Приложение N 2. Инструкция по организации работы исполнителя с документами (поручениями) в департаменте здравоохранения Костромской области

Приложение N 2
к приказу департамента
здравоохранения Костромской области
от 7 марта 2024 года N 115к

Инструкция
по организации работы исполнителя с документами (поручениями) в департаменте здравоохранения Костромской области

1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями директора Департамента первыми заместителями, заместителями директора Департамента, начальниками отделов Департамента. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

2. Документы, поступающие в отделы Департамента с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в отдел, не имеет отношения к компетенции подразделения, первый заместитель, заместитель директора Департамента, курирующий отдел в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его директору Департамента для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, - повторное согласование;

подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

представление проекта документа на подпись (утверждение) директора Департамента;

отправку документа (за исключением обращений граждан, документов направляемых по средствам почтовой связи, направляемых документов через СЭД) при направлении документов участникам СЭД ответственный исполнитель контролирует доставку и получение документа участником СЭД;

передачу копии документа в дело.

4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию заместителя директора Департамента передается другому исполнителю курируемого отдела.

7. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник Департамента обязан сдать документы и дела курирующему заместителю директора Департамента или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, - по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Департамента установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

9. Исполнитель в случае наличия замечаний к проекту документа проводит доработку проекта по замечаниям организует повторное согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами, осуществляет периодический контроль за процессом согласования (в целях своевременного направления проекта документа на подпись должностному лицу).

10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

11. Подписанный документ исполнитель передает для регистрации и/или включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

13. Руководители структурных подразделений департамента, ответственные исполнители несут персональную ответственность за нарушение сроков исполнения документов (поручений).

14. За несвоевременное, неточное и неполное исполнение поручений, нарушение сроков исполнения руководители структурных подразделений департамента, ответственные исполнители могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

15. Исполнительская дисциплина при исполнении поручений может учитываться директором Департамента при поощрении, определении размера премии лица, замещающего государственную должность Департамента.