Приказ Федерального архивного агентства от 19 октября 2023 г. N 108 "Об утверждении Рекомендаций о взаимодействии между территориальными органами федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела"

В соответствии с абзацем 5 подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Рекомендации о взаимодействии между территориальными органами федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Росархива А.В. Юрасова.

Руководитель Росархива

А.Н. Артизов

Утверждены
приказом Росархива
от 19 октября 2023 г. N 108

Рекомендации о взаимодействии между территориальными органами федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела

I. Общие положения

1.1. Рекомендации о взаимодействии между территориальными органами федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации (далее - территориальные органы (федеральные организации), и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - Рекомендации) подготовлены в соответствии с абзацем 5 подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, в целях руководства и практического применения при осуществлении взаимодействия территориальных органов (федеральных организаций) с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела по вопросам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образующихся в деятельности территориальных органов (федеральных организаций).

1.2. Рекомендации подготовлены с учетом практики, сложившейся в территориальных органах (федеральных организациях) и уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела по осуществлению указанного выше взаимодействия, и направлены на обеспечение единых подходов к вопросам хранения, комплектования, учета и использования, а также обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

1.3. Взаимодействие территориальных органов (федеральных организаций) и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела основывается на положениях Конституции Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле), Федерального закона от 21 декабря 2021 г. N 414-ФЗ "Об общих принципах организации публичной власти в субъектах Российской Федерации", иных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

II. Организация и осуществление взаимодействия территориальных органов (федеральных организаций) с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела

2.1. Организация взаимодействия осуществляется в соответствии с частью 2 статьи 21 Закона об архивном деле, согласно которой документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов (федеральных организаций), передаются в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между территориальным органом (федеральной организацией), передающим указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

Обязательным условием заключения такого договора является определение уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела государственного архива субъекта Российской Федерации, с которым территориальный орган (федеральная организация) будет осуществлять взаимодействие.

2.2. Территориальный орган (федеральная организация), уже заключивший договор с государственным архивом субъекта Российской Федерации, может быть включен в список источников комплектования указанного архива.

Федеральная организация, во владении которой находятся документы, относящиеся к собственности субъекта Российской Федерации, к муниципальной собственности, включается в списки источников комплектования соответствующего государственного (муниципального) архива.

2.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, относящиеся к федеральной собственности, передаются на хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации на основании договора, сторонами которого являются государственный архив субъекта Российской Федерации и территориальный орган (федеральная организация).

Условиями договора могут быть предусмотрены:

- передача на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к федеральной собственности;

- передача на хранение документов по личному составу, а также иных документов, предусмотренных частью 8 статьи 23 Закона об архивном деле, ликвидированных территориальных органов (федеральных организаций);

- определение порядка использования и доступа к документам фонда территориального органа (федеральной организации);

- обеспечение нормативных условий хранения документов.

2.4. Государственным архивом субъекта Российской Федерации и территориальным органом (федеральной организацией) в рамках заключенных договоров осуществляется взаимодействие по следующим вопросам:

- рассмотрение индивидуальных номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, описей дел по личному составу ликвидированных территориальных органов (федеральных организаций), актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации;

- проведение экспертизы ценности документов в целях отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- осуществление консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства, а также обмен документами, справочными и иными материалами, необходимыми для осуществления сторонами договора своих обязательств;

- организация оказания методической помощи государственными архивами субъектов Российской Федерации территориальным органам (федеральным организациям) по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- возможность обмена информацией по вопросам взаимодействия между сторонами договора, в письменной форме, а при наличии необходимых технических средств - в электронном виде.

2.5. Иные условия, а также порядок взаимодействия определяются сторонами договора самостоятельно.

2.6. Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела при проведении экспертизы ценности документов в целях отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, может осуществляться рассмотрение (утверждение) проектов следующих документов:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел по личному составу ликвидированных территориальных органов (федеральных организаций), не являющихся источниками комплектования;

д) индивидуальных номенклатур дел;

е) акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

ж) акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации;

з) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.7. При проведении экспертизы ценности документов, относящихся к собственности субъекта Российской Федерации, муниципальной собственности, находящихся во владении федеральных организаций на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела представляются:

а) проекты описей дел, документов постоянного срока хранения;

б) проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, (после завершения первого этапа экспертизы ценности);

г) историческая справка к фонду;

д) акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации;

е) акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны.

2.8. Договор, как правило, заключается при наличии свободных площадей архивохранилищ в государственном архиве субъекта Российской Федерации для приема документов.

2.9. В случае принятия одним из участников взаимодействия решения об отказе в заключении договора, территориальному органу (федеральной организации) рекомендуется придерживаться следующего порядка действий:

- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности территориального органа (федеральной организации), осуществляется самостоятельно;

- согласование проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях, описей дел по личному составу территориального органа (федеральной организации), осуществляется экспертной комиссией указанного органа (организации), после чего они подлежат утверждению руководителем территориального органа (федеральной организации);

- проекты номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу территориального органа (федеральной организации), могут представляться на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (при наличии) соответствующего федерального органа государственной власти, после чего они подлежат утверждению руководителем территориального органа (федеральной организации);

- проекты описей дел постоянного хранения подлежат согласованию с экспертной комиссией территориального органа (федеральной организации), а также с Центральной экспертной комиссией соответствующего федерального органа государственной власти, иного государственного органа с их последующим утверждением руководителем территориального органа (федеральной организации).

III. Заключительные положения

3.1. При осуществлении взаимодействия между территориальным органом (федеральной организацией), уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и государственным архивом субъекта Российской Федерации следует руководствоваться следующими приказами Росархива:

- от 11 апреля 2018 г. N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный N 51895);

- от 11 апреля 2018 г. N 43 "Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации" (зарегистрирован Минюстом России 15 июня 2018 г., регистрационный N 51357);

- от 11 апреля 2018 г. N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (зарегистрирован Минюстом России 17 августа 2018 г., регистрационный N 51922);

- от 13 июня 2018 г. N 63 "Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела" (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный N 51794);

- от 25 февраля 2019 г. N 30 "Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа" (зарегистрирован Минюстом России 22 июля 2019 г., регистрационный N 55333);

- от 25 февраля 2019 г. N 31 "Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа" (зарегистрирован Минюстом России 24 июня 2019 г., регистрационный N 55005);

- от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023);

- от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (зарегистрирован Минюстом России 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119).

3.2. Общий порядок заключения договоров осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Гражданским кодексом Российской Федерации.

3.3. Уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела рекомендуется представлять сведения о заключенных договорах с территориальными органами (федеральными организациями) в Федеральное архивное агентство для сведения.

3.4. Настоящие Рекомендации подлежат опубликованию на официальном сайте Федерального архивного агентства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".