Как не потерять НДФЛ в командировке (В. Калгин, "Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2003 г.)

Как не потерять НДФЛ в командировке

Всем известно, что у МНС есть негласное правило: трактовать законы в пользу бюджета. Однако даже из этого правила есть исключения. Пример тому - письмо МНС от 23 июля 2003 г. N СА-6-04/814@. Из него следует, что НДФЛ не обязательно удерживать со всей суммы суточных, выплачиваемых за время командировки.

Налоговые инспекторы пояснили свою позицию просто. Трудовой кодекс говорит, что размеры суточных нужно установить в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе фирмы (ст.168 ТК РФ). А Налоговый кодекс позволяет не удерживать из суточных НДФЛ, если он не превышает величины, установленной в соответствии с законодательством (п.3 ст.217 НК РФ).

Чиновники сделали вывод, что размер командировочных нужно оговорить в коллективном договоре с работниками или в приказе по фирме. В этом случае налогом на доходы не будет облагаться вся сумма суточных независимо от того, превышает она норматив или нет.

Не останавливаясь на достигнутом

Письмом от 23 июля 2003 г. N 04-2-07/510-Я358 МНС вновь порадовало налогоплательщиков. В нем чиновники разрешают не удерживать НДФЛ с выплат за пользование VIP-залом аэропорта, если такая оплата предусмотрена положением о командировках.

Пример

ООО "Пенелопа" направило своего сотрудника в командировку на 15 дней (с 8 по 22 октября). Перед поездкой ему были выплачены командировочные в сумме 2700 руб., из расчета 180 руб. в сутки. Во время поездки работник потратил 500 руб. на пользование VIP-залом аэропорта. Эти расходы фирма компенсировала сотруднику после его возвращения. Вычеты по НДФЛ этому работнику не предоставляются.

Ситуация 1. Положение о командировках на фирме не утверждено. Платить НДФЛ по суточным придется только с той суммы, которая превышает 100 руб. Это следует из статьи 168 Трудового кодекса. Она обязывает фирму выплачивать сотруднику суточные в сумме не ниже той, что установлена для бюджетных предприятий. Норма суточных для бюджетников определена постановлением Правительства от 2 октября 2002 г. N 729. А вот с компенсации за пользование VIP-залом налог на доходы придется заплатить в полном размере.

Бухгалтер фирмы должен сделать следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 2700 руб. - выданы сотруднику командировочные;

Дебет 44 Кредит 71

- 2700 руб. - отнесены командировочные на расходы фирмы;

Дебет 44 Кредит 71

- 500 руб. - начислена компенсация за пользование VIP-залом;

Дебет 71 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 156 руб. (80 руб. х 15 дн. х 13%) - удержан НДФЛ по суточным, превышающим 100 рублей в день;

Дебет 71 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 65 руб. (500 руб. х 13%) - удержан НДФЛ по компенсации за использование VIP-зала;

Дебет 71 Кредит 50

- 279 руб. (500 - 156 - 65) - выплачена сотруднику компенсация, за вычетом удержанного НДФЛ.

Ситуация 2. Положением по командировкам установлено, что норма суточных равна 180 руб., а расходы на VIP-зал компенсируется полностью.

В этом случае платить НДФЛ не придется вовсе. Выплаченная сотруднику в связи с командировкой сумма составит 3200 руб. (2700 + 500).

Такая же ситуация с нормированием компенсаций за использование имущества. Налоговые инспекторы признали, что предельные нормы выплат за использование автомобиля сотрудника, которые установило Правительство, предназначены для расчета налога на прибыль, а не НДФЛ (письмо УМНС по г. Москве от 27 мая 2003 г. N 27-08а/28297). Поэтому, чтобы не удерживать с таких выплат налог на доходы, размер компенсации нужно установить в письменном соглашении с работником, как этого требует статья 188 Трудового кодекса.

Заметим, что прогрессивную мысль инспекторов можно продолжить и применить ее к неподтвержденным документами расходам на проживание. Уже упомянутая статья 168 Трудового кодекса требует, чтобы фирма установила порядок возмещения расходов работников на проживание в период командировки. Если в положении по предприятию установить норму оплаты в случае, если у сотрудника нет документов из гостиницы, то эти выплаты тоже подпадут под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Следовательно, удерживать из них налог на доходы не придется.

Не переплатили ли вы?

Если на вашем предприятии положение о командировках существовало ранее, то, опираясь на комментарии инспекторов, вы можете потребовать вернуть из бюджета излишне уплаченный НДФЛ или учесть переплату в предстоящих отчислениях этого налога. Если же такого документа не существует - его можно оформить задним числом. Вы имеете право пересчитать НДФЛ с 1 февраля 2002 года, когда новый Трудовой кодекс вступил в силу.

В. Калгин,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2003 г.