В волшебную ночь без лишних налогов (Е. Озерская, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2003 г.)

В волшебную ночь без лишних налогов

     Немного слукавим                                                    

     Рисуем расходы                                                      

     С паршивой овцы                                                     

Как провести новогоднее торжество и не переплатить налоги? Вот о чем думает бухгалтер фирмы накануне праздника.

Приближается новогодняя пора. Все суетятся и решают, где справлять Новый год. Не умолкают разговоры сотрудников фирмы по поводу предстоящей корпоративной вечеринки. В каждом кабинете обсуждения: "Подкинут" ли что-нибудь к Новому году?"

Бухгалтеру такие хлопоты только прибавляют забот. Как отразить расходы на новогодний праздник?

Ответы напрашиваются сами собой. Пустить в ход чистую прибыль, и баста. Но не тут-то было. Руководитель, как всегда, просит по максимуму включить затраты по проведению новогоднего мероприятия в себестоимость и тратить "черный нал" фирмы не хочет. А фантазии уже не хватает, да и статей возможных расходов тоже. Что же придумать на сей раз?

Немного слукавим

Проще всего справлять Новый год в офисе. Закупить подарки и продукты на оптовом рынке, приобрести елку. При таких раскладах бухгалтеру нужно лишь помудрить с "первичкой", которой будут оформляться покупки. Как правило, рыночным торговцам все равно, что писать в товарных чеках, накладных и других документах. Что вы их попросите, то они вам и напишут. Поэтому, выдавая деньги сотрудникам под отчет для закупки продуктов, заранее их предупредите, чтобы никаких сервелатов, шампанского и апельсинов в документах не было. Самый оптимальный вариант - получить от продавцов незаполненную "первичку" и оформить ее самостоятельно. Большинство продавцов на это согласятся. В таком случае сервелат превратится в канцпринадлежности, шампанское - в писчую бумагу, апельсины - в картридж для принтера или степлеры.

Чтобы без проблем провести по бухгалтерии покупки, вам нужно получить от подотчетников:

- чеки ККТ;

- товарные чеки или накладные, заверенные печатью продавца.

Следует обратить внимание, чтобы в чеках ККТ не было написано название купленного товара. Иначе получится неувязочка. В чеке будет указано, что приобретена колбаса, а в других документах - "канцелярка". Именно поэтому продукты лучше не покупать в крупных супермаркетах. Обычно их кассовые машины указывают название товаров в чеках, чего не скажешь о мелкооптовых рынках.

Если повезет, то вы сможете получить от продавцов счета-фактуры и приходные кассовые ордера. В этом случае вы включите стоимость товаров в расходы и сможете возместить НДС по ним. Но эти документы, как правило, большинство торговцев не оформляют.

Рисуем расходы

Палочка-выручалочка, которая поможет включить затраты на торжество в себестоимость, - представительские расходы, которые связаны с приемом и обслуживанием представителей других фирм. Такие затраты включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах 4 процентов от фонда оплаты труда.

Перечень представительских расходов ограничен. К ним относят:

- проведение завтрака, обеда, а также буфетного обслуживания. Под эту статью вы сможете "подогнать" все расходы, связанные с покупкой продуктов для Нового года;

- расходы на доставку участников увеселительного мероприятия к тому месту, где будет проходить прием, и обратно.

Преимущества этого способа в том, что всю оправдательную документацию вы можете сделать самостоятельно. Никаких подписей и печатей со стороны представителей других фирм не потребуется. Да и подделывать "первичку" вам не придется. По документам колбаса может так и остаться колбасой, а фрукты - фруктами.

У этой схемы есть и недостаток. Она не позволит много сэкономить тем фирмам, которые большую часть зарплаты выдают "в конвертах". Следовательно, чем меньше официальные зарплаты в фирме, тем меньше банкетных расходов она сможет списать.

Если фирма решит отнести затраты по банкету к представительским расходам, необходимо будет составить комплект оправдательной документации.

Составить его трудностей нет. Все эти документы внутрифирменные, и особых требований Налоговый кодекс к их оформлению не предъявляет. Однако это не значит, что на эти бумаги можно махнуть рукой. Ведь, не оформив их, фирма не сможет подтвердить целесообразность расходов. Так что лучше подойти к ним со всей ответственностью.

Установите предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Эти нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование денег, утвердите приказом руководителя фирмы. Если такого приказа у вас не было, оформите его задним числом.

После Нового года лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует сделать отчет "о приеме делегации". Затем он должен составить авансовый отчет и приложить к нему все первичные документы, подтверждающие расходы фирмы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.). Подробно об оформлении "представительских" читайте в прошлом номере нашего журнала (стр.21).

Хотим вас предостеречь. Алкогольные напитки лучше из сметы и "первички" убрать. Позиция налоговиков - не включать стоимость спиртных напитков в состав представительских расходов. Хотя нормативных документов на этот счет нет, спорить с налоговой из-за пяти бутылок водки не стоит. Лучше учесть в документах на эту сумму безалкогольные напитки.

С расходами по аренде помещения тоже загвоздка. С одной стороны, помещение арендовано для переговоров с представителями других фирм. С другой - аренда помещений для официального приема не прописана в закрытом перечне представительских расходов. Об этом говорится и в письме Минфина России от 12 марта 2003 г. N 04-02-03/29.

Как же поступить? Давайте разберемся вместе.

Во-первых, фирма может легко доказать экономическую обоснованность аренды. Помещение было арендовано для проведения переговоров. Их результат - увеличение прибыли в будущем. Договор аренды и счет-фактура документально подтверждают эти расходы.

Во-вторых, мнение Минфина довольно неубедительное. Исходя из текста письма не ясно, является в такой ситуации аренда экономически оправданным расходом или нет. К тому же в письме нет ни слова о том, по какой статье расходов учитывать подобные затраты.

Исходя из этих доводов, можно прийти к выводу, что в такой ситуации стоимость аренды учитывается в затратах фирмы и уменьшает облагаемую прибыль. При этом, получив счет-фактуру и расплатившись с арендатором, фирма сможет возместить НДС по этим расходам. Как отразить банкетные расходы в учете, покажет пример.

Пример

ЗАО "Карат" решило организовать Новый год для сотрудников за счет представительских расходов. Фонд оплаты труда фирмы за 2003 год составил 1 200 000 руб. Сумма представительских расходов, которая может уменьшить облагаемую прибыль, составит:

1 200 000 руб. х 4% = 48 000 руб.

В 2003 году деньги на представительские цели фирма не расходовала.

Сумма представительских расходов (а проще говоря, стоимость продуктов, купленных для Нового года) составила 36 000 руб. (в том числе НДС - 6000 руб.).

Бухгалтер "Карата" сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 50 000 руб. - выданы деньги под отчет;

Дебет 20 (44) Кредит 71

- 30 000 руб. (36 000 - 6000) - списаны представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 60

- 6000 руб. - учтен НДС по представительским расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 6000 руб. - списана сумма НДС;

Дебет 50 Кредит 71

- 14 000 руб. - возвращен аванс подотчетным лицом.

Сумма представительских расходов не превышает норматив. Поэтому она учитывается при налогообложении прибыли полностью.

А где подарки?

Сэкономить на подарках фирмам может и не удаться. Все будет зависеть от того, где вы решите их закупать. Безотказный вариант - рынок с пустыми накладными. Однако многим фирмам заниматься походами по "барахолкам" некогда или просто лень. Тогда можно обзвонить торговые фирмы и поинтересоваться, не смогут ли они вам в документах вместо компрометирующих названий подарков, например, выдать накладную и счет-фактуру, завуалированные под хозяйственные принадлежности? Если да, считайте, что сэкономили. Многие, особенно мелкие торговцы, идут на такой номер, лишь бы продать свою продукцию.

Однако, если вы собираетесь купить что-то в подарок в престижных торговых фирмах, этот фокус, увы, не пройдет. Купленный сувенир будет отражен в накладной и счете-фактуре. К сожалению, на такие покупки придется потратить собственные средства. В этой ситуации стоимость подарков нужно включить в прочие расходы (субсчет 91-2) без уменьшения облагаемой прибыли. С "одаренных" работников придется удержать налог на доходы. Более того. Такая операция будет расценена как безвозмездная передача товаров. Следовательно, со стоимости подарков нужно заплатить еще и НДС. В общем, проще отдать сотрудникам деньги. А они уж купят себе подарок самостоятельно. В этом случае достаточно будет заплатить налог на доходы с той суммы, которая превышает 2000 рублей.

С паршивой овцы

Выдавать новогодние подарки детям ФСС уже давно прекратил. В его бюджете средств на это не предусмотрено. Единственный "подарок", который еще можно "выжать" из фонда, - это путевка для сотрудника. Право на нее имеют те сотрудники, которых врач направил после "тяжелой и продолжительной болезни" на долечивание. Диагноз работника должен находиться в списке заболеваний, утвержденном Правительством РФ. Если такой сотрудник найдется, фирме придется найти для него санаторий и сообщить его название и адрес в фонд.

После подачи в ФСС всех справок и заявления от сотрудника путевку должны оплатить. ЕСН с ее стоимости платить не придется и налог на доходы со счастливчика удерживать не нужно. При этом деньги на лечение и уплату налогов фирма сэкономит.

В заключение решите, каким годом провести все эти расходы в налоговом учете - 2003-м или 2004-м. Дело в том, что расходы подотчетников надо включать в налоговую себестоимость на дату "утверждения авансового отчета". А в каком году его утвердить, будет решать ваш руководитель.

Е. Озерская,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2003 г.