Пластиковая зарплата (И. Никитина, "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2003 г.)

Пластиковая зарплата

Не так давно подавляющее большинство фирм платили своим работникам зарплату исключительно наличными через кассу. Перечисление денег на сберкнижки сотрудников было редким исключением. Теперь ситуация изменилась. Все больше фирм переходит на оплату труда через пластиковые карты. И для этого есть веские причины.

Пластик: достоинства и недостатки

Достоинства карточной системы выдачи зарплаты очевидны:

- фирме не нужно иметь дело с наличностью, тратиться на инкассаторские услуги банка или на наем охранников для перевозки наличных;

- экономится время, связанное с выплатой и получением зарплаты, как сотрудников, так и работников бухгалтерии;

- нет необходимости депонировать зарплату работников, которые ее не получили вовремя;

- упрощается работа бухгалтера.

Получать деньги на карточки зачастую выгодно и самим сотрудникам. При такой форме расчетов они могут:

- рассчитываться со многими фирмами за товары или услуги по безналу;

- получить необходимую сумму в удобное время (как правило, банкоматы работают круглосуточно и без выходных);

- не декларировать деньги на карточке при выезде за границу.

Более того, по трудовому законодательству зарплата должна выдаваться два раза в месяц. Однако организаций, которые так делают, единицы. Ведь при такой системе оплаты труда у бухгалтера вдвое прибавляется работы. Так, придется оформлять две ведомости на выдачу зарплаты. Получать наличные деньги в банке (причем зачастую достаточно крупные суммы) придется два раза и т.д.

У тех, кто выплачивает деньги по карточкам, таких проблем нет.

Конечно, можно нарушить Трудовой кодекс и выдавать деньги, как большинство "смертных", то есть один раз в месяц. Но за это можно заработать штраф. За нарушение законодательства о труде директора вашей фирмы могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 рублей (ст.5.27 КоАП РФ). Если это его не впечатлит и он будет впредь нарушать трудовое законодательство, его дисквалифицируют на срок от одного года до пяти лет. Причем все это может проделать трудовая инспекция по наводке любого сотрудника, обиженного фирмой (подробнее о проверках, проводимых трудовой инспекцией, читайте на стр.62).

Впрочем, у безналичной формы оплаты труда есть и недостаток. Выплачивать часть зарплаты "вчерную" при такой системе не получится. Ведь деньги на карточки сотрудников будут уходить прямиком с расчетного счета фирмы. Поэтому такой способ лучше всего использовать организациям, которые платят зарплату официально. На них и остановимся.

Если вы решили не нарушать закон

Итак, решение о выплате зарплаты на банковские карточки сотрудников принято. Прежде всего это решение нужно закрепить в трудовых договорах с работниками. Дело в том, что именно их согласие на это - единственное ограничение такой формы расчетов. Без такого согласия платить зарплату по безналу вы не можете.

Если договоры с работниками уже заключены и в них не предусмотрена выплата денег в безналичной форме, то они должны быть изменены или дополнены. В противном случае нарушения трудового законодательства не избежать.

Получить пластиковые карты можно двумя способами.

В первом случае сотрудники фирмы сами заключают с банком договоры и получают в нем карточки. Затем они должны лишь сообщить в бухгалтерию реквизиты своих карточных счетов. Этот вариант не выгоден ни работникам, ни вашей фирме. Дело в том, что работникам придется платить банку за карточки, а вашей бухгалтерии - составлять платежки на перечисление денег. Ведь работники могут получить карты и в разных банках. В такой ситуации переводить зарплату придется отдельными платежными поручениями.

Во втором случае оформление всех документов и оплату расходов по изготовлению карт фирма берет на себя. Сотруднику нужно будет лишь оформить заявление на открытие карточного счета и предоставление банковской карточки.

Если вы решили воспользоваться этим способом, фирма должна заключить с банком договор. В нем следует оговорить все условия по обслуживанию карточных счетов сотрудников и сумму вознаграждения банка. Банк выдаст образец заявления, которое должны заполнить сотрудники вашей фирмы.

После того как договор будет оформлен, банк откроет каждому сотруднику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата. Также банком будет изготовлена пластиковая карта на каждого работника фирмы. Как правило, эта услуга платная.

Все остальное дело техники. Зарплата всех работников фирмы перечисляется на карты одним платежным поручением. К платежке прикладывается специальный реестр (его образец вы получите в банке). Реестр содержит реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы, которые на счета зачисляются.

Обратите внимание: при перечислении денег на карточки платежки заполняются в особом порядке. Так, в поле "Получатель" вписывают название и адрес банка, в котором открыты счета сотрудников. А в поле "Назначение платежа" указывают цель платежа (например, "перечисление заработной платы"), а также приводят дату и номер реестра.

Как мы уже говорили выше, оформлять реестр и платежку вам нужно не реже чем два раза в месяц. Когда сотрудник получит зарплату по карточке, неважно. Для вас главное, чтобы деньги поступили на его карточный счет.

Несколько слов о расходах

Все расходы, связанные с ведением карточных счетов и выдачей самих карточек, в бухгалтерском учете отражают в составе операционных расходов (п.11 ПБУ 10/99). В налоговом учете их отражают в составе внереализационных расходов. Сумма таких затрат уменьшает налогооблагаемую прибыль фирмы (ст.265 НК РФ).

Зачастую оплата банку за ведение карточных счетов перечисляется сразу за год вперед. В такой ситуации деньги, уплаченные банку, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете отражают в составе выданных авансов. Затем равными частями их включают в состав операционных (внереализационных) расходов фирмы.

Пример 1

По договору с банком ООО "Пассив" открыло сотрудникам карточные счета для ежемесячного перевода на них заработной платы. Банку была перечислена оплата за годовое обслуживание карточных счетов в сумме 15 000 руб. (без НДС). Бухгалтер "Пассива" сделал запись:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- 15 000 руб. - перечислен банку аванс за годовое обслуживание карточных счетов.

В дальнейшем бухгалтер "Пассива" должен ежемесячно делать запись:

Дебет 91-2 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 1250 руб. (15 000 руб. : 12 мес.) - часть затрат на ведение карточных счетов учтена в составе операционных расходов фирмы.

Эта сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль "Пассива".

Как учесть пластиковые расчеты

Прежде всего остановимся на особенностях налогообложения заработной платы, которая выдается два раза в месяц.

При такой форме расчетов фирма выплачивает первую часть зарплаты в качестве аванса (например, 15-го числа каждого месяца), а вторую в качестве окончательного расчета (например, 31-го числа каждого месяца).

При начислении налогов бухгалтеру нужно учитывать следующее. По статье 226 Налогового кодекса НДФЛ рассчитывают в конце каждого месяца. Поэтому сумма аванса, выданная в середине месяца, этим налогом не облагается.

Аналогичное правило действует и в отношении единого социального налога. Дело в том, что отчетным периодом по нему является календарный месяц. Сумма налога рассчитывается только по его итогам.

Следовательно, эти налоги необходимо начислять к уплате в бюджет только по окончании месяца (то есть после окончательного расчета с работниками).

Как учесть выплату зарплаты по пластиковым картам, покажет пример.

Пример 2

Торговая фирма ЗАО "Актив" переводит заработную плату сотрудникам на карточки с октября 2003 года. В штате фирмы числятся три работника:

- Иванов А.В. с окладом 18 000 руб.;

- Петров Д.О. с окладом 12 000 руб.;

- Федоров Т.А. с окладом 10 000 руб.

По условиям трудовых договоров, которые с ними заключены, зарплата выдается 15-го (аванс в размере 50% от зарплаты) и 31-го (окончательный расчет) числа каждого месяца.

Для упрощения примера предположим, что сотрудники фирмы не имеют права на стандартные налоговые вычеты.

При перечислении аванса (15 октября) бухгалтер "Актива" должен сделать записи:

Дебет 57 Кредит 51

- 20 000 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб. + 10 000 руб.) х 50%) - переведены средства в счет выплаты аванса по зарплате на карточные счета сотрудников;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Ивановым" Кредит 57

- 9000 руб. (18 000 руб. х 50%) - зачислены деньги на карточный счет Иванова;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Петровым" Кредит 57

- 6000 руб. (12 000 руб. х 50%) - зачислены деньги на карточный счет Петрова;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Федоровым" Кредит 57

- 5000 руб. (10 000 руб. х 50%) - зачислены деньги на карточный счет Федорова.

При окончательном расчете с сотрудниками (31 октября) проводки будут такими:

Дебет 44 Кредит 70 субсчет "Расчеты с Ивановым"

- 18 000 руб. - начислена заработная плата Иванову;

Дебет 44 Кредит 70 субсчет "Расчеты с Петровым"

- 12 000 руб. - начислена заработная плата Петрову;

Дебет 44 Кредит 70 субсчет "Расчеты с Федоровым"

- 10 000 руб. - начислена заработная плата Федорову;

Дебет 44 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом"

- 11 200 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб. + 10 000 руб.) х 28%) - начислен ЕСН с заработной платы сотрудников, уплачиваемый в федеральный бюджет;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет "Расчеты по ЕСН с внебюджетными фондами"

- 3040 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб. + 10 000 руб.) х 7,6%) - начислен ЕСН с заработной платы, уплачиваемый во внебюджетные фонды;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом" Кредит 69 субсчет "Расчеты по пенсионному страхованию"

- 5600 руб. ((18 000 руб. + 12 000 руб. + 10 000 руб.) х 14%) - начислены взносы на обязательное пенсионное страхование;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Ивановым" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 2340 руб. (18 000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы Иванова;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Петровым" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 1560 руб. (12 000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы Петрова;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Федоровым" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 1300 руб. (10 000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы Федорова.

При перечислении заработной платы в счет окончательного расчета из ее общей суммы необходимо вычесть:

- аванс, ранее выданный сотрудникам;

- налог на доходы физических лиц.

Сумма, которую следует перечислить в счет окончательного расчета, составит:

18 000 - 9000 - 2340 + 12 000 - 6000 - 1560 + 10 000 - 5000 - 1300 = 14 800 руб.

Бухгалтер должен сделать записи:

Дебет 57 Кредит 51

- 14 800 руб. - переведены средства в счет окончательного расчета по зарплате на карточные счета сотрудников;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Ивановым" Кредит 57

- 6660 руб. (18 000 - 9000 - 2340) - зачислены деньги на карточный счет Иванова;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Петровым" Кредит 57

- 4440 руб. (12 000 - 6000 - 1560) - зачислены деньги на карточный счет Петрова;

Дебет 70 субсчет "Расчеты с Федоровым" Кредит 57

- 3700 руб. (10 000 - 5000 - 1300) - зачислены деньги на карточный счет Федорова.

И. Никитина,

главный бухгалтер

"Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2003 г.