Приложение. Доклад об обобщении правоприменительной практики Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия) за 2023 год

Приложение
к приказу Министерства культуры
и духовного развития РС (Я)
от 29 декабря 2023 г. N 525-ОД

Доклад
об обобщении правоприменительной практики Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия) за 2023 год

Министерство культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (далее Министерство) в 2023 году осуществлял региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия) в соответствии с постановлением Правительства РС (Я) от 24 сентября 2021 г. N 388 "Об утверждении Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия)".

Предметом регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия) (далее - государственный контроль) является соблюдение обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Саха (Якутия) и иными нормативными правовыми актами Республики Саха (Якутия), к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Республики Саха (Якутия), за исключением случаев, указанных в пункте 1 части 2 статьи 16 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

При осуществлении государственного контроля Министерство относит объекты контроля к одной из следующих категорий риска причинения вреда (ущерба) (далее - категории риска):

1) значительный риск;

2) средний риск;

3) умеренный риск;

4) низкий риск.

Отнесение объектов контроля к определенной категории риска осуществляется приказом министра культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (далее - министр) в соответствии с критериями отнесения объектов контроля к определенной категории риска. Так, приказом министра от 16 ноября 2023 г. N 456-ОД утверждены перечни объектов контроля, учитываемых в рамках формирования ежегодного плана контрольных (надзорных) мероприятий, с указанием категории риска, по всем организациям-источникам комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия).

В случае, если контролируемое лицо не отнесено уполномоченным органом к определенной категории риска, он считается отнесенным к категории низкого риска.

Обязательные требования, соблюдение которых подлежит проверке в процессе осуществления Министерством государственного контроля, установлены следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральным законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ;

2. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 2 (зарегистрирован в Минюсте России 20.05.2020 N 58396);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного приказа следует читать как "N 24"

3. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 г., (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015 N 38830).

При осуществлении государственного контроля проводятся следующие виды контрольных мероприятий:

1) инспекционный визит;

2) документарная проверка;

3) выездная проверка;

4) наблюдение за соблюдением обязательных требований;

5) выездное обследование.

По окончании проведения контрольного мероприятия составляется акт контрольного мероприятия. В случае, если по результатам проведения контрольного мероприятия выявлено нарушение обязательных требований, в акте указывается какое именно обязательное требование нарушено, каким нормативным правовым актом и его структурной единицей оно установлено. В случае устранения выявленного нарушения до окончания проведения контрольного мероприятия в акте указывается факт его устранения.

Проверке подвергаются следующие документы организации:

- документы, подтверждающие назначение работника, ответственного за ведение архива (при наличии) (приказ о назначении, приказ о возложении обязанностей и др.);

- номенклатура дел, согласованная с экспертно-проверочной комиссией Министерства и утвержденная руководителем организации;

- приказ о создании и обновлении состава экспертной комиссии;

- положение об экспертной комиссии организации, утвержденное руководителем организации;

- протоколы заседаний экспертной комиссии организации;

- положение об архиве, утвержденное руководителем организации;

- паспорта архива;

- описи дел постоянного хранения и по личному составу утвержденные/согласованные руководителем организации, в т. ч. утвержденные/согласованные экспертно-проверочной комиссией Министерства ;

- акты приема-передачи документов на государственное хранение.

В 2023 году Министерством проведена следующая нормотворческая работа по приведению в соответствие нормативных правовых актов, регулирующих государственный контроль:

Постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 28 июня 2023 г. N 309 "О внесении изменений в Положение о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия), утвержденного постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 24 сентября 2021 г. N 388", актуализирован перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле Российской Федерации на территории Республики Саха (Якутия) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора). Под индикаторами риска нарушения обязательных требований понимаются параметры, соответствие которым или отклонение от которых может свидетельствовать о высокой вероятности нарушения обязательных требований:

1) отсутствие в описи дел постоянного хранения более 30 процентов заголовков дел, предусмотренных соответствующей номенклатурой дел, ранее согласованной экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия), выявленное в ходе подготовки к рассмотрению описей дел постоянного хранения, представляемых контролируемыми лицами на заседание экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия);

2) изменение адреса места нахождения контролируемого лица по состоянию на 1 декабря предыдущего года, установленное на основании паспорта архива, выявленное в ходе проверки паспортов архивов, представляемых контролируемыми лицами один раз в три года по форме в соответствии с приложениями N 4, 4а, 4б к Регламенту государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 марта 1997 г. N 11, и (или) сведений, полученных из Единого государственного реестра юридических лиц.

Кроме того, согласно пункту 3 части 1 статьи# Федерального закона уточнены объекты регионального государственного контроля (надзора): к таковым также отнесены здания, помещения, к которым предъявляются обязательные требования архивного законодательства.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "пункту 3 части 1 статьи" имеется в виду "пункту 3 части 1 статьи 7"

В 2023 году должностными лицами Министерства не проводились плановые и внеплановые проверки. Предписания об устранении выявленных нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле и протоколы об административном правонарушении не выписывались и не составлялись.

В соответствии с Протоколом Минэкономразвития России от 15 августа 2022 г. N 36-Д24 План проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2024 год по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия) не составлялся.

В связи с введением моратория на плановые проверки, план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2024 год также не составлялся.

В целях профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям Министерство проводит информирование, обобщение правоприменительной практики, объявление предостережения, консультирование, профилактический визит.

Должностными лицами контрольного (надзорного) органа были объявлены предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований 6 организациям, в которых архивохранилища находятся в деревянных зданиях.

В целях информирования и предотвращения нарушений обязательных требований в сфере архивного дела 23 ноября 2023 года Министерство приняло участие в публичных слушаниях по обсуждению деятельности правоприменительной практики органов федерального и регионального государственного контроля (надзора) на территории Республики Саха (Якутия) за 2022 г. и по итогам 9 месяцев 2023 г.

В рамках мероприятия были рассмотрены причины возникновения типичных нарушений, способы их устранения, разъяснения новых обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах, а также проблемные вопросы, возникающие у организаций и предпринимателей, осуществляющих деятельность в указанных сферах.

В целях подведения итогов проведения публичных обсуждений, оспаривания их эффективности и полезности было обеспечено заполнение участниками мероприятия специальных анкет в электронной форме непосредственно после завершения обсуждений.

Проведено обобщение типовых нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле с рекомендациями по недопущению таких нарушений и размещено на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Исходя из анализа выявленных типовых нарушений законодательства в сфере архивного дела программа профилактики направлена на их устранение, в том числе на разработку нормативных документов (положений об архиве, Экспертных комиссий, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству); соблюдение порядка учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ведение книг учета поступления и выбытия дел документов установленной формы, дела фонда, листов фонда, реестра описей), упорядочения архивных документов, представление на утверждение/согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения и по личному составу, обеспечение условий хранения архивных документов, передачи на государственное и муниципальное хранение документов по истечении ведомственного срока хранения.

Указанные нарушения нередко приводят к утрате архивных документов, что в дальнейшем влечёт за собой нарушение конституционных прав граждан на получение информации, в том числе о своей трудовой деятельности

Анализ текущего состояния подконтрольной сферы свидетельствует о том, что работа по профилактике нарушений обязательных требований должна выстраиваться на регулярной основе.