Распоряжение Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области от 14 марта 2024 г. N 11-24/РВ-09 "О проведении работ по подготовке к перевозке архивных документов"

В соответствии с Законом Московской области N 137/2023-ОЗ "О прекращении осуществления органами местного самоуправления городских округов Московской области отдельных государственных полномочий Московской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, и внесении изменений в законы Московской области "Об архивном деле в Московской области" и "О собственности Московской области" и в целях оптимизации использования архивных площадей государственного бюджетного учреждения Московской области "Центрального государственного архива Московской области":

1. Создать в составе государственного бюджетного учреждения Московской области "Центральный государственный архив Московской области" тематические архивохранилища:

1) метрические и актовые книги - г. Москва, ул. Азовская, д. 17;

2) документы по личному составу (закрытые фонды) - Московская область, Талдомский городской округ, поселок Вербилки, ул. Рубцова, д. 2;

3) научно-техническая документация - Московская область, городской округ Воскресенск, г. Воскресенск, ул. Вокзальная, д, 30; Московская область, Волоколамский городской округ, г. Волоколамск, ул. Октябрьская, д. 13.

2. Создать территориальные архивохранилища в соответствии с Приложением 1.

3. Утвердить прилагаемый Порядок работ по организации массового перемещения архивных документов между территориальными и тематическими архивохранилищами государственного бюджетного учреждения Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - Порядок).

4. Директору государственного бюджетного учреждения Московской области "Центрального государственного архива Московской области" обеспечить проведение работ по подготовке архивных документов к перемещению в соответствии с утвержденным порядком:

1) утвердить до 18.03.2024 перечень ответственных работников за подготовку перемещения и принятия на хранение архивных фондов;

2) подготовить и представить на согласование в Управление архивным делом Московской области Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области до 18.03.2024 План-график мероприятий по подготовке и проведению перемещения архивных фондов с указанием ответственных лиц и сроков проведения;

3) организовать до 01.04.2024 работу по приёму-передаче электронного фонда пользования в информационной системе архива и/или информационной системе органа местного самоуправления специалистами государственного бюджетного учреждения Московской области "Центрального государственного архива Московской области";

4) подготовить до 01.04.2024 расчеты для материально-технического обеспечения нормативных условий хранения архивных документов и обоснования для внесения изменений в Закон Московской области N 241/2023-ОЗ "О бюджете Московской области на 2024 год и на плановый период 2025 и 2026 годов";

5) организовать до 01.06.2024 работу по проведению закупки необходимого оборудования.

5. Управлению архивным делом Московской области Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области обеспечить еженедельный мониторинг проведения подготовительных работ по перемещению архивных фондов.

6. Управлению бухгалтерского учета, правовой и кадровой работы Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области обеспечить опубликование (размещение) настоящего распоряжения на официальном сайте Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

7. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на заместителя министра государственного управления, информационных технологий и связи Московской области Пещерскую Е.Ю.

Министр государственного управления, информационных технологий и связи Московской области

Н.В. Куртяник

Утвержден
распоряжением Министерства
государственного управления,
информационных технологий и связи
Московской области
от 14.03.2024 N 11-24/РВ-09

Порядок
работ по организации массового перемещения архивных документов между территориальными и тематическими архивохранилищами государственного бюджетного учреждения Московской области "Центральный государственный архив Московской области"

I. Основание понятия, применяемые в настоящем Порядке

1. В целях реализации настоящего Порядка применяются следующие основные понятия:

Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области (далее - Министерство) - уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

Дирекция - аппарат управления государственным бюджетным учреждением Московской области "Центральный государственный архив Московской области", включающая директора, заместителей директора, главного хранителя фондов;

принимаемая сторона - сотрудники тематических и/или территориальных архивохранилищ государственного бюджетного учреждения

Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ЦГАМО), в которые осуществляется перемещение документов из территориальных архивохранилищ ЦГАМО и архивохранилищ реорганизованных муниципальных архивов Московской области;

передающая организация - представители администраций городских округов Московской области и руководители ликвидационных комиссий муниципальных архивов, созданных в форме учреждений и находящихся на основании принятых решений органов местного самоуправления Московской области в процессе ликвидации;

передающая сторона - сотрудники территориальных архивохранилищ ЦГАМО и архивохранилищ реорганизованных муниципальных архивов Московской области, из которых осуществляется перемещение документов в территориальные и тематические архивохранилища ЦГАМО;

сторонняя организация - привлекаемая по договору для транспортировки архивных документов сторонняя организация;

тематическое архивохранилище - архивохранилище ЦГАМО, созданное для обеспечения сохранности отдельных видов архивных документов.

II. Организация работы по подготовке тематических архивохранилищ к перемещению архивных документов

2. Для обеспечения сохранности следующих видов архивных документов в ЦГАМО создаются тематические архивохранилища:

метрических книг и книг записей актов гражданского состояния, по адресу: г. Москва, ул. Азовская, д. 17;

научно-технической документации, по адресам: г. Волоколамск, ул. Октябрьская, д. 13; г. Воскресенск, ул. Вокзальная, д. 30;

документов по личному составу, по адресу: Талдомский городской округ, п. Вербилки, ул. Рубцова, д. 2.

3. Принимающая сторона в целях подготовки помещений тематических архивохранилищ:

1) определяет объем архивных документов и документов временного срока хранения подлежащих перемещению из тематических архивохранилищ в архивохранилища ЦГАМО в целях освобождения стеллажей для приема соответствующих видов перемещаемых документов (фонды органов ЗАГСа; фонды по личному составу; фонды научно-технической документации);

2) обеспечивает формирование плана-схемы перемещения архивных документов из тематических архивохранилищ в иные архивохранилища ЦГАМО;

3) в рамках заключенного ЦГАМО контракта на грузовые перевозки обеспечивает перемещение документов из тематических архивохранилища в иные, согласованные с Министерством, территориально удаленные здания архивохранилищ, или внутри здания архива, с разрешения директора ЦГАМО или уполномоченного им должностного лица;

4) организует внесение изменений в пофондовые и постеллажные топографические указатели в целях закрепления местонахождения перемещенных из тематических архивохранилищ документов, а также в план-схему размещения архивных фондов;

5) организует обеспыливание архивных стеллажей в освобождаемых тематических архивохранилищах;

6) обеспечивает подготовку плана-схемы размещения архивных фондов, перемещаемых в тематические архивохранилища соответствующих их профилю архивных документов.

4. Дирекция:

1) обеспечивает заключение государственного контракта на грузовые перевозки;

2) организует работу профильных структурных подразделений ЦГАМО по материально-техническому обеспечению нормативных условий хранения архивных документов в тематических архивохранилищах; подготовке предложений по включению в план-график закупок; обоснованию начальной максимальной цены; предложений по внесению в бюджет Московской области в части субсидии на иные цели;

3) обеспечивает утверждение актов приема-передачи архивных документов.

5. Передающая сторона в целях подготовки к перемещению метрических и актовых книг и др. документов фондов органов ЗАГСа:

1) организует проведение проверки наличия фондов органов ЗАГСа;

2) фиксирует результаты проверки наличия архивных документов в листах проверки наличия и состояния архивных документов и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

3) обеспечивает опечатывание коробов с архивными документами с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива;

4) обеспечивает формирование комплекта учетных документов по передаваемым фондам органов ЗАГСа: опись дел, документов в 3-х экземплярах, дело фонда;

5) обеспечивает подготовку акта приема-передачи архивных документов на хранение.

6. Передающая сторона в целях подготовки к перемещению научно-технической документации обеспечивает:

1) опечатывание коробов с архивными документами с проставлением штампа, который содержит дату опечатывания, фамилию и инициалы работника архива, проводившего опечатывание;

2) формирование одного экземпляра описей дел по перемещаемым фондам (рабочий экземпляр);

3) подготовку акта приема-передачи архивных документов на хранение.

7. Передающая сторона в целях подготовки к перемещению документов по личному составу обеспечивает:

1) опечатывание коробов с архивными документами с проставлением штампа, который содержит дату опечатывания, фамилию и инициалы работника архива, проводившего опечатывание;

2) формирование одного экземпляра описей дел по личному составу по перемещаемым фондам (рабочий экземпляр);

3) подготовку акта приема-передачи архивных документов на хранение.

8. Передающая организация обеспечивает:

1) беспрепятственный доступ в архивохранилища представителям передающей стороны (на постоянной основе до завершения перемещения архивных документов и материальных ресурсов) и представителям сторонней организации (после получения соответствующего письма от Министерства);

2) подписание акта приема-передачи архивных документов на хранение.

III. Организация работы по подготовке к перемещению архивных документов в территориальные архивохранилища

9. Принимающая сторона в целях подготовки помещений территориальных архивохранилищ:

1) определяет потребность в свободных стеллажных полках для размещения передаваемых архивных документов из помещений ликвидированных муниципальных архивов, не вошедших в состав территориальных архивохранилищ ЦГАМО. При определении потребности учитывается количество погонных метров свободных стеллажных полок, высвобождаемых стеллажных полок в результате перемещения архивных документов в тематические архивохранилища, потребность в дополнительных стеллажных полках;

2) обеспечивает передачу сводной информации о потребности в стеллажных полках в дирекцию ЦГАМО;

3) определяет с разрешения директора ЦГАМО или уполномоченного им должностного лица порядок и схему перемещения документов внутри территориального архивохранилища, с учетом высвобождаемых площадей после перемещения отдельных видов документов в тематические архивохранилища;

4) организует внесение изменений в пофондовые и постеллажные топографические указатели в целях закрепления местонахождения перемещенных внутри территориального архивохранилища документов;

5) обеспечивает подготовку свободных площадей для размещения стеллажей (в случае потребности в дополнительном стеллажном оборудовании);

6) обеспечивает подготовку плана-схемы размещения архивных фондов перемещаемых в территориальные архивохранилища архивных документов;

7) определяет порядок размещения перемещаемых архивных документов на стеллажах и фиксирует это в рабочем экземпляре плане-схеме размещения архивных фондов.

10. Передающая сторона в целях подготовки к перемещению обеспечивает:

1) опечатывание коробов с архивными документами с проставлением штампа, который содержит дату опечатывания, фамилию и инициалы работника архива, проводившего опечатывание;

2) формирование одного экземпляра описей дел по перемещаемым фондам (рабочий экземпляр);

3) подготовку акта приема-передачи архивных документов на хранение.

11. Передающая организация обеспечивает:

1) беспрепятственный доступ в архивохранилища представителям передающей стороны (на постоянной основе до завершения перемещения архивных документов и материальных ресурсов) и представителям сторонней организации (после получения соответствующего письма от Министерства);

2) подписание акта приема-передачи архивных документов на хранение.

12. Сотрудники территориальных архивохранилищ готовят акты приема-передачи архивных документов на хранение на документы, оставляемые на месте их постоянного размещения в территориальном архивохранилище.

IV. Передача уникальных документов

13. В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Московской области включено 12 уникальных документов, находящихся на хранении в ликвидированных муниципальных архивах Рузского, Сергиево-Посадского городских округов, городских округов Зарайск, Лосино-Петровский, Щёлково, Электросталь).

В целях обеспечения сейфового хранения уникальных документов организуется их передача в помещение ЦГАМО, расположенное по адресу: ул. Азовская, д. 17, г. Москва.

14. Передающая сторона обеспечивает:

1) проверку наличия уникальных документов с полистным просмотром и оформление его результатов.

2) подготовку акта-приема передачи архивных документов.

15. Принимающая сторона обеспечивает:

1) сейфовое хранение уникальных документов;

2) подписание акта-приема передачи архивных документов и внесение изменений в учетные документы и лист-учета и описания уникального документа в части места хранения и архивного шифра.

V. Организация работы по подготовке и перемещению учетных документов

16. Передающая сторона обеспечивает:

1) подготовку комплекта учетных документов: лист фонда;

опись дел, документов (первый и второй экземпляры); реестр описей дел, документов; дело фонда;

опись единиц хранения научно-технической документации; для аудиовизуальных документов: опись фотодокументов, опись

фотоальбомов, опись видеодокументов, лист учета аудиовизуальных документов, дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизульных документов;

опись электронных дел, документов для электронных документов;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащий особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов;

реестр описей особо ценных дел, документов;

опись страхового фонда;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; книга учета носителей электронного фонда пользования.

2) в случае ведения учетных документов в электронном виде передачу указанного электронного массива на внешнем носителе;

3) подготовку выгрузки данных из программного комплекса "Архивный фонд";

4) подготовку к сдаче на постоянное хранение книги учета поступлений документов и списка фондов в архивный фонд архива/архивной службы Московской области;

5) подготовку информации о ведущихся в муниципальных архивах вспомогательных учетных документах для принятия решения по их ведению и передаче;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

5) подготовку информации о наличии высвобождаемых шкафов для хранения учетных документов, для принятия решения об их перемещении, и представляет ее в дирекцию.

17. Принимающая сторона:

1) готовит изолированное помещение и место в рабочей комнате работников ЦГАМО, ответственных за учет документов архива, для размещения передаваемых учетных документов;

2) готовит информацию о наличии потребности в шкафах для хранения архивных документов и представляет ее в дирекцию;

3) устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов;

4) обеспечивает внесение необходимых изменений в учетные документы и их интеграцию в единую систему учетных документов ЦГАМО.

18. Дирекция проводит анализ информации по вопросу размещения учетных документов и формирует поручения профильным структурным подразделениям по вопросам перемещения, закупки шкафов для хранения учетных документов.

VI. Организация работы по подготовке и перемещению страхового фонда и электронного фонда пользования

19. Передающая сторона:

1) обеспечивает подготовку единиц хранения страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и/или рулонной пленке к перемещению;

2) готовит акт приема-передачи страховых копий на специальное хранение и акт приема-передачи фонда пользования;

3) обеспечивает подготовку к передаче электронного фонда пользования:

для электронного фонда пользования на физических носителях:

- мастер-копия (ЭФП-1) и рабочая копия 1 поколения (ЭФП-2) передаются в обособленное структурное подразделение ЦГАМО по акту приема-передачи с указанием информации о записанном на носителях электронном фонде пользования с указанием номеров фонда, описи, дел;

- рабочая копия 2 поколения (ЭФП-3), с указанием информации о записанном на носителе электронном фонде пользования с указанием номеров фонда, описи, дел, передается в территориальное архивохранилище, в котором обеспечивается хранение подлинников архивных документов;

для электронного фонда пользования в информационной системе архива и/или информационной системе органа местного самоуправления:

- обеспечивает с привлечением представителя принимающей стороны конвертацию мастер-копии (ЭФП-1) и рабочих копий 1 и 2 поколений (ЭФП-2, ЭФП-3) на физически обособленные носители;

- обеспечивает передачу обособленных носителей с записанными на них мастер-копиям (ЭФП-1) и рабочими копиями (ЭФП-2) в обособленное

структурное подразделение ЦГАМО по акту приема-передачи с указанием информации о записанной на них информации (фонд, опись, дело).

4) обеспечивает ведение электронного фонда пользования с учетом вносимых изменений в систему учетных документов архива.

20. Принимающая сторона:

1) оказывает передающей стороне помощь при конвертации электронного фонда пользования на физические носители;

2) определяет место хранение страхового фонда и фонда пользования в архивохранилищах, отвечающих условиям хранения аудиовизуальных и электронных документов;

3) обеспечивает передающую сторону физическими обособленными носителями в случае потребности.

21. Передающая организация:

1) обеспечивает копирование электронного фонда пользования архивных документов в случае его размещения на сервере органа местного самоуправления на внешние носители и/или обеспечивает доступ к данному ресурсу для самостоятельного создания резервного копирования представителям принимающей стороны;

2) после проведения резервного копирования с электронных ресурсов органа местного самоуправления электронного фонда пользования и его загрузки в информационные системы принимающей стороны под контролем представителей принимающей стороны обеспечивает удаление электронного фонда пользования с информационных ресурсов органа местного самоуправления без возможности восстановления.

VII. Передача наблюдательных дел

22. Передающая сторона:

1) обеспечивает подготовку к передаче наблюдательные дела на каждую организацию-источник комплектования на бумажном носителе и/или в электронном виде;

2) проводит работу по упорядочению и передаче в архивный фонд архива/архивной службы Московской области наблюдательных дел организаций или граждан, исключенных из числа источников комплектования архива.

23. Принимающая сторона принимает на учет передаваемые наблюдательные дела на организации - источники комплектования.

VIII. Передача баз данных

24. Передающая сторона формирует перечень баз данных с указанием их объема и места хранения (жесткий диск компьютера, сервер архива, сервер администрации) и представляет информацию в дирекцию.

25. Принимающая сторона обеспечивает конвертацию баз данных на внешние носители.

26. Передающая организация в случае размещения баз данных на сервере администрации после конвертации информации на внешние носители обеспечивает удаление информации без возможности ее восстановления.

IX. Организация работы по приему-передаче копий архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем

27. Передающая сторона готовит акт приема-передачи архивных документов и передает их в условных единицах хранения.

28. Принимающая сторона обеспечивает прием документов временного срока хранения на основании актов приема-передачи архивных документов.

X. Организация работы по перемещению основных средств, материальных запасов и хозяйственных товаров из высвобождаемых помещений, ранее занимаемых муниципальными архивами

29. Дирекция:

1) формирует список рассылки писем в адрес органов местного самоуправления на передачу основных средств и определяет сотрудника, ответственного за направление писем в адрес органов местного самоуправления;

2) обеспечивает мониторинг ответов на отправленные письма и оперативно приставляет в Министерство информацию в случае получения отказа по передачи основных средств;

3) организует работу по заключению договоров на передачу основных средств;

4) организует работу по взаимодействию с органами местного самоуправления по организации работы по передаче основных средств;

5) организует бухгалтерскую работу по постановке на учет основных средств;

6) определяет сотрудника, ответственного за формирование плана - схемы по перемещению основных средств;

7) дает поручение сотрудникам территориальных архивохранилищ о проведении инвентаризации основных средств и сверки с данными, отраженными в договоре на передачу основных средств;

8) формирует сводную информацию по наименованию и объему перемещаемых основных средств и предложения по адресам с указанием объема, куда проводится перемещение основных средств;

9) дает поручение профильному структурному подразделению о включении в план-график закупок и/или формировании проектов государственных контрактов/договоров на транспортное перемещение, погрузочно-разгрузочные работы; монтаж-демонтаж перемещаемых основных средств.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

30) Принимающая сторона:

1) по помещениям территориальных архивохранилищ:

проводит инвентаризацию основных средств и сверяет с данными, отраженными в договоре на передачу основных средств; в случае выявления разночтений готовит соответствующую информацию и представляет ее дирекции архива для принятия решения по выявленным разночтениям (внесение изменений в договор, заключение дополнительного соглашения и др.);

- готовит информацию по наименованию и объему основных средств, планируемых к перемещению с указанием адресов, куда запланировано данное перемещение, и представляет дирекции ЦГАМО;

- проводит инвентаризацию материальных запасов и хозяйственных товаров и представляет информацию дирекции ЦГАМО по наличию потребности в материальных запасах и хозяйственных товарах;

2) по освобождаемым помещениям ликвидированных муниципальных архивов:

- организует инвентаризацию основных средств и сверяет с данными, отраженными в договоре на передачу основных средств; в случае выявления разночтений готовит соответствующую информацию и представляет ее дирекции архива для принятия решения по выявленным разночтениям (внесение изменений в договор, заключение дополнительного соглашения и др.);

- готовит информацию по наименованию и объему основных средств, планируемых к перемещению с указанием адресов, куда запланировано данное перемещение, и представляет дирекции ЦГАМО;

- проводит инвентаризацию материальных запасов и хозяйственных товаров и представляет информацию дирекции ЦГАМО с предложением по перемещению указанных материальных запасов и хозяйственных товаров.

XI. Формы контроля и отчетности по проводимым работам

31. Дирекция архива на основании данного порядка формирует план-график мероприятий, связанных с приемом - передачей архивных документов, учетных документов, страхового фонда, электронного фонда пользования, основных средств и материальных запасов, с указанием ответственных исполнителей и сроков по каждому пункту плана и согласовывает его с Министерством.

32. Обеспечивает еженедельный мониторинг работ, связанный с реализацией плана-графика, и готовит сводную информацию.

33. Обеспечивает подготовку доклада о результатах работы по подготовке к перемещению архивных документов, основных средств и материальных запасов и представление его в Министерство еженедельно.