Приложение N 2. Порядок ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания

Приложение N 2

Утверждена
приказом Архивной службы
Республики Северная Осетия-Алания
от 15.01.2024 N 7

Порядок
ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее - Порядок) разработан в целях:

- оптимизации деятельности Архивной службы РСО-Алания для обеспечения соответствия представляемых услуг, функций и сервисов требованиям стандартов клиентоцентричности;

- повышения эффективности деятельности Архивной службы РСО-Алания;

- достижения высокого уровня зрелости клиентоцентричности в Архивной службе РСО-Алания

1.2. Реестр межведомственных и внутриведомственных процессов обеспечивает ведение процессов Архивной службы РСО-Алания с целью их дальнейшего реинжиниринга.

2. Термины и определения

2.1. Клиентоцентричность - качество деятельности, характеризующееся постоянным изучением и удовлетворением законных и справедливых потребностей клиента;

2.2. Процесс - это совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения результата;

2.3. Внутриведомственный процесс - процесс, в котором участвуют сотрудники нескольких структурных подразделений Архивной службы РСО-Алания;

2.4. Межведомственный процесс - процесс, в выполнении которого принимают участие специалисты Архивной службы РСО-Алания и иных исполнительных органов Республики Северная Осетия-Алания.

2.5. Клиент - лицо, которое взаимодействует с Архивной службой РСО-Алания в следующих статусах:

а) внешний клиент - гражданин, представитель бизнеса (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, самозанятый);

б) внутренний клиент - сотрудник Архивной службы РСО-Алания или сотрудник иного исполнительного органа Республики Северная Осетия-Алания.

2.6. Услуги - деятельность, связанная с реализацией государственных услуг в соответствии с Федеральным законом от 27 июля.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

2.7. Сервисы - онлайн-платформы, предназначенные для обеспечения информационного взаимодействия внешних клиентов и Архивной службы РСО-Алания.

2.8. Реестр межведомственных и внутриведомственных процессов - перечень государственных и иных услуг, функций и сервисов Архивной службы РСО-Алания и их процессов (далее - Реестр процессов)

2.9. Жизненная ситуация - наличие или наступление обстоятельств, влекущих для клиента возможность или необходимость взаимодействовать с Архивной службой РСО-Алания и уполномоченными организациями в целях получения услуг и сервисов.

2.10. Реинжиниринг - деятельность, основанная на методологии и технологиях,направленная на реформирование, проектирование или перепроектирование процессов в целях оптимизации деятельности Архивной службы РСО-Алания для обеспечения соответствия требованиям стандартов клиентоцентричности.

3. Формирование и ведение реестра межведомственных и внутриведомственных процессов

3.1. Формирование и ведение реестра процессов осуществляет ответственный за внедрение клиентоцентричности в Архивной службе РСО-Алания.

3.2. Каждое структурное подразделение Архивной службы РСО-Алания согласует свои процессы с Заместителем руководителя Архивной службы РСО-Алания.

3.3. Реестр процессов ведется по форме согласно приложению к настоящему Порядку (Приложение 1 к порядку).

3.4. Сформированный реестр процессов утверждается приказом Архивной службы РСО-Алания.

3.5. Графы: "Идентификатор процесса", "Название услуги, функции, сервиса", "Наименование процесса", "Ответственный за процесс", "Статус процесса (статус реинжиниринга)" являются обязательными для заполнения.

Остальные графы не являются обязательными, но рекомендованы для заполнения.

3.6 Наименование процесса - указывается в упорядоченном виде с использованием Типового перечня процессов (Приложение 2 к порядку).

3.7. Владельцем процесса, включенного в реестр процессов, является структурное подразделение Архивной службы РСО-Алания, внесшее предложение по включению данного процесса в реестр процессов.

3.8. Обсуждение процессов, подлежащих включению в реестр процессов, может быть вынесено на рассмотрение рабочей группы по внедрению стандартов клиентоцентричности в Архивной службе РСО-Алания.

3.9. Сформированный реестр процессов утверждается приказом Архивной службы РСО-Алания.

3.10. Внесение изменений в реестр процессов.

Инициировать изменение в реестр процессов могут владельцы процессов, а также начальники структурных подразделений Архивной службы РСО-Алания. Для изменения реестра процессов начальники структурных подразделений Архивной службы РСО-Алания направляют запросы ответственному. Структурные подразделения Архивной службы РСО-Алания, в том числе владельцы процессов перед направлением запроса на изменение реестра процессов должны согласовать его с ответственным.

После получения запроса на изменение реестра процессов ответственный в течение 10 рабочих дней вносит изменения в реестр процессов и сообщает об этом инициатору внесения изменений.

3.11. Актуализация реестра процессов проводится не реже, чем каждые шесть месяцев (при наличии изменений в перечне процессов) ответственным по следующему алгоритму:

сбор сведений от начальников структурных подразделений Архивной службы РСО-Алания по установленной форме реестра процессов;

обработка представленной информации;

внесение информации в реестр процессов Архивной службы РСО-Алания в соответствии с требованиями к заполнению;

утверждение актуализированного реестра процессов приказом Архивной службы РСО-Алания;

информирование начальников структурных подразделений Архивной службы РСО-Алания о завершении актуализации.