Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области от 29 декабря 2023 г. N 356/ОП "Об утверждении положения об архиве Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области от 29 декабря 2023 г. N 356/ОП
"Об утверждении положения об архиве Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями), Законом Пензенской области от 19.08.2015 N 2791-ЗПО "Об архивном деле в Пензенской области" (с последующими изменениями), приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", в целях совершенствования документационного обеспечения управлением и сохранности архивных документов приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области.

2. Признать утратившим силу приказ Управления жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области от 30.12.2016 N 248/ОП "Об утверждении Положения об архиве Управления жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления организационной и кадровой работы Министерства.

Министр

М.А. Панюхин

Утверждено
Приказом
Министерства жилищно-коммунального хозяйства
и гражданской защиты населения Пензенской области
от 29.12.2023 г. N 356/ОП

Положение об архиве Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве Министерства жилищно-коммунального хозяйства и гражданской защиты населения Пензенской области (далее - Министерство ЖКХ и ГЗН) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

2. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства ЖКХ и ГЗН, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, политическое и практическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

3. Организация и ведение Архива вменяются в функциональные обязанности одного из работников структурного подразделения Министерства ЖКХ и ГЗН.

4. Министерство ЖКХ и ГЗН разрабатывает Положение об архиве. Положение об архиве подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Положение об архиве согласовывается с Министерством по делам архивов Пензенской области. После согласования Положение утверждается приказом.

5. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства; Законом Пензенской области от 28.06.2015 N 817-ЗПО "Об архивном деле в Пензенской области"; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77; локальными нормативными актами государственного органа.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду Закон Пензенской области от 19.08.2015 N 2791-ЗПО

II. Состав документов Архива организации

6. Архив Министерства ЖКХ и ГЗН хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фондов организаций-предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Министерства ЖКХ и ГЗН.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам архива относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

7.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности Министерства ЖКХ и ГЗН.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив Министерства ЖКХ и ГЗН осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства ЖКХ и ГЗН.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Министерства ЖКХ и ГЗН.

8.3. Представляет в государственный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Министерства ЖКХ и ГЗН документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Министерства ЖКХ и ГЗН, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства ЖКХ и ГЗН.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства по делам архивов Пензенской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства по делам архивов Пензенской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства по делам архивов Пензенской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю Министерства ЖКХ и ГЗН описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства по делам архивов Пензенской области.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГБУ "Государственный архив Пензенской области".

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Министерства ЖКХ и ГЗН, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства ЖКХ и ГЗН.

8.9. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.10. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.11. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.12. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Министерства ЖКХ и ГЗН в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Министерства ЖКХ и ГЗН в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

9. Архив Министерства ЖКХ и ГЗН имеет право:

а) представлять руководству Министерства ЖКХ и ГЗН предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях Министерства ЖКХ и ГЗН сведения, необходимые для работы Архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам, относящимся к компетенции Архива Министерства ЖКХ и ГЗН;

г) информировать структурные подразделения Министерства ЖКХ и ГЗН о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях экспертной комиссии Министерства ЖКХ и ГЗН.