Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Комитета по печати
Ленинградской области
от 16.11.2023 N 22
(приложение 1)
(в редакции Приказа Комитета по печати
Ленинградской области
от 31.05.2016 N 11)

Положение
об архиве Комитет по печати Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Комитета по печати Ленинградской области (далее - Комитет) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организаций, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.

1.2. Полномочия и функции по хранению, комплектованию, учету, использованию архивных документов (далее - Ведение архива) Комитета возлагаются на отдел медиапроектов и книгоиздания Комитета, закрепляются в должностном регламенте государственного гражданского служащего Комитета, в чьи должностные обязанности входит ведение архива.

1.3. Архивный фонд Комитета представляет собой совокупность архивных документов, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенных в порядке, установленном Федеральным законом от 1 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", к составу Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архив), подлежащих передаче на постоянное хранение в государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ) по истечении 10 лет хранения в Комитете.

1.4. Обеспечение Архива помещением, оборудованием, кадрами, а также все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей Архива в ГКУ ЛОГАВ, осуществляются за счет средств областного бюджета Ленинградской области. Объем средств, необходимых для обеспечения хранения, комплектования, учета и использования Архива, предусматривается ежегодно Комитетом в бюджетных заявках на материально-техническое обеспечение, направляемых в Управление делами Правительства Ленинградской области.

1.5. Комитет при организации Архива руководствуется законодательством Российской Федерации в области архивного дела, правовыми и методическими документами Федерального архивного агентства, правовыми актами Правительства Ленинградской области и Губернатора Ленинградской области, методическими документами Архивного управления Ленинградской области, настоящим Положением.

1.6. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, председатель Комитета, а также государственные гражданские служащие, замещающие должности в Комитете, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Председатель Комитета осуществляет контроль за состоянием Архива и организацией работы по Ведению архива.

2. Состав документов архива

Архив Комитета хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы постоянного хранения, а также документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли, органа исполнительной власти Ленинградской области - предшественника.

2.2. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи и функции по организации работы по Ведению Архива

Основными задачами по Ведению архива являются:

3.1. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Комитета;

3.2. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.3. Учет, хранение, использование документов, хранящихся в Архиве, подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации в ГКУ ЛОГАВ осуществляется с соблюдением требований, установленных приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях".

3.4. В соответствии с возложенными на Архив задачами ответственный за работу Архива специалист:

3.4.1. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства или специалисту, в чьи должностные обязанности входит документационное обеспечение, в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку документов к передаче в Архив в соответствии с инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 13 февраля 2018 года N 4-пг;

3.4.2. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства, на хранение документы структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с установленными требованиями;

3.4.3. Составляет сводные описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним (предисловие, историческую справку) и по личному составу (при наличии) самостоятельно или осуществляет контроль проведения научно-технической обработки документов в случае, если ее проводит сторонняя организация;

3.4.4. Готовит для представления от имени Комитета не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства, годовые разделы описей дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним (предисловие, историческую справку) и по личному составу (при наличии) на рассмотрение экспертной комиссии и Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления Ленинградской области;

3.4.5. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение архивных документов;

3.4.6. Обеспечивает проведение контроля за соблюдением температурно-влажностного режима, светового режима и санитарно-гигиенических мероприятий в помещении архива, где находятся архивные документы;

3.4.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве архивным документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ ЛОГАВ;

3.4.8. Готовит предложения по экспертизе ценности документов для рассмотрения на экспертной комиссии Комитета;

3.4.9. Обеспечивает использование архивных документов:

- информирует руководство и работников Комитета о составе и содержании архивных документов Архива;

- выдает в установленном порядке архивные документы или копии архивных документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Архива и в структурные подразделения, ведет журнал выдачи архивных документов во временное пользование;

- исполняет запросы физических и юридических лиц в установленном порядке, готовит копии архивных документов, архивные справки, архивные выписки;

- ведет учет использования архивных документов, хранящихся в Архиве;

3.4.10. Ежегодно готовит для представления в Архивное управление Ленинградской области сведения о составе и объеме архивных документов по установленной форме (Паспорт архива органа исполнительной власти Ленинградской области, хранящего управленческую документацию по состоянию на 1 декабря текущего года);

3.4.11. Подготавливает и в установленном порядке организует передачу на хранение в ГКУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

4. Права ответственного в соответствии с пунктом 1.2 настоящего положения за Ведение архива

Ответственный за Ведение архива имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Комитета сведения, необходимые для обеспечения сохранности архивных документов;

4.3. Вносить предложения структурным подразделениям Комитета по усовершенствованию документационного обеспечения.