Хранить по-новому (Н. Бочарова, "эж-ЮРИСТ", N 41, октябрь 2003 г.)

Хранить по-новому

Необходимым условием обеспечения прав и интересов акционеров является строгое соблюдение органами управления и должностными лицами процедур, установленных законодательством, уставом и внутренними документами общества. При этом особое значение имеет надлежащее соблюдение порядка хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно этих процедур влечет за собой нарушения прав и интересов акционеров. ФКЦБ России постановлением от 16.07.2003 N 03-33/пс утвердила Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение). Положение регулирует порядок и сроки хранения и уничтожения документов, а также порядок предоставления доступа к документам, образовавшимся в процессе создания, деятельности, реорганизации и ликвидации ОАО и ЗАО.

До вступления в силу Положения общие правила хранения документов устанавливались статьей 89 Федерального закона "Об акционерных обществах" (далее - "Об АО", а также Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Кроме того, основным нормативным правовым актом, которым руководствовались при решении вопроса о сроках и порядке хранения документов, являлся перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. В настоящее время указанный перечень наряду с Положением остается одним из основных нормативных правовых актов, который определяет порядок и сроки хранения документов, в то время как Положение ФКЦБ России устанавливает порядок и сроки хранения, перечисленных в пункте 1 статьи 89 ФЗ "Об АО". Перечень определяет порядок и сроки хранения для внутренних документов общества, документов, подтверждающих его права на имущество, находящееся на балансе, а также иных документов, сроки хранения которых не установлены.

Процедура

Итак, в соответствии с Положением организация хранения и ответственность за ненадлежащее хранение документов лежит на единоличном исполнительном органе общества. Кроме того, хранение документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, до передачи их в архив, обеспечивается руководителем соответствующего структурного подразделения. Очевидно, что в современных условиях эффективно обеспечить соблюдение установленных процедур хранения и предоставления доступа к документам может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе. Положением не устанавливается обязанность общества назначать постоянно действующих лиц, обеспечивающих выполнение текущих функций по хранению документов и предоставлению доступа к ним. Вместе с тем предусматривается, что в некоторых случаях в обществе должны действовать "уполномоченные лица" для предоставления хранимых документов общества акционерам и вскрытия опечатанных бюллетеней. Однако, не установлено, что такие лица должны действовать на постоянной основе.

Должны хранить подлинники документов, которые формируются в документальные дела в соответствии с порядком номенклатуры дел, установленном в обществе. Если подлинник утерян или поврежден, хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа, а также подписанный руководителем (а в случае утраты или повреждения бухгалтерских документов - бухгалтером) соответствующий акт, указывающий на причины утраты или повреждения подлинника документа.

Архив должен находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих его полную сохранность.

Положением определен особый порядок уничтожения хранимых документов. Перед процедурой уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Для этого создается экспертная комиссия, председателем которой, как правило, назначается один из руководителей. Экспертной комиссией составляются описи дел постоянного и временного хранения. Затем составляется акт о выделении документов к уничтожению, который хранится постоянно.

Положение определяет также судьбу архива в случае реорганизации и принудительной ликвидации. В случае ликвидации место хранения архива (кроме документов по личному составу работников, передаваемых в государственный архив) определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении подлинники документов передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ. Такое общество определяется либо договором о слиянии или присоединении, либо решением о разделении, выделении или преобразовании, а если этими документами такое общество не определено, то документы передаются обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Многие документы, подлежащие хранению, служат основным подтверждением совершения определенных действий, наличия определенных прав и обязанностей, существования корпоративных связей между акционером и акционерным обществом. Реализации одной из таких целей хранения, а именно предоставления акционерам и сотрудникам возможности ознакомиться с хранимыми документами, посвящены отдельные нормы Положения. Так устанавливается, что документы для их предъявления акционерам выдаются под расписку сотруднику, уполномоченному на получение документов общества.

Во всех случаях выдачи документа на него заводится карточка-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому выдан документ, и др.

Сроки хранения

Как указывалось выше, Положение устанавливает перечень подлежащих хранению документов, которые можно подразделить на следующие группы:

- уставные документы:

- решение об учреждении (создании) общества;

- договор о создании;

- устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке;

- договор о присоединении (слиянии) и передаточный акт;

- решение о разделении, выделении и преобразовании и разделительный баланс;

- положения о филиалах и представительствах;

- свидетельство о государственной регистрации.

-... касающиеся проведения общего собрания акционеров:

- протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций);

- бюллетени для голосования, а также доверенности на участие в общих собраниях акционеров;

- списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров.

-... эмиссии ценных бумаг:

- решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг (а также изменения и (или) дополнения в них;

- проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг (а также изменения и дополнения в них);

- отчеты об итогах выпуска ценных бумаг (а также изменения и дополнения в них).

-... текущей деятельности общества хранятся постоянно:

- годовые отчеты;

- отчеты независимых оценщиков;

- протоколы ревизионной комиссии общества;

- протоколы заседаний совета директоров;

- протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа;

- решения единоличного исполнительного органа.

-... организации архивного дела:

- описи документов, передаваемые на постоянное хранение в архив;

- акты о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.

Все документы, входящие в вышеуказанные группы, должны храниться в течение всего срока деятельности (постоянно).

Для бюллетеней (включая бюллетени, признанные недействительными) Положение устанавливает особый порядок хранения. Эти документы должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании акционеров. Опечатанные бюллетени для голосования хранятся в специальном запирающемся опечатываемом ящике (или специальном шкафе с запирающимися ячейками). Вскрытие находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования может производиться уполномоченным на такое вскрытие лицом, при этом должен быть составлен соответствующий акт.

- ... связанные с раскрытием информации на рынке ценных бумаг:

- ежеквартальные отчеты (в зависимости от вида отчета - либо постоянно, либо не менее 5 лет);

- иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом (не менее одного года).

-... бухгалтерские:

- документы бухгалтерской отчетности (в зависимости от формы отчетности хранятся либо постоянно, либо не менее 5 лет);

- документы бухгалтерского учета (хранятся не менее 5 лет).

Важно отметить, что Положением устанавливаются минимальные сроки хранения документов; внутренними документами общества могут быть предусмотрены более длительные сроки. Вместе с тем следует учитывать, что в случае проведения проверки, а также возникновения споров, разногласий, следственных или судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношения к рассмотрению таких споров, разногласий, судебных дел, должны храниться до принятия окончательного решения.

Положением не совсем точно определен момент, с которого начинает течь срок хранения документов. В то же время установлено, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Можно предположить, что этот срок начинает течь с момента, когда документ в соответствии с требованиями Положения приобщается к документальному делу. Представляется, что рассматриваемое Положение, несмотря на некоторые его недостатки, является своевременным и его применение будет способствовать упорядочиванию документооборота общества в его текущей хозяйственной деятельности, а также реализации прав акционеров на доступ к документам, поможет отстаивать свою позицию в случае возникновения споров.

Н. Бочарова,

советник Юридического

управления ФКЦБ России

"эж-ЮРИСТ", N 41, октябрь 2003 г.