Реестр рисков нарушения обязательных требований законодательства Российской Федерации и города Москвы об архивном деле в городе Москве (утв. приказом Главного архивного управления г. Москвы от 6 марта 2024 г. N 26)

Приложение
к приказу Главархива Москвы
от 06.03.2024 N 26

Приложение
к приказу Главархива Москвы
от 03.07.2023 N 83

Реестр
рисков нарушения обязательных требований законодательства Российской Федерации и города Москвы об архивном деле в городе Москве

N
п/п

Содержание обязательного требования (ОТ)/ нарушение ОТ

Наименование НПА, которым установлено ОТ

Структурная единица НПА, которым установлено ОТ

Параметр объекта контроля, лежащий в основе источника риска

Подпричины, первопричины риска (при наличии)

Показатель отклонения от параметров объекта контроля

Показатель периодичности измерения соответствия или отклонения

Фактор риска

Последствие риска

Вероятность риска

Степень тяжести риска (общий допустимый уровень причинения вреда)

Уровень критичности риска (источника риска)

Итоговая формулировка источника (индикатора) риска

Этап валидации источника (индикатора) риска

Дата начала действия источника (индикатора) риска

Дата окончания действия источника (индикатора) риска

Оптимальные меры по обработке риска в части проведения ПМ/КНМ и результата КНМ

Обработка риска в части привлечения к ответственности

Соблюдение требований к комплектованию архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Сохранение объема документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в Паспорте архива организации на 1 декабря текущего года, по сравнению с объемом документов, указанным в Паспорте архива организации на 1 декабря предшествующего года, либо увеличение объема таких документов при наличии утвержденных документов, регламентирующих проведение экспертизы ценности и (или) закрепляющих ее результаты

Отсутствие утвержденных документов, регламентирующих проведение экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) закрепляющих ее результаты.

Невнесение на ЦЭПК Главархива Москвы номенклатуры дел и описей дел

Непредставление на ЦЭПК Главархива Москвы Положений об архиве организации, об Экспертной комиссии, номенклатуры дел и описей дел в установленные сроки

Увеличение объема документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в Паспорте архива организации на 1 декабря текущего года, по сравнению с объемом документов, указанным в Паспорте архива организации на 1 декабря предшествующего года, при отсутствии сведений об утвержденных документах, регламентирующих проведение экспертизы ценности и (или) закрепляющих ее результаты

Один раз в календарный год

Отсутствует

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации или других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли

Средняя вероятность

Риск с серьезными последствиями

Средний уровень критичности

Увеличение объема документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в Паспорте архива организации на 1 декабря текущего года, по сравнению с объемом документов Архивного фонда Российской Федерации, указанным в Паспорте архива организации на 1 декабря предшествующего года, при отсутствии в Главном архивном управлении города Москвы сведений о внесении контролируемым лицом на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы документов, регламентирующих проведение экспертизы ценности документов и (или) закрепляющих ее результаты, в период со 2 декабря предшествующего года по 30 ноября текущего года

Подтвержден

01.01.2024

Не установлена

Профилактический визит; объявление предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований

1.1.

Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами. Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения - положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации

Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"

п. 3

1.2.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, составляют документальный фонд. Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.

В государственных органах и органах местного самоуправления дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения

п. 7

1.3.

Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (далее - СЭД) и в СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных

п. 10

1.4.

Номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений, либо наименования функций и направлений деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

В разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, структурных подразделений, в том числе работу коллегиальных органов.

Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

Заголовки дел, содержащие наименования баз данных информационных систем, уточняются в соответствии с составом документированной информации (данных), содержащейся в базах данных.

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией (далее - ЭК) ЦЭК, и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, или ЭПК субъекта Российской Федерации, или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации (далее - ЭПК архивного учреждения).

Организация, не выступающая источником комплектования государственного (муниципального) архивов, утверждает номенклатуру дел самостоятельно.

п. 11

1.5.

Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел.

Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

п. 12

1.6.

Предметом экспертизы ценности документов (далее - экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

ЭК создается в территориальных органах государственных органов, а также в организациях.

ЦЭК создается в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в организациях, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации.

п. 14

1.7.

Задачами экспертизы ценности являются:

а) определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

б) отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

п. 16

1.8.

Экспертизе ценности подлежат все документы государственного органа, органа местного самоуправления, организации независимо от видов носителей и способов записи.

Уничтожение документов до проведения в порядке, установленном главой IV Правил, экспертизы ценности и утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, запрещается.

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается ЭПК архивного учреждения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, негосударственные организации, не выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, имеющие во владении архивные документы, отнесенные к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, представляют на ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела проекты документов в соответствии с пунктом 29 Правил.

п. 17

1.9.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе государственного органа, органа местного самоуправления, организации, создается приказом, действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

п. 18

1.10.

Экспертиза ценности проводится ежегодно на основе принципов и критериев, указанных в пункте 15 Правил.

Сроки хранения документов при проведении их экспертизы ценности устанавливаются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

п. 20

1.11.

Экспертиза ценности проводится:

а) при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

б) при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

г) при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

п. 22

1.12.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:

а) номенклатуры дел структурных подразделений;

б) описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

г) предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

На основе номенклатур дел структурных подразделений, указанных в подпункте "а" пункта 23 Правил, работники службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) государственного органа, органа местного самоуправления, организации готовят проект номенклатуры дел. Проект номенклатуры дел подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив).

На основе описей дел, документов, описей электронных документов структурных подразделений и проектов перечней проектов/объектов, проблем/тем, указанных в подпунктах "б" и "в" пункта 23 Правил работник архива (лицо, ответственное за архив) готовит проекты описей дел, документов (годовых разделов), перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение. Указанные проекты подписываются руководителем архива, (руководителем структурного подразделения, осуществляющего хранение архивных документов).

На основе предложений, указанных в подпункте "г" пункта 23 Правил, работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела.

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При включении в акт документов, выявленных при просмотре дел со сроком хранения с отметкой "ЭПК", отметка "ЭПК" в акте не указывается.

п. 22-28

1.13.

Проекты документов, указанных в пунктах 24 - 26 Правил подлежат представлению на согласование ЦЭК (ЭК).

Проекты описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. На электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.

п. 28

1.14.

На рассмотрение ЭПК архивного учреждения руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, а также негосударственной организации, во владении которой находятся документы федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации, муниципальной собственности представляет следующие документы, подготовленные в процессе проведения экспертизы ценности:

а) проекты описей дел, документов, (годовые разделы) в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате, не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;

б) проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в двух экземплярах, одновременно с описями дел постоянного срока хранения;

в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, в трех экземплярах (после завершения первого этапа экспертизы ценности)

г) историческую справку к фонду в двух экземплярах.

На рассмотрение ЭПК архивного учреждения также представляются акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, подготовленные в процессе проведения работ по обеспечению сохранности документов, в соответствии с главой VIII Правил, если неисправимо поврежденными или необнаруженными являются документы Архивного фонда Российской Федерации.

п. 29

1.15.

Руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в пункте 29 Правил, после их утверждения ЭПК архивного учреждения.

Руководитель организации, не выступающей источником комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в пункте 29 Правил после их согласования ЦЭК (ЭК).

п. 29

1.16.

Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

п. 30

1.17.

Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается.

п. 33

1.18.

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации комплектуется документами Архивного фонда Российской Федерации, документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, которые включаются в его архивный фонд, если иное не указано в пунктах 41-43 Правил.

В архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации подлежат передаче архивные документы, указанные в пункте 34 Правил, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений, предшественников обособленных подразделений (при наличии), профсоюзных организаций, осуществлявших деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях", а также ликвидационных комиссий (ликвидаторов).

В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:

а) документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;

б) документы, постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда Российской Федерации, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

п.п. 34, 35, 37

1.19.

Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).

п. 48

1.20.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

б) в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

в) в дело включается один экземпляр каждого документа;

г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы учебных заведений; документы учреждений культуры, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей; истории болезней; научно-технической документации);

д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;

е) приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

ж) личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

з) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии);

и) не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил);

б) нумерацию листов дела;

в) составление листа-заверителя дела;

г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил);

д) оформление обложки дела;

е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

ж) лист использования (при необходимости). Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения, формирование которых производится в соответствии с главами X и XII Правил.

В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела (при наличии) на бумажном носителе указываются архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.

При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

а) нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;

б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

в) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

г) лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

д) листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

е) листы чертежей нумеруются в порядке, установленном пунктом 126 Правил НТД;

ж) конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;

з) подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

и) листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

к) все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения) составляется внутренняя опись документов дела.

На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.

п.п.49-55

1.21.

На обложке дела указываются:

а) полное и сокращенное (в скобках) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (при наличии) и ее непосредственная подчиненность (при наличии);

б) наименование структурного подразделения (при наличии);

в) индекс дела по номенклатуре;

г) номер тома (части);

д) заголовок дела (тома, части);

е) крайние даты дела (тома, части);

ж) количество листов в деле (томе, части);

з) срок хранения дела;

и) архивный шифр дела;

к) пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).

56. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который передаются дела государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования.

При оформлении обложки дела наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящего государственного органа, органа местного самоуправления, организации указывается над наименованием фондообразователя в именительном падеже. Сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (при наличии) указывается в скобках после полного наименования.

При изменении наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу и содержанию документов дела.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а также заголовок и номер каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы) являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.

п.п. 56-58

1.22.

Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях.

Описи дел, документов структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме.

Описи составляются отдельно:

а) на дела постоянного срока хранения;

б) на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

в) на дела по личному составу;

г) на дела, состоящие из документов, характерных для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и другие);

д) на электронные и аудиовизуальные документы.

При составлении описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись полностью;

б) каждое дело, том, электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

в) графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела (для электронных документов - в соответствии с регистрационно-учетными сведениями (метаданными), сформированными в информационной системе);

г) графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, и о наличии копий.

В конце описи дел, документов, описи электронных документов за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, документов, описи электронных документов, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

В справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист; перечень переименований, изменения подведомственности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической)

п.п. 62-64, 70

1.23.

Передача дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, и утвержденному руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел производится работником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

При приеме-передаче дел, содержащих документы на бумажном носителе, проверяются:

а) соответствие заголовка дела по описи дел, документов структурного подразделения содержанию документов в деле;

б) правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

в) качество подшивки или переплета дела;

г) правильность нумерации листов дела;

д) правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);

е) правильность оформления обложки дела;

ж) наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.

В случае обнаружения нарушения формирования и оформления дел они должны быть устранены работником структурного подразделения.

Прием документов из подведомственных организаций осуществляется на основании распорядительных документов принимающей и передающей сторон, по описям дел, документов в порядке, аналогичном порядку передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) из структурных подразделений

п.п. 73-75

1.24.

Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению

Приказ Росархива "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях" от 09.12.2020 N 155

п. 70

1.25.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в целях отбора НТД на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнение сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению

п. 107

1.26.

Экспертиза ценности НТД проводится не ранее, чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации

п. 108

1.27.

Для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК). ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения

п. 109

1.28.

Перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного учреждения и руководителем организации

п. 111

1.29.

Описи составляются раздельно на каждый вид НТД, согласовываются ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждаются ЭПК архивного учреждения и руководителем организации

п. 113

Соблюдение сроков хранения и передачи документов в архив

Сохранение на 1 декабря текущего года количества документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся у контролируемого лица, по сравнению с объемом документов Архивного фонда Российской Федерации, указанным в Паспорте архива организации на 1 декабря предшествующего года, либо увеличение количества таких документов при наличии запроса(-ов) на продление сроков временного хранения

Несвоевременная подготовка документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в архив

Увеличение на 1 декабря текущего года объема документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся у контролируемого лица, более чем на 2 процента от объема документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в Паспорте архива организации на 1 декабря предшествующего года, при отсутствии запросов на продление сроков временного хранения

Один раз в календарный год

Отсутствует

Утрата документов Архивного фонда Российской Федерации

Средняя вероятность

Риск с очень серьезными последствиями

Высокий уровень критичности

Поступление сведений об увеличении на 1 декабря текущего года объема документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся у контролируемого лица, более чем на 2 процента от объема документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в Паспорте архива организации на 1 декабря предшествующего года, при отсутствии запросов на продление сроков временного хранения

Подтвержден

05.09.2023

Не установлена

В отношении объектов контроля, отнесенных к категории среднего риска, -выездная проверка,

документарная проверка; в отношении объектов контроля, отнесенных к категории низкого риска, - документарная проверка.

2.1.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 1 ст. 17

2.2.

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 2 ст. 17

2.3.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 1 ст. 21

2.4.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет; 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет; 3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет; 4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов: а) записей актов гражданского состояния - 100 лет; б) записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет; в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; г) технологической и конструкторской документации - 20 лет; д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; е) научной документации - 15 лет; ж) кино- и фотодокументов - 5 лет; з) видео- и фонодокументов - 3 года

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ст. 22

2.5.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 1 ст. 22.1

2.6.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 2 ст. 22.1

2.7.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 5 ст. 22.1

2.8.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 10 ст. 23

2.9.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, передающие документы в городские архивы, не вправе уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения органом управления архивным дело

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 5 ст. 12

2.10.

Временное хранение документов Архивного фонда Москвы до их передачи в городские архивы осуществляют органы государственной власти города Москвы, органы местного самоуправления в городе Москве, организации в создаваемых ими архивах

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 2 ст. 13

2.11.

По истечении сроков временного хранения документы Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности передаются на постоянное хранение в городские архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, в том числе в электронном виде

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 2 ст. 14

2.12.

Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения

Абз.1 п. 47

2.13.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил.

По решению руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения

Абз.2-3 п. 47

2.14.

Передача документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется:

а) организациями - источниками комплектования государственного (муниципального) архива - в соответствии с главой XXXVII Правил, утвержденных приказом N 24;

б) организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - в соответствии с договорами о сроках и об условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, и использования указанных документов, заключенными ими с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

в) негосударственными организациями - на основании договора собственника или владельца документов с государственным (муниципальным) архивом;

г) негосударственными организациями, не выступающими источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, имеющими во владении архивные документы, отнесенные к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности;

д) государственными, муниципальными организациями, не выступающими источниками комплектования государственных и муниципальных архивов - при их ликвидации и наличии документов Архивного фонда Российской Федерации

п. 216

2.15.

Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в государственном органе, органе местного самоуправления, организации - источнике комплектования допускается по решению ЭПК архивного учреждения. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным (муниципальным) архивом

п. 221

2.16.

НТД включается в состав архивного фонда <10> органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения

п. 12

2.17.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, осуществляется после утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

п. 114

2.18.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, обеспечивают подготовку и передачу в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в соответствующие государственные (муниципальные) архивы НТД, отнесенную к составу Архивного фонда Российской Федерации

п. 115

2.19.

НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранится в организации временно до передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, в течение установленных сроков: проектная документация по капитальному строительству, конструкторская и технологическая документация, патентная документация на изобретения, полезные модели, промышленные образцы - 20 лет; научная документация - 15 лет

п. 117

2.20.

Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования государственного (муниципального) архива допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации

п. 118

2.21.

Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

п. 119

2.22.

В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации НТД передается организации-правопреемнику

п. 137

2.23.

При ликвидации государственной (муниципальной) организации, НТД, включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив

п. 138

2.24.

Упорядочение НТД ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий)

п. 139

Соблюдение требований к учету документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и наличию учетных документов

Совпадение числа принятых на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов с разницей в показателях объема хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, указанных в отчетной документации контролируемого лица, поступившей до и после передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на постоянное хранение

Несвоевременная подготовка сведений об объеме и составе хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, нарушение системы учета архивных документов

Расхождение числа принятых на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов с разницей в показателях объема хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, указанных в отчетной документации контролируемого лица, поступившей до и после передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на постоянное хранение

Один раз в календарный год

Отсутствует

Сбой учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Низкая вероятность

Риск со средними последствиями

Незначительный уровень критичности

Наличие информации о передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации при отсутствии сведений об изменениях в объемах и составе хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Подтвержден

01.01.2024

Не установлена

Консультирование; напоминание записаться на профилактический визит; направление ссылки для прохождения самообследования

3.1.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 1 ст. 19

3.2.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации обязаны предоставлять в установленном порядке в орган управления архивным делом Москвы сведения по учету документов Архивного фонда Москвы, находящихся у них на временном хранении

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 3 ст. 15

3.3.

Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов

п. 114

3.4.

Государственный орган, орган местного самоуправления, организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляют в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в форме паспорта архива в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

п. 115

3.5.

Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

а) список фондов, который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;

в) реестр описей;

г) список источников комплектования;

д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);

е) каталоги;

ж) указатели.

Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.

СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

п.п.117,118

3.6.

В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности

п. 119

3.7.

Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом

п. 120

3.8.

Список фондов ведется в государственном органе, органе местного самоуправления, организации, хранящей документы более чем одного фонда. Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке.

В случае передачи архивного фонда в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Номер архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном (муниципальном) архиве.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов, описи электронных документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя (при наличии), с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов. В лист фонда включаются все наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации, документы которых включены в объединенный фонд.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом.

Список фондов подшивается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель

Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77

"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"

п. 124

3.9.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В листе фонда учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Листы фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов. Листы фондов формируются в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются общее количество листов документов, включенных в дело, начальные и конечные номера архивных фондов, общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело

п. 121

3.10.

В дело фонда включается комплекс документов (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции

п. 122

3.11.

Для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов составляется опись дел, документов, опись электронных документов

п. 123

3.12.

Для регистрации описей дел, документов, описей электронных документов, учета их количества и состава ведется реестр описей дел, документов.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой описи дел, документов, описи электронных документов: номер фонда, номер описи, вид документов, включенных в опись, количество единиц хранения, количество листов в описи и ее экземпляров

п. 125

3.13.

Архивные учетные документы, в том числе по одному экземпляру описи дел, документов, размещаются в помещении для хранения учетных документов или на отдельном стеллаже в рабочей комнате работника архива (лица, ответственного за архив).

Второй экземпляр описи дел, документов размещается в архивохранилище обособленно от единиц хранения

п. 127

3.14.

Архивные учетные документы, кроме описей дел, документов, описей электронных документов предназначаются для служебного пользования и пользователям архивными документами не выдаются

п. 128

3.15.

Учет поступления и выбытия дел, документов осуществляется на основании:

а) описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов описи электронных документов;

б) номенклатуры дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений;

в) акта о технических ошибках в учетных документах;

г) акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных;

д) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

е) акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

ж) акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 27 к Правилам);

з) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

130. На основании документов, указанных в пункте 129 Правил, вносятся необходимые изменения в обязательные архивные учетные документы:

а) в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда - при каждом изменении в составе и объеме архивных документов;

б) в список фондов - при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов находившегося на хранении архивного фонда. В графе "Отметка о выбытии фонда" списка фондов указывается место (адрес) выбытия архивного фонда, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл;

в) в реестр описей - при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов, описям электронных документов не присваивается и остается свободным;

г) в описи дел, документов, описи электронных документов - при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, электронных архивных документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные архивные учетные документы

п. 129

3.16.

Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (рекомендуемый образец приведен в приложении N 30 к Правилам), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве, другой - в передающем документы государственном органе, органе местного самоуправления, организации. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов, а также один - в электронном виде, в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в государственном органе, органе местного самоуправления, организации

п. 220

3.17.

Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ

п. 14

3.18.

Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов

п. 16

3.19.

В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, установленные Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, а также пунктом 49 Правил. Пункты 3.5 и 3.6 Правил, утвержденных приказом N 526

п. 17

3.20.

Основными (обязательными) учетными документами являются: инвентарные книги учета; карточки учета документов; книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации; описи единиц хранения НТД постоянного хранения

п. 49

3.21.

Организации, выступающие источниками комплектования государственного (муниципального) архива, составляют паспорт архива организации, хранящей НТД в соответствии с приложением 4б Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Заполненный паспорт направляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив

п. 54

Соблюдение требований к организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Отсутствует

Отсутствуют

Отсутствует

Повреждение и (или) утрата документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Отсутствует

Невозможно установить индикатор риска в связи с тем, что зафиксировать признаки нарушения обязательных требований к организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов не представляется возможным из-за отсутствия средств технического контроля за состоянием помещений и оборудования архивов контролируемых лиц

4.1.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 1 ст. 13

4.2.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 1 ст. 15

4.3.

Государственный орган, орган местного самоуправления, принимающие решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 2 ст. 15

4.4.

Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 4 ст. 21

4.5.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 2 ст. 23

4.6.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 3 ст. 23

4.7.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 4 ст. 23

4.8.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 5 ст. 23

4.9.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 6 ст. 23

4.10.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 7 ст. 23

4.11.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

ч. 8 ст. 23

4.12.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации в целях сохранности и использования архивных документов обязаны создавать архивы в порядке, установленном федеральным законодательством.

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 1 ст. 7

4.13.

Организации, граждане (физические лица), городские музеи и библиотеки, хранящие документы Архивного фонда Москвы, руководствуются в работе с ними правилами и нормами, устанавливаемыми федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, органом управления архивным делом Москвы в пределах своей компетенции.

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 2 ст. 9

4.14.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации обеспечивают архивы зданиями, помещениями, необходимым финансированием, оборудованием, кадрами в порядке, установленном федеральным законодательством, законодательством города Москвы, нормативно-методическими документами органа управления архивным делом Москвы.

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 3 ст. 10

4.15.

Собственники и владельцы документов Архивного фонда Москвы обеспечивают ведение делопроизводства, сохранность архивных документов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 1 ст. 12

4.16.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, в процессе деятельности которых по экспертной оценке органа управления архивным делом Москвы, проводимой в соответствии с федеральным законодательством, образуются документы, подлежащие постоянному хранению: обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов Архивного фонда Москвы для передачи в городские архивы в соответствии с национальными стандартами, а также правилами и инструкциями федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, нормативно-методическими документами органа управления архивным делом Москвы; разрабатывают и утверждают, по согласованию с органом управления архивным делом Москвы, нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб; согласовывают с органом управления архивным делом Москвы сроки и порядок описания (упорядочения) архивных документов.

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 4 ст. 12

4.17.

При реорганизации органов государственной власти города Москвы и органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, изменении формы собственности их правопреемники обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

Закон города Москвы "Об Архивном фонде Москвы и архивах" от 28.11.2001 N 67

ч. 6 ст. 12

4.18.

Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы

Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"

Абз. 2 п. 2

4.19.

Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд

п. 9

4.20.

При реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, а также при реорганизации организации с изменением формы собственности или организационно-правовой формы, в том числе с передачей функций другой или нескольким государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, архивные документы передаются государственному органу, органу местного самоуправления, организации - правопреемнику в упорядоченном состоянии.

Передача архивных документов оформляется актом. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают копию акта в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

При ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, архивные документы в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором), конкурсным управляющим в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Упорядочение документов организует ликвидационная комиссия с участием представителя соответствующего государственного (муниципального) архива.

При ликвидации негосударственной организации ее документы в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором), конкурсным управляющим в соответствующий государственный (муниципальный) архив на основании договора.

п.п. 224, 225

4.21.

Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил;

д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов;

е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62 - 72 и главой IX Правил.

п. 76

4.22.

Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 76 Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям

Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:

а) в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище (пункт 78 Правил);

в) запирающихся шкафах или сейфах.

п. 77

4.23.

Архивохранилище должно:

а) отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

б) иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

в) сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

г) иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

д) не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

е) не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

ж) не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

Расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 82 Правил, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м. площади архивохранилища.

Каждому архивохранилищу присваивается номер, который отражается в топографических указателях в соответствии с пунктом 95 Правил.

п. 78

4.24.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для их хранения местах.

п. 80

4.25.

При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.

82. При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

а) торцами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

б) рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

в) стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

г) торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

д) верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

е) нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см).

Размещение мобильных стеллажей производится с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

п.п. 81, 82

4.26.

Архивные документы, за исключением находящихся в СХЭД, размещаются в первичных средствах хранения:

а) на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

б) аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

в) электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

п. 83

4.27.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

п. 86

4.28.

В архиве должна вестись фиксация температурно-влажностных характеристик воздушной среды в архивохранилище и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

п. 91

4.29.

Противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности

п. 85

4.30.

Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, предусмотренных пунктом 83 Правил, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности

п. 87

4.31.

Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

а) для документов на бумажном носителе температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%;

б) для аудиовизуальных документов - в соответствии с пунктом 5.14 Правил, утвержденных приказом N 24;

в) для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%;

г) для документов на оптических дисках - 10 - 23 °C и 20 - 50%.

89. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

п. 88

4.32.

Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

п. 89

4.33.

Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

п. 92

4.34.

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.

п. 93

4.35.

Государственные органы, органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы) и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения.

п. 7

4.36.

Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии, а также соблюдению требований к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, используемому оборудованию, нормативным режимам хранения документов на различных носителях, обеспечению сохранности документов при чрезвычайных ситуациях, перемещению документов и устанавливается правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

п. 22

4.37.

При смене формы собственности организации проводится инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности. НТД, отнесенная к государственной (муниципальной) собственности, с истекшими сроками временного хранения передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого организация являлась до ее приватизации. Порядок учета и передачи НТД при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации

п. 140

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.