Чужие ошибки хуже своих (М. Голубева, "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2003 г.)

Чужие ошибки хуже своих

Первое, что делает бухгалтер, получив от контрагента документ с ошибками, - это просит переделать его. Если документ поступил от постоянного партнера, то, как правило, это не составляет труда. Если же фирма заключила разовую сделку, то найти поставщика не всегда возможно. Однако всегда ли это так уж необходимо? Иногда ситуацию можно исправить и самостоятельно.

Придется поработать за поставщика

Партнеры зачастую забывают включить в документ или заполнить в бланке такие, на их взгляд, незначительные реквизиты, как должности ответственных лиц, расшифровки их подписей, коды ОКПО, адрес грузоотправителя и т.п.

Для налоговиков этого достаточно, чтобы заявить, что документ не соответствует требованиям законодательства. Ведь в типовых бланках, установленных Госкомстатом, должны быть заполнены все реквизиты. Если же документ составлен в произвольном виде, в нем должны присутствовать обязательные реквизиты (они перечислены в п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Если вы получили документ, в котором не заполнен или отсутствует какой-нибудь реквизит, то проще всего вписать недостающие данные самостоятельно. При этом не имеет значения, был документ отпечатан на компьютере или заполнен ручкой. Ведь нигде не запрещено оформлять документы комбинированным способом, когда часть реквизитов заполняется вручную, а часть печатается на компьютере. Кроме того, нигде не сказано, что документ должен быть заполнен одним и тем же почерком или одной и той же ручкой.

Имейте в виду: дополнения - это не то же самое, что исправления. Поэтому заверять их подписями лиц, которые составили документ, не надо.

Можно обойтись и без документа

Если вы получили документ, в котором неправильно заполнены какие-либо графы, то исправить такую ошибку самостоятельно невозможно. Исправления должны быть подписаны теми, кто составил документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Что делать в этом случае, зависит от того, какой документ вы получили - накладную или акт выполненных работ (услуг).

Товары или материалы, поступившие по заполненной с ошибками накладной, все равно нужно оприходовать. Сделать это можно, составив внутренний первичный документ. Для этого нужно приказом руководителя создать комиссию, которая будет принимать товар.

Если по неправильно заполненной накладной фирма приобрела товары, то комиссия составляет акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика, по форме N ТОРГ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132). Если же поступили материалы, их можно оприходовать актом по форме N М-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а).

Пример 1

ЗАО "Актив" по договору поставки приобрело у ООО "Пассив" 10 шкафов. Цена шкафа равна 3000 руб./шт. (в том числе НДС - 500 руб.). Общая стоимость шкафов - 30 000 руб. (в том числе НДС - 5000 руб.). Шкафы предназначены для перепродажи. Товар поступил на склад "Актива" по накладной от 10 ноября 2003 г. N 120. В накладной допущена опечатка: в графе "цена товара, руб." вместо 3000 руб. указано 3300 руб. Бухгалтер "Актива" обратился к поставщику с просьбой переоформить накладную только в конце месяца. Однако оказалось, что "Пассив" к тому моменту сменил адрес, и накладную переоформить никто не смог. Тогда было решено оприходовать шкафы актом по форме N ТОРГ-4.

На основании акта бухгалтер сделал проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- 25 000 руб. (30 000 - 5000) - оприходованы шкафы;

Дебет 19 Кредит 60

- 5000 руб. - учтен НДС по шкафам.

А что делать, если вы обнаружили ошибки в полученном от партнера акте выполненных работ (услуг)? В этом случае все намного сложнее. В отличие от накладной заменить акт самостоятельно составленным документом нельзя. Как же поступить?

Первое, что приходит в голову, - это не включать сумму по этому акту в затраты в налоговом учете. В этом случае налоговики не смогут предъявить вам никаких претензий.

Однако для тех, кто чувствует в себе силы поспорить с инспектором, есть другой выход. Можно подготовить дополнительные документы, которые подтверждают, что сделка действительно имела место, и учесть расходы на их основании. Этими документами могут быть: договор, платежные поручения, счета-фактуры и т.п. Главное, чтобы из них можно было достоверно определить объем, сроки и стоимость выполненных работ (услуг).

Аргументы в вашу пользу здесь такие. По Гражданскому кодексу документ, который вам предъявляет поставщик, лишь подтверждает, что между вами совершена сделка. То, что в нем есть ошибки, - еще не основание для того, чтобы признать сделку недействительной. Решая подобные дела, суды обычно придерживаются именно такой логики. При этом они всесторонне исследуют материалы дела и рассматривают его по существу. Для подтверждения расходов они принимают любые письменные и вещественные доказательства, заключения экспертов и т.п. (ст.52 АПК РФ).

Минус этого пути такой. Если налоговики решат, что представленных документов недостаточно, то доказывать, что фирма имеет право учесть затраты при расчете налога на прибыль, придется в суде.

Пример 2

ЗАО "МиБ-2" выполняет работы по капитальному ремонту и окраске домов. Для этого фирма привлекает субподрядчиков. После выполнения договора фирмы-субподрядчики оформляют акты выполненных работ и передают их "МиБ-2".

Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил, что некоторые акты сдачи-приемки строительных работ оформлены неправильно. Они составлены не по унифицированным формам, в них нет наименования и стоимости выполненных работ, в некоторых из них перепутаны даты составления и подписи. Такие документы не соответствуют требованиям Федерального закона "О бухгалтерском учете". Поэтому инспектор исключил начисленные по ним суммы из состава затрат.

Фирма с этим решением не согласилась и обратилась в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на ее сторону. В своем решении судья указал, что фирма подтвердила факт выполнения субподрядчиками работ договорами, счетами-фактурами, актами приемки выполненных работ. При этом суд заметил, что в представленных фирмой документах есть все необходимые данные для целей налогообложения. А их неправильное оформление "не искажает сути финансовых и материальных показателей".

Решение суда отражено в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 августа 2001 г. N А56-6501.

М. Голубева,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2003 г.