Постановление Председателя Челябинской городской Думы от 25 мая 2023 г. N 13-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Челябинской городской Думе"

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Челябинской городской Думе (приложение).

2. Ответственность за соблюдение Инструкции по делопроизводству в Челябинской городской Думы возложить на руководителей структурных подразделений аппарата Челябинской городской Думы.

3. Начальнику Управления документационного и материально-технического обеспечения Челябинской городской Думы Вовк Т.А. разместить настоящее постановление на официальном сайте Челябинской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение 10 дней после его утверждения.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Челябинской городской Думы Мирошниченко В.В.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

А.В. Шмидт

Челябинская городская Дума

СОГЛАСОВАНО экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (протокол от 20.04.2023 N 5)

УТВЕРЖДЕНО постановлением Председателя Челябинской городской Думы от 29.05.2023 N 13-П

Инструкция
по делопроизводству в Челябинской городской Думе

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Челябинской городской Думе (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, формируемых в ходе деятельности Челябинской городской Думы (далее - городская Дума), совершенствования делопроизводства в городской Думе и повышения его эффективности.

2. Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 (далее - Правила делопроизводства), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 года N 199, а также в соответствии с национальными стандартами в сфере управления документами.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "от 25 декабря 2020 года N 199" имеется в виду "от 24 декабря 2020 года N 199"

3. В соответствии с Правилами делопроизводства Инструкция утверждается постановлением Председателя Челябинской городской Думы после ее согласования экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (далее - ЭПК) в соответствии с Регламентом ЭПК, утвержденным приказом Государственного комитета по делам архивов Челябинской области от 26 сентября 2022 года N 132.

При наличии у ЭПК замечаний по проекту Инструкции Управление документационного и материально-технического обеспечения городской Думы (далее - Управление документационного обеспечения) дорабатывает проект Инструкции и повторно представляет его на согласование.

Если по проекту Инструкции имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями ЭПК, Архивного управления Администрации города Челябинска и городской Думы в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Утвержденная Инструкция рассылается структурным подразделениям аппарата городской Думы.

Внесение изменений в Инструкцию осуществляется постановлением Председателя Челябинской городской Думы после согласования изменений ЭПК, за исключением изменений технического характера.

4. Правила подготовки и оформления проектов решений городской Думы, правовых актов Председателя Челябинской городской Думы, рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан в городской Думе (за исключением процедур делопроизводственного характера), порядок обработки персональных данных и порядок применения электронной подписи устанавливаются отдельными правовыми актами городской Думы, Председателя Челябинской городской Думы. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в городской Думе, осуществляется в соответствии с правовым актом Председателя Челябинской городской Думы.

5. На бухгалтерскую и кадровую документацию требования Инструкции распространяются лишь в части, касающейся общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в городской Думе возлагается на Управление документационного обеспечения.

7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата городской Думы возлагается на начальников структурных подразделений.

8. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности городской Думы, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Структурные подразделения аппарата городской Думы могут использовать в работе не противоречащие Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделениях.

10. Правила работы с документами в системе электронного документооборота городской Думы и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) документов и их хранение, не должны вступать в противоречие с положениями Инструкции.

II. Термины и определения

11. Основные понятия и их определения, используемые в Инструкции, приведены в приложении 1 к Инструкции.

III. Документирование управленческой деятельности в городской Думе

1. Документы городской Думы

12. Деятельность городской Думы обеспечивается системой управленческой документации. Состав управленческой документации, образующейся в деятельности городской Думы, определяется ее компетенцией, кругом выполняемых функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

13. В городской Думе создаются документы на бумажном носителе, электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе, также могут создаваться электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа).

14. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск.

15. В документальный фонд городской Думы входят:

1) нормативные и иные правовые акты городской Думы: решения городской Думы;

2) правовые акты Председателя Челябинской городской Думы: постановления Председателя Челябинской городской Думы, распоряжения Председателя Челябинской городской Думы;

3) организационные документы Челябинской городской Думы: протоколы заседаний городской Думы, Президиума городской Думы, комиссий городской Думы, образованных в целях осуществления отдельных полномочий, установленных законодательством Российской Федерации, Челябинской области, муниципальными правовыми актами;

4) документы, формируемые в процессе работы постоянных комиссий (комитетов) городской Думы (далее - постоянная комиссия (комитет)): протоколы заседаний постоянных комиссий (комитетов), решения постоянных комиссий (комитетов), протоколы комиссий, созданных в целях осуществления отдельных полномочий, установленных законодательством Российской Федерации, Челябинской области, муниципальными правовыми актами, временных комиссий (комитетов) для решения оперативных задач, рабочих групп, а также экспертных, общественных советов и иных совещательных органов, совещаний, организованных по предметам ведения постоянных комиссий (комитетов), выписки из протоколов и другие;

5) служебные документы: материалы, подготавливаемые постоянными комиссиями (комитетами) городской Думы, письма, обращения граждан и организаций, заявления, запросы информации и так далее;

6) информационно-справочные и справочно-аналитические документы: информационные письма, протоколы, информации, справки, докладные (объяснительные, служебные записки), заявления, телеграммы, электронные сообщения и так далее;

7) документы по личному составу: распоряжения по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и так далее;

8) иные документы, созданные при исполнении полномочий работниками городской Думы: планы и графики работы, отчеты, обзоры, заключения (предложения, замечания) и так далее.

Документирование управленческой деятельности в городской Думе осуществляется с помощью документооборота и может осуществляться с помощью электронного делопроизводства.

2. Бланки документов

16. Городская Дума использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов городской Думы с воспроизведением герба города Челябинска, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции).

17. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

18. Бланки документов городской Думы разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов:

1) при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа;

2) при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

19. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Виды бланков документов, используемых в деятельности городской Думы, разработаны в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утверждены правовым актом Председателя Челябинской городской Думы.

20. Установленные образцы (макеты) бланков размещены в локальной сети городской Думы по адресу: \server1\duma\бланки (номер созыва).

3. Общие требования к изготовлению документов

21. Документы, создаваемые в деятельности городской Думы, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A3 (297 x 420 мм) - при оформлении информации в виде таблицы, схемы, карты и так далее либо в виде электронных документов с соблюдением состава реквизитов, их расположения и оформления, установленных Инструкцией. Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

22. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:

30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

23. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов) или слов "с.", "стр." (страница), на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

24. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размером N 12, 13, 14, при составлении таблиц допускается использование шрифтов N 8, 9, 10.

Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками; шрифт с засечками (serif), пропорциональный традиционного начертания, делового стиля.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов.

Фрагменты текста документа, а также приложения к документу могут быть оформлены в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Для удобства ссылок на данные таблицы заголовочная часть таблицы может включать строку с нумерацией столбцов таблицы.

25. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляется слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длиной строки.

Длина самой длиной строки реквизита при угловом расположении не более 7,5 см.

Длина самой длиной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом (о составных частях реквизита можно говорить, например, при оформлении реквизита "Адресат" в случаях, если в составе этого реквизита указывается почтовый адрес корреспондента (номер телефона-факса или адрес электронной почты).

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" и "подпись", а также отдельные фрагменты текста в целях акцентирования внимания на них.

26. Электронные документы городской Думы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

27. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 года N 325 "Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных" должно обеспечивать:

1) создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

2) открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

3) сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

4) создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

5) открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

6) сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF);

7) программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).

4. Реквизиты документов и их оформление

28. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием городской Думы, наименованием структурного подразделения, наименованием должности лица).

29. Реквизит "дата документа" соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные совместно двумя или более органами (должностными лицами), должны иметь одну (единую) дату - дату подписания документа последней стороной.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

1) арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2022;

2) словесно-цифровым способом: 05 июня 2022 года.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитом "наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) или под реквизитом "справочные данные о городской Думе" (в бланках писем).

30. Реквизит "регистрационный номер документа" - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел городской Думы, кодом корреспондента, кодом должностного лица и другое).

На документе, составленном совместно двумя и более органами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

31. При использовании прямого бланка для подготовки письма-ответа ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа в обязательном порядке указывается в письмах-ответах и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ. Например:

При использовании углового варианта бланка для подготовки письма-ответа ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляется исполнителем (ссылка располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа"), в текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего документа не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа в бланке. Например:

32. Реквизит "гриф ограничения доступа к документу" применяется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом N 12. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

33. Реквизит "адресат" используется при оформлении деловых писем городской Думы, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и других).

Адресатом документа может быть орган государственной власти, орган местного самоуправления, организация, группа организаций, структурное подразделение органа государственной власти, органа местного самоуправления, должностное лицо органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). Строки реквизита "адресат" печатаются с межстрочным интервалом 1,0 и выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При направлении документа должностным лицам органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации адресат указывается в дательном падеже с указанием должности руководителя (заместителя руководителя), включающей наименование органа (организации). Например:

Главе Ленинского района
Фамилия И.О.

При адресовании документов должностным лицам органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Прокурору Челябинской области
Звание (наименование)
Фамилия И.О.

При адресовании письма в орган государственный власти, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование органа (организации) в именительном падеже. Например:

Федеральное архивное агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

Правительство Челябинской области
Управление государственной службы

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:

АО "Профиль"

Руководителю
договорно-правового отдела
Фамилия И.О.

При рассылке документа типового содержания, органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:

Председателям советов депутатов
внутригородских районов

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом "адресат" в скобках указывается "(по списку)". Например:

Депутатам Совета депутатов
Калининского района
(по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения ещё нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При адресовании документа физическому лицу указывается его фамилия в дательном падеже, инициалы, почтовый (электронный) адрес. Например:

Иванову И.И.

ул. Румянцева, д. 0, кв. 00
г. Челябинск, 454000
abcd@email.ru

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234:

1) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии);

2) для гражданина - фамилия, инициалы (отчество при наличии);

3) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

4) название улицы, номер дома, номер квартиры;

5) название населенного пункта;

6) название района;

7) название республики, края, области, автономного округа (области);

8) название страны (для международных почтовых отправлений);

9) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается, в составе реквизита "Адресат" указывается адрес электронной почты (номер телефона/факса). Например:

Министерство
экономического развития
Российской Федерации

abcd@gov.ru

При отправке письма почтовой связью с обязательной отправкой по адресу электронной почты и (или) по факсимильной связи указывается почтовый адрес, электронный адрес и (или) номер телефона/факса.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых Президенту Российской Федерации, в палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, законодательный орган субъекта Российской Федерации, высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации, высшему исполнительному органу субъекта Российской Федерации, органам и должностным лицам местного самоуправления города Челябинска, постоянным корреспондентам.

34. Реквизит "гриф утверждения документа" проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (постановлением, распоряжением).

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица в именительном падеже, включающее наименование органа местного самоуправления, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения. Например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Руководитель аппарата Челябинской городской Думы
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата

35. Заголовок к тексту документа (при наличии) должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопросы: "о чем?" (формулируется с предлогом "О" ("Об") или на вопрос "чего?"). Например:

письмо (о чем?) Об изменении стоимости проезда

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок может занимать несколько строк, печатаемых через интервал. Печатается под реквизитами бланка документа от границы левого поля с прописной буквы. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок к тексту печатается тем же размером шрифта, что и весь текст.

Заголовок к тексту может не составляться при оформлении писем либо в случае, если текст документа не превышает 4-5 строк.

36. Текст документа должен быть составлен грамотно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, а во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст может содержать одну заключительную часть: письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа не допускается употребление:

1) просторечной и экспрессивной лексики (слова, выражающие ласку, шутку, иронию, неодобрение, пренебрежение, фамильярность и так далее);

2) иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

3) обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

4) аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

5) ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

1) наименование вида документа, наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа;

2) наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа излагается:

1) в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ"). Порядок оформления протоколов заседаний приведен в приложении 2 к Инструкции;

2) в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("Правовое управление не возражает...", "Администрация считает возможным...");

3) в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("Общественная палата считает возможным...", "... комиссия готова рассмотреть...");

4) в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

5) в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Знак процента (%) применяется только после цифр, можно набирать "5%", но нельзя "пять%". Как исключение, знак процента без цифр может быть применен в заголовках таблиц и выводов (в %). Знак процента никогда не отделяют от цифр пробелом, если знак относится к нескольким числам в перечислении, его ставят лишь с последним числом, например, в 5, 7, 10 и 15%, а не в 5%, 7%, 10% и 15%.

В тексте документа знак "N " применяется только с относящимся к нему числом, от которого при наборе отделяется пробелом (например, N 11). Если используются сдвоенные знаки, знак номера не удваивается (например, N 4-6 или N 4, 5, 6). При переносе на новую строку знак "N " не отделяется от относящегося к нему числа.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма - над текстом и "С уважением," в заключительной части письма - над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Этикетная фраза "С уважением," может быть написана от руки должностным лицом, подписывающим письмо.

В обращении по фамилии инициалы лица не указываются "Уважаемый Петров!".

Если в тексте письма содержится ссылка на приложение, которое не является структурной частью данного письма, то пишется слово "прилагается" в скобках. Например:

В связи с вышеизложенным направляем Вам информацию по предложениям, содержащимся в обращении к Законодательному Собранию Челябинской области, полученную от Комитета по управлению имуществом и земельным отношениям города Челябинска (прилагается).

или

С учетом полученного от Вас предложения направляем замечания к законопроекту, подготовленные совместно органами местного самоуправления города Челябинска (прилагаются).

Если в тексте письма содержится ссылка на приложение, которое является структурной частью данного письма, то при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: _(приложение) или ... (приложение 1). Например:

В соответствии с Законом Челябинской области от 25 ноября 2008 года N 329-ЗО "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Челябинской области" направляю Вам муниципальные нормативные правовые акты, принятые на тридцать пятом заседании Челябинской городской Думы и подлежащие включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Челябинской области, в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, согласно реестру (приложение).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение
к письму Председателя
Челябинской городской Думы
от 09.01.2023 N ГД1-14-3

37. Реквизит "отметка о приложении" содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

В служебных письмах и информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля одним из следующих способов.

Если приложение названо в тексте документа. Например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них. Например:

Приложение:	1. Положение о Комитете финансов на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Контрольно-счетной палаты на 3 л. в 1 экз.

Если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты. Например:

Приложение: Договор о сотрудничестве от 12 мая 2020 года N 65 в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц. Например:

Приложение: письмо Управления по торговле и услугам от 14.06.2020 N 348 и приложения к нему, всего на 5 л.

Если документ направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них. Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель. Например:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: аналитическая справка на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip). Например:

Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах).

В отметке о приложении может указываться сокращенное наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления. Строки реквизита выравниваются по левому краю.

38. Реквизит "гриф согласования документа" проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

1) на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

2) на последнем листе документа под текстом;

3) на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель аппарата Администрации города Челябинска
Подпись Дата	И.О. Фамилия

Если согласование осуществляется совещательным, координационным, методическим или иным органом в грифе согласования указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

СОГЛАСОВАНО

Общественная палата города Челябинска (протокол от _____ N ______)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета по делам архивов Челябинской области от _______ N ____

39. Реквизит "виза" является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Начальник Правового управления
Подпись	И.О. Фамилия
Дата

При наличии заключения с замечаниями к документу визу оформляют следующим образом:

Заключение прилагается.
Начальник Правового управления
Подпись	И.О. Фамилия
Дата

При применении СЭД, согласование может проводиться в электронной форме.

В документах, подлинники которых хранятся в городской Думе, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться визирование каждого листа документа и его приложений.

40. Реквизит "подпись" содержит собственноручную подпись должностного или физического лица.

Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Расшифровку подписи допускается выделять полужирным шрифтом, инициалы от фамилии в расшифровке подписи отделяются пробелом. Расшифровка подписи размещается с выравниванием по правому полю.

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке "Челябинская городская Дума" и подписывается руководителем структурного подразделения аппарата городской Думы (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения аппарата городской Думы. Например:

Начальник Правового управления

личная подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование городской Думы. Например:

Руководитель аппарата Челябинской городской Думы

личная подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например, на бланках Председателя Челябинской городской Думы ставится только его личная подпись и её расшифровка:

личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Руководитель аппарата Челябинской городской Думы	личная подпись	И.О. Фамилия
Начальник отдела - главный бухгалтер	личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Начальник отдела по социальной политике		Начальник отдела по городскому хозяйству и градостроительству
личная подпись	И.О. Фамилия	личная подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус должностного лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия
Заместитель председателя комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности или временно исполняющим обязанности руководителя, данные наименования пишутся без сокращения с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением Председателя Челябинской городской Думы. Например:

Исполняющий обязанности руководителя аппарата

личная подпись

И.О. Фамилия

В остальных случаях слова "исполняющий обязанности" могут оформляться аббревиатурой "и.о." (пишется без пробела; после букв ставится точка). Слова "временно исполняющий обязанности" могут оформляться аббревиатурой "врио", (без пробелов и без точек).

Писать с прописной буквы "И.о." и "Врио" нужно, если с этой аббревиатуры начинается предложение.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

41. Реквизит "отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

42. Печатью (оттиском печати) заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Оттиски гербовых печатей не ставятся на копиях документов.

В городской Думе применяются гербовые печати: "Челябинская городская Дума" (большая и малая). Хранятся в отделе бухгалтерии городской Думы (большая) и в отделе муниципальной службы и кадров Управления муниципальной службы, противодействия коррупции и информационного обеспечения городской Думы (малая).

На гербовых печатях помещается герб города Челябинска. Не допускается использование на указанных гербовых печатях изображения Государственного герба Российской Федерации.

Гербовые печати помимо указанных выше реквизитов могут содержать:

1) код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

2) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;

3) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте таким образом, чтобы он не захватывал личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "МП" и проставляется без захвата наименования должности и подписи.

Кроме печати с изображением герба города Челябинска в городской Думе применяется негербовая печать: "Челябинская городская Дума Отдел протокола и копировально-множительных работ" (хранится в отделе протокола и копировально-множительных работ Управления документационного обеспечения городской Думы). Проставляется такая печать на рассылаемых копиях актов, принятых городской Думой, выписках из протоколов заседаний городской Думы, копиях постановлений и распоряжений Председателя Челябинской городской Думы.

В городской Думе применяются металлические печати - для опечатывания дверей рабочих кабинетов. Эти печати имеют наименование "Челябинская городская Дума", в центре круга нумерацию.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя Челябинской городской Думы и подписи заместителя Председателя Челябинской городской Думы изготавливаются только по их решению. Ответственным за хранение и использование факсимиле является руководитель аппарата городской Думы (далее - Руководитель аппарата).

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи используется для заверения документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности правовых актов Председателя Челябинской городской Думы, поручений, служебных писем не допускается.

В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных печатей и штампов.

Изготовление печатей производится по указанию Руководителя аппарата. Все печати и штампы регистрируются в отделе документооборота и материально-технического обеспечения Управления документационного обеспечения городской Думы (далее - Отдел документооборота) и выдаются работникам структурных подразделений под подпись. Изготовление печатей, факсимиле и штампов, используемых в деятельности аппарата городской Думы, производится на основании заявок структурных подразделений аппарата городской Думы, имеющих право их проставления.

Заявка на изготовление печатей, штампов направляется на согласование Руководителю аппарата. Гербовые печати изготавливаются в строгом соответствии с ГОСТ Р 51511-2001. "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 года N 573-ст.

Все печати и штампы городской Думы изготавливаются только на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном уровне.

Изготовленные печати подлежат регистрации в день их получения путем внесения в журнал учета печатей и штампов городской Думы (далее - журнал учета), ведение которого осуществляет ответственное лицо Отдела документооборота в соответствии с установленной формой (приложение 3 к Инструкции). Каждый лист журнала учета нумеруется, журнал учета прошнуровывается, скрепляется гербовой печатью городской Думы (малой) и подписью Руководителя аппарата. Журнал учета хранится в Отделе документооборота.

В случае износа, повреждения, утраты клише печати (штампа) производится его замена. Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании указания Руководителя аппарата по представлению руководителей структурных подразделений аппарата городской Думы.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями.

Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются в Отдел документооборота и уничтожаются с оформлением соответствующего акта (и отметкой в журнале учета). В акте должны быть указаны:

1) время и место уничтожения;

2) основание уничтожения печатей и штампов;

3) наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

4) способ уничтожения.

Акт подшивается в отдельную папку, которая хранится вместе с журналом.

В структурных подразделениях аппарата городской Думы печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах (ящиках). Руководители структурных подразделений аппарата городской Думы возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность Руководитель аппарата.

43. Реквизит "отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (работника, подготовившего проект документа), наименованием структурного подразделения аппарата городской Думы и адресом электронной почты исполнителя. Например:

Иванов Иван Иванович,

Правовое управление, консультант-юрист

+7(351) 000-00-00, Ivanov_II@gov.ru

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 8 через один межстрочный интервал или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе первой указывается фамилия ответственного исполнителя.

44. Реквизит "отметка о заверении копии" оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно Начальник отдела муниципальной службы и кадров	личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

45. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети "Интернет", СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

1) наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

2) наименования документов, копии которых направляются получателю;

3) названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

4) дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается:

"Приложение к письму от 00.00.2023 N 00-00/0-0-0".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ.

46. Реквизит "отметка о поступлении документа" (регистрация) служит для подтверждения факта поступления документа в городскую Думу и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа (штампов).

47. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты:

1) "срочно", "подлежит возврату", "секретно" (проставляют без кавычек на первом листе документа);

2) отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают словом "Контроль" или буквой "К" (проставляют без кавычек);

3) отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ и дату.

IV. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

48. Движение документов в городской Думе с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.

49. При установлении требований к организации документооборота городская Дума исходит из следующих принципов:

1) соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);

2) централизация операций по приему и отправке документов;

3) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

4) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

5) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

6) однократность регистрации документов;

7) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

50. В процессе документооборота обеспечивается:

1) прием и первичная обработка входящих документов;

2) предварительное рассмотрение входящих документов;

3) регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

4) рассмотрение документов руководством;

5) доведение документов до исполнителей;

6) подготовка проектов документов;

7) согласование проектов документов;

8) подписание проектов документов;

9) определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

10) обработка и отправка исходящих документов.

51. В документообороте городской Думы выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

2. Прием, первичная обработка входящих документов

52. Прием и первичная обработка поступающей в городскую Думу корреспонденции осуществляется Отделом документооборота.

53. Ответственное лицо Отдела документооборота ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, проверяет наличие документов, поступивших в городскую Думу в форме электронного документа на адрес официальной электронной почты, проверяет правильность доставки и читаемость текста документа, после чего поступивший документ распечатывается, регистрируется и направляется для последующей работы.

54. При поступлении в городскую Думу почтовой корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов, проверка целостности упаковки (конвертов и пакетов). После вскрытия конверта (за исключением конвертов и пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций) осуществляется проверка целостности входящих документов, включая приложения.

При выявлении в конверте отсутствия документов или приложений к ним работниками Отдела документооборота составляется акт по форме, приведенной в приложении 4 к Инструкции, в трех экземплярах: один экземпляр акта остается в Отделе документооборота, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленные документы (включая телеграммы и факсограммы) пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

55. Конверты, в которых поступили документы в городскую Думу, уничтожаются (за исключением конвертов обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и/или дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).

56. Документы с пометкой "Лично" на конверте направляются без его вскрытия соответствующему лицу городской Думы.

57. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения аппарата городской Думы, должны быть переданы для регистрации в Отдел документооборота.

58. Поступившая корреспонденция разделяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, приведен в приложении 5 к Инструкции.

59. Документы, поступившие в городскую Думу в рабочее время, регистрируются в день поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.

При регистрации документа, поступившего на бумажном носителе, ему присваивается входящий регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года) с указанием даты поступления, одновременно заполняется электронная регистрационная карточка. Информация о документе вводится в электронную базу данных, затем в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех экземпляров документа.

Приложения к документу отдельно не регистрируются.

60. Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, введенная в электронную базу данных, хранится в ней не менее пяти лет.

61. Корреспонденция, поступившая на имя депутата городской Думы, не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на конверте, после чего передается в соответствующую постоянную комиссию (комитет) для последующей передачи депутату городской Думы или его помощнику.

62. Отдел документооборота комплектует папку с зарегистрированными письмами, документами в день их поступления и не позднее 15:00 передает ее Руководителю аппарата. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются Руководителю аппарата незамедлительно.

3. Организация работы с отправляемыми документами

63. В городской Думе отправка документов осуществляется Отделом документооборота почтовой, курьерской, электронной и иными видами связи.

64. В Отделе документооборота проверяется правильность оформления исходящего документа (адресат, подпись, отметка об исполнителе, наличие указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

65. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234.

66. Телеграммы, составляемые в городской Думе, принимаются Отделом документооборота завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправки. Отправка телеграммы осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 года N 968.

67. Регистрация исходящих документов ведется с использованием электронной базы данных. Исходящий регистрационный номер состоит из индекса подразделения по списку индексов структурных подразделений аппарата городской Думы, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах года.

Документу, подготовленному для отправки в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

68. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и со всеми приложениями, хранится в Управлении документационного обеспечения и в структурных подразделениях аппарата городской Думы.

Служебные документы на отправку передаются в открытом виде, подписанными и полностью оформленными, с указанием полных и точных адресов, в необходимом количестве экземпляров и со всеми приложениями.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью городской Думы, к отправке не принимаются.

Подготовленные к отправке служебные документы конвертуются и адресуются, на конверте указывается исходящий номер отправляемого документа (или нескольких документов в один адрес).

69. Отправка корреспонденции, принятой Отделом документооборота до 15:00, осуществляется в этот же день. Корреспонденция, принятая после 15:00, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.

4. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

70. Документы передаются на рассмотрение Председателю Челябинской городской Думы только после их регистрации с приложением проекта указания по исполнению (резолюцией).

Руководитель аппарата осуществляет подготовку проектов резолюций к документам в электронном и/или бумажном виде и передачу их на рассмотрение Председателю Челябинской городской Думы.

Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюции печатаются на соответствующих бланках формата А6. Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, входящий номер документа. При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой (может подчеркиваться или обозначается словом "отв." ("ответственный").

71. Документы могут иметь несколько резолюций одного или нескольких руководителей соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, а лишь конкретизировать порядок исполнения, срок и исполнителя.

72. Документы рассматриваются Председателем Челябинской городской Думы, затем в соответствии с поручениями направляются через Отдел документооборота исполнителям, а содержание резолюции заносится в электронную базу данных.

5. Контроль за исполнением входящих документов

73. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением входящих документов осуществляет Отдел документооборота.

74. Срок исполнения документа может быть:

1) типовым - установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами;

2) индивидуальным - срок исполнения документов (поручений) устанавливается Председателем Челябинской городской Думы, его заместителем, иными должностными лицами в резолюциях (поручениях) по документу, протоколах заседаний.

Сроки исполнения могут быть установлены в тексте самого документа. Срок исполнения документов начинается со дня регистрации. Об окончании срока исполнитель предупреждается Отделом документооборота.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока исполнения документа считается ближайший следующий за ним рабочий день.

75. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции в установленные сроки.

При необходимости продления срока исполнения поручения исполнитель обязан заблаговременно обратиться с аргументированной просьбой к Руководителю аппарата.

Исполнитель информирует Отдел документооборота обо всех изменениях, связанных с исполнением документа (изменение срока или смена исполнителя), о чем делается соответствующая отметка в электронной базе данных.

Если письменного ответа нет, на документе исполнителем делается отметка, каким образом решен вопрос. Например:

"Вопрос решен положительно при личной встрече", "Учтено при формировании замечаний к проекту решения (название)", "Дан устный ответ", "Ознакомлен", "В дело" и тому подобное.

76. По исполненным служебным документам вся информация Отделом документооборота вводится в электронную базу данных.

Исполненными считаются служебные документы и письма, если рассмотрены и разрешены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы корреспондентам.

77. Работник Отдела документооборота не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетными данными, составляет справку о ходе исполнения документов и предоставляет ее начальнику Управления документационного обеспечения.

6. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата городской Думы

78. Руководители структурных подразделений аппарата городской Думы организуют работу с поступившими документами, подготовку (при необходимости) ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата городской Думы обеспечивается ответственными, назначенными руководителями соответствующих подразделений, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:

- учет поступивших документов;

- формирование дел согласно номенклатуре структурных подразделений аппарата городской Думы.

79. При работе с документами в структурных подразделениях аппарата городской Думы необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

При утрате служебных документов руководитель структурного подразделения аппарата городской Думы и ответственное за исполнение лицо составляют акт (приложение 6 к Инструкции);

2) сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

3) не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией;

4) передача документов или их копий работникам внешних организаций, представителям средств массовой информации и другим может осуществляться только с разрешения Руководителя аппарата;

5) при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочной) исполнитель должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения аппарата городской Думы.

V. Формирование дел, хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

1. Документальный фонд городской Думы

80. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности городской Думы, образуют документальный фонд. Состав документального фонда определен пунктом 15 Инструкции.

Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в муниципальный архив города Челябинска (далее - муниципальный архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы.

2. Разработка и ведение номенклатуры дел

81. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов структурными подразделениями аппарата городской Думы ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел (приложение 7 к Инструкции).

82. Формирование документального фонда городской Думы осуществляется Управлением документационного обеспечения путем составления номенклатуры дел городской Думы (далее - Номенклатура дел), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

83. Номенклатура дел составляется на основе Регламента городской Думы, положений о структурных подразделениях аппарата городской Думы и других документов, регламентирующих деятельность городской Думы, номенклатур дел на предшествующие годы, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года.

84. Предложение в Номенклатуру дел составляется лицом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения аппарата городской Думы, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата городской Думы и представляется в Управление документационного обеспечения. Ответственность за своевременное составление предложений в Номенклатуру дел, представление их в Управление документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения аппарата городской Думы.

Вновь созданное подразделение аппарата городской Думы в месячный срок разрабатывает предложения в Номенклатуру дел и представляет ее в Управление документационного обеспечения для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения Номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей Номенклатуре дел.

85. Управление документационного обеспечения, руководствуясь предложениями структурных подразделений аппарата городской Думы, составляет Номенклатуру дел. Номенклатура дел подписывается руководителем Управления документационного обеспечения. Проект Номенклатуры дел согласовывается с экспертной комиссией городской Думы (один раз в 5 лет с ЭПК) и утверждается Руководителем аппарата. Номенклатура дел составляется на один год и вступает в силу с 1 января нового года.

Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной Номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в Номенклатуру дел в раздел Управления документационного обеспечения;

2-й экземпляр находится в Управлении документационного обеспечения в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в муниципальный архив, источником комплектования которого является Челябинская городская Дума.

86. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, отражающих деятельность структурных подразделений аппарата городской Думы, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в Номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе. Заголовок дела в Номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не включаются в Номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 Номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового (буквенно-цифрового) обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

"12-05", где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В Номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 Номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов). Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 Номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому перечню.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2021 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и другое.

87. В качестве рабочего экземпляра в Управлении документационного обеспечения используется копия утвержденной Номенклатуры дел или ее электронная форма. В структурные подразделения Номенклатура дел рассылается Управлением документационного обеспечения в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (рабочий экземпляр Номенклатуры дел хранится в Управлении документационного обеспечения до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с Номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в муниципальный архив.

88. В случае изменения структуры городской Думы составляется новая Номенклатура дел, согласовывается с ЭПК и утверждается Руководителем аппарата.

89. В течение года в рабочий экземпляр Номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении Номенклатуры дел.

90. Сроки хранения документов, включенных в Номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - типовой перечень); сроки хранения документов указываются в графе 4 Номенклатуры дел со ссылкой на статью федерального закона или типового перечня.

91. По завершении календарного года структурными подразделениями аппарата городской Думы по соответствующему разделу Номенклатуры дел готовятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 Номенклатуры дел), отдельно для дел постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Сведения дополняются данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передаются в Управление документационного обеспечения.

92. Управление документационного обеспечения на основе полученных из подразделений аппарата городской Думы данных готовит:

1) итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в городской Думе в течение года;

2) дополнение к Номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами Номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром Номенклатуры дел. Дополнение к утвержденной Номенклатуре дел подписывается руководителем Управления документационного обеспечения и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру Номенклатуры дел.

3. Формирование дел и текущее хранение

93. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.

Формирование документов в дела в структурных подразделениях аппарата городской Думы осуществляется в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел ответственными за делопроизводство в подразделениях.

На каждое названное в Номенклатуре дело к началу года заводится папка.

При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании

"В дело" и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены.

При оформлении дел соблюдаются следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;

2) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

3) факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

4) в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

5) в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела, решения городской Думы, протоколы заседаний постоянных комиссий (комитетов), которые формируются за период их созыва);

6) объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);

7) внутри дела документы располагают в хронологической последовательности. Хронология нарушается в том случае, если на инициативный документ имеется документ - ответ, который подшивается за документом-запросом;

8) правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

9) распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу;

10) распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения;

11) документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

12) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

13) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам компетенции и работы городской Думы, её структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

14) электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с Номенклатурой дел; в Номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронной форме, проставляется в графе "Примечание" Номенклатуры дел.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В Номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

94. Формирование и хранение дел постоянного срока хранения на бумажном носителе до передачи их в муниципальный архив осуществляется в Управлении документационного обеспечения.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности (документы временного срока хранения могут храниться в папках (скоросшивателях). Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

В структурных подразделениях аппарата городской Думы специалисты, ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда городской Думы, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по Номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Управления документационного обеспечения, при реорганизации и ликвидации органа местного самоуправления или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя Управления документационного обеспечения или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учету.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений аппарата городской Думы на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Челябинской городской Думы работник ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела и передает их в Управление документационного обеспечения, независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

95. Правилами делопроизводства установлено, что дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив городской Думы не ранее через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив городской Думы по истечении 10 лет со дня увольнения.

Передача дел в архив городской Думы проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив городской Думы не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения.

В исключительных случаях по решению Руководителя аппарата дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив городской Думы по описям дел, документов или по Номенклатуре дел.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в городской Думе создается экспертная комиссия (далее - ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЭК и утверждаемого правовым актом Председателя Челябинской городской Думы.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, типового перечня.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

1) отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив городской Думы;

2) отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

3) выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел городской Думы, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой "ЭПК" (отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно"), подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение.

При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

По результатам экспертизы ценности документов в городской Думе составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Формы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, составляемых в городской Думе, приведены в приложениях 8, 9 к Инструкции.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела городской Думы подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится работниками Управления документационного обеспечения и работниками структурных подразделений аппарата городской Думы, при методической помощи и под контролем муниципального архива.

Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в муниципальный архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду) по договору могут привлекаться специализированные организации.

5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

96. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях аппарата городской Думы составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Управление документационного обеспечения на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (форма акта о выделении к уничтожению архивных документов (электронных документов), не подлежащих хранению, приведена в приложении 10 к Инструкции). Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на все дела городской Думы (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Согласованные ЭК городской Думы акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются Руководителем аппарата, только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК.

После чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию. После уничтожения дел в Номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

6. Передача дел на хранение в муниципальный архив

97. Порядок передачи дел в муниципальный архив:

1) передача документов в муниципальный архив осуществляется по утвержденному графику;

2) муниципальный архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, утвержденным ЭПК, поединично в присутствии специалиста Управления документационного обеспечения вместе с тремя экземплярами описи дел на бумажном носителе;

3) прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в муниципальном архиве, другой - в городской Думе (хранится постоянно в деле фонда).

Председатель Челябинской городской Думы

А.В. Шмидт

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

Перечень
понятий и терминов, используемых в Инструкции по делопроизводству в Челябинской городской Думе

Термин	Определение	Источник
бланк документа	лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 48
вид документа	классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 47
виза	реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 55
временное хранение документов	хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 42
выписка из документа	копия части документа, заверенная в установленном порядке	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 26
гриф ограничения доступа к документу	реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 62
гриф согласования	реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 56
гриф утверждения	реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 61
дело	документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 95
делопроизводство	деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 1
документ	зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 7
документальный фонд	совокупность документов, образующихся в деятельности организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 93
документационное обеспечение (управления), ДОУ	деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2
документирование	запись информации на носителе по установленным правилам	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 44
документооборот	движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 73
документопоток	совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 76
документы	документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции	ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2019, п. 3.14
должностное лицо	лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления		Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ст. 4, п. 5
заверенная копия документа	копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость		ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 25
запрос	обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа		Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", ст.1, п. 4
индекс дела	цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации		ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 103
индивидуальный срок исполнения документа	срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией		ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 90
контроль исполнения документов	совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов		ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 88
конфиденциальность информации	обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя		Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 2, п. 7.
копия документа	экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 23
лист согласования (визирования) документа	часть официального документа с отметками (визами) о согласовании	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 54
номенклатура дел	систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 94
носитель (документированной) информации	материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 12
объем документооборота	количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 75
оперативное хранение документов	хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 92
первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов	обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 82
печать	устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 71
подлинник документа	первый или единственный экземпляр документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 21
подписание (документа)	заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 57
подпись	реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 58
постоянное хранение документов	вечное хранение документов без права их уничтожения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 41
предварительное рассмотрение документов	изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 83
регистрация документа	присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 84
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа	цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 85
резолюция	реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 65
реквизит документа	элемент оформления документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 36
согласование документа; визирование	оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 53
срок хранения документов	период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 40
типовой срок исполнения документа	срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 89
уничтожение	процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления	ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2019, п. 3.7
уничтожение документов	исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 105
формирование дела	группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 98
хранение документов	организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 38
экспертиза ценности документов	изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации	Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 3, п. 16
электронная копия документа	копия документа, созданная в электронной форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 24
электронная подпись	информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию	Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", ст. 2, п. 1
электронный документ	документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 2, п. 11.1).
электронный документооборот	документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 74
юридическая сила документа	свойство официального документа вызывать правовые последствия	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 15

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

                                 Журнал

           учета печатей и штампов Челябинской городской Думы

N п/п	Наименование структурного подразделения аппарата Челябинской городской Думы	Оттиск печати, штампа	Количество печатей, штампов	Дата введения в обращение печати, штампа	Ф.И.О. лица, которому выданы печать, штамп	Дата выдачи и подпись	Дата и номер акта об уничтожении печатей и штампов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель аппарата

Челябинской городской Думы

_________________/__________________

          (подпись, Ф.И.О.)

"___"__________ 20___ г.

                              Акт N _______

об отсутствии вложений (документов) в полученной почтовой корреспонденции

                                                  "___"__________ 20__ г.

     Работники Челябинской городской Думы _______________________________

____________________________________ составили настоящий Акт о следующем:

        (должности, Ф.И.О.)

1. "___" ______ 20__ г. в Челябинскую городскую Думу поступило __________

                                                        (вид отправления)

от __________________, адрес отправителя: ______________________________,

                                               (наименование отправителя)

идентификационный номер отправления: N _________________________________.

     2. При поступлении почтового отправления установлено:

1) целостность наружной упаковки: _______________________________________

                                                  (нарушена/не нарушена).

     2) почтовое отправление поступило без вложения: _________________  с

исходящим регистрационным N _______________ от "____"_______ 20__ г. (при

наличии).

     3. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах  (1  экз.  -  архивное

дело организации; 1 экз. - отправлен отправителю).

Подписи:

(должность, Ф.И.О., подпись)

(должность, Ф.И.О., подпись)

(должность, Ф.И.О., подпись)

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

Перечень
нерегистрируемых входящих документов в Челябинскую городскую Думу

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства в Челябинскую городскую Думу.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

5. Корреспонденция, адресованная работникам Челябинской городской Думы с пометкой "Лично".

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

7. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы.

8. Пригласительные билеты.

9. Программы конференций, совещаний.

10. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

11. Учебные планы, программы.

12. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Если указанные документы поступили в Челябинскую городскую Думу с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Челябинской городской Думе, утвержденной постановлением Председателя Челябинской городской Думы.

Председатель Челябинской городской Думы

А.В. Шмидт

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

                                   Акт

                          об утрате документов

                                               Челябинская городская Дума

                                                    "___"________ ____ г.

Мною, __________________________________________________________________,

    (Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение аппарата)

в присутствии ___________________________ и ____________________________.

                        (Ф.И.О.)                      (Ф.И.О.)

составлен настоящий Акт об утрате следующих документов:

1. _____________________________________________________________________;

                    (название и реквизиты документа)

2. _____________________________________________________________________;

                    (название и реквизиты документа)

3. _____________________________________________________________________.

                    (название и реквизиты документа)

     Утрата  документов   обнаружена   при   следующих   обстоятельствах:

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     Объяснение  лица,  ответственного  за  учет  и  хранение  утраченных

документов:

________________________________________________________________________.

Подписи: _____________________ _____________________

               (подпись)             (Ф.И.О.)

         _____________________ _____________________

               (подпись)             (Ф.И.О.)

         _____________________ _____________________

               (подпись)             (Ф.И.О.)

Лицо, ответственное за учет

и хранение утраченных документов:

                                         ______________ _________________

                                            (подпись)        (Ф.И.О.)

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

                       Челябинская городская Дума

 Наименование структурного подразделения аппарата Челябинской городской

                                  Думы

                            Номенклатура дел

                                                     На _____________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения аппарата

Челябинской городской Думы           ______________ _____________________

                                        (Подпись)   (Расшифровка подписи)

                                                                     Дата

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

Челябинская городская Дума	УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата Челябинской городской Думы ________________ И.О. Фамилия (подпись) ___________________________ (дата)
ОПИСЬ N 1 дел постоянного хранения за 0000 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _____________________ дел с N _______ по N _______ (цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера: _______________________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________________
Наименование должности сотрудника структурного подразделения	Подпись	И.О. Фамилия
00.00.0000
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ___________ N ______

                  Форма описи дел постоянного хранения

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

Челябинская городская Дума	УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата Челябинской городской Думы ________________ И.О. Фамилия (подпись) ___________________________ (дата)
ОПИСЬ N 2 дел по личному составу за 0000 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _____________________ дел с N ____ по N ____ (цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера: _______________________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________________
Наименование должности сотрудника структурного подразделения	Подпись	И.О. Фамилия
00.00.0000
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ________ N ______

                   Формы описи дел по личному составу

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в Челябинской городской Думе

                                                                  (Форма)

Челябинская городская Дума Акт _____________ N _______________ О выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата Челябинской городской Думы ______________________ И.О. Фамилия (подпись) __________________________________ (дата)

     На основании Перечня  типовых  управленческих  архивных  документов,

образующихся в процессе  деятельности  государственных  органов,  органов

местного самоуправления  и  организаций,  с  указанием  сроков  хранения,

утвержденного приказом Федерального архивного агентства от  _____N  ____,

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической   ценности и

утратившие  практическое  значение  документы  фонда  N  47  "Челябинская

городская Дума":

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи <*>	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________ ед. хр. за _____________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены ЭПК __________________________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______________ N _____________________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов	Подпись	И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Челябинской городской Думы от __________ N _____________ _____________________________

Документы в количестве ____________________________________________ ед. хр.: - на бумажном носителе весом _____________________________________ кг уничтожены (сданы на уничтожение); - на электронном носителе уничтожены (сданы на уничтожение) _______________________ ___________________________________________________________________________ (способ уничтожения)
Наименование должности сотрудника, сдавшего документы	Подпись	И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы	Подпись	И.О. Фамилия
00.00.0000

_____________________________

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.