Приложение N 2. Инструкция по организации работы исполнителя с документами (поручениями) в департаменте здравоохранения Костромской области

Приложение N 2
к приказу департамента
здравоохранения Костромской области
от 7 марта 2024 года N 115к

Инструкция
по организации работы исполнителя с документами (поручениями) в департаменте здравоохранения Костромской области

1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями директора Департамента первыми заместителями, заместителями директора Департамента, начальниками отделов Департамента. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

2. Документы, поступающие в отделы Департамента с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в отдел, не имеет отношения к компетенции подразделения, первый заместитель, заместитель директора Департамента, курирующий отдел в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его директору Департамента для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, - повторное согласование;

подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

представление проекта документа на подпись (утверждение) директора Департамента;

отправку документа (за исключением обращений граждан, документов направляемых по средствам почтовой связи, направляемых документов через СЭД) при направлении документов участникам СЭД ответственный исполнитель контролирует доставку и получение документа участником СЭД;

передачу копии документа в дело.

4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию заместителя директора Департамента передается другому исполнителю курируемого отдела.

7. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник Департамента обязан сдать документы и дела курирующему заместителю директора Департамента или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, - по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Департамента установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

9. Исполнитель в случае наличия замечаний к проекту документа проводит доработку проекта по замечаниям организует повторное согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами, осуществляет периодический к