Приложение N 2. Положение об архиве Министерства транспорта и дорожного хозяйства Омской области

Приложение N 2
к приказу Министерства транспорта
и дорожного хозяйства Омской области
от 21 декабря 2023 г. N 103-п

Положение
об архиве Министерства транспорта и дорожного хозяйства Омской области

I. Общие положения

1. Архив Министерства транспорта и дорожного хозяйства Омской области (далее - Минтранс Омской области) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Минтранса Омской области, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА), источником комплектования которого выступает Минтранс Омской области.

2. Положение об Архиве Минтранса Омской области подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК).

После согласования положение об Архиве Минтранс Омской области утверждается руководителем Минтранса Омской области.

3. Архив Минтранса Омской области в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, локальными нормативными актами Минтранса Омской области.

II. Состав документов Архива Минтранса Омской области

4. Архив Минтранс Омской области хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Минтранс Омской области;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при их наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Минтранса Омской области.

III. Задачи Архива Минтранс Омской области

5. К задачам Архива Минтранса Омской области относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

5.2. Комплектование Архива Минтранса Омской области документами, образовавшимися в деятельности Минтранса Омской области.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Минтранса Омской области.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Минтранса Омской области.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Минтранса Омской области и своевременной передачей их в Архив Минтранса Омской области.

IV. Функции Архива Минтранса Омской области

7. Архив Минтранса Омской области осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Минтранса Омской области, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Минтранса Омской области.

7.3. Представляет в БУ ИсА учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Минтранса Омской области документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Минтранса Омской области, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Минтранса Омской области описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю Минтранса Омской области описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Минтранса Омской области в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Минтранса Омской области.

7.9. Организует информирование руководства и работников Минтранса Омской области о составе и содержании документов Архива Минтранса Омской области.

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

7.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

7.13. Ведет учет использования документов Архива Минтранса Омской области.

7.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

7.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Минтранса Омской области.

7.16. Участвует в разработке документов Минтранса Омской области по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.17. Оказывает методическую помощь:

а) отделу документооборота и организационного обеспечения управления правового кадрового обеспечения и государственной службы Минтранса Омской области в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Минтранса Омской области в подготовке документов к передаче в Архив Минтранса Омской области.

V. Права Архива Минтранса Омской области

8. Архив Минтранса Омской области имеет право:

а) представлять руководству Минтранса Омской области предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Минтранса Омской области;

б) запрашивать в структурных подразделениях Минтранса Омской области сведения, необходимые для работы Архива Минтранса Омской области;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Минтранса Омской области по вопросам, относящимся к компетенции Архива Минтранса Омской области;

г) информировать структурные подразделения Минтранса Омской области о необходимости передачи документов в Архив Минтранса Омской области в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК.