Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Формы учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.) (одобрены Комиссией Федерального архивного агентства по научно-исследовательской и методической работе 31 июля 2020 г., протокол N 1)
Формы учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.) (одобрены Комиссией Федерального архивного агентства по научно-исследовательской и методической работе 31 июля 2020 г., протокол N 1)
Форма N 1
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
возврата собственнику или (подпись) (расшифровка подписи)
владельцу документов, ____________
не включенных в состав (дата)
Архивного фонда
Российской Федерации
На основании решения ЭПК (протокол от __________________ N _____________)
после проведения экспертизы ценности документов _________________________
_________________________________________________________________________
(собственник или владелец - источник поступления)
были выделены для возврата собственнику или владельцу указанные ниже
документы:
_________________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
собственнику или владельцу)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Всего: ________________ ед. хр. ____________________ документов (листов).
Наименование должности работника _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Документы получены
Собственник или владелец _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Форма акта возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации
Формат А4 (210х297)
Форма N 2
________________________________
(название архива)
________________________________
(почтовый адрес)
АКТ
_____________ N ________________
(дата)
о выдаче архивных документов
во временное пользование
________________________________
(наименование организации)
________________________________
(почтовый адрес)
Основание _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Цель выдачи документов __________________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N ___________________________________
(название)
_________________________________________________________________________
|
N |
Опись N |
Ед. хр. N |
Заголовок ед. хр. |
Количество листов (время звучания, метраж, Мб) |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Всего выдается _______________________ (________________________) ед. хр.
(общим количеством листов, временем звучания, метражом, Мб)
на срок _________________________________________________________________
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности за утрату или повреждение выданных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.
Форма акта о выдаче архивных документов во временное пользование
Формат А4 (210х297)
Документы выдал:
Наименование должности
работника архива _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя архива _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать архива
Документы принял:
Наименование должности
работника организации-получателя _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя организации-получателя _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать организации-получателя
Документы сдал:
Наименование должности
работника организации-получателя _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя организации-получателя _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать организации-получателя
Документы принял:
Наименование должности
работника архива _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности
руководителя архива _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата) печать архива
Форма акта о выдаче архивных документов во временное пользование (продолжение)
Формат А4 (210х297)
Форма N 3
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
о разделении, объединении дел (подпись) (расшифровка подписи)
(единиц хранения (единиц учета), ____________
включении в дело новых (дата)
архивных документов
(нужное подчеркнуть)
Фонд N _____________________________
Название фонда __________________________________________________________
_________________________________________________________________________
В ходе __________________________________________________________________
(указать вид работы)
_________________________________________________________________________
Произведено разделение, объединение дел (ед. хр. (ед. уч.), включение в
дело новых архивных документов
(нужное подчеркнуть)
|
N |
N описи |
N дела |
Заголовок дела |
Количество листов, время звучания, метраж, Мб |
Новые шифры дела |
Новое количество листов, время звучания, метраж, Мб |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В результате количество дел фонда (ед. хр. (ед. уч.)
увеличилось/уменьшилось на ______________________________________________
(нужное подчеркнуть) (цифрами и прописью)
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Форма акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 4
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
о рассекречивании (подпись) (расшифровка подписи)
архивных документов ____________
(дата)
Фонд N ______________________________
Комиссия ________________________________________________________________
(название комиссии)
(протокол от __________ N ________) рассекретила документы фонда N ______
_________________________________________________________________________
(название фонда)
|
N |
N |
Количество рассекреченных ед. хр. |
Номера ед. хр. рассекреченных полностью* |
Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов |
Примечания |
|
|
Полностью |
Частично |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.
------------------------------
Итого рассекречено __________________________________ ед. хр. (полностью)
(цифрами и прописью)
за ______________________________________________________________________
(хронологические рамки документов)
______________________ ед. хр. (частично) за ____________________________
(цифрами и прописью) (хронологические рамки
документов)
Наименование должности работника ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принято на открытое хранение ____________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
в _______________________________________________________________________
(хранилище)
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма акта о рассекречивании архивных документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 5
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
о технических ошибках в (подпись) (расшифровка подписи)
учетных документах ____________
(дата)
Фонд N ______________________________
Название фонда __________________________________________________________
_________________________________________________________________________
В ходе выполнения _______________________________________________________
(вид работ)
обнаружены технические ошибки в записях:
|
Название документа |
Существующая запись |
Следует записать |
|
1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
В результате количество ед. хр.(ед.уч.) увеличилось/уменьшилось на ______
(нужное подчеркнуть)
______________________________________________________ ед. хр. (ед. уч.).
(цифрами и прописью)
Примечания: _____________________________________________________________
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Формат А4 (210x297)
Форма N 6
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
об изъятии подлинных единиц (подпись) (расшифровка подписи)
хранения, архивных документов ____________
(дата)
В результате ____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
На основании ____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Изъято из фонда N _______________________________________________________
(название фонда)
и передано ______________________________________ (расписка прилагается).
(Ф.И.О. лица, должность, организация)
|
N описи |
N ед. хр. |
Заголовок ед. хр. |
Номера изъятых лл. |
Название изъятого документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Итого изъято _______________________________ ед. хр., архивных документов
(цифрами и прописью)
на ______________________________________________________________ листах.
(цифрами и прописью)
Взамен изъятых ед. хр., архивных документов в фонд, дело
включены/не включены их копии на ________________________________ листах.
(нужное подчеркнуть) (цифрами и прописью)
Заведующий архивохранилищем ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Заведующий отделом ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Главный хранитель ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 7
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
об обнаружении архивных (подпись) (расшифровка подписи)
документов, не относящихся ____________
к данному архиву, фонду, (дата)
неучтенных
В ходе __________________________________________________________________
(вид работы)
было обнаружено _________________________________________________________
(в фонде, в архивохранилище,
_________________________________________________________________________
рабочем помещении)
|
N |
Заголовок ед. хр., документа |
Шифр (если есть) |
Крайние даты |
Количество листов (время звучания, метраж, Мб) |
К какому фонду относится (новый шифр) |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________
(дата)
Форма акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных
Формат А4 (210х297)
Форма N 8
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
описания архивных документов, (подпись) (расшифровка подписи)
переработки описей ____________
(нужное подчеркнуть) (дата)
Фонд N __________________________________________________________________
(название фонда)
_________________________________________________________________________
По состоянию на ____________________ в фонде N _______________ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось _________________ описей, _____________________ ед. хр.,
___________ архивных документов, ________ листов россыпи за _______ годы.
Для работы получено: по описи N _________________________________ ед. хр.
неописанных _________ ед. хр., ________ архивных документов _____ листов.
В результате _____________________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
- выделено не подлежащих хранению _________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- возвращено собственнику или владельцу ___________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в научно-справочную библиотеку _________ ед. хр.
- передано в другие фонды архива __________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в другие архивы ________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- объединено с другими ед. хр. ____________________________ ед. хр.
- сформировано из россыпи _________________________ ед. хр.
- поступило из других фондов архива _______________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- включена пересоставленная опись _________________ ед. хр.
- _______________________________________________________________________
- _______________________________________________________________________
- _______________________________________________________________________
Вновь составлены описи N _____________ на _______________________ ед. хр.
_________________________________________________________________________
По состоянию на ______________________________ в фонде N ________________
(дата завершения работы)
числится __________ описей, ____________ ед. хр. за _______________ годы.
Форма акта описания архивных документов, переработки описей
Формат А4 (210х297)
Проведены следующие виды работ: _________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Составлено для именного каталога ______________________________ описаний.
для систематического каталога ______________________ описаний.
для базы данных ____________________________________ описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________
_________________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Работу выполнили:
Наименование должностей работников ______________________
(подписи) (расшифровки подписей)
Работу принял:
Наименование должности работника ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Описания для БД/каталога принял
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности работника ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Форма акта описания архивных документов, переработки описей (продолжение)
Формат А4 (210х297)
Документы фонда принял
Наименование должности работника ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Справочный аппарат принял
Наименование должности работника ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
экспертно-проверочной комиссией
______________________________________________
(наименование уполномоченного органа
______________________________________________
исполнительной власти субъекта
______________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
______________________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от ____________ N _________________)
Форма акта описания архивных документов, переработки описей
(продолжение)
Форма N 9
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
__________________________________ ____________________________________
(наименование должности (наименование должности
__________________________________ ____________________________________
руководителя организации-сдатчика) руководителя организации-приемщика)
_____________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
____________ ____________
(дата) место для печати (дата) место для печати
АКТ*
_______________ N ____________________
(дата)
приема-передачи страховых копий
на специальное хранение
_________________________________________________________________________
___________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а ________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
_________________________________________________________________________
(основание передачи)
|
N |
NN описей страхового фонда |
Количество экземпляров описей |
Количество передаваемых ед. уч. (ед. хр.) страхового фонда** |
Количество кадров, метров, времени звучания |
Количество описей особо ценных документов |
Количество актов технического состояния |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
** Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны. Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед. хр. (микрофиш).
------------------------------
Итого принято _______________________ ед. уч. (ед. хр.) страхового фонда.
(цифрами и прописью)
_______________________ кадров, метров, времени звучания.
(цифрами и прописью)
_______________________ описей страхового фонда.
(цифрами и прописью)
_______________________ описей особо ценных документов.
(цифрами и прописью)
_______________________ актов технического состояния.
(цифрами и прописью)
Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное хранение
Формат А4 (210х297)
Передачу произвели:
Наименование должности работника
организации-сдатчика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Прием произвели:
Наименование должности работника
организации-приемщика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
организации-приемщика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
организации-сдатчика _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное хранение
(продолжение)
------------------------------
* Акт составляется отдельно на каждый вид носителя.
------------------------------
Форма N 10
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
проверки наличия и состояния (подпись) (расшифровка подписи)
архивных документов ____________
(дата)
Фонд N ______________________________
Название фонда __________________________________________________________
NN описей _______________________________________________________________
Проверка проводилась с ______________________ по ________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ___________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи ________________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _______________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи ________________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _______________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ___________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на ___________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ___________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _______________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
Формат А4 (210х297)
из них требующих:
а) дезинфекции __________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции __________________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) реставрации __________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки _______________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ____________________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных _____________________________________ ед. хр.
(количество)
ж) ______________________________________________________________________
з) ______________________________________________________________________
и) ______________________________________________________________________
к) ______________________________________________________________________
л) ______________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи ________________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии _____________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименования должностей
работников _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
(продолжение)
Форма N 11
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название архива) _____________________________________
(наименование должности руководителя)
АКТ _____________________________________
___________ N _________________ (название архива)
(дата) ________________________
страховой оценки (подпись) (расшифровка подписи)
архивных документов ____________
(дата)
Комиссия ___________________________ (протокол от ________ N ___________)
(название архива)
провела страховую оценку ________________________________________________
(количество архивных документов)
предоставляемых _________________________________________________________
(цель предоставления документов,
_________________________________________________________________________
название и место проведения выставки,
_________________________________________________________________________
осуществления реставрационных работ)
в соответствии с ________________________________________________________
(название договора или соглашения)
Страховая оценка проводилась на основании
_________________________________________________________________________
Комиссия установила следующую страховую оценку представленных документов:
|
N |
Описание документа |
Поисковые данные |
Категория ценности |
Страховая оценка |
Состояние сохранности |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Всего: ________________________ архивных документов на __________ листах,
(цифрами и прописью)
на общую сумму страховой оценки _________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии
Наименование должности работника ___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Секретарь комиссии
Наименование должности работника ___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма акта страховой оценки архивных документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 12
Внутренняя опись документов дела N ______________________________________
|
N |
Регистрационный N документа |
Дата |
Заголовок документа |
NN листов дела |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма внутренней описи документов дела
Формат А4 (210х297)
Форма N 13
Внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической
документации N __________________________________________________________
|
N |
Обозначение (индекс) документа |
Наименование документа |
NN листов ед. хр. |
Формат |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма внутренней описи документов единицы хранения научно-технической документации
Формат А4 (210х297)
Форма N 14
Внутренняя опись фотоальбома N __________________________________________
|
N |
Заголовок документа |
Автор съемки |
Дата съемки |
Место съемки |
Номера листов фотоальбома |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма внутренней описи фотоальбома
Формат А4 (210х297)
Форма N 15
_________________________________ РАЗРЕШАЮ
(название архива) выдачу документов
Заказ (требование) _______________________________
на выдачу архивных документов, (наименование должности)
копий фонда пользования, _____________________
описей дел, документов (подпись) (расшифровка подписи)
__________
(дата)
_________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(тема исследования)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
|
N фонда |
N описи |
N ед. хр. |
Заголовок ед. хр. |
Количество листов (время звучания, метраж, Мб) |
Расписка пользователя в получении, дата |
Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (лицевая сторона)
Формат А5 (148х210)
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
________________________________________________
(подпись пользователя) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (оборотная сторона)
Форма N 16
Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
|
N |
Дата записи |
N фонда |
N описи |
N дела |
Заголовок дела |
Описание оформления дела, предмета |
Материал |
Размер (вес) |
Физическая сохранность |
Подпись |
Примечания* |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* При наличии акта государственной инспекции пробирного надзора его дата и N указываются в примечании.
------------------------------
Итого ______________________________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника __________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
Формат А4 (210х297)
Форма N 17
__________________________
(название архива)
Карточка постеллажного Корпус ______________________________
топографического указателя Этаж (ярус) _________________________
Архивохранилище _____________________
Стеллаж N ________________ Помещение ___________________________
|
Шкаф N |
Полка N |
Фонд N |
Опись N |
Ед. хр. с N по N |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
Формат А5 (148х210) или А6 (148х105)
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
Форма N 18
___________________________________
(название архива)
Карточка пофондового Фонд N ____________________________
топографического указателя Корпус ____________________________
Название фонда ____________________ Этаж (ярус) _______________________
___________________________________ Архивохранилище ___________________
___________________________________ Помещение _________________________
___________________________________
|
Опись N |
Ед. хр. с N по N |
Стеллаж N |
Шкаф N |
Полка N |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки пофондового топографического указателя (лицевая сторона)
Формат А5 (148х210) или А6 (148х105)
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки пофондового топографического указателя (оборотная сторона)
Форма N 19
_______________________
(название архива)
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста/носителя*
(нужное подчеркнуть)
Фонд N ____________________ Опись N __________________ Ед.хр. N _________________________________________
(с отметкой о ее принадлежности
к уникальным или особо ценным)
Количество листов, крайние даты документов ______________________________________________________________
|
Индекс группы (подгруппы) дефектов |
Признаки повреждения текста/носителя |
Номера поврежденных листов ед. хр. |
Общее количество поврежденных листов ед. хр. |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности работника ________________________________________
________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста/носителя
формат А4 (210х297) или А5 (210х148)
------------------------------
* Для документов, имеющих повреждения текста и повреждения носителя, составляются отдельные карточки
------------------------------
Форма N 20
_____________________________
(название архива)
Карточка учета необнаруженных Фонд N ____________________
архивных документов
В архивохранилище _______________________________________________________
(название архивохранилища)
Название фонда _______________________________________________________
_______________________________________________________
Дата необнаружения документа ____________________________________________
|
N описи |
N ед. хр. |
Заголовок ед. хр. |
Крайние даты |
Кол-во листов (время звучания, метраж, Мб) |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки учета необнаруженных архивных документов (лицевая сторона)
Формат А6 (148х105)
|
Отметка о ходе розыска |
Результат розыска |
|
|
|
Форма карточки учета необнаруженных архивных документов (оборотная сторона)
Форма N 21
_____________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния видеодокумента ____________________
(N ед. хр.)
Заголовок видеодокумента ________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Дата записи _______________________ Формат записи _______________________
Дата перезаписи ___________________ Вариант _____________________________
Название организации, в которой Производственный номер ______________
произведена запись ________________ Автор _______________________________
___________________________________ Режиссер ____________________________
Всего рулонов _____________________ Цветность ___________________________
Рулон N ___________________________ Общий хронометраж ___________________
Тип ленты _________________________ Хронометраж рулона __________________
Форма карточки учета технического состояния видеодокумента (лицевая сторона)
формат А4 (210х297)
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА
|
Результаты проверок |
|
|
|
|
|
1. Состояние магнитного носителя |
|
|
|
|
|
2. Уровень видеосигнала |
|
|
|
|
|
3. Уровень звукового сигнала |
|
|
|
|
|
4. Наличие выпадения строк |
|
|
|
|
|
5. Состояние механизма видеокассеты |
|
|
|
|
|
6. Общая оценка технического состояния видеодокумента |
|
|
|
|
|
Наименование должности работника |
|
|
|
|
|
(подпись, расшифровка подписи) | ||||
|
Дата проверки |
|
|
|
|
Форма карточки учета технического состояния видеодокумента (оборотная сторона)
Форма N 22
_____________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния кинодокумента* ____________________
(N ед. хр.)
Производственный номер __________________________________________________
Название ________________________________________________________________
Часть N ___________________________, метраж _____________________________
_________________________________________________________________________
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или
_________________________________________________________________________
черно-белый, звуковой или немой)
вид основы ______________________________________________________________
(нитро- или триацетатная)
тип пленки ______________________________________________________________
(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________________
(негатива, контратипа и др., дата печати)
проверен ________________________________________________________________
(наименование вида работ)
Результаты проверки следующие:
Таблица 1
|
Дата |
План |
Шаг перфорации |
Процент усадки |
Дата |
План |
Шаг перфорации |
Процент усадки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 2
ПЛОТНОСТИ
|
Дата |
Номер кадра или координаты промеряемого участка |
плотности |
Дата |
Номер кадра или координаты промеряемого участка |
плотности |
||||
|
Ж |
П |
Г |
Ж |
П |
Г |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния кинодокумента
Формат А4 (210х297)
------------------------------
* Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.
------------------------------
Форма N 23
__________________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния
носителя электронных документов
Носитель:
|
Инв. N |
Тип носителя |
Производитель |
Серийный номер* |
Объем |
Дата производства |
Дата поступления |
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* При наличии указания.
------------------------------
Сведения о содержащейся на носителе информации:
|
N |
Фонд |
Опись |
Единицы хранения (с N по N) |
Крайние даты |
Статус экз. |
Дата записи |
Кем произведена запись (организация, исполнитель) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
N |
Дата |
Результаты периодической проверки |
Наименование должности работника, Ф.И.О. |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
7# |
8 |
|
|
|
|
|
|
Миграция с носителя произведена: _____________________________________________________________________
(N и дата акта)
Носитель уничтожен: __________________________________________________________________________________
(N и дата акта)
Форма карточки учета технического состояния носителя электронных документов (только для электронных документов на физически обособленных носителях)
Формат А4 (210х297)
Форма N 24
_____________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния фонодокумента _____________________
(N ед. хр.)
Вид фонодокумента _______________________________________________________
Производственный номер __________________________________________________
Элемент комплекта _______________________________________________________
(оригинал, копия)
Дата записи _____________________________________________________________
Дата перезаписи _________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись ______________________
_________________________________________________________________________
Носитель записи _________________________________________________________
Скорость записи _________________________________________________________
Время звучания __________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала __________________
_________________________________________________________________________
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния фонодокумента (лицевая сторона)
Формат А4 (210х297)
|
Дата проверки |
Характеристика качества звучания |
Характеристика физико-механического состояния носителя записи |
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки |
Вид реставрационно-профилактической обработки |
Подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки учета технического состояния фонодокумента (оборотная сторона)
Форма N 25
_________________________
(название архива)
Карточка учета технического состояния фотодокумента _____________________
(N ед. хр.)
Вид фотодокумента _______________________________________________________
Производственный номер __________________________________________________
Дата съемки _____________________________________________________________
Фотографическое качество ________________________________________________
_________________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя __________________________________________
_________________________________________________________________________
Техническое состояние основы ____________________________________________
_________________________________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки ____
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния фотодокумента (лицевая сторона)
Формат А4 (210х297)
___________________________ Вид реставрационно-профилактической обработки
_________________________________________________________________________
Наименование должности
работника _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(оборотная сторона)
Форма N 26
|
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР.
ВЫДАНО | |||||||
|
Фонд N |
Опись N |
Ед. хр. N |
Кому |
Дата выдачи |
Подпись |
Дата возврата |
Подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма карты-заместителя
Формат А4 (210х297)
Форма N 27
_________________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА
Начата _______________
Окончена _______________
Титульный лист книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища
Формат А4 (210х297)
|
N |
Дата выдачи |
Фонд N |
Опись N |
Ед. хр. N |
Кому выдано |
Расписка в получении |
Расписка в возвращении |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища
Формат А4 (210х297)
Форма N 28
Книга учета носителей электронного фонда пользования
|
N |
Инвентарный N |
Тип носителя |
Фонд N |
Опись N |
Единицы хранения (с N по N) |
Дата записи |
Подпись работника, осуществившего запись (прием) |
Место хранения |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого на 01.01._____ г. _______________________________________ носителей электронного фонда пользования.
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в ______ г. ________________________________ носителей электронного фонда пользования.
(цифрами и прописью)
выбыло в ______ г. ________________________________ носителей электронного фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника ____________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма книги учета носителей электронного фонда пользования
Формат А4 (210х297)
Форма N 29
Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке
|
N пп (номер ед. хр.*) |
Дата поступления |
Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии |
Дата копирования |
NN фондов |
NN описей |
Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда |
Страховой фонд (количество рулонов) |
Фонд пользования |
Примечания |
||
|
Количество | |||||||||||
|
Рулонов мкф 3-го поколения |
Рулонов мкф 2-го поколения |
Экземпляров |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
------------------------------
Всего поступило за ___________ год _____________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
на ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника ____________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке
Формат А4 (210х297)
Форма N 30
Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах
|
N |
Дата поступления |
Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии |
Дата копирования |
NN фондов |
NN описей |
Количество дел, включенных в заказ |
Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда |
Фонд пользования |
Примечания |
|
|
Кол-во позитивов |
Кол-во диазокопий |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего поступило за ___________ год ______________________________________________ ед. уч. (отснятых дел)*
(цифрами и прописью)
__________________________________ ед. хр. (микрофиш) страхового фонда
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника ____________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах
Формат А4 (210х297)
------------------------------
* Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.
------------------------------
Форма N 31
___________________________
(название архива)
Лист использования архивных документов
Фонд N ____________ Опись N _________________ Дело N ____________________
|
Дата использования |
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) |
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) |
NN использованных листов |
Подпись лица, использовавшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Форма листа использования архивных документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 32
_____________________
(название архива)
Лист проверки* N ________________
Наличия и состояния архивных документов фонда N ____________________________________________________________
(название фонда)
Проверку проводили _________________________________________________________________________________________
|
Наличие документов |
Состояние документов |
||||||||||||||||||||||
|
Номера описей |
Кол-во ед. хр., числящихся по описи |
Выявлены технические ошибки |
Числится по описи в результате устранения технических ошибок |
Номера ед. хр., выданных во временное пользование |
Не оказалось в наличии |
Имеется в наличии (описанных) |
Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.) |
|
|
Номера ед. хр., требующих: |
Номера ед. хр. неисправимо поврежденных |
|
|
Примечания |
|||||||||
|
Литерные номера, не отраженные в итоговой записи |
Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи |
Другие, в результате чего объем |
Дезинфекции |
Дезинсекции |
Реставрации |
Переплета или подшивки |
Восстановления затухающих текстов |
||||||||||||||||
|
Неучтенные |
Не перечислены, но учтены в объеме |
Неучтенные |
Не перечислены, но учтены в объеме |
Увеличился на |
Уменьшился на |
||||||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ______________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника ____________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов
Формат А3 (297х420)
------------------------------
* При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и электронных документов вносятся соответствующие уточнения.
------------------------------
Форма N 33
ЛИСТ УЧЕТА ______________________________________________________________________________________________
(наименование вида кино-, фото-, видеодокументов)
|
Дата записи |
Поступление |
Выбытие |
Наличие (остаток) |
||||||||||
|
Номер описи |
Наименование, номер, дата документа |
Количество |
Номер описи |
Наименование, номер, дата документа |
Количество |
Количество |
|||||||
|
Ед. уч. |
Ед.хр. |
||||||||||||
|
По данной описи |
По виду в целом |
||||||||||||
|
Ед. уч. |
Ед. хр. |
||||||||||||
|
Ед. уч. |
Ед. хр. |
Описей |
Ед. уч. |
Ед. хр. |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма листа учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 34
ЛИСТ УЧЕТА ______________________________________________________________________________________________
(наименование вида фонодокументов)
|
Дата записи |
Поступление |
Выбытие |
Наличие (остаток) |
||||||||||||||
|
Номер описи |
Наименование, номер, дата документа |
Количество |
Номер описи |
Наименование, номер, дата документа |
Количество |
Количество |
|||||||||||
|
Ед. уч. |
Ед. хр. |
||||||||||||||||
|
По данной описи |
По виду в целом |
||||||||||||||||
|
Ед. уч. |
Ед. хр. |
||||||||||||||||
|
Оригиналов |
Копий |
Ед. уч. |
Ед. хр. |
Описей |
Ед. уч. |
Ед. хр. |
|||||||||||
|
Оригиналов |
Копий |
||||||||||||||||
|
Оригиналов |
Копий |
Оригиналов |
Копий |
||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма листа учета аудиовизуальных (фоно) документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 35
Лист учета и описания уникального документа*
Регистрационный номер ___________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр _______________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа __________________________________________
_________________________________________________________________________
Самоназвание документа __________________________________________________
_________________________________________________________________________
Вид документа ___________________________________________________________
Автор документа _________________________________________________________
Дата (время создания) документа _________________________________________
Век _____________________________________________________________________
Ориентировочная дата ____________________________________________________
Язык документа __________________________________________________________
Аннотация _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Историческая справка ____________________________________________________
_________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней ___________________________________
_________________________________________________________________________
Палеографические особенности
_________________________________________________________________________
Печати __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа _________________________
_________________________________________________________________________
Собственность ___________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель ___________________________________________________
Размеры _________________________________________________________________
Объем ___________________________________________________________________
Физическое состояние ____________________________________________________
Сведения о реставрации __________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа ________________________________________________
Адрес места хранения документа __________________________________________
Архивный шифр: фонд N ___, оп. N ___, ед. хр. N ___, ед. уч. N ___ лл. __
4. Служебная информация
Кем предоставлен документ _______________________________________________
Протокол ЭПК от ________________________ N ______________________________
Протокол ЦЭПК Росархива от _____________ N ______________________________
Форма листа учета и описания уникального документа
Формат А4 (210х297)
------------------------------
* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.
------------------------------
Форма N 36
ЛИСТ ФОНДА
|
Крайние даты каждого названия фонда |
Название фонда |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
Дата первого поступления фонда |
Местонахождение фонда (название архива) |
N фонда |
|
Прежний N фонда | ||
|
1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
Учет неописанных документов
|
Дата записи |
Поступление |
Выбытие |
Наличие (остаток) ед. хр. (документов, листов, Мб) |
||
|
Наименование, N, дата документа |
Кол-во ед. хр. (документов, листов, Мб) |
Наименование, N, дата документа |
Кол-во ед. хр. (документов, листов, Мб) |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Учет описанных документов
|
Дата записи |
Поступление |
Выбытие |
Наличие (остаток) ед. хр. |
||||||
|
N |
Год(ы) |
Название описи или аннотация (краткая характеристика документов) |
Кол-во ед. хр. (Мб) |
N |
Наименование, N, дата документа |
Кол-во ед. хр. (Мб) |
По данной описи |
По фонду в целом |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма листа фонда
Формат А4 (210х297)
Форма N 37
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___________________________ _______________________________________________
(наименование должности руководителя архива)
__________________________________
(название описи)
___________________________ год(ы) _________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
|
N |
N |
Индекс, производственный номер |
Заголовок документа |
Автор(ы) |
Цветность |
Язык |
Год производства |
Хронометраж видеозаписи |
Тип видеоносителя и формат записи |
Количество ед. хр./метраж (Мб) |
Состав текстовой сопроводилельной документации |
Примечания |
||
|
Оригинал |
Копия |
Просмотровая копия |
||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. уч. ______________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
С N ____________ по N _____________, в том числе: литерные номера: _____________________________________,
пропущенные номера __________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Форма описи видеодокументов*
Формат А4 (210х297)
Наименование должности составителя описи _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Форма описи видеодокументов (продолжение)
------------------------------
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 38
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя)
_____________________________________
(название архива)
________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
|
N |
Производственный индекс, шифр темы (проекта) |
Заголовок ед. хр. |
Сокращенное название организации на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов) |
Крайние даты ед. хр. |
Кол-во листов |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В опись* внесено ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ ед. хр.
С N ______________________ по N ____________________________, в том числе
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Форма описи единиц хранения научно-технической документации
Формат А4 (210х297)
------------------------------
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 39
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___________________________ ____________________________________________
(наименование должности руководителя архива)
__________________________________
(название описи)
___________________________ год(ы) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
|
N |
N |
Индекс, производственный N (учетный N в организации) |
Заголовок документа |
Автор(ы) |
Год производства |
Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык) |
Количество частей |
Общее количество ед. хр. |
Количество ед. хр./метраж |
Состав текстовой сопроводительной документации |
Примечания |
|||||||
|
Негатив |
Дубль-негатив |
Фонограмма (негатив) |
Фонограмма магнитная (основная, совмещенная) |
Промежуточный позитив |
Позитив |
Магнитная ш/муз. |
Установочные ролики и цветовые паспорта |
|||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _______________________ ед. уч. ___________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
С N ____________ по N _____________, в том числе: литерные номера: _____________________________________,
пропущенные номера ____________________________________________ и текстовая сопроводительная документация
к ним.
Форма описи кинодокументов*
Формат А4 (210х297)
Наименование должности составителя описи ____________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) ____________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
_______________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
_______________________________________________________
исполнительной власти субъекта
_______________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
_______________________________________________________
федерального государственного архива,
научной организации)
(Протокол от __________________ N ____________________)
Форма описи кинодокументов
(продолжение)
------------------------------
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 40
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________
(наименование должности руководителя)
_____________________________________
(название архива)
________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
|
N |
N |
N |
N |
Заголовок ед. хр. |
Крайние даты |
Количество листов |
N ед. уч.* (ед. хр.) страхового фонда |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
------------------------------
Итого по описи __________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности
составителя описи ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заведующий отделом
(архивохранилищем) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Из _________________ ед. хр. скопировано ______________________ ед. хр.**
Наименование должности работника,
внесшего изменения в опись _____________________
(подпись, дата) (расшифровка подписи)
Форма описи особо ценных дел***
Формат А4 (210х297)
------------------------------
** Запись с нарастающим итогом составляется после каждого копирования.
*** К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 41
Опись страхового фонда на микрофишах
|
N |
N поступления в книге учета поступлений |
N |
N |
N ед. хр. |
Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда |
Количество кадров в ед. уч. страхового фонда |
Дата копирования |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по описи ___________________________________ ед. уч. (отснятых дел)
(цифрами и прописью)
___________________________________ ед. хр. (микрофиш)
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Форма описи страхового фонда на микрофишах*
Формат А4 (210х297)
------------------------------
* Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей архивных документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел. К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 42
Опись страхового фонда на рулонной пленке*
------------------------------
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
|
N |
Дата копирования |
Количество кадров в ед. хр. страхового фонда |
Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда |
Сведения о делах, входящих в ед. хр. страхового фонда |
Примечания |
|||
|
NN |
NN |
NN |
Кол-во кадров (по каждому делу отдельно) |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
** Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
------------------------------
Итого по описи __________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Страхового фонда на ________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Форма описи страхового фонда на рулонной пленке
Формат А4 (210х297)
Форма N 43
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___________________________ ____________________________________________
(наименование должности руководителя архива)
__________________________________
(название описи)
___________________________ год(ы) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
|
N |
N |
Индекс, производственный номер |
Заголовок документа (с указанием языка) |
Автор(ы) |
Исполнитель произведения |
Время звучания |
Дата и место записи, перезаписи, выпуска |
Порядковый N , размер, скорость записи |
Количество ед. хр. |
Дата поступления |
Архивный шифр и дата создания копии |
Примечания |
|
|
Граморигинал |
Грампластинка |
||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* Номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 - 1, 1 - 2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
------------------------------
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. уч. ___________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
С N ____________ по N _____________, в том числе: литерные номера: __________________________________,
пропущенные номера ___________________________________________________________________________________
Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)**
Формат А4 (210х297) или А3 (297х420)
Наименование должности составителя описи _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) (продолжение)
------------------------------
** К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 44
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___________________________ ____________________________________________
(наименование должности руководителя архива)
__________________________________
(название описи)
___________________________ год(ы) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
|
N ед. уч. |
N ед. хр. |
Индекс, производственный номер |
Заголовок документа (с указанием языка) |
Автор(ы) |
Исполнитель произведения |
Время звучания |
Дата и место записи, перезаписи, выпуска |
Скорость звучания |
Количество ед. хр./метраж |
Дата поступления |
Архивный шифр и дата создания копии |
Примечания |
|
|
Оригинал |
Копия |
||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. уч. ___________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
С N ____________ по N _____________, в том числе: литерные номера: __________________________________,
пропущенные номера ___________________________________________________________________________________
Форма описи фонодокументов магнитной записи*
Формат А4 (210х297) или А3 (297х420)
Наименование должности составителя описи _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Форма описи фонодокументов магнитной записи
(продолжение)
------------------------------
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 45
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___________________________ ____________________________________________
(наименование должности руководителя архива)
__________________________________
(название описи)
___________________________ год(ы) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
|
N ед. хр. |
Заголовок (название) альбома |
Автор(ы) съемки |
Крайние даты фотоотпечатков |
Место съемки |
Количество фотоотпечатков |
Состав текстовой сопроводительной документации |
Внешние особенности |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ________________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
С N ____________ по N _____________, в том числе: литерные номера: __________________________________,
пропущенные номера __________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.
______________________________________________________________________________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
Форма описи фотоальбомов*
Формат А4 (210х297)
Наименование должности составителя описи _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Форма описи фотоальбомов
(продолжение)
------------------------------
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 46
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___________________________ ____________________________________________
(наименование должности руководителя архива)
__________________________________
(название описи)
___________________________ год(ы) ______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
|
N ед. хр.* |
Производственный N |
Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) |
Автор(ы) съемки |
Дата съемки |
Место съемки |
Вид носителя |
Вид оригинала документа (негатив, позитив, дубль негатив, фотоотпечаток) |
Формат (размер) |
Цветность |
Состав текстовой сопроводительной документации |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например: 1/1, , 1/3, где 1 - номер единицы учета, 1,2,3 - номера единиц хранения.
------------------------------
В данный раздел описи внесено _______________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
С N ____________ по N _____________, в том числе: литерные номера: __________________________________,
пропущенные номера __________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Форма описи фотодокументов**
Формат А4 (210х297)
Наименование должности составителя описи _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _______________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
__________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа
__________________________________________________________
исполнительной власти субъекта
__________________________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
__________________________________________________________
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от __________________ N _______________________)
Форма описи фотодокументов
(продолжение)
------------------------------
** К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму N 51).
------------------------------
Форма N 47
РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
|
N п/п |
N фонда |
N описи |
Название описи |
Количество ед. хр. |
Крайние даты |
Кол-во экз.* |
Примечания |
|
|
всего |
в т.ч. по л.с. |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
* Раздельно указывается количество бумажных и электронных экземпляров (Б и ЭД).
------------------------------
Итого на 01.01. .... г. ________________________________ описей, из них**
управленческой документации ______________________________________ описей
(цифрами и прописью)
документов личного происхождения _________________________________ описей
(цифрами и прописью)
научно-технической документации __________________________________ описей
(цифрами и прописью)
видеодокументов __________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
кинодокументов ___________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
фонодокументов ___________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
фотодокументов ___________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
электронных документов ___________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в ______ г. _____________________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в ______ г. _____________________________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование
должности работника _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
Форма реестра описей дел, документов
Формат А4 (210х297)
------------------------------
** При отсутствии указанного вида документов графы не включаются в итоговую запись.
------------------------------
Форма N 48
Реестр описей особо ценных дел, документов
|
N |
N фонда |
N описи |
Количество ед. хр. |
Количество экземпляров |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого на 01.01. .... г. __________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в ______ г. _____________________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в ______ г. _____________________________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
Форма реестра описей особо ценных дел, документов
Формат А4 (210х297)
Форма N 49
УТВЕРЖДАЮ
______________________________________
(наименование должности руководителя*)
______________________________________
_________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата) место для печати
СПИСОК
организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива
|
N |
Индекс организации** |
Наименование организации |
Форма собственности (государственная, муниципальная, частная) |
Форма приема документов (полная - 1, выборочная повидовая - 2.1, выборочная групповая - 2.2) |
Прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов |
Примечания (включение, исключение - решение ЭПК, дата и номер протокола; соглашение, договор, их даты и номера) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
** Состоит из порядкового номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Составляется в соответствии с Методическими рекомендациями "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов", Росархив, ВНИИДАД. М., 2012.
------------------------------
Итого на 01.01.... г. ___________________________________________________
Всего организаций в списке ______________________________________________
В т.ч. по видам собственности:
государственная, в т.ч. по формам приема 1 2.1 2.2
________________________________
муниципальная ________________________________
частная ________________________________
Форма списка организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива
Наименование должности
работника _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО***
экспертно-проверочной комиссией
_______________________________________
(наименование архивного органа, архива)
_______________________________________
_______________________________________
(Протокол от ________ N ______________)
Форма списка организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива
(продолжение)
------------------------------
* Утверждение Списков организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.
*** Для списка федерального архива приводится также гриф согласования Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.
------------------------------
Форма N 50
Список фондов, содержащих особо ценные документы
|
N |
N фонда |
Название фонда |
NN описей, в которых содержатся особо ценные документы |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Итого на 01.01.... г. ___________________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
Формат А4 (210х297)
Форма N 51
_________________________________________________________________________
(название архива)
ФОНД N __________________________________________________________________
(N и название фонда)
ОПИСЬ N _________________________________________________________________
(N и название описи)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(крайние даты)
Схема расположения реквизитов на титульном листе описи*
Формат А4 (210х297)
------------------------------
* На титульном листе могут быть указаны сведения о номере и дате протокола заседания ЭК, ЭПК.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Формы учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.) (одобрены Комиссией Федерального архивного агентства по научно-исследовательской и методической работе 31 июля 2020 г., протокол N 1)
Опубликование:
-