Постановление Администрации городского округа Балашиха Московской области от 27 февраля 2024 г. N 615-ПА "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и документооборота Администрации Городского округа Балашиха"

В соответствии с постановлением Администрации Городского округа Балашиха от 29.01.2024 N 258-ПА "Об утверждении штатного расписания Администрации Городского округа Балашиха", постановляю:

1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства и документооборота Администрации Городского округа Балашиха (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Администрации Городского округа Балашиха от 18.12.2023 N 2547-ПА "Об утверждении Положения об управлении делами Администрации Городского округа Балашиха".

3. Управлению делопроизводства и документооборота Администрации Городского округа Балашиха разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации Городского округа Балашиха в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Главы Городского округа Балашиха Лукичёва С.И.

Глава городского округа

С.Г. Юров

Утверждено
постановлением Администрации
городского округа Балашиха
от 27.02.2024 N 615-ПА

Положение
об управлении делопроизводства и документооборота Администрации Городского округа Балашиха

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и документооборота Администрации Городского округа Балашиха Московской области (далее - Управление) является органом Администрации Городского округа Балашиха Московской области (далее - Администрация).

1.2. Управление в своей практической деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами: "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "О муниципальной службе в Российской Федерации", "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации; нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области: "О местном самоуправлении в Московской области", "О муниципальной службе в Московской области", нормативными правовыми актами Губернатора Московской области и Правительства Московской области, Уставом Городского округа Балашиха Московской области, решениями Совета депутатов Городского округа Балашиха Московской области, постановлениями и распоряжениями Главы Городского округа Балашиха и Администрации Городского округа Балашиха, настоящим Положением и другими нормативными правовыми и распорядительными актами.

1.3. В рамках делегированных полномочий Управление взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами государственной и исполнительной власти Московской области, иными юридическими и физическими лицами, а также с органами Администрации Городского округа.

1.4. Положение об Управлении и должностные инструкции сотрудников Управления согласовываются с заместителем Главы Городского округа Балашиха (далее - заместитель Главы) и утверждаются Главой Городского округа Балашиха (далее - Глава Городского округа).

1.5. В состав Управления входят:

- отдел правовых и распорядительных актов;

- отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан.

2. Основные задачи управления

Основными задачами Управления являются:

2.1. Осуществление контрольной деятельности за ходом выполнения нормативных правовых и распорядительных актов Главы Городского округа и Администрации, поручений Главы Городского округа, а также документов, поступающих в адрес Главы Городского округа и в Администрацию от юридических и физических лиц.

2.2. Организация документационного обеспечения Администрации, осуществляемого в том числе с использованием систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

2.3. Координация работы по рассмотрению обращений граждан и организаций, в том числе подготовка информационных, аналитических отчетов, нормативных правовых и распределительных документов и иных материалов, создание баз данных в соответствии с основными задачами Управления.

2.4. Координация работы по контролю за обеспечением порядка комплектования документов для организации их дальнейшего хранения и использования в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

2.5. Организационно-методическое руководство деятельностью органов Администрации по формированию архивов, в том числе контролю по обеспечению сохранности документов.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2. Функции управления

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие основные функции:

3.1. Организация документационного обеспечения управления в Администрации, осуществляемого с использованием систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

3.2. Прием, первоначальная обработка и распределение корреспонденции, поступающей от юридических и физических лиц в адрес Главы Городского округа и Администрации.

3.3. Направление сотрудникам Администрации для рассмотрения по принадлежности в соответствии с их функциональными обязанностями документы, поступившие в адрес Главы Городского округа и Администрации.

3.4. Осуществление сбора и обработки информации по итогам рассмотрения обращений граждан и организаций для подготовки информационных, аналитических справок и отчетов, нормативных правовых и распределительных документов, ответов и иных материалов, создание баз данных в соответствии с основными задачами Управления.

3.5. Регистрация и рассылка правовых и распорядительных актов (постановлений и распоряжений по основной деятельности) Главы Городского округа и Администрации в системе электронного документооборота.

3.6. Осуществление контрольной деятельности за ходом выполнения нормативных правовых и распорядительных актов Главы Городского округа и Администрации, поручений, данных по итогам рассмотрения документов, поступающих на имя Главы Городского округа и в Администрацию от юридических и физических лиц, а также поручений, зафиксированных в ходе проведения совещаний и мероприятий.

3.7. Подготовка, оформление и передача нормативных правовых актов в Регистр нормативных правовых актов Московской области.

3.8. Организация и проведение личных приёмов Главы Городского округа и руководящего состава Администрации в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными действующими нормативными правовыми актами.

3.9. Координация работы органов Администрации по внедрению, сопровождению и развитию в Администрации систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

3.10. Подготовка аналитических материалов Главе Городского округа и руководящему составу Администрации города о состоянии исполнительской дисциплины в части соблюдения законодательства по организации и ведению документационного обеспечения управления в органах Администрации.

3.11. Разработка проекта номенклатуры дел управления делопроизводства и документооборота и Администрации.

3.12. Организация работы с органами Администрации по контролю за обеспечением сохранности, порядка комплектования и определения ценности документов для организации их дальнейшего хранения и использования в соответствии с номенклатурой дел Администрации, а также формирования дел по внутренним и служебным документам.

3.13. Формирование и оформление дел постоянного срока хранения (нормативные правовые и распорядительные акты Главы Городского округа и Администрации), организация работы по обеспечению сохранности дел постоянного хранения, находящихся в текущем архиве в соответствии с требованиями руководящих документов.

3.14. Организация использования хранимых архивных документов в информационных, социально-правовых и культурно-просветительских целях, обеспечение в установленном порядке доступа пользователей к архивным документам управления.

3.15. Оказание органам Администрации методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, созданию и совершенствованию учетных архивных документов и научно-справочного аппарата к ним.

3.16. Представление для утверждения и согласования на Экспертно-проверочную комиссию Московской области описи дел постоянного и долговременного хранения и номенклатуры организаций-источников комплектования Администрации.

3.17. Обеспечение качественного и своевременного ведения учета, хранения и выдачи (списания и уничтожения) бланков строгой отчетности.

3.18. Разработка, координация, методическое руководство и оказание организационно-методической сопровождение единой системы работы с документами, а также совершенствование форм и методов ведения делопроизводства в Администрации.

3.19. Разработка нормативных, распорядительных, организационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления в Администрации.

3.20. Принимает участие в разработке и корректировке Плана гражданской обороны и защиты населения в рамках компетенции.

3.21. Организует и обеспечивает выполнение мероприятий Плана гражданской обороны и защиты населения в рамках компетенции.

3.22. Принимает участие в разработке и корректировке документов по гражданской обороне и защиты населения в рамках компетенции.

3.23. Принимает участие в учениях и тренировках по гражданской обороне.

3.24. Организует подготовку работников по вопросам гражданской обороны в рамках компетенции.

4. Функции отдела правовых и распорядительных актов

В соответствии с возложенными задачами отдел правовых и распорядительных актов и контроля осуществляет следующие основные функции:

4.1. Осуществляет прием проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов, проверяет соблюдение установленных требований к оформлению документов и передает их на подпись Главе.

4.2. Осуществляет редактирование текста документа с целью исправления орфографических, пунктуационных ошибок, устранения нарушений правил оформления документа в соответствии с требованием Инструкции по делопроизводству Администрации Городского округа (далее - Инструкция по делопроизводству);

4.3. Регистрация, выпуск и рассылка нормативных правовых и распорядительных актов (постановлений и распоряжений по основной деятельности) Главы Городского округа и Администрации в системе электронного документооборота.

4.4. По заявкам руководителей подразделений Администрации, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, организаций заверяет соответствие копий нормативных правовых актов и распорядительных документов подлинникам, хранящимся в Управлении, и удостоверяет печатью отдела по выпуску нормативных правовых и распорядительных актов.

4.5. Осуществляет автоматизированную обработку документов, формирование компьютерной базы данных нормативных правовых актов и распорядительных документов.

4.6. Осуществляет методическую и консультативную помощь по вопросам подготовки, оформления и согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов в соответствии с установленными требованиями.

4.7. Осуществляет размещение на Интернет-портале Администрации Городского округа электронных версий нормативных правовых актов и распорядительных документов.

4.8. Подготовка, оформление и передача нормативных правовых актов в Регистр нормативных правовых актов Московской области.

4.9. Формирование и оформление дел постоянного срока хранения (нормативные правовые и распорядительные акты Главы Городского округа и Администрации Городского округа), организация работы по обеспечению сохранности дел постоянного хранения, находящихся в текущем архиве в соответствии с требованиями руководящих документов, и обеспечение своевременной передачи этих дел на государственное хранение.

4.10. Обеспечение качественного и своевременного ведения учета, хранения и выдачи (списания и уничтожения) бланков строгой отчетности.

5. Функции отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан

5.1. Обеспечение единой системы работы с документами, а также совершенствование форм и методов ведения делопроизводства в органах Администрации.

5.2. Организация документационного обеспечения Администрации, осуществляемого с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

5.3. Прием, первоначальная обработка и распределение корреспонденции, поступающей от юридических и физических лиц в адрес Главы Городского округа и Администрации.

5.4. Осуществление сбора и обработки информации по итогам рассмотрения обращений граждан для подготовки информационных, аналитических сводок, нормативных правовых и распределительных документов, ответов и иных материалов, создание базы данных в соответствии с основными задачами Управления.

5.5. Ведение справочной работы по документам, поступившим в адрес Главы Городского округа, руководителей Администрации, а также по документам, зарегистрированным в Администрации.

5.6. Организация работы с органами Администрации по контролю за обеспечением сохранности, порядка комплектования и определения ценности документов для организации их дальнейшего хранения и использования в соответствии с номенклатурой дел Администрации, а также формирование дел по внутренним и служебным документам.

5.7. Контроль за выполнением поручений Главы Городского округа и руководящего состава Администрации.

5.8. Разработка нормативных, распорядительных, организационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения Администрации.

5.9. Методическое руководство и оказание организационно-методической помощи органам Администрации с целью соблюдения единых норм документационного обеспечения.

5.10. Координация работы органов Администрации по внедрению, сопровождению и развитию в Администрации систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

5.11. Подготовка аналитических материалов Главе Городского округа и руководящему составу Администрации о состоянии исполнительской дисциплины в части соблюдения законодательства по организации и ведению документационного обеспечения управления (делопроизводства) в органах Администрации.

5.12. Оказание организационно-методического сопровождения разработки номенклатуры дел Администрации, а также направления на согласование в уполномоченный орган Московской области описи дел постоянного и долговременного хранения Администрации.

5.13. Подготовка необходимых аналитических и справочных материалов в соответствии с поручениями Главы Городского округа и руководящего состава Администрации.

5.14. Организация и проведение личных приёмов Главы Городского округа, руководящего состава Администрации города и центральных органов исполнительной власти Московской области в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными действующими нормативными правовыми актами.

6. Организация деятельности Управления

6.1. Руководство деятельностью Управления осуществляет начальник управления делопроизводства и документооборота (далее - начальник Управления), назначаемый и освобождаемый от должности Главой Городского округа по представлению заместителя Главы.

6.2. Работники управления делопроизводства и документооборота назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Администрации Городского округа Балашиха по согласованию с начальником Управления.

6.3. В период временного отсутствия начальника Управления руководство осуществляет заместитель начальника Управления или иное должностное лицо, назначенное распоряжением Главы Городского округа.

6.4. Начальник Управления:

- организует работу Управления, руководит его деятельностью, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него функций;

- в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками;

- распределяет обязанности между сотрудниками Управления;

- доводит до сведения курирующего заместителя Главы Городского округа материалы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- участвует (при необходимости) в совещаниях у Главы Городского округа и заместителей Главы по вопросам, входящим в сферу ведения Управления;

- подписывает и визирует документы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- по согласованию с курирующим заместителем Главы представляет предложения о назначении на должность и об освобождении от должности, о повышении квалификации, поощрении сотрудников Управления и наложении на них взысканий;

- обеспечивает выполнение сотрудниками Управления правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, правил работы со служебными документами;

- вносит предложения о формировании кадрового резерва Управления;

- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций Управления.

6.5. На сотрудников Управления, являющихся муниципальными служащими, распространяется законодательство о муниципальной службе и трудовое законодательство с особенностями, предусмотренными законодательством о муниципальной службе.

6.6. Управление делопроизводства и документооборота имеет печать и бланк с обозначением своего наименования.

7. Права Управления

Управление для осуществления своих функций имеет право:

7.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от органов Администрации.

7.2. Согласно делегированным полномочиям возвращать исполнителям документы, направляемые на согласование Главе Городского округа и заместителям Главы, требовать их доработки в соответствии с требованиями руководящих документов, и правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации, по порядку оформления и качеству подготовки документов.

7.3. Вносить на рассмотрение курирующего заместителя Главы предложения по вопросам, входящим в компетенцию управления.

7.4. Осуществлять подготовку проектов нормативных правовых и распорядительных актов по вопросам, относящихся к компетенции управления.

7.5. Принимать решения и давать указания должностным лицам, ответственным в органах Администрации за документационное обеспечение управления деятельности, в том числе осуществляемое в системе электронного документооборота, по выполнению требований нормативных правовых и распорядительных, а также организационно-методических документов, разработанных Управлением в соответствии с возложенными на него задачами.

7.6. Информировать Главу Городского округа и заместителей Главы о состоянии исполнительной дисциплины в органах Администрации с учетом анализа и установленного порядка работы с документами.

7.7. При необходимости привлекать по согласованию с заместителем Главы специалистов научно-исследовательских и учебно-методических организаций для разработки методических рекомендаций, инструкций, справочников и других пособий по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления.

7.8. Участвовать в работе экспертных, методических и других комиссиях, рабочих групп по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

7.9. Подписывать документы, изданные в рамках делегированных Управлению полномочий. Данное право реализуется начальником Управления, заместителем начальника Управления, начальником отдела и иным уполномоченным сотрудником Управления.

7.10. Управление обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций.

8. Заключительные положения

8.1. В целях эффективного исполнения возложенных на Управление обязанностей, сотрудники Управления обеспечиваются помещениями, оборудованием и иными необходимыми материалами.

8.2. Прекращение деятельности Управления производится по решению Главы Городского округа.

8.3. График работы Управления: рабочий день: с 9.00 до 18.15

- пятница с 9.00 до 17.00 перерыв на обед: с 13.00 до 14.00

- выходные дни: суббота, воскресенье.