Как известно, организации, в том числе и имеющие обособленные подразделения, должны вести единую кассовую книгу, книгу покупок и книгу продаж. Счета-фактуры должны иметь сквозную нумерацию. Но что делать, если обособленное подразделение находится на значительном расстоянии от головной организации и выполнить требования законодательства не так-то просто?
Обособленным признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Подразделение признается обособленным независимо от того, отражено ли его создание в учредительных документах, и от полномочий, которыми оно наделяется. Рабочие места считаются стационарными, если они созданы на срок более одного месяца. А местом нахождения обособленного подразделения признается место осуществления организацией деятельности через это подразделение. Такое определение приведено в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса.
Организации подлежат постановке на учет по месту нахождения каждого обособленного подразделения (п.1 ст.83 НК РФ).
Особенности ведения кассовых операций в обособленных
подразделениях
Чтобы осуществлять расчеты наличными деньгами, каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Записи в ней делает кассир сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Это установлено Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России от 22.09.93 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
Нередко обособленное подразделение находится на значительном расстоянии от головной организации. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в этом подразделении в момент их осуществления не представляется возможным. А, как известно, за несоблюдение порядка ведения кассовых операций организации грозит штраф от 400 до 500 МРОТ (40 000 - 50 000 руб.). К тому же штраф от 40 до 50 МРОТ может налагаться на руководителя и главного бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Возникает вопрос: может ли организация в связи со спецификой своей деятельности (есть удаленное подразделение) иметь более одной кассовой книги? Не может.
В Порядке ведения кассовых операций сказано, что каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. Тогда по окончании года или при необходимости ее листы брошюруются, подписываются руководителем и главным бухгалтером и опечатываются.
Чтобы выполнить требования закона, обособленное подразделение может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом. Обратите внимание: такой порядок необходимо закрепить в учетной политике организации, а в графике документооборота указать момент передачи книги из обособленного подразделения в головное.
Пример
Организация, зарегистрированная в г. Москве, имеет розничный магазин в области. В учетной политике организации закреплено, что магазин ведет раздел кассовой книги самостоятельно и представляет его в головную организацию не позднее трех рабочих дней по окончании месяца. За октябрь 2003 года выручка от реализации подразделения составила 240 000 руб. (в том числе НДС - 40 000 руб.). Кроме того, в октябре подразделение произвело возврат денег на сумму 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.). Раздел кассовой книги подразделения представлен в головную организацию 2 ноября 2003 года.
Хозяйственные операции по обособленному подразделению указываются итоговыми суммами на конец месяца.
31 октября 2003 года бухгалтер головной организации должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 90-1
- 238 800 руб. (240 000 руб. - 1200 руб.) - отражена выручка от реализации розничного магазина;
Дебет 90-2 Кредит 68 (76)
- 39 800 руб. (40 000 руб. - 200 руб.) - начислен НДС с выручки розничного магазина.
Говоря о порядке ведения кассовых операций, нельзя не затронуть еще одну проблему - как нумеровать приходные и расходные ордера. Сквозная нумерация по организации в целом неприменима для предприятий, имеющих удаленные обособленные подразделения. Поэтому такие предприятия могут резервировать номера для своих обособленных подразделений. Они также могут присвоить обособленному подразделению внутренний код, который будут указывать в своей нумерации, а через дробь - порядковый номер документа в обособленном подразделении. Например, приходно-кассовый ордер N 12/025, где 12 - код обособленного подразделения, а 025 - номер по порядку приходно-кассового ордера в этом подразделении. Если организация резервирует номера для своих подразделений, может случиться так, что у одного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату больше номера на позднюю дату у другого подразделения. Это нарушает правила возрастания номеров по организации в целом. Поэтому предприятиям лучше применять составной номер. Порядок нумерации и коды обособленных подразделений необходимо закрепить в учетной политике. Кроме того, следует определить сроки сдачи документов в головную организацию.
Теперь несколько слов о лимите остатка кассы. Наличные деньги, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Об этом гласит пункт 2.2 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 N 14-П, утвержденного Советом Директоров Банка России (далее - Положение).
Подпунктами 2.5 и 2.6 Положения установлено, что в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями этих предприятий. Все же наличные деньги сверх установленных лимитов должны быть сданы в учреждение банка.
Лимит остатка наличных денег в кассе ежегодно устанавливают учреждения банков всем предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Для этого предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (п.2.5 Положения).
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п.2.4 Положения).
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п.6 Порядка ведения кассовых операций).
Для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные деньги в банк, срок сдачи может устанавливаться на следующий день. Наличные могут сдаваться на следующий день и в случае, если у банка нет вечерней кассы или отсутствует вечерняя инкассация. В таких случаях лимит остатка кассы устанавливается в пределах среднедневной выручки (п.2.4 Положения).
Если обособленные подразделения не имеют отдельного баланса и отдельных счетов в банках, для предприятия устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих подразделений. Часть единого лимита, приходящаяся на обособленное подразделение, доводится до его сведения приказом руководителя предприятия (п.2.5 Положения).
Для филиалов, составляющих отдельный баланс и имеющих счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов.
Допустим, у предприятия несколько счетов в различных банках. Тогда предприятие по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление ли
