Обучение работников. Как учесть расходы (Ю.Н. Талалаева, "Консультант бухгалтера", N 9, сентябрь 2003 г.)

Обучение работников. Как учесть расходы

Статьей 196 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) установлено, что необходимость подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель.

Работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Формы профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами, работодатель не просто имеет право, а обязан проводить повышение квалификации работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности. Так, например, обязательное повышение квалификации предусмотрено для аудиторов (Федеральный закон от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности"), государственных служащих (постановление Правительства РФ от 13 сентября 1994 г. N 1047 "Об организации переподготовки и повышения квалификации государственных служащих федеральных органов исполнительной власти"), работников физкультурно-спортивных организаций (Федеральный закон от 29 апреля 1999 г. N 80-ФЗ "О физической культуре и спорте в Российской Федерации"), водителей (приказ Минтранса РФ от 22 июня 1998 г. N 75 "Об утверждении квалификационных требований к специалистам юридических лиц и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим перевозки пассажиров и грузов автомобильным транспортом"), медицинских работников (приказ Минздрава РФ от 5 июня 1998 г. N 186 "О повышении квалификации специалистов со средним медицинским и фармацевтическим образованием") и т.д.

Работникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные ТК РФ, иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Гарантии и компенсации работникам

ТК РФ предусматривает определенные гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением. В соответствии со статьей 177 ТК РФ такие гарантии и компенсации предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.

Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).

Например, согласно статье 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:

прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно - по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно - по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ высшего профессионального образования в сокращенные сроки на втором курсе - 50 календарных дней);

подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре месяца;

сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.

Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, - 15 календарных дней;

работникам - слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов - 15 календарных дней;

работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации - 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.

Работникам, обучающимся по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно.

Работникам, обучающимся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования на период десять учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 процентов среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда.

По соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю либо сокращения продолжительности рабочего дня в течение недели.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным договором или трудовым договором.

Гарантии и компенсации работникам, обучающимся в образовательных учреждениях среднего профессионального образования, в образовательных учреждениях начального профессионального образования и в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях, установлены соответственно статьями 174, 175 и 176 ТК РФ.

Договор на обучение

В соответствии со статьей 197 ТК РФ право работников на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям реализуется путем заключения дополнительного договора между работником и работодателем.

Так, например, договор на переобучение работника без отрыва от работы может быть заключен в форме ученического договора (глава 32 ТК РФ). С лицами, ищущими работу, может быть заключен ученический договор на профессиональное обучение.

В соответствии со статьей 198 ТК РФ ученический договор с лицом, ищущим работу, является гражданско-правовым и регулируется гражданским законодательством и иными актами, содержащими нормы гражданского права.

Ученический договор с работником данной организации является дополнительным к трудовому договору и регулируется трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового договора.

Ученический договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и должен содержать:

наименование сторон;

указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником;

обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;

обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре;

срок ученичества (в соответствии со статьей 200 ТК РФ ученический договор заключается на срок, необходимый для обучения данной профессии, специальности, квалификации);

размер оплаты в период ученичества (согласно статье 204 ТК РФ ученикам в период ученичества выплачивается стипендия, размер которой определяется ученическим договором и зависит от получаемой профессии, специальности, квалификации, но не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда; работа, выполняемая учеником на практических занятиях, оплачивается по установленным расценкам).

Ученический договор может содержать иные условия, определенные соглашением сторон.

Работники, проходящие обучение в организации, по соглашению с работодателем могут полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять эту работу на условиях неполного рабочего времени. В период действия ученического договора работники не могут привлекаться к сверхурочным работам, направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (статья 203 ТК РФ).

В соответствии со статьей 207 ТК РФ в случае, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возвращает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем расходы в связи с ученичеством.

Бухгалтерский и налоговый учет расходов на обучение

Поскольку расходы, связанные с обучением работников, имеют непосредственное отношение к основной деятельности организации, в общем случае их следует учитывать в составе расходов по обычным видам деятельности:

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др. - на сумму расходов на обучение.

Если договором на обучение предусмотрено, что по окончании обучения работник должен отработать в организации определенный срок, затраты работодателя на обучение работника целесообразно отнести к расходам будущих периодов с последующим включением в состав затрат в течение времени, которое работник должен проработать в соответствии с договором. Такой порядок учета расходов на подготовку кадров предусмотрен пунктом 30 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 июня 2000 г. N 60н.

Расходы на обучение отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

дебет счета 97 "Расходы будущих периодов" кредит счета 76 и др. - на сумму стоимости обучения;

дебет счета 76 кредит счета 51 "Расчетные счета" - на сумму оплаты стоимости обучения;

дебет счета 26 кредит счета 97 - на сумму части стоимости обучения, включаемую в состав расходов отчетного периода.

В соответствии с подпунктом 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе в порядке, предусмотренном пунктом 3 указанной статьи.

Согласно пункту 3 статьи 264 НК РФ к расходам налогоплательщика на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями относятся расходы, связанные с подготовкой и переподготовкой (в том числе с повышением квалификации кадров), в соответствии с договорами с такими учреждениями.

Указанные расходы включаются в состав прочих расходов, если:

1) соответствующие услуги оказываются российскими образовательными учреждениями, получившими государственную аккредитацию (имеющими соответствующую лицензию), либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;

2) подготовку (переподготовку) проходят работники налогоплательщика, состоящие в штате, а для эксплуатирующих организаций, в соответствии с законодательством Российской Федерации отвечающих за поддержание квалификации работников ядерных установок, работники этих установок;

3) программа подготовки (переподготовки) способствует повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого или переподготавливаемого специалиста в этой организации в рамках деятельности налогоплательщика.

Не признаются расходами на подготовку и переподготовку кадров расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, а также расходы, связанные с содержанием образовательных учреждений или оказанием им бесплатных услуг, с оплатой обучения в высших и средних специальных учебных заведениях работников при получении ими высшего и среднего специального образования. Указанные расходы для целей налогообложения не принимаются.

Следует помнить, что кроме вышеперечисленных условий признания для целей налогообложения расходов на подготовку и переподготовку кадров необходимо выполнение общих условий признания расходов, установленных статьей 252 НК РФ. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме; под документально подтвержденными - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Участие в семинарах

Участие работников в специализированных семинарах (в том числе и зарубежных) является одной из форм повышения их квалификации. Целью участия работника организации в любом семинаре по тем или иным проблемным вопросам является получение им новых знаний, навыков, умений, полезной информации, необходимых в процессе деятельности этого работника в данной организации, или деятельности организации в целом.

Для целей налогового учета затрат, непосредственно связанных с участием работников в семинарах, следует различать семинары учебные и консультационные.

Различие между этими двумя типами семинаров приведено в письме Госналогинспекции по г.Москве от 29 августа 1994 г. N 11-13/11112 "О порядке отнесения затрат, связанных с проведением консультационных семинаров". То, что это письмо датировано 1994 г., уже говорит о том, что его положения, касающиеся порядка учета затрат, применены быть не могут, однако в части классификации услуг данное письмо, по нашему мнению, вполне может быть использовано.

Как отмечается в указанном письме Госналогинспекции по г.Москве, различие между семинаром, проводимым учебным (образовательным) заведением в процессе его образовательной деятельности, и так называемым консультационным семинаром состоит в том, что право проведения учебного семинара в соответствии с Законом РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" предоставлено только организации, которая признается уполномоченными государственными органами образовательной, то есть у организации, имеющей лицензию на право ведения образовательной деятельности. Кроме того, в соответствии со статьей 27 названного Закона по окончании обучения образовательным заведением выдается документ об образовании, форма которого определяется самим заведением (за исключением случаев получения общеобразовательного и профессионального образования, по получении которых выдается документ государственного образца).

В отсутствие лицензии на право ведения образовательной деятельности и предусмотренного этой лицензией документа об образовании, выдаваемого лицам, прошедшим обучение, услуги, оказываемые по проведению консультационных семинаров, следует относить к консультационным услугам.

Затраты на оплату участия работников в учебных семинарах (т.е. семинарах, проводимых образовательными учреждениями) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе (подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Затраты организации на участие работников в консультационных семинарах рассматриваются как консультационные услуги и учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на консультационные и иные аналогичные услуги (подпункт 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

В последнее время довольно распространены выездные семинары, устроители которых кроме собственно услуг по обучению работников или консультационных услуг оказывают услуги по организации отдыха обучающихся (сопутствующие услуги). В случае, если стоимость таких услуг выделена в счете организатора семинара отдельной строкой, они не могут быть включены в состав расходов организации по обычным видам деятельности и учтены для целей налогообложения (см. пункт 3 статьи 264 НК РФ).

Указанные расходы (в отличие от расходов на повышение квалификации работника, его проезд к месту проведения семинара и обратно, проживание) следует включать в состав прочих расходов организации и не учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль:

дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы" кредит счета 60 - на сумму расходов, связанных с оплатой сопутствующих услуг (без уменьшения налогооблагаемой прибыли).

Если по распоряжению работодателя работник для повышения квалификации направляется в другую местность (в том числе и за границу), а проезд и проживание работника в рамках услуг по проведению семинара не предусмотрены, работодатель оплачивает работнику командировочные расходы в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки (статьи 187 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для целей налогообложения расходы организации на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В соответствии с указанной нормой НК РФ в состав командировочных расходов, в частности, включаются расходы на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Налог на доходы физических лиц
и единый социальный налог

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 главы 23 "Налог на доходы физических лиц" и подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 главы 24 "Единый социальный налог" НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат физическим лицам (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в том числе связанных с расходами на повышение профессионального уровня работников.

ТК РФ (статья 164) определяет компенсации как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Соответственно, оплата за счет организации осуществляемого по ее инициативе профессионального обучения работников как на территории России, так и за рубежом, будет рассматриваться как компенсационная выплата, не подлежащая налогообложению.

Согласно письму Минфина РФ от 16 мая 2002 г. N 04-04-06/88 если обучение входит в программу подготовки кадров организации, осуществляется не по личной инициативе работников, а по решению организации, направляющей работников для повышения квалификации в связи с производственной необходимостью, и не предусматривает получения высшего или среднего специального образования, а также обучения смежным и вторым профессиям, то стоимость обучения (включая налог на добавленную стоимость) не включается в налогооблагаемую базу для исчисления налога на доходы физических лиц и, соответственно, единого социального налога.

В случае оплаты работодателями за своих работников стоимости обучения, связанного с повышением их образовательного уровня, указанные выплаты на основании пункта 2 статьи 211 НК РФ (обучение в интересах налогоплательщика) учитываются у этих работников при определении налоговой базы, облагаемой налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов (письмо МНС РФ от 24 апреля 2002 г. N 04-4-08/1-64-П758 "О налогообложении стоимости обучения").

Ю.Н. Талалаева

"Консультант бухгалтера", N 9, сентябрь 2003 г.