Постановление администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края от 11 января 2024 г. N 13 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Петровского муниципального округа Ставропольского края, Положением об администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края, утвержденным решением Совета депутатов Петровского муниципального округа Ставропольского края от 23 ноября 2023 года N 105, администрация Петровского муниципального округа Ставропольского края постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края.

ГАРАНТ:

См. Постановление администрации Петровского городского округа Ставропольского края от 14 июня 2022 г. N 902 "О распределении обязанностей в администрации Петровского городского округа Ставропольского края"

2. Признать утратившими силу постановления администрации Петровского городского округа Ставропольского края:

от 17 января 2018 г. N 18 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Петровского городского округа Ставропольского края";

от 19 марта 2020 г. N 394 "О внесении изменений в Положение об архивном отделе администрации Петровского городского округа Ставропольского края, утвержденное постановлением администрации Петровского городского округа Ставропольского края от 17 января 2018 г. N 18";

от 26 января 2023 г. N 70 "О внесении изменений в постановление администрации Петровского городского округа Ставропольского края от 17 января 2018 г. N 18 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Петровского городского округа Ставропольского края".

3. Настоящее постановление "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края" вступает в силу со дня его подписания.

Глава Петровского муниципального округа Ставропольского края

Н.В. Конкина

Утверждено

постановлением администрации

Петровского муниципального округа

Ставропольского края

от 11 января 2024 г. N 13

Положение
об архивном отделе администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края (далее - администрация), не обладающим правами юридического лица и осуществляющим деятельность по реализации вопросов местного значения муниципального округа по формированию и содержанию муниципального архива, и реализации отдельных государственных полномочий Ставропольского края по организации архивного дела в Ставропольском крае.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Ставропольского края, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ставропольского края, Уставом Петровского муниципального округа Ставропольского края, муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее - уполномоченный орган в области архивного дела), отделами и органами администрации, государственными и муниципальными архивами, общественными организациями, организациями различных форм собственности.

1.4. Отдел имеет соответствующие штампы, бланки.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение отдела помещениями для хранения документов, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам осуществляется за счет средств бюджета Петровского муниципального округа Ставропольского края и субвенций, предоставляемых из бюджета Ставропольского края в бюджет Петровского муниципального округа Ставропольского края на реализацию отдельных государственных полномочий.

2. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. Реализация следующих вопросов местного значения Петровского муниципального округа Ставропольского края, предусмотренных частью 1 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации":

1) формирование и содержание муниципального архива;

2) участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций в границах муниципального округа (в части вопросов, отнесенных к компетенции отдела);

3) осуществление мер по противодействию коррупции в границах муниципального округа (в части вопросов, отнесенных к компетенции отдела).

2.1.2. Реализация отдельных государственных полномочий Ставропольского края по организации архивного дела в Ставропольском крае (Закон Ставропольского края от 31.12.2004 N 122-кз), состоящих в:

хранении документов Архивного фонда Ставропольского края в муниципальных архивах до передачи их на основании решения уполномоченного органа исполнительной власти Ставропольского края в сфере архивного дела на постоянное хранение в государственные архивы Ставропольского края;

комплектовании муниципальных архивов документами Архивного фонда Ставропольского края, находящимися на территории соответствующих муниципальных и городских округов Ставропольского края;

государственном учете документов Архивного фонда Ставропольского края, хранящихся в муниципальных архивах;

использовании документов Архивного фонда Ставропольского края, в том числе обеспечении к ним доступа пользователей архивными документами, в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

2.2. На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

3. Функции отдела

3.1. В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

1) разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

2) обеспечивает подготовку предложений для главы Петровского муниципального округа Ставропольского края (далее - глава муниципального округа) по развитию архивного дела в округе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов;

3) доводит до сведения главы муниципального округа и подготавливает материалы, содержащие данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела;

4) предоставляет в уполномоченный орган в области архивного дела отчеты и необходимую информацию:

об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по организации архивного дела в Ставропольском крае;

о состоянии архивного дела в муниципальном образовании;

о численности, составе и движении работников отдела;

5) участвует:

в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;

в работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела и иных мероприятиях;

в пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене;

в эвакуационной (эвакоприемной) комиссии Петровского муниципального округа Ставропольского края;

в комиссии Петровского муниципального округа Ставропольского края по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий;

6) в области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

постоянное хранение:

документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;

документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории Петровского муниципального округа;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда;

временное хранение:

документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с наделением органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области в соответствии с Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 года N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по организации архивного дела в Ставропольском крае" ;

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории Петровского муниципального округа Ставропольского края;

7) выполняет комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии:

проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе, и организацию розыска документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;

контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;

специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе;

контроль за сохранностью выданных из архивохранилища отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела;

в пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов;

создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования;

разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях;

выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

8) в области организации формирования Архивного фонда Российской Федерации осуществляет:

составление списков организаций - источников комплектования отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;

ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;

в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);

рассмотрение и подготовку:

к утверждению экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного срока хранения и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

отдел согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела;

осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи, в том числе:

в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;

9) в области учета архивных документов осуществляет:

государственный учет архивных документов, хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела;

представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;

фондирование архивных документов при описании принятых в отдел необработанных документов, переработке описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;

ведение учетной базы данных "Архивный фонд", представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных "Фондовый каталог" ;

10) в области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале отдела;

предоставление муниципальной услуги, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

экспонирование архивных документов на выставках;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов, "уроков мужества" для школьников и др.) с использованием архивных документов;

публикацию архивных документов, в том числе в средствах массовой информации;

создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;

подготовку и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции;

11) отдел осуществляет реализацию следующих законов (в части вопросов, касающихся компетенции отдела):

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

Федеральный закон от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

Закон Ставропольского края от 24.12.2007 N 78-кз "Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ставропольском крае";

12) отдел проводит мониторинг проектов нормативных правовых актов на соответствие требованиям антимонопольного законодательства (в части нормативно правовых актов, разработанных отделом).

3.2. Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, правовыми актами Петровского муниципального округа Ставропольского края.

4. Права отдела

4.1. Отдел для обеспечения выполнения своих задач и функций имеет право:

1) запрашивать и получать в установленном порядке информацию, материалы и документы, необходимые для осуществления своих задач и функций;

2) подготавливать проекты муниципальных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности отдела;

3) принимать участие в конференциях, семинарах, совещаниях по вопросам деятельности отдела;

4) давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

5) пользоваться в установленном порядке банками данных администрации, техническими средствами, находящимися в её распоряжении;

6) инициировать создание совещательных, экспертных и консультативных органов (советов, комиссий, коллегий, рабочих групп) в пределах своей компетенции;

7) вносить предложения главе муниципального округа по совершенствованию деятельности отдела;

8) иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, ликвидируемых на территории Петровского муниципального округа, для участия в решении вопросов сохранности документов;

9) при наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов от организаций, не являющихся источниками комплектования отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Ставропольского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности;

10) участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования отдела.

4.2. Отдел обладает иными правами в соответствии с действующим законодательством.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Петровского муниципального округа Ставропольского края в установленном порядке.

5.2. Начальник отдела осуществляет руководство деятельностью отдела на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций.

Начальник отдела подчиняется главе муниципального округа.

При смене начальника отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также уполномоченного органа в области архивного дела. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, утверждается главой муниципального округа. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в отделе, второй представляется в уполномоченный орган в области архивного дела.

Начальник отдела:

1) вносит в установленном порядке на рассмотрение предложения о структуре и штатной численности отдела, повышении квалификации специалистов отдела, направлении их в служебные командировки, применении к ним мер поощрения и дисциплинарного воздействия;

2) ведет прием граждан и должностных лиц, рассматривает их предложения, обращения, заявления и жалобы, принимает решения в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством;

3) осуществляет распределение функциональных обязанностей между специалистами отдела;

4) подписывает и визирует служебные документы в пределах своей компетенции;

5) организует взаимодействие отдела с отделами и органами администрации по вопросам, относящимся к деятельности отдела;

6) самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими органами и должностными лицами администрации;

7) принимает необходимые меры по осуществлению контроля за исполнением специалистами отдела распорядительных документов органов исполнительной власти Ставропольского края, муниципальных правовых актов и поручений главы муниципального округа, заместителей главы и управляющего делами;

8) в случае обнаружения нарушений действующего законодательства в работе администрации и её органов, обязан доложить об этом главе муниципального округа (специалисты отдела, обнаружившие нарушения законности, обязаны доложить об этом начальнику отдела);

9) составляет план работы отдела и вносит предложения в план работы администрации;

10) отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед главой муниципального округа, в установленном порядке, перед уполномоченным органом в области архивного дела;

11) обеспечивает немедленное (по телефону, телеграфу, факсу или лично) извещение руководства уполномоченного органа в области архивного дела при наступлении чрезвычайных ситуаций и по согласованию с главой муниципального округа принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них уполномоченный орган в области архивного дела;

12) заключает от имени администрации по доверенности договоры, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края и муниципальными правовыми актами в области архивного дела, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

13) осуществляет иные полномочия в соответствии с функциями и задачами отдела, предусмотренными настоящим Положением и другими муниципальными правовыми актами.

В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела в соответствии с его должностной инструкцией.

5.3. Работники отдела несут персональную ответственность за выполнение должностных обязанностей, назначаются и освобождаются от должности распоряжением администрации, находятся в подчинении начальника отдела.

5.4. При исключении отдела из структуры администрации архивные фонды и архивные документы в обязательном порядке передаются иному отделу, органу администрации или подведомственному муниципальному учреждению.

Управляющий делами администрации Петровского муниципального округа Ставропольского края

Ю.В. Петрич