Вопрос: Обязательно ли при выдаче премий, надбавок или материальной помощи составлять приказ, не достаточно ли служебной записки с резолюцией директора? ("Новая бухгалтерия", выпуск 5 (11), ноябрь 2003 г.)

Обязательно ли при выдаче премий, надбавок или материальной помощи составлять приказ, не достаточно ли служебной записки с резолюцией директора?

Согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Пункт 2 этой статьи требует, чтобы первичные учетные документы принимались к учету по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатывает Госкомстат России.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 N 26.

В этом альбоме приведена, в частности, унифицированная форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", которая применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Приказ составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку.

Таким образом, решение о выдаче премии или какой-либо разовой поощрительной надбавки должно быть обязательно оформлено унифицированной формой N Т-11.

Что касается ежемесячных надбавок, то решение об их выплате оформляется записью в Штатном расписании (форма N Т-3), в Приказе (распоряжении) о приеме работника на работу (форма N Т-1) и Личной карточке работника (форма N Т-2). Этих документов для бухгалтера достаточно, чтобы начислять ежемесячные надбавки без каких-либо дополнительных документов.

Унифицированной формы для оформления принятого руководителем решения по выдаче материальной помощи в настоящее время нет. Поэтому бухгалтерия имеет право начислить материальную помощь, если к ней поступит распоряжение, оформленное в соответствии с требованиями, предусмотренными п.2 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Оно должно содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их личные подписи.

Если в служебной записке с резолюцией директора содержатся все вышеперечисленные реквизиты, то на основании такого документа выдать материальную помощь можно.

В. Егоров

1 ноября 2003 г.

"Новая бухгалтерия", выпуск 5 (11), ноябрь 2003 г.