Распоряжение Администрации Тазовского района Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 января 2024 г. N 50-р "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Тазовского района"

Руководствуясь статьей 43 Устава муниципального округа Тазовский район Ямало-Ненецкого автономного округа:

1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Тазовского района.

2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Тазовского района от 15 февраля 2021 года N 36-р "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Тазовского района".

Глава Тазовского района

В.К. Югай

Утверждено
распоряжением
Администрации
Тазовского района
от 22 января 2024 г. N 50-р

Положение
об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Тазовского района

I. Общие положения

1.1 Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации Тазовского района (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации Тазовского района (далее - Администрация района), осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, нормативными методическими документами Федерального архивного агентства, службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального округа Тазовский район Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Тазовского района), решениями Думы Тазовского района, постановлениями и распоряжениями Главы Тазовского района (далее - Глава района), Администрации района и настоящим Положением.

1.3. Отдел в установленном законом порядке осуществляет исполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ямало-Ненецкого автономного округа, хранящихся в муниципальном архиве и находящихся на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, переданных органам местного самоуправления Тазовского района.

1.4. Отдел имеет бланк и печать установленного образца.

II. Функции Отдела

2.1. Отдел осуществляет следующие функции:

2.1.1 учет, комплектование (формирование), хранение и использование архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, предприятий, учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

2.1.2. организация учета, комплектования (формирования), хранения и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к собственности Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, находящихся на территории Тазовского района (далее - района);

2.1.3. организация приема на хранение в Отдел фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в деятельности негосударственных организаций и граждан, в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации района по доверенности;

2.1.4. прием на архивное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций, предприятий и учреждений (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;

2.1.5. обеспечение соблюдения нормативных условий хранения архивных документов, в том числе охранного режима, правил и требований пожарной безопасности, температурно-влажностного режима, санитарно-гигиенического режима;

2.1.6. осуществление организационно-методической помощи по вопросам архивоведения и делопроизводства организациям, предприятиям и учреждениям, включенным в список источников комплектования Отдела, в том числе:

2.1.6.1. разработка и пересмотр номенклатур дел;

2.1.6.2. проведение экспертизы ценности документов, составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу;

2.1.6.3. по делопроизводству, подготовка предложений по их совершенствованию;

2.1.6.4. предоставление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа полного комплекта документов по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, положений, инструкций по делопроизводству, и утверждению описей дел постоянного хранения;

2.1.7. оцифровка архивных документов, формирование и загрузка данных в систему электронного архива;

2.1.8. участие в деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов в установленной сфере деятельности и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения их деятельности;

2.1.9. обеспечение информирования органов местного самоуправления и организаций, предприятий и учреждений района о составе и содержании архивных документов Отдела по актуальной тематике;

2.1.10. предоставление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов о выполнении Отделом основных плановых показателей работы и отчетов об исполнении отдельных государственных полномочий в области архивного дела;

2.1.11. разработка, согласование и представление на рассмотрение в установленном порядке проектов правовых актов Администрации района в установленной сфере деятельности, обеспечение их реализации в пределах своих полномочий;

2.1.12. противодействие и профилактика коррупции в пределах полномочий Отдела;

2.1.13. обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный федеральным законодательством и законодательством Ямало-Ненецкого автономного округа срок;

2.1.14. осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции.

2.2. Отдел предоставляет муниципальную услугу "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов".

III. Права

3.1. Представлять Администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации района предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в Отделе, совершенствования работы ведомственных архивов организаций, предприятий, учреждений.

3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией района вопросов по архивному делу и делопроизводству, готовить по ним проекты нормативных распорядительных актов.

3.4. Вносить на рассмотрение службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, совершенствования работы ведомственных архивов.

3.5. Вносить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения:

3.5.1. по включению организаций в источники комплектования;

3.5.2. по ведению централизованного учета;

3.5.3. по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

3.6. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования независимо от их организационно-правовой формы необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документооборота.

3.7. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их организационно-правовой формы, требований федерального и окружного архивного законодательства.

3.8. Информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях архивного законодательства должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами.

3.9. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документооборота.

3.10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией района и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.11. Принимать участие в работе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.12. Создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией района, для рассмотрения организационно методических и практических вопросов по архивному делу.

3.13. Отдел обладает иными правами в соответствии с муниципальными правовыми актами Администрации района.

IV. Организация деятельности

4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой района по представлению заместителя Главы Администрации района по внутренней политике.

4.2. В случае временного отсутствия начальника Отдела в связи с болезнью, отпуском или командировкой обязанности начальника Отдела исполняет иное должностное лицо Отдела с возложением на него обязанностей в установленном порядке.

4.3. При смене начальника Отдела передача дел проводится специально созданной комиссией. Комиссией создается и подписывается акт приема-передачи дел.

4.4. Начальник Отдела:

4.4.1. организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций;

4.4.2. распределяет обязанности и разрабатывает должностные инструкции работников Отдела;

4.4.3. обеспечивает соблюдение работниками Отдела правил охраны труда, трудовой дисциплины и требований, установленных должностными инструкциями;

4.4.4. отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией района и перед службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа;

4.4.5. вносит на рассмотрение заместителя Главы Администрации района по внутренней политике предложения о поощрении работников Отдела или применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

4.4.6. осуществляет иные полномочия, установленные муниципальными правовыми актами Администрации района.

V. Прекращение деятельности

Прекращение деятельности Отдела осуществляется по решению Главы района в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.