес электронной почты, указанный в обращении:

Темпенко О. temnenk089@mail.ru

Если в обращении, поступившем в форме электронного документа, указаны адрес электронной почты и почтовый адрес, ответ направляется по адресу электронной почты.

Ответы (уведомления) на обращения в письменной форме направляются исключительно на почтовые адреса, указанные в обращении.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица. Наименование организации или ее структурного подразделения указывается в именительном падеже:

Управление МВД России по г. Севастополю Департамент труда и социальной защиты населения города Севастополя

При адресации документа должностному лицу название должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии:

Начальнику Департамента МВД России по г. Севастополю Долгому В.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке:

Солдаткиной С.М. пр-т Гагарина, д. 234, г. Севастополь, 299012 Управление Федеральной налоговой службы по городу Севастополю

Ответ на обращение не должен содержать более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым и т. д, адресатом не указывается.

6.4. В проекте ответа на обращение указываются сведения о том, на какое обращение из каких органов (кому адресовано) и в какой форме поступило или по чьему поручению оно рассмотрено:

Ваше обращение, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, рассмотрено Департаментом. По результатам его рассмотрения сообщаем о следующем.

В ответ на Ваше обращение, поступившее в адрес директора Департамента внутренней политики города Севастополя в форме электронного документа, информируем.

Ответы и принятые по результатам рассмотрения обращений решения должны быть мотивированными, соответствующими нормам действующего законодательства, изложенными литературным языком в форме делового письма, понятными, без повторов, сокращений и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки, содержащими информацию по всем поставленным в обращении вопросам, включающими информацию всех соисполнителей.

6.5. При подготовке ответов используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа "сообщаем", "просим рассмотреть", "направляем";

- от первого лица единственного числа "считаю необходимым", "информирую";

- от третьего лица единственного числа "Департамент внутренней политики города Севастополя не возражает", "Департаментом внутренней политики города Севастополя рассмотрено".

6.6. Если по вопросам, изложенным в обращении, проводилась проверка, ответ должен содержать информацию обо всех результатах проверки с указанием сведений о подтверждении или не подтверждении проверяемой информации.

В случае подтверждения в ходе проверки информации, указанной в обращении, в ответе необходимо информировать заявителя о принятых мерах по устранению нарушений. Допускается приложение к ответу заявителям актов, протоколов, других документов и материалов, составленных или полученных при рассмотрении обращения.

В случае предоставления разъяснений необходимо ссылаться на федеральное законодательство, законодательство города Севастополя и иные нормативные правовые акты.

Окончательный ответ на обращение, находящееся на дополнительном контроле, целесообразно начинать следующим образом:

В дополнение к ранее направленному ответу исх. N____________ от

"____"____________сообщаем следующее.

На Ваше обращение от 23.03.2022 дополнительно сообщаю.

6.7. В случае отказа в удовлетворении запроса информации или вопросов, поставленных в обращении гражданина, ответ должен содержать аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство.

6.8. Отметка о наличии приложения, оговоренного в письме, оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам:

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если письмо имеет приложение, не оговоренное в тексте:

Приложение: копия ответа на обращение исх. N Б-650/2 от 12.08.2014.

Приложение: 1. Акт уничтожения документов на 1 л. в экз.

2. Копия протокола заседания Координационного совета от 23.09.2014 N 9 на 1 л. в 1 экз.

Отделяется от текста интервалом 6 - 12 пт (0,21 - 0,42 см).

6.9. В состав реквизита "подпись" входит наименование должности лица, подписавшего ответ, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица.

Директор Департамента внутренней политики города Севастополя

С.Ю. Бездольный

Допускается в реквизите "подпись" центрировать наименование должности относительно самой длинной строки:

Директор Департамента внутренней политики города Севастополя

С.Ю. Бездольный

Отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 36 пт (1,27 см).

6.10. Реквизит "исполнитель" включает инициалы и фамилию лица, подготовившего документ, и номер его телефона. Реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, выполняется шрифтом Times New Roman размером N 10 - 12:

С.А. Новиков

544530

6.11. При размещении информации, направленной в ответе на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.12. Текст ответа выполняется машинописным способом на бумаге формата А4 (21 х 297 мм) только с одной стороны с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через 1-1,5 междустрочного интервала. Допускается уменьшение интервалов и шрифта при необходимости размещения текста на одной странице.

Каждый лист письма должен иметь поля:

30 мм - левое;

20 мм - верхнее, нижнее;

10 мм - правое.

Отступы от границы левого поля:

12,5 мм - абзацы в тексте;

92 мм - реквизит "адресат".

Не делается отступ от границы левого поля при оформлении реквизитов "приложение", "исполнитель", наименования должности реквизита "подпись".

7. Делопроизводство по результатам рассмотрения обращений граждан

7.1. При завершении делопроизводства по обращению исполнитель создает в СЭД итоговый отчет по результатам рассмотрения обращения:

"разъяснено" - в случае принятия решения об информировании по порядку реализации предложения, удовлетворения заявления или жалобы;

"поддержано" - в случае принятия решения о целесообразности предложения, обоснованности и удовлетворении заявления или жалобы, в том числе анализируется ответ на предмет "меры приняты";

"не поддержано" - в случае принятия решения о нецелесообразности предложения, необоснованности и неудовлетворении заявления или жалобы;

"переадресовано" - в случае направления для рассмотрения по принадлежности;

"оставлено без ответа" - в случае отсутствия в обращении адреса для ответа (уведомления), или если адрес не поддается прочтению.

Результаты рассмотрения запросов информации аналогичны результатам, указанным в настоящем пункте.

Сотрудник отдела организационно-кадровой работы Департамента вправе отказать в принятии отчета с указанием причины.

7.2. Обращение гражданина считается выполненным, если решены по существу все вопросы, изложенные в нем, принято обоснованное решение и автору направлен ответ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если в ответе указываются предусматриваемые меры или срок его рассмотрения продлен, документ остается на дополнительном контроле до окончательного принятия мер по затронутым вопросам, о чем дополнительно информируется автор.

В случае рассмотрения обращения с участием автора, удовлетворения вопросов, изложенных в обращении, при наличии расписки автора обращения об отсутствии необходимости давать письменный ответ исполнитель готовит служебную записку на имя автора резолюции, которая является достаточным основанием для принятия решения о завершении делопроизводства по обращению.

7.3. Отправка ответов, подписанных директором Департамента, заместителями директора Департамента, осуществляется сотрудниками отдела организационно-кадровой работы Департамента.

7.4. Сформированные электронные копии документов и прикрепленные к ним ответы хранятся в СЭД. Оригиналы обращений и запросов информации хранятся в архивном помещении Департамента.

Оригиналы обращений граждан и запросов информации на бумажном носителе хранятся в течение пяти лет в Департаменте. После истечения пяти лет оригиналы обращений и запросов информации в бумажном виде уничтожаются по описи.

Для получения гражданином копий документов, приложенных к оригиналам обращений на бумажном носителе, требуется оформление отдельного заявления. Автор обращения имеет право получить приобщенные им приложения к обращению, в таком случае сотрудниками Департамента изготавливаются копии приложения.

Оригиналы обращений и запросов информации возвращать авторам запрещено.

7.5. В случае отказа заявителя от дальнейшего делопроизводства по поданному обращению на основании пункта 5 статьи 5 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" им оформляется соответствующее заявление, которое регистрируется и рассматривается в общем порядке.

7.6. Исполнитель, который готовит ответы на обращения граждан и запросы информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за объективность и всесторонность рассмотрения обращений, правильность и полноту ответов, направляемых заявителям и пользователям информации, соблюдение установленных сроков и своевременность продления сроков.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное исполнение поручений несут все указанные в резолюции исполнители в равной степени.

8. Личный прием граждан

8.1. Личный прием граждан директором Департамента, заместителями директора Департамента проводится в соответствии с отдельно утвержденными графиками по предварительной записи.

Информация о графике и порядке личного приема граждан доводится до сведения граждан путем опубликования информации на официальном сайте Правительства Севастополя во вкладке Департамента, а также на стендах в помещении Департамента.

8.2. Обращение о записи на личный прием граждан к директору Департамента, заместителям директора Департамента может быть направлено почтовым отправлением (пр-т. Октябрьской революции д. 8, г. Севастополь, 299038), по электронной почте Департамента dvp@sev.gov.ru, на адрес в форме электронного документа на официальный сайт Правительства Севастополя (www.sevastopol.gov.ru) в разделе "Интернет-приемная", а также при визите заявителя в Департамент.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "www.sevastopol.gov.ru" имеется в виду "https://sev.gov.ru/"

В обращении о записи на личный прием граждан (далее - личный прием) к директору Департамента, заместителям директора Департамента гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес проживания, контактный телефон, суть вопроса, который он желает решить в ходе личного приема, и прилагает к обращению копии ответов на ранее рассмотренные обращения.

8.3. Предварительная запись граждан на личный прием к директору Департамента осуществляется после рассмотрения вопроса в ходе личного приема первым заместителем директора Департамента, заместителями директора Департамента, в сфере ведения которых находится интересующий заявителя вопрос, в случае если заявителю не были даны разъяснения по сути поставленных вопросов.

8.4. Личный прием осуществляется исключительно по вопросам, которые относятся к компетенции директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента.

Если вопросы, поставленные в обращении гражданина, не относятся к компетенции директора Департамента, первого заместителя директора Департамента и заместителей директора Департамента, гражданину сообщается в письменной форме к компетенции какого органа или должностного лица относится решение вопроса заявителя.

8.5. В записи на личный прием директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента гражданам отказывается по следующим основаниям:

- вопрос не относится к компетенции директора Департамента, заместителей директора Департамента;

- в случае если ранее, в том числе по итогам личного приема, давались письменные разъяснения по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств, влияющих на ранее принятое решение, не возникло;

- в случае наличия вступившего в законную силу решения суда по вопросу, указанному в обращении;

- в случае если по вопросу, указанному в обращении, идет судебное разбирательство;

- в случае если ранее давались письменные разъяснения о возможности решения вопроса, указанного в обращении, исключительно в судебном порядке.

Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, направляет в тридцатидневный срок со дня регистрации обращения заявителю разъяснения в письменной форме с указанием причины отказа в записи на личный прием.

8.6. Личный прием не проводится, а начатый личный прием прекращается в случаях, если:

- гражданин осуществляет видео- и (или) аудиозапись личного приема без согласия должностного лица, проводящего личный прием;

- гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;

- гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.

В указанных случаях должностное лицо, проводящее личный прием граждан, делает соответствующую запись в карточке личного приема гражданина.

8.7. Организацию личного приема осуществляют сотрудники отдела организационно-кадровой работы Департамента в соответствии с графиком работы Департамента, утвержденным приказом Департамента.

Заявителя, записанного на личный прием, оповещают о месте, времени проведения личного приема и о необходимости наличия документа, удостоверяющего личность, посредством телефонной связи, используя номер телефона, указанный гражданином в обращении, в случае отсутствия номера телефона гражданину направляется письменное уведомление.

8.8. Отдел организационно-кадровой работы Департамента осуществляет документационное обеспечение личного приема граждан, которое включает:

- формирование списков граждан, приглашенных на личный прием;

- регистрацию письменного обращения в случае его поступления в ходе личного приема;

- регистрацию карточки личного приема и внесение текста резолюции в СЭД;

- контроль за исполнением поручений, данных в ходе личного приема.

8.9. Для подготовки личного приема директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента сотрудники Департамента запрашивают в исполнительных органах города Севастополя, в структурных подразделениях Департамента необходимую информацию для подготовки информационной справки.

8.10. К участию в личном приеме граждан директора Департамента могут приглашаться заместители директора Департамента, руководители структурных подразделений Департамента, главы органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований города Севастополя.

8.11. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности согласно предварительной записи.

8.12. Правом первоочередного приема обладают лица в соответствии с нормами федерального законодательства и законодательства города Севастополя.

Для реализации права на личный прием в первоочередном порядке граждане предъявляют документ, подтверждающий право на личный прием в первоочередном порядке.

8.13. Лица, признанные судом недееспособными, к участию в приеме не допускаются. Их интересы могут представлять граждане, полномочия которых оформлены в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

8.14. Прибыв на личный прием, заявитель проходит процедуру регистрации, предъявляет документ, удостоверяющий личность, а также знакомится со сведениями (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес, содержание устного обращения), изложенными в оформленной карточке личного приема, которую подписывает в случае их подтверждения.

Заявителю отказывают в личном приеме, если у него отсутствует документ, удостоверяющий личность.

8.15. В случае неявки заявителя на личный прием по уважительной причине должностное лицо, ведущее прием, переносит рассмотрение его обращения на новый срок, но не позднее дня следующего приема в соответствии с графиком личного приема, утвержденным распоряжением директора Департамента.

При повторной неявке заявителю направляется письменное уведомление об исключении его из списка предварительной записи на личный прием.

8.16. Запись на повторный личный прием к директору Департамента, заместителям директора Департамента производится не ранее получения заявителем ответа по результатам личного приема с указанием мер, которые были определены по результатам личного приема директором Департамента, первым заместителем директора Департамента, заместителями директора Департамента, но не выполнены в установленные сроки.

В случае если у заявителя появились новые доводы и обстоятельства, влияющие на ранее принятые решения, он праве подать обращение в соответствии с Инструкцией.

8.17. Лицо, осуществляющее личный прием, обязано обеспечить прием всех заявителей в соответствии со списком предварительной записи с учетом правил внутреннего трудового распорядка и времени, определенного графиком приема.

8.18. В случае отсутствия в назначенный день приема по уважительной причине (болезнь, командировка, отпуск) должностного лица, проводящего личный прием граждан, прием переносится на следующий день, определенный графиком приема, о чем заявитель уведомляется посредством телефонной связи, в случае отсутствия номера телефона гражданину направляется письменное уведомление.

8.19. Решения, принятые директором Департамента, первым заместителем директора Департамента, заместителями директора Департамента, на личном приеме граждан, заносятся в карточку личного приема граждан, оформляются в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям, подписываются должностным лицом, проводившим личный прием, и после регистрации направляются на исполнение.

8.20. Карточки личного приема директора Департамента, первого заместителя директора Департамента заместителей директора Департамента оформляются сотрудником Департамента ответственным за обращения граждан и передаются для регистрации в отдел организационно-кадровой работы Департамента не позднее трех дней со дня приема.

8.21. Если на личном приеме возникают новые вопросы, которые не могут быть решены непосредственно во время приема, заявителю предлагается изложить интересующие его вопросы в письменном обращении, которое подлежит регистрации как вновь поступившее и рассматривается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию директора Департамента, первого заместителя директора Департамента, заместителей директора Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

8.22. В остальных случаях заявителю дается письменный ответ после проведения личного приема по существу поставленных вопросов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответы на обращения граждан, принятых на личном приеме, готовятся за подписью лица, осуществляющего личный прием.

8.23. По итогам личного приема заявитель ознакамливается с оформленной карточкой личного приема, о чем делается соответствующая запись.

8.24. Ответственный исполнитель поручения, данного на личном приеме, организовывает его исполнение, обеспечивает свод информации от соисполнителей, готовит ответ в соответствии с резолюцией.

8.25. Ответственность, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за объективность и всесторонность рассмотрения вопросов, отраженных в карточке личного приема, правильность и полноту ответов, которые направляются заявителям, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков несет лицо, которому поручено рассматривать обращение.

8.26. Сотрудниками отдела организационно-кадровой работы Департамента осуществляется контроль за исполнением поручений, данных в ходе личного приема граждан, который включает: постановку на контроль, контроль за сроками исполнения, учет и анализ результатов исполнения.

8.27. Поручение снимается с контроля, если все вопросы, поставленные в ходе личного приема, рассмотрены, по ним даны подробные разъяснения о принятых мерах или обоснованный отказ в выполнении требований и направлен письменный ответ в адрес заявителя.

В случае продления срока рассмотрения обращение остается на дополнительном контроле.

Одновременно со снятием поручения с контроля в СЭД сотрудниками отдела организационно-кадровой работы Департамента делается отметка об исполнении.

8.28. Сроки исполнения поручений могут быть продлены должностным лицом, установившим срок исполнения, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, обратившегося на прием.

Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в СЭД.

9. Осуществление контроля за обращениями граждан, запросами информации и ответственность за нарушение Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

9.1. Контрольные поручения по рассмотрению обращений граждан, поступившим от директора Департамента, заместителей директора Департамента, подлежат исполнению в установленные законодательством Российской Федерации сроки.

9.2. Срок рассмотрения обращений граждан, стоящих на контроле в Департаменте, продлевается путем направления исполнителем обращения промежуточного ответа заявителю, за подписью должностного лица, давшего поручение о рассмотрении обращения, с указанием причин продления.

Контрольное обращение считается исполненным только после направления подписанного директором Департамента, первым заместителем директора Департамента, заместителями директора Департамента ответа заявителю.

Обращение или запрос информации, на которые дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

В случае продления срока рассмотрения обращения, запроса информации сотрудниками отдела организационно-кадровой работы Департамента в СЭД делается соответствующая отметка.

Обеспечение контроля своевременности исполнения документов, поступивших в адрес директора Департамента, заместителей директора Департамента, Департамент, возлагается на отдел организационно-кадровой работы Департамента.

Каждую неделю в отделы Департамента направляются списки обращений граждан и запросы информации, сроки исполнения которых выпадают на текущий месяц, для обеспечения внутреннего контроля за исполнением порученных им обращений граждан.

Сотрудники Департамента при рассмотрении обращений граждан несут ответственность в случае и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.