Приложение N 2. Порядок составления расписания работы доступных ресурсов медицинских организаций города Севастополя в электронном виде с использованием функциональных возможностей автоматизированной информационной системы

Приложение N 2
к приказу Департамента здравоохранения
города Севастополя от 30.12.2022 г. N 1465

Порядок составления расписания работы доступных ресурсов медицинских организаций города Севастополя в электронном виде с использованием функциональных возможностей автоматизированной информационной системы

1. Общие положения

1.1. Порядок составления расписания работы доступных ресурсов медицинских организаций в электронном виде с использованием функциональных возможностей автоматизированной информационной системы города Севастополя (далее - Порядок) разработан в целях организации составления расписания работы доступных ресурсов медицинских организаций в электронном виде с использованием функциональных возможностей автоматизированной информационной системы "РМИС Витакор" (далее - РМИС или система).

1.2. Порядок определяет правила и процедуры составления, ведения, изменения в электронном виде с использованием функциональных возможностей РМИС расписания работы доступных ресурсов медицинских организаций государственной системы здравоохранения города Севастополя, оказывающих первичную медико-санитарную помощь, в том числе первичную специализированную медико-санитарную помощь первого и второго уровней, включая центры амбулаторной онкологической помощи (далее - медицинские организации).

2. Термины и определения

Термины	Определение
Вакантный слот	Слот, доступный для записи
Горизонт записи	Период времени (количество дней), начиная с текущего дня, на который разрешена запись на приём к врачу, диагностическое исследование, лечебную процедуру
Дистанционные обращения	Любые обращения пациентов или их законных представителей направляемые в медицинскую организацию опосредовано
Запросы информации	Обращения, направленные на получение любой информации
Инфомат	Терминал, предназначенный для записи в медицинскую организацию и предоставления справочной информации
Канал записи	Способ записи в медицинскую организацию
Колл-центр	Структурное подразделение медицинской организации, или иной организации, выполняющее функции по обработке дистанционных обращений граждан, связанных с записью на приём, для получения той или иной медицинской услуги, или получения информации о медицинской организации и порядке ее работы
Конкурентный слот	Слот, доступный для всех каналов записи с целью первичного приёма к врачу
Лист ожидания	Механизм сбора заявок на запись к врачу при отсутствии вакантных слотов в расписании с последующей записью в случае появления освободившегося слота
Медицинские ресурсы	Данные о штатной расстановке медицинских работников и кабинетах, в которых они осуществляют трудовую деятельность
Непрофильный функционал	Функции, не предусмотренные профессиональным стандартом соответствующего медицинского работника, не связанные напрямую с оказанием медицинской помощи и для выполнения которых от исполнителя не требуется наличие высшего или среднего медицинского образования
Проактивное информирование	Информирование по инициативе колл-центра или медицинской организации и основанное на пользе для пациента
Региональный проектный офис (координационный центр)	Региональная структура управления централизованной службой обработки входящих обращений по телефону и формирования записи на приём в медицинских организациях
Речевой модуль	Небольшая выверенная и логически целостная речевая конструкция, описанная в текстовой форме
Скрипт разговора	Коммуникационные сценарии, включающие последовательность речевых модулей для оператора колл-центра
Слот	Период времени в расписании приёма медицинского работника, установленный для оказания единичного случая первичной медико-санитарной помощи (в том числе приёма одного пациента, проведения одного диагностического исследования, проведения одной лечебной процедуры)
Типовое расписание	Последовательно составленный на месяц типовой набор слотов, учитывающий режим работы медицинских организаций, выходные и праздничные дни
Типовой набор слотов	Последовательно составленный наборов слотов для одного врача определенной должности на один день с учетом занимаемой ставки
Утвержденное расписание	Типовое расписание, адаптированное с учетом штатной численности и медицинских ресурсов конкретной медицинской организации
Целевые обращения	Обращения, направленные на получение медицинской помощи
Чек-лист	Check-list, или проверочный список - пользовательская форма учета результатов короткого опроса пациента, проводимого с целью исключения наличия у него ситуации, угрожающей жизни и здоровью и требующей оказания неотложной и экстренной медицинской помощи

3. Формирование расписания и контроль правильности формирования

3.1. Составление расписания работы доступных ресурсов медицинской организации в электронном виде заключается в поддержании в РМИС в актуальном состоянии сведений о режиме работы и видах деятельности доступных ресурсов.

3.2. Расписание работы доступных ресурсов медицинской организации формируется не реже чем один раз в месяц и в целях обеспечения действующего расписания не менее чем на следующие три месяца.

3.3. Процесс формирования и ведения расписания включает этапы, выполняемые последовательно:

- согласование, формирование и утверждение проекта расписания внесение электронного расписания в РМИС;

- внесение изменений в действующее (утверждённое) расписание;

- контроль актуальности действующего расписания.

3.4. Первичный ввод сведений о численности врачей, числе занимаемых ими штатных единиц, кабинетах, в которых они осуществляют приём, должен проводиться при внедрении РМИС и в дальнейшем уточняться при изменении штатного расписания, данных о кабинетах и их оснащении, изменении перечня оказываемых данной организацией медицинских услуг. По завершении первичного ввода указанных сведений должны быть обеспечены их ведение в РМИС медицинской организацией и контроль с целью поддержания расписания в актуальном состоянии. Актуализацию сведений о медицинских работниках медицинской организации следует проводить на основании приказов главного врача, а также изменений в статусе и данных работников со дня подписания трудового договора.

3.5. Основой для разработки расписания медицинских организаций являются типовые расписания на один месяц, разработанные и утверждённые Департаментом здравоохранения города Севастополя в соответствии с приложением N 5 к настоящему Приказу.

3.6. Типовые расписания работы доступных ресурсов создаются до этапа составления индивидуальных расписаний работы доступных ресурсов по мере необходимости. Медицинской организацией могут быть внесены коррективы в типовые расписания в зависимости от структуры обращений, заболеваемости демографических характеристик прикреплённого населения, укомплектованности врачебных должностей и других факторов.

3.7. Расписание приёма медицинского персонала и работы лечебно-диагностических кабинетов составляется на срок не менее одного месяца. Если оно составлено на более длительный срок, то должно подтверждаться ежемесячно.

3.8. Главный врач медицинской организации или уполномоченное лицо должен утвердить проект расписания. После этого проект расписания согласовывается с Департаментом здравоохранения города Севастополя передается администратору медицинской организации для ввода в РМИС (не позднее чем за 15 календарных дней до наступления первого числа следующего месяца), где расписанию присваивается статус "действующее". При составлении и вводе расписания на срок более одного месяца расписание на каждый следующий месяц (если оно осталось без изменений) должно подтверждаться не позднее чем за 15 дней до наступления первого числа следующего месяца.

3.9. При составлении расписания доля конкурентных слотов (слотов, доступных для всех каналов записи: ЕПГУ, региональный портал, единый региональный колл-центр, регистратура, инфомат и другие) для записи на прием к врачу должна составлять не менее 60%, а доля неконкурентных слотов (врач - врач) - не более 40%.

3.10. Важнейшей характеристикой действующего расписания является горизонт доступной записи. Минимальный рекомендуемый горизонт доступной записи составляет 14 календарных дней. Необходимо синхронизировать период доступности записи на ЕПГУ, региональных порталах, в регистратуре и других источниках самозаписи.

3.11. После ввода утверждённого проекта расписания в РМИС расписание становится доступно для просмотра и работы с ним медицинским работникам и пациентам.

3.12. Новое расписание может формироваться на период от одного до трех месяцев. Дата начала периода действия расписания должна быть первым числом соответствующего месяца. Дата окончания периода действия расписания должна быть последним числом соответствующего месяца.

3.13. Контроль соответствия опубликованного расписания приёма врачей в медицинской организации действительной ситуации должен осуществляться уполномоченными лицами ежедневно. При выявлении несоответствий в расписании в РМИС медицинской организации должны быть сделаны соответствующие изменения в соответствии с порядком, описанным выше.

4. Составление индивидуальных расписаний работы доступных ресурсов

4.1. Индивидуальное расписание работы врача - специалиста включает в себя следующие сведения и соответствующие им при внесении в систему квоты:

1) о рабочих днях или конкретных датах с указанием рабочего времени в каждом из них (квота "Рабочее время");

2) о графике приема пациентов в медицинской организации, доступном для предварительной записи в разрезе способов записи при следующих видах квот:

- для записи пациентом с использованием терминала самозаписи (далее - информационный киоск), с использованием интернет-ресурсов, путем обращения в Единый контакт-центр здравоохранения города Севастополя, с использованием Регионального портала государственных услуг города Севастополя;

- для записи путем обращения в регистратуру медицинской организации;

- для записи врачом на повторный прием;

- для записи врачами других медицинских организаций и путем обращения в регистратуру других медицинских организаций;

3) о графике обслуживания вызовов на дом (квота "Выезд врача на дом");

4) о графике работы с детьми в возрасте до одного года (квота "Грудничковый день");

5) о времени и продолжительности перерывов, включая обеденный и технологический перерывы (квота "Обед", квота "Технологический перерыв");

6) об интервалах времени приема, о времени, выделенном для записи пациента на прием, и количестве приемов.

4.1.1. Индивидуальные расписания работы доступных ресурсов центров амбулаторной онкологической помощи включают в себя следующие сведения и соответствующие им при внесении в систему квоты:

1) о рабочих днях или конкретных датах с указанием рабочего времени в каждом из них - квота "Рабочее время", которая состоит из следующих пунктов рабочего времени работника:

- рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

- отпуск - квота устанавливается на период нахождения работника центра амбулаторной онкологической помощи в отпуске на основании сведений, содержащихся в приказе медицинской организации государственной системы здравоохранения города Севастополя, на базе которой организован центр амбулаторной онкологической помощи;

- больничный - квота устанавливается на период временной нетрудоспособности работника центра амбулаторной онкологической помощи на основании представленных им сведений;

- декретный отпуск - квота устанавливается на период нахождения работника центра амбулаторной онкологической помощи в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком на основании сведений, содержащихся в приказе медицинской организации государственной системы здравоохранения города Севастополя, на базе которой организован центр амбулаторной онкологической помощи;

2) о временных интервалах, входящих в рабочее время работника и регламентирующих перерывы в приеме пациентов, а также иные виды деятельности сотрудника - квота "Перерывы", которая состоит из следующих пунктов рабочего времени работника:

- технологический перерыв - специальный перерыв в работе предоставляемый работникам в течение рабочего времени в связи с определенными особенностями технологии и организации производства;

- работа с документами - не более 15% рабочего времени;

- обед - перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, согласно локальным нормативным актам медицинской организации государственной системы здравоохранения города Севастополя, на базе которой организован центр амбулаторной онкологической помощи;

- обучение - квота устанавливается на период прохождения работником центра амбулаторной онкологической помощи обучения на основании сведений, содержащихся в приказе медицинской организации государственной системы здравоохранения города Севастополя, на базе которой организован центр амбулаторной онкологической помощи;

3) о временных интервалах, входящих в рабочее время работника и регламентирующих прием пациентов и каналы записи на прием - квота "Квоты", которая состоит из следующих пунктов рабочего времени работника:

- запись пациентов/время приема пациентов - для записи пациентом с использованием информационного киоска, с использованием интернет-ресурсов, путем обращения в Единый контакт-центр здравоохранения города Севастополя, с использованием Регионального портала государственных услуг города Севастополя, для записи путем обращения в регистратуру медицинской организации, для записи врачом на повторный прием;

- запись из других медицинских организаций - для записи врачами других медицинских организаций.

4.2. По усмотрению руководителя медицинской организации в расписание включаются следующие сведения и квоты:

1) о времени и очередности приема пациентов с определенными заболеваниями (квота "Прием пациентов с определенными заболеваниями");

2) о графике и очередности диспансеризации и профилактических осмотров (квота "Время для проведения диспансеризации и профосмотров пациентов");

3) о графике работы с документацией (квота "Работа с документами");

4) о графике вспомогательной деятельности (квота "Вспомогательная деятельность");

5) о времени и очередности проведения вакцинации (квота "Время для проведения вакцинации пациентов").

4.3. Источниками сведений для индивидуальных расписаний работы доступных ресурсов являются:

- трудовое законодательство Российской Федерации;

- типовое расписание, утверждённое приложением N 5 к настоящему Приказу;

- санитарные правила и нормы;

- распорядительные акты руководителя медицинской организации, устанавливающие интервалы приема врачей по каждой должности работников медицинской организации и интервалы проведения диагностических исследований и лечебных процедур по каждому виду диагностических исследований и лечебных процедур;

- правила эксплуатации оборудования для диагностических исследований и лечебных процедур.

4.4. Индивидуальное расписание работы врача - специалиста в электронном виде создаются на период, установленный в медицинской организации для составления расписания работы врачей, но не менее, чем период горизонта записи в РМИС, и представляются специалисту, ответственному за ведение расписания, не позднее, чем за две недели до введения его в действие.

4.5. Индивидуальное расписание работы врача - специалиста в системе составляются путем введения типового расписания. В случае, если в расписании работы врача специалиста на планируемый период общие сведения не изменяются, допускается составление индивидуального расписания работы врача - специалиста на планируемый период на основании расписания за предыдущий период.

5. Внесение изменений в действующее расписание

5.1. Изменения в индивидуальное расписание работы врача - специалиста вносятся только по решению руководителя медицинской организации либо лиц, им уполномоченных, в случае производственной необходимости и после предварительного согласования с Департаментом здравоохранения города Севастополя.

5.2. Руководитель структурного подразделения должен информировать главного врача медицинской организации и администратора медицинской организации о внесении изменений в расписание с указанием причины этих изменений, по результатам согласования которых администратор медицинской организации вносит изменения в РМИС.

5.3. В случае изменения времени приема в действующем расписании врача корректировка в РМИС должна осуществляться не позднее 16:00 ч. дня предшествующему началу следующего приема.

5.4. Внесение изменений в индивидуальное расписание работы врача - специалиста на период в пределах горизонта записи вносить не рекомендуется Такие изменения можно вносить только в исключительных случаях с применением функции "Ограничение периода записи".

5.5. При внесении изменений в расписание доля конкурентных слотов должна составлять не менее 60%.

6. Участники процессов формирования расписания и записи на прием в медицинских организациях (перечень, функции)

Перечень работников медицинских организаций, ответственных за работу с расписанием расписания, определяется приказом руководителя медицинской организации и содержит следующие рекомендуемые должности участников процесса:

- главный врач/уполномоченное лицо;

- заведующий структурным подразделением;

- администратор медицинской организации;

- администратор РМИС медицинской организации;

- сотрудник отдела кадров;

- оператор колл-центра;

- оператор регистратуры медицинской организации (при отсутствии единого колл-центра);

- администратор медицинской организации (помощь при работе с инфоматом).

7. Функции участников процессов формирования расписания и записи на приём в медицинских организациях

Функции участников процессов формирования расписания и записи на приём в медицинских организациях города Севастополя определяются алгоритмом действий, утвержденным приложением N 6 к настоящему приказу.