Приложение 1. Положение об архиве комитета по дорожному хозяйству и транспорту города Барнаула

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом комитета
"22" декабря 2023 N 21

Положение
об архиве комитета по дорожному хозяйству и транспорту города Барнаула

1. Общие положения

1.1. Архив комитета по дорожному хозяйству и транспорту города Барнаула (далее - Архив комитета) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности комитета, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации города Барнаула.

1.2. Комитет разрабатывает Положение об архиве комитета по дорожному хозяйству и транспорту города Барнаула (далее - Положение). Положение подлежит согласованию с архивным отделом администрации города Барнаула.

После согласования Положение утверждается приказом комитета.

1.3. В своей работе Архив комитета руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77, законом Алтайского края от 28.12.1994 "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах", Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края, решением Барнаульской городской Думы от 27.04.2018 N 118 "Об утверждении Положения об организации архивного дела на территории города Барнаула", постановлениями администрации города от 22.01.2018 N 96 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Барнаула", от 16.04.2018 N 700 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города", от 01.04.2019 N 495 "Об утверждении Регламента администрации города Барнаула и иных органов местного самоуправления".

1.4. Контроль за деятельностью Архива комитета осуществляет председатель комитета.

1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива комитета осуществляет архивный отдел администрации города Барнаула.

2. Состав документов Архива комитета

Архив комитета хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности комитета;

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций - предшественников комитета;

2.3. Научно-справочный аппарат к документам и учетные документы Архива комитета;

2.4. Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов.

3. Задачи Архива комитета

Основными задачами Архива комитета являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 Положения;

3.2. Комплектование документами, образовавшимися в деятельности комитета;

3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, находящихся в Архиве комитета;

3.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации города Барнаула;

3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях комитета и своевременной передачей их в Архив комитета.

4. Функции Архива комитета

Архив комитета осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшихся в деятельности комитета;

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве комитета;

4.3. Представляет в архивный отдел администрации города Барнаула учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве комитета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив комитета, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности комитета;

4.5. Осуществляет подготовку и представляет на рассмотрение и согласование экспертной комиссии по архивным вопросам комитета описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.6. Составляет и представляет, не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии по архивным вопросам комитета; на утверждение экспертно-проверочно-методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела описи дел постоянного хранения; на согласование архивному отделу администрации города Барнаула описи дел по личному составу;

4.7. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в архивный отдел администрации города Барнаула документы комитета, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации;

4.8. Ежегодно представляет в архивный отдел администрации города Барнаула паспорт Архива комитета по установленной форме;

4.9. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве комитета;

4.10. Организует информирование руководства и работников комитета о составе и содержании документов Архива комитета;

4.11. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.12. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование;

4.13. Исполняет запросы граждан и организаций социально-правового характера, в установленном порядке выдает архивные копии документов и архивные справки;

4.14. Ведет учет использования документов Архива комитета;

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива комитета;

4.16. Участвует в разработке документов комитета по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.17. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства комитета в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

4.18. Проводит экспертизу ценности документов, участвует в работе экспертной комиссии по архивным вопросам комитета.

5. Права Архива комитета

Архив комитета имеет право:

5.1. Представлять руководству комитета предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве комитета;

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях комитета сведения, необходимые для работы Архива комитета;

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям комитета по вопросам, относящимся к компетенции Архива комитета;

5.4. Информировать структурные подразделения комитета о необходимости передачи документов в Архив комитета в соответствии с утвержденным графиком.