Вопрос: Какие сроки хранения первичных бухгалтерских документов? Как правильно оформить уничтожение первичных бухгалтерских документов, срок хранения которых уже истек? ("Финансовая газета", N 41, октябрь 2003 г.)

Какие сроки хранения первичных бухгалтерских документов? Как правильно оформить уничтожение первичных бухгалтерских документов, срок хранения которых уже истек?

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируют архивное законодательство в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6.10.2000 г., ст.23 НК РФ и ст.17 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ (в ред. от 30.06.03 г.) "О бухгалтерском учете".

Первичные бухгалтерские документы хранят не менее 5 лет, а документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии - расчетные (расчетно-платежные) ведомости), - 75 лет.

Следует отметить, что документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со ст.283 НК РФ, должны храниться в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Место хранения обработанных первичных документов организации определяют самостоятельно. Например, можно хранить документы в самой организации или сдать их на хранение в архив (государственный или частный).

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Рассмотрим, как правильно это сделать.

Во-первых, руководитель организации своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включаются наиболее квалифицированные специалисты, которые способны оценить важность тех или иных документов. Такая комиссия составляет акт, в котором устанавливается перечень документов, которые необходимо уничтожить. Акт может выглядеть так:

ООО "Аптека"

                                                               Утверждаю

                                 Директор ООО "Аптека" г-н Орлов Орлов С.И.

                                                       ----------

                                                          3 февраля 2003 г.

Акт
о перечне документов на уничтожение

    3 февраля 2003 г.                                       г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А. Иванова;

члены комиссии - юрист С.С. Петров;

секретарь - И.И. Сидорова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2003 г.:

1. Кассовые документы за 1996 г. (9 папок).

2. Авансовые отчеты за 1996 г. (10 папок).

3. Кассовая книга за 1996 г. (2 шт.).

4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 г. (1 шт.).

5. Банковские документы за 1996 г. (12 папок).

6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 г. (12 папок).

7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 г. (1 папка).

8. Журнал учета доверенностей за 1996 г. (1 шт.).

9. Главная книга за 1996 г. (1 шт.).

     Председатель комиссии     Иванова   /А.А. Иванова/

     Члены комиссии:          Сидорова   /И.И. Сидорова/

                                Петров   /С.С. Петров/

Данный акт утверждается руководителем организации. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел.

После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

ООО "Аптека"

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

     5 февраля 2003 г.                                        г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А. Иванова;

члены комиссии - юрист С.С. Петров;

секретарь - И.И. Сидорова,

составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом от 3 февраля 2003 г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ООО "Сырье-ХХ" согласно накладной от 5.02.03 г. N 123, которая прилагается к настоящему акту.

     Председатель комиссии             Иванова   /А.А. Иванова/

     Члены комиссии:                   Сидорова  /И.И. Сидорова/

                                       Петров    /С.С. Петров/

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторичное сырье, вы должны учесть в составе операционных доходов, т.е. по счету 91-1 "Прочие доходы" и начислить НДС.

Ж. Морозова,

ведущий аудитор

ООО "Берг и партнеры. Налоговый консалтинг"

8 октября 2003 г.

"Финансовая газета", N 41, октябрь 2003 г.