Приложение А (рекомендуемое). Рекомендации по составу и функциям информационной системы управления проектами

Приложение А
(рекомендуемое)

Рекомендации
по составу и функциям информационной системы управления проектами

Таблица А.1

Наименование подсистемы	Базовые функции подсистемы
Календарно-сетевое планирование	Ведение КСГ проекта с необходимым уровнем детализации, планирование работ, ключевых вех, результатов, этапов, мероприятий и т.д.; планирование физических объемов и трудоемкости работ; автоматизированный расчет расписания, определение критического пути; координация и оперативное распределение работ между ответственными участниками проекта; актуализация данных в КСГ по информации от различных участников (внутренних и внешних исполнителей, удаленных исполнителей); контроль реализации проекта, отслеживание фактического состояния всех параметров проекта (сроки, ресурсы, физические объемы) по отношению к утвержденному плану и прогнозирование сроков проекта
Система управления изменениями	Администрирование изменений в проекте (консолидация в единый реестр всех изменений по объектам проектов); контроль своевременной подготовки исходных данных для проектировщиков, поставщиков и субподрядных организаций; управление физическими объемами осуществляется на протяжении всего цикла проектирования с помощью анализа динамики физических объемов в ВОР; администрирование контрактных изменений
Система управления рисками	Регистрация реестра рисков реализации проекта, включая требуемые параметры для каждого риска, такие как: 01 Наименование риска; 02 Владелец риска; 03 Причина риска (факторы риска); 04 Вероятность реализации риска; 05 Последствия риска. Влияние риска на выбранные параметры проекта: сроки, стоимость, прочие заданные качественные параметры; 06 Значимость уровня риска (критический, существенный, несущественный); 07 Управляемость риском (высокая, средняя, низкая); 08 Мероприятия по управлению риском; 09 Случаи реализации (да/нет); 10 Комментарии и другие требуемые дополнительные (пользовательские) параметры, выполнение качественного и количественного анализа рисков реализации проекта; оценка как финансовых, так и нефинансовых последствий реализации риска. Финансовые последствия оцениваются относительно финансовых показателей. Нефинансовые последствия оцениваются относительно влияния на репутацию, ущерба здоровью людей, воздействия на окружающую среду; вероятностное планирование графика проекта с учетом неопределенностей; система процедур внутреннего контроля, направленных на принятие необходимых мер по снижению рисков, влияющих на достижение целей крупного строительного проекта для своевременного реагирования на риски; планирование и отражение фактически реализованных мероприятий по реагированию на риски реализации проекта; мониторинг рисков в течение жизненного цикла проекта и формирование отчетности по рискам; отражение мероприятий реагирования на риски реализации проекта и оценка их эффективности (т.е. расчетное улучшение значений параметров проекта после применения мероприятий)
Сбор фактических данных	Автоматизированное формирование заданий на отчетный период на основании КСГ для исполнителей работ; заполнение ответственными исполнителями заданий фактическими данными об исполнении за отчетный период в автономном режиме; приемка и сравнение информации о фактическом выполнении работ с плановой информацией в КСГ, автоматизированная передача фактических данных в КСГ проекта после утверждения; возможность фиксации непринятых работ
Финансово-контрактное обеспечение	Регистрация тендерных заданий в виде планируемого к заключению контракта; регистрация сроков и стоимостей по планируемому контракту на основании ТКП от потенциальных подрядных организаций и поставщиков; сравнение предложений подрядных организаций и поставщиков и выбор одного или нескольких победителей; взаимосвязь контракта с КСГ для указания выполняемых по контракту объемов работ КСГ и оперативного прогнозирования выполнения контракта на основании КСГ. Наполнение КСГ информацией о законтрактованных объемах; формирование плана актирования выполненных работ как между заказчиком и ЕРС-подрядчиком, так и между ЕРС-подрядчиком и субподрядными организациями
Управление сметными данными	Формирование единого централизованного архива смет по всем проектам; управление структурой расценок (в т. ч. с возможностью ведения единичных расценок); возможность назначения на работы КСГ следующей информации из локальных смет: сметной стоимости, сметных ресурсов, сметных трудозатрат, сметных физических объемов; формирование и поддержка непрерывной связи между строкой локальной сметы и работой КСГ, отражение обновленной информации по строке локальной сметы (стоимость, физический объем, ресурсы, трудозатраты) в КСГ
МТО	Формирование общей потребности в материалах и оборудовании, необходимых для реализации проектов; формирование и ведение графиков поставок материалов и оборудования на строительные площадки и склады; уточнение сроков выполнения СМР в КСГ в зависимости от контрактных дат поставки, требуемых для их выполнения оборудования и материалов; регистрация поступления на склад оборудования и материалов, учет отпуска оборудования и материалов со склада в монтаж; обеспечение версионности потребности и отражение изменений потребности; отражение статусов этапов жизненного цикла обеспечения потребности и расчетных прогнозных сроков; отражение статусов по устранению замечаний к оборудованию, выявленных в зоне монтажа (при их наличии)
Управление и контроль стоимости	Формирование иерархической многоуровневой структуры бюджета проекта; формирование планов освоения проекта в разрезе иерархической структуры бюджета проекта на основании: сроков выполнения работ в соответствии с КСГ и правил приемки затрат к освоению; стоимости работ/услуг/оборудования и материалов согласно заключенным контрактам и планам актирования заключенных контрактов; формирование плана финансирования проекта в соответствии с условиями оплаты как по контрактам "заказчик - ЕРС-подрядчик", так и "ЕРС-подрядчик - субподрядчики". Взаимосвязь плана финансирования проекта с КСГ проекта для возможности планирования финансирования в привязке к срокам выполнения работ в соответствии с КСГ, планом освоения капитальных вложений и с учетом отсрочки платежей, предусмотренных контрактами; актуализация планов освоения капитальных вложений по проекту на основании факта по освоению из первичной документации об исполнении контракта, прогноза выполнения и последующего актирования выполненных работ; актуализация планов освоения капитальных вложений по проекту на основании данных о выполнении работ из КСГ проекта, прогноза по освоению; актуализация планов финансирования по проекту на основании факта оплаты из первичной документации по исполненным платежам и прогноза по финансированию; расчет свободного лимита
Проектный портал	Создание общего информационного поля по проекту; проектный документооборот; единый технический документооборот (учет и анализ замечаний к проектной продукции, формируемых в процессе согласования); регистрация различной документации по проекту: контрактной, тендерной (за исключением тех случаев, когда это ведется в специализированной учетной системе организации, тогда информация передается из учетной системы на портал), официальных писем, рабочих писем, сопроводительных писем, запросов на предоставление информации и любой другой документации в рамках рабочей области проекта; согласование документов и решений по проекту, формирование отчетов о процессах согласования документов и их состоянии; создание общего информационного поля с описанием статуса выполнения КСГ проекта в разрезе ПИР/СМР/ПНР включающего в себя детальный реестр этапов проектирования и объектов капитального строительства, содержащий описание статуса подготовки проектирования и строительства, включающий в себя статус поставки МТО в разрезе стадии проекта, описывающий показатели коэффициентов реализации проекта, статус технических и людских ресурсов, пиковые периоды мобилизации, строительный контроль и статус ПНР
Единый технический архив	Регистрация всей ПД, РД, исполнительной документации, регистрация связанных проектных документов комплектами (чертеж - локальная смета - заказная спецификация); учет и контроль изменений ПД (в интеграции с системой управления изменениями): контроль поступления проектно-сметной документации, учет и контроль всех версий каждого комплекта документации, учет даты и автора изменений, примечаний к измененной документации, возможность доступа ко всем предыдущим версиям документации и т.д.
Аналитическая отчетность	Контрольная панель по проекту (оценка текущего и прогнозного состояния проекта по укрупненным показателям по основным областям: исполнение сроков, исполнение бюджета, исполнение контрактов, обеспеченность проектно-сметной документацией, сводка по исполнению поручений, статусы поставки оборудования и материалов, s-кривые прогресса и т.д.)
НСИ	В НСИ рекомендуется хранить следующие справочники (но не ограничиваясь нижеперечисленным): - организационная структура; - структура проекта (проекты, подпроекты, этапы, пусковые комплексы, технологические линии); - титульный список; - расценки (единичные и укрупненные); - ключевые объемы; - контракты; - контрагенты; - единицы измерения; - валюты; - курсы валют; - центры финансовой ответственности; - номенклатура оборудования и материалов; - статьи затрат; - контрактные схемы приемки и оплат; - база нормативных документов проекта