Распоряжение Администрации Тазовского района Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 декабря 2023 г. N 909-р "Об утверждении Положения об архиве отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации Тазовского района"

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11 апреля 2018 года N 42, руководствуясь статьей 39 Устава муниципального округа Тазовский район Ямало-Ненецкого автономного округа:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации Тазовского района.

2. Опубликовать настоящее распоряжение в районной газете "Советское Заполярье".

Глава Тазовского района

В.К. Югай

Утверждено
распоряжением
Администрации
Тазовского района
от 19 декабря 2023 года N 909-р

Положение
об архиве отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации Тазовского района

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архиве отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации Тазовского района (далее - Положение, отдел) регулирует деятельность, связанную с организацией хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности отдела, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.2. Полномочия архива отдела, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее - Правила), осуществляет сотрудник отдела, ответственный за архивное делопроизводство, согласно функциям, определенным должностной инструкцией (далее - ответственный за ведение архива).

1.3. Архивные документы, образующиеся в деятельности отдела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, в соответствии со статьёй 18 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) подлежат передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации Тазовского района (далее - муниципальный архив), источником комплектования которого является отдел.

1.4. До передачи на постоянное хранение архивные документы отдела временно, в пределах сроков, установленных статьёй 22 Федерального закона N 125-ФЗ, хранятся в архивохранилище отдела.

1.5. Электронные документы отдела хранятся в течение сроков, установленных действующим законодательством.

1.6. Архивохранилище отдела расположено по адресу: 629350, Ямало-Ненецкий автономный округ, Тазовский район, п. Тазовский, ул. Пушкина, д. 10, кабинет "Архивохранилище" (далее архивохранилище).

1.7. Право доступа в архивохранилище имеет ответственный за ведение архива или лицо, его замещающее в установленном порядке на период временного отсутствия. Иные лица могут быть допущены в архивохранилище в сопровождении ответственного за ведение архива.

1.8. Материально-техническое обеспечение доступа в архивохранилище ответственному за ведение архива осуществляется отделом.

1.9. Ответственный за ведение архива отдела обеспечивает надлежащее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архивохранилище отдела в соответствии с Правилами.

1.10. Материально-техническое обеспечение деятельности архива, обеспечение архивохранилища необходимым оборудованием, помещением, а также соблюдение нормативных условии хранения архивных документов, установленных пунктом 76 Правил, осуществляется Администрацией Тазовского района.

1.11. Организационно-распорядительные функции, в том числе решение вопроса материально-технического обеспечения, контроль за деятельностью архива отдела осуществляет начальник отдела.

1.12. Документы, образующиеся в деятельности отдела, являются муниципальной собственностью.

1.13. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на временное хранение в архив отдела и на постоянное хранение в муниципальный архив, проводятся силами и за счет средств отдела.

1.14. Ответственность за утрату, порчу, ненадлежащее оформление и формирование документов (дел), завершенных делопроизводством, до подписания ответственным за ведение архива отдела описей дел отдела, ответственность несут сотрудники отдела, которые ответственны за формирование описей дел отдела.

II. Состав документов архива отдела

2.1. Архив отдела хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности отдела (при их наличии);

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива отдела.

III. Задачи архива отдела

3.1. К задачам архива отдела относятся:

а) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения;

б) комплектование архива отдела документами, образовавшимися в деятельности отдела;

в) учет документов, находящихся на хранении в архиве отдела;

г) использование документов, находящихся на хранении в архиве отдела;

д) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

е) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в отделе, своевременной передачей их в архив отдела.

IV. Функции архива отдела

4.1. Архив отдела осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (при наличии), образовавшихся в деятельности отдела, в соответствии с утвержденным графиком;

4.1.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве отдела;

4.1.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве отдела документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив отдела, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности;

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии отдела описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (при наличии), а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭПК):

- описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК:

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение начальнику отдела после рассмотрения ЭПК (утвержденные, согласованные):

- описи дел постоянного хранения;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение начальнику отдела:

- описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив;

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве отдела, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве отдела;

4.1.9. Организует информирование руководства и сотрудников отдела о составе и содержании документов архива отдела;

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.1.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале (при наличии) или во временное пользование;

4.1.12. Исполняет запросы пользователей (при их поступлении), выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

4.1.13. Ведет учет использования документов архива отдела;

4.1.14. Создает фонд пользования архива отдела и организует его использование;

4.1.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива отдела;

4.1.16. Участвует в разработке документов отдела по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.1.17. Оказывает методическую помощь сотрудникам отдела:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) в подготовке документов к передаче в архив отдела.

V. Права архива отдела

5.1. Архив отдела имеет право:

а) представлять руководству отдела предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве отдела;

б) запрашивать у сотрудников отдела сведения, необходимые для работы архива отдела;

в) давать рекомендации сотрудникам отдела по вопросам, относящимся к компетенции архива отдела;

г) информировать сотрудников отдела о необходимости передачи документов в архив отдела в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК.