Как учесть расходы на модернизацию компьютера (Р.А. Супряга, "Российский налоговый курьер", N 22, ноябрь 2003 г.)

Как учесть расходы на модернизацию компьютера

     Чем отличается модернизация компьютера от его ремонта               

     Если компьютер не был самортизирован полностью...                   

     Если используется линейный метод...                                 

     Если используется нелинейный метод...                               

     Если компьютер был самортизирован полностью...                      

     Частичная ликвидация деталей компьютера при модернизации            

     Как можно использовать выбывшие детали                              

Почти у всех организаций есть компьютеры. Со временем они устаревают: случается, что новую программу запустить на старой "машине" уже не удается. Встает вопрос: модернизировать компьютер или купить новый?*(1) В большинстве случаев выгоднее модернизация. Где пролегает граница между модернизацией и ремонтом? И как учесть соответствующие расходы? В статье рассказано о модернизации компьютеров, введенных в эксплуатацию в 2002 году или позже*(2).

Компьютер состоит из множества взаимосвязанных частей: материнской платы, процессора, оперативной памяти, винчестера, аудио- и видеокарты и т.д. Но учитывается он как единый инвентарный объект, потому что любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности.

И в налоговом, и в бухгалтерском учете компьютер относится к основным средствам. Однако имейте в виду: компьютеры первоначальной стоимостью менее 10 000 руб. не включаются в состав амортизируемого имущества в налоговом учете (п.1 ст.256 НК РФ). Их стоимость учитывается в составе материальных расходов после ввода в эксплуатацию (пп.3 п.1 ст.254 НК РФ). Аналогичный порядок можно применять и в бухучете. Это установлено пунктом 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н. В этой статье рассматривать такие компьютеры мы не будем.

В налоговом учете компьютеры относятся к третьей амортизационной группе. Срок полезного использования по ней - свыше трех лет до пяти лет включительно. Это установлено Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Такой же срок можно установить и в бухучете.

Допустим, какая-нибудь деталь компьютера (вышедшая из строя или просто устаревшая и уже не удовлетворяющая потребностям) заменяется на новую. Как это расценивать: как ремонт или как модернизацию? Попробуем разобраться.

Чем отличается модернизация компьютера от его ремонта

К модернизации относятся "работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами". Об этом гласит пункт 2 статьи 257 НК РФ.

Бухгалтерское законодательство не раскрывает понятия модернизации. В бухучете можно применять определение, которое дает Налоговый кодекс.

Под ремонтом в бухучете понимаются работы по систематическому и своевременному его предохранению от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии (п.71 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 20.07.98 N 33н). Такой же смысл вкладывает в этот термин и налоговое законодательство.

Таким образом, при разграничении модернизации и ремонта компьютера определяющее значение имеет то, как изменились его эксплуатационные характеристики. Если в результате замены какой-то детали эксплуатационные показатели (например, быстродействие) остались прежними, налицо обычный ремонт. В противном случае (если характеристики улучшились) имела место модернизация. Например, если в компьютере вышел из строя блок оперативной памяти объемом 32 Мбайт и он заменен другим таким же - это ремонт. А вот если емкость новой памяти 64 Мбайт - это модернизация.

Нужно сказать, что при той частоте, с которой на рынке появляются все новые и новые модели комплектующих, замена в компьютере практически любой детали, скорее всего, будет модернизацией. Хотя бы потому, что найти старую модель порой нереально (например, блок памяти крошечным по нынешним временам объемом 32 Мбайт есть далеко не во всех магазинах). К тому же более совершенную модель можно купить по той же, а то и более низкой цене, по которой когда-то была приобретена старая.

Итак, мы разобрались, что такое модернизация. Наиболее часто на практике встречаются следующие ее виды:

1) увеличение объема оперативной памяти или жесткого диска (путем наращивания или замены);

2) замена процессора на более быстродействующий. Одновременно нередко приходится менять и материнскую плату, и оперативную память;

3) замена видеокарты на более быстродействующую. Как правило, это происходит, если кто-то в организации работает с графикой;

4) замена монитора на модель с большей диагональю экрана.

Теперь обратимся к тому, как отражать в учете саму модернизацию. Нужно ли увеличивать стоимость компьютера на расходы на модернизацию? Что делать, если компьютер к моменту модернизации был самортизирован полностью?

Пойдем по порядку.

Если компьютер не был самортизирован полностью...

Расходы на модернизацию компьютера и в налоговом, и в бухгалтерском учете увеличивают его первоначальную стоимость. Это установлено пунктом 2 статьи 257 НК РФ и пунктом 14 ПБУ 6/01. Однако учтите: в налоговом и в бухгалтерском учете оценка затрат на модернизацию может различаться. Это вызвано разными правилами формирования первоначальной стоимости основных средств в налоговом и в бухгалтерском учете. Например, первоначальная стоимость в бухучете определяется с учетом суммовых разниц. В налоговом же учете суммовые разницы входят в состав внереализационных доходов и расходов.

В результате модернизации срок полезного использования может быть пересмотрен в сторону увеличения. Но только в пределах срока, установленного для третьей амортизационной группы, то есть не более пяти лет (абз.2 п.1 ст.258 НК РФ).

Обратите внимание: увеличение срока полезного использования - это право, но не обязанность организации. Если организация решила срок не менять, при исчислении амортизации учитывается оставшийся срок полезного использования (абз.3 п.1 ст.258 НК РФ). Аналогичных правил можно придерживаться и в бухучете (п.20 ПБУ 6/01).

Если для компьютера был выбран максимальный срок полезного использования, увеличить этот срок для целей налогообложения после модернизации нельзя ни при каких условиях. Что касается бухучета, то здесь запрета увеличивать срок полезного использования нет. Но для удобства можно придерживаться тех же правил, что и в налоговом учете.

Затраты на модернизацию компьтера, включенные в его стоимость, переносятся в расходы через амортизацию. Она рассчитывается исходя из выбранного метода амортизации: линейного или нелинейного.

Если используется линейный метод...

В этом случае ежемесячная сумма амортизации определяется как произведение первоначальной стоимости компьютера и нормы амортизации. Эта норма рассчитывается по следующей формуле (п.4 ст.259 НК РФ):

/---------------------------\       /----------------------------\

|Норма амортизации в процен-|       |Срок полезного использования|

|тах к первоначальной стои- | = 1 : |компьютера, выраженный в    | х 100%

|мости компьютера           |       |месяцах                     |

\---------------------------/       \----------------------------/

Амортизация исходя из новых условий (возросшей первоначальной стоимости компьютера и нового срока полезного использования, если он увеличен) должна начисляться начиная с месяца, в котором стал использоваться модернизированный компьютер.

Пример 1

В марте 2002 года организация приобрела компьютер стоимостью 12 000 руб. (без учета НДС). В том же месяце он был введен в эксплуатацию. Срок полезного использования для целей налогового и бухгалтерского учета установлен равным 37 месяцам. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации равна 2,7% (1 : 37 мес. х 100%).

Впоследствии организация решила модернизировать компьютер в связи с установкой на него новой бухгалтерской программы. Для этого в августе 2003 года была приобретена дополнительная оперативная память, а для сдачи отчетности в электронном виде - модем. Затраты на модернизацию составили 6000 руб. (в том числе НДС - 1000 руб.). Оплата за запчасти была произведена в том же месяце. Модернизированный компьютер сразу стал использоваться. Организация приняла решение не увеличивать срок полезного использования.

В данном случае первоначальная стоимость основного средства увеличивается на затраты на модернизацию. Новая норма амортизации будет равна старой, так как срок полезного использования не увеличился. Новая ежемесячная сумма амортизации рассчитывается исходя из изменившейся первоначальной стоимости компьютера и старой нормы амортизации. Таким образом, новая сумма амортизационных отчислений составит 459 руб. ((12 000 руб. + 6000 руб. - 1000 руб.) х 2,7%).

С апреля 2003 года (с момента начисления амортизации по компьютеру) до месяца, с которого надо пересчитать амортизационные отчисления (августа) прошло 16 месяцев. До модернизации сумма ежемесячной амортизации была равна 324 руб. (12 000 руб. х 2,7%). За 16 месяцев была начислена амортизация в размере 5184 руб.

За оставшийся после модернизации срок полезного использования, равный 21 мес. (37 мес. - 16 мес.), через амортизацию на расходы будет перенесено 9639 руб. (459 руб. х 21 мес.). Всего за срок полезного использования начисленная амортизация составит 14 823 руб. (5184 руб. + 9639 руб.). Это меньше, чем первоначальная стоимость компьютера с учетом расходов на модернизацию - 17 000 руб. (12 000 руб. + 5000 руб.). Что же делать с оставшейся частью в размере 2177 руб. (17 000 руб. - 14 823 руб.)? Налоговые органы считают, что ее нужно списать через амортизацию.

Дело в том, что начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, когда произошло полное списание его стоимости либо когда он выбыл из состава амортизируемого имущества (абз.3 п.2 ст.259 НК РФ). В нашем примере амортизация должна начисляться еще 5 месяцев после окончания срока полезного использования: 4 месяца по 459 руб. и в последнем 42-м месяце - оставшаяся сумма 341 руб. Общая сумма амортизации будет равна 17 000 руб. (5184 руб. + 459 руб. х (21 мес. + 4 мес.) + 341 руб.).

В бухучете операции по модернизации компьютера отражаются следующими проводками:

в августе

Дебет 10-5 Кредит 60

- 5000 руб. (6000 руб. - 1000 руб.) - приобретена материнская плата, процессор и оперативная память;

Дебет 19-1 Кредит 60

- 1000 руб.- отражена сумма НДС по поступившим деталям;

Дебет 08-4 Кредит 10-5

- 5000 руб. - отражены затраты на модернизацию компьютера;

Дебет 01 Кредит 08-4

- 5000 руб. - затраты на модернизацию отнесены на увеличение стоимости компьютера;

Дебет 60 Кредит 51

- 6000 руб. - оплачена поставщику стоимость деталей;

ежемесячно, начиная с августа

Дебет 26 (44) Кредит 02

- 459 руб. - начислена амортизация (в последнем месяце начисления амортизации - на сумму 341 руб.);

в сентябре

Дебет 68 Кредит 19-1

- 1000 руб. - принята к вычету сумма НДС.

Суммы "входного" НДС по расходам, связанным с модернизацией основных средств, можно принять к вычету с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была произведена модернизация (п.5 ст.172 НК РФ).

Напомним, что суммы НДС принимаются к вычету, если:

- модернизированное (реконструированное) основное средство используется в деятельности, облагаемой НДС;

- сумма "входного" НДС фактически уплачена поставщикам;

- у организации имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура.

Если бы организация решила увеличить срок полезного использования компьютера, например, до 48 месяцев, норму амортизации нужно было бы рассчитывать с учетом нового срока полезного использования. В нашем примере норма амортизации составила бы 2,08% (1 : 48 мес. х 100%), а новая ежемесячная сумма амортизации - 353,6 руб. ((12 000 руб. + 5000 руб.) х 2,08%).

Если используется нелинейный метод...

В этом случае сумма ежемесячной амортизации определяется как произведение остаточной стоимости компьютера и нормы амортизации, определенной по формуле (п.5 ст.259 НК РФ):

/---------------------------\        /---------------------------\

|Норма амортизации в процен-|        |Срок полезного  использова-|

|тах к остаточной стоимости | =  2 : |ния, выраженный  в месяцах | х 100%

|компьютера                 |        |                           |

\---------------------------/        \---------------------------/

Остаточная стоимость определяется как первоначальная за минусом начисленной амортизации (п.1 ст.257 НК РФ).

Как и в предыдущем случае, амортизация исходя из новых условий (возросшей остаточной стоимости компьютера и нового срока полезного использования, если он увеличен) должна начисляться начиная с месяца, в котором завершилась модернизация.

Пример 2

Вернемся к предыдущему примеру и изменим его условия. Допустим, изначально организация выбрала для компьютера максимально возможный срок полезного использования - 60 месяцев (то есть срок полезного использования увеличивать нельзя). Начисленная сумма амортизации на начало августа 2003 года составила 5020,1 руб. Амортизация начисляется нелинейным методом. Норма амортизации равна 3,33% (2 : 60 мес. х 100%).

В августе из-за изменения первоначальной стоимости после модернизации изменится (увеличится) и остаточная - она будет равна 11 979,9 руб. (12 000 руб. - 5020,1 руб. + 5000 руб.). Поэтому сумма амортизации за август составит 395,34 руб. (11 979,9 руб. х 3,33%), за сентябрь - 385,77 руб. ((11 979,9 руб. - 395,34 руб.) х 3,33%) и так далее до месяца, следующего за месяцем, в котором остаточная стоимость достигнет 20% от первоначальной или от восстановительной. Начиная с этого месяца, остаточная стоимость фиксируется как базовая. А сумма ежемесячной амортизации определяется как базовая стоимость, деленная на оставшийся срок полезного использования (п.5 ст.259 НК РФ).

Если компьютер был самортизирован полностью...

В этой ситуации организация также должна увеличить первоначальную стоимость компьютера на затраты на модернизацию. Эти затраты переносятся на расходы через амортизацию.

Норма амортизации рассчитывается исходя из ранее выбранного срока полезного использования по Классификации основных средств. Причем если изначально был выбран отличный от максимального срок полезного использования, организация может его увеличить (в пределах максимального).

При нелинейном методе амортизация начисляется исходя из остаточной стоимости компьютера, которая будет равна затратам на модернизацию. При линейном же методе ежемесячные амортизационные отчисления рассчитываются исходя из первоначальной стоимости. Поэтому амортизационные отчисления при линейном методе начисления будут значительно выше, чем при нелинейном. Тем самым затраты на модернизацию будут списаны на расходы быстрее.

Пример 3

На балансе организации числится компьютер, который к марту 2005 года был полностью самортизирован, но продолжал использоваться. Его первоначальная стоимость составила 25 000 руб. В марте 2005 года компьютер был модернизирован.

Затраты на модернизацию составили 13 200 руб. (в том числе НДС - 2200 руб.). Ранее был выбран срок полезного использования 37 месяцев. Организация решила увеличить срок полезного использования до 40 месяцев.

Допустим, амортизация начисляется линейным методом. В этом случае норма амортизации составит 2,5% (1 : 40 мес. х 100%). А ежемесячная сумма амортизации - 900 руб. ((25 000 руб. + 13 200 руб. - 2200 руб.) х 2,5%). Если организация выберет нелинейный метод, тогда норма амортизации будет равна 5% (2 : 40 мес. х 100%), а амортизация в марте - 550 руб. ((13 200 руб. - 2200 руб.) х 5%).

Частичная ликвидация деталей компьютера при модернизации

До сих пор мы рассматривали примеры, когда модернизация заключается в добавлении новых компонентов компьютера (дополнительной памяти, модема и т.д.). Но зачастую в процессе модернизации старые детали заменяются новыми с усовершенствованными эксплуатационными характеристиками. Встают вопросы: как отражать выбытие отдельных деталей? И нужно ли это делать? Начнем со второго.

Выбытие отдельных составных частей основного средства - это не что иное, как его частичная ликвидация. Несмотря на то что подобные операции встречаются в жизни на каждом шагу, ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством не установлен порядок частичной ликвидации. Зато о необходимости ее отражения в налоговом и бухгалтерском учете говорит пункт 2 статьи 257 НК РФ и пункт 14 ПБУ 6/01. Такой же вывод можно сделать и из пункта 3.3 Положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденных совместным приказом от 10.03.99 Минфина России N 20н и МНС России N ГБ-3-04/39.

Итак, если одна деталь компьютера заменяется другой, нужно отразить не только расходы на модернизацию (в порядке, изложенном выше), но и выбытие старой детали. Иначе будет завышена амортизация и, как следствие, занижен налог на прибыль. Так мы подошли к следующему вопросу: как отразить частичную ликвидацию?

Готового ответа на этот вопрос ни в налоговом, ни в бухгалтерском законодательстве вы не найдете. И там и там сказано лишь об учете материалов, получаемых в результате демонтажа выбывающих из эксплуатации основных средств. О том, как изменяется стоимость основного средства при частичной ликвидации, - ни слова.

При частичной ликвидации возможны две ситуации в зависимости от того, можно или нет определить стоимость выбывающей детали по данным учета (то есть была ли она выделена отдельной строкой при покупке компьютера).

В первом случае (когда стоимость можно определить) первоначальная стоимость компьютера в налоговом учете уменьшается на первоначальную стоимость выбывающей детали. Деталь приходуется по рыночной цене в составе внереализационных доходов. А недоначисленная амортизация признается внереализационным расходом. Эта позиция основана на пункте 13 статьи 250 и пункте 8 статьи 265 НК РФ.

Но есть и другое мнение. Оно основано на том, что в перечисленных пунктах говорится о выводе основного средства из эксплуатации, чего в нашем случае не происходит - имеет место лишь частичная ликвидация. Поэтому первоначальную стоимость компьютера необходимо уменьшить на первоначальную стоимость выбывающей детали. А начисленную по компьютеру амортизацию - на амортизацию, относящуюся к выбывающей детали. Сама деталь приходуется в налоговом учете по остаточной стоимости и во внереализационные доходы не включается. Однако сразу предупредим: такую позицию организации наверняка придется отстаивать в суде.

В бухучете может применяться следующий порядок. При частичной ликвидации формируется финансовый результат - убыток в размере остаточной стоимости и расходов, связанных с ликвидацией. Выбывающая же деталь приходуется по рыночной стоимости. Остается решить, как ее определить. Тут вам может помочь консультация либо своего собственного специалиста, либо стороннего.

Пример 4

В сентябре 2003 года монитор одного из компьютеров, принадлежащих организации, был заменен новым, с большей диагональю экрана. Стоимость старого монитора, выделенная в счете поставщика компьютера, - 7500 руб. (без НДС). Норма амортизации для компьютера, в состав которого входит сломавшийся монитор, - 2,7%. Амортизация начислялась в течение 20 месяцев. Допустим, организация решила, что рыночная стоимость монитора - 2000 руб.

В налоговом учете первоначальная стоимость компьютера уменьшается на стоимость монитора, равную 7500 руб. Рыночная стоимость компьютера в размере 2000 руб. включается в состав внереализационных доходов, а недоначисленная амортизация - 3450 руб. (7500 руб. - 7500 руб. х 2,7% х 20 мес.) - в состав внереализационных расходов. Амортизация исходя из новой первоначальной стоимости начисляется с сентября.

Теперь о бухучете. В бухучете выбытие старого монитора отражается следующими проводками:

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 субсчет "Основные средства в эксплуатации"

- 7500 руб. - выбыл старый монитор;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 4050 руб. (7500 руб. х 2,7% х 20 мес.) - списана амортизация;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 3450 руб. (7500 руб. - 4050 руб.) - отражен убыток от выбытия монитора;

Дебет 10-5 Кредит 91-1

- 2000 руб. - принят к учету старый монитор.

Во втором случае (когда стоимость выбывающей детали напрямую определить нельзя) стоимость компьютера не уменьшается. Выбывающую деталь необходимо принять к налоговому учету по рыночной стоимости, отразив эту сумму в составе внереализационных доходов. В бухучете можно руководствоваться аналогичными правилами.

Со стоимостью компьютера после частичной ликвидации и стоимостью выбывающих деталей мы разобрались. "А что делать с НДС?" - спросите вы.

Существует мнение, что при частичной ликвидации следует восстановить НДС, приходящийся на стоимость выбывающей детали, так же как при списании основного средства. Но это не так, восстанавливать НДС не следует. Глава 21 НК РФ этого не предусматривает. Компьютер как был в эксплуатации, так и остается. Поэтому здесь не уместны ссылки на то, что теперь нет причин для вычета в связи с выбытием компьютера из состава основных средств.

Как можно использовать выбывшие детали

В результате модернизации высвобождаются старые детали. Как формируется их стоимость, мы выяснили. Что делать с этими деталями дальше?

Непригодные для дальнейшего использования детали можно списать. В бухучете стоимость таких деталей включается в операционные расходы, а в налоговом учете - во внереализационные, перечень которых, как известно, открыт (ст.265 НК РФ).

Старые детали можно оставить в качестве запчастей или попытаться реализовать. Но зачастую они передаются поставщику новых комплектующих в качестве частичной оплаты. В этом случае нужно быть внимательным. Ведь вместо одной фактически появляются две встречные сделки купли - продажи, обязательства по которым погашаются взаимозачетом.

Пример 5

Организация приняла решение о модернизации компьютера путем замены старого жесткого диска емкостью 20 Гбайт на новый емкостью 80 Гбайт. Компьютер покупался в сборе, и в первичных документах стоимость жесткого диска не выделена. Стоимость нового диска - 3300 руб. (в том числе НДС - 550 руб.). Старый диск, оцененный поставщиком нового диска в 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.), передан в счет погашения задолженности за новый диск. Амортизация на компьютер начисляется линейным методом. Норма амортизации - 2,5%.

В данном случае рыночной стоимостью старого диска можно считать оценку, по которой этот диск в качестве частичной оплаты принимает поставщик нового диска, - 1000 руб. (1200 руб. - 200 руб.). По этой стоимости старый диск приходуется в налоговом учете в составе внереализационных доходов. Передача диска в качестве частичной оплаты отражается в налоговом учете как обычная реализация. Налогооблагаемая прибыль от этой операции будет нулевой.

В бухучете эти операции отражаются такими проводками:

Дебет 10-5 Кредит 60

- 2750 руб. (3300 руб. - 550 руб.) - приобретен новый жесткий диск;

Дебет 19-1 Кредит 60

- 550 руб. - отражен НДС;

Дебет 10-5 Кредит 91-1

- 1000 руб. (1200 руб. - 200 руб.) - принят к учету демонтированный старый жесткий диск по рыночной цене;

Дебет 62 Кредит 91-1

- 1200 руб. - реализован старый жесткий диск;

Дебет 91-2 Кредит 68

- 200 руб. - начислен НДС;

Дебет 91-2 Кредит 10-5

- 1000 руб. - списана стоимость старого жесткого диска;

Дебет 60 Кредит 62

- 1200 руб. - зачтены обязательства взаимозачетом;

Дебет 08-4 Кредит 10-5

- 2750 руб. (3300 руб. - 550 руб.) - отражены затраты на покупку нового жесткого диска в составе вложения во внеоборотные активы;

Дебет 01 субсчет "Основные средства в эксплуатации" Кредит 08-4

- 2750 руб. - затраты на модернизацию отнесены на увеличение стоимости компьютера.

Р.А. Супряга,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 22, ноябрь 2003 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее о приобретении компьютеров см. в статье "Учет компьютеров: единый комплекс или набор компонентов" // РНК, 2003, N 16. - Примеч. ред.

*(2) Об учете расходов на модернизацию компьютеров, введенных в эксплуатацию до 2002 года, читайте в следующем номере. - Примеч. ред.