Приложение. Примерный перечень основных документов, представляемых на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Комитета юстиции Псковской области

Приложение
к Регламенту работы
экспертно-проверочной комиссии
Комитета юстиции Псковской области

Примерный перечень
основных документов, представляемых на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Комитета юстиции Псковской области

N п/п	Вид документа, количество экземпляров	Приложение к основному документу, количество экземпляров	Примечание
1	Методические пособия, инструкции, рекомендации, памятки Комитета, ГКУ ПО "ГАПО" и муниципальных архивов, 2 экз.	Рецензии членов ЭПК, 2 экз.
2	Списки организаций-источников комплектования ГКУ ПО "ГАПО" и муниципальных архивов, списки граждан, выступающих источниками комплектования ГКУ ПО "ГАПО" и муниципальных архивов с пояснительной запиской, 2 экз.	Выписка из протокола ЭМК (для ГКУ ПО "ГАПО"), 2 экз.
3	Справка (экспертное заключение) ГКУ ПО "ГАПО", муниципального архива о включении организации в список источников комплектования, согласованная Экспертно-методической комиссией архива (для ГКУ ПО "ГАПО") и подписанная директором архива, подписанная уполномоченным лицом муниципального образования (для муниципального архива), 3 экз.	1. Историческая справка организации, 1 экз. 2. Устав (положение) организации (копия), 1 экз. 3. Номенклатура организации, 1 экз., (при ее отсутствии должен быть указан планируемый период представления на ЭПК). 4. Проект соглашения о сотрудничестве в области архивного дела (для федеральных организаций), проект договора (для негосударственных и муниципальных организаций, органов местного самоуправления), 1 экз.
4	Справка (экспертное заключение) ГКУ ПО "ГАПО", муниципального архива об исключении организации из списка источников комплектования, согласованная Экспертно-методической комиссией архива (для ГКУ ПО "ГАПО") и подписанная директором архива, подписанная уполномоченным лицом муниципального образования (для муниципального архива), 1 экз.	1. Копия нормативного акта о прекращении деятельности организации (в случае ликвидации, реорганизации), 1 экз. 2. Письмо организации на официальном бланке в произвольной форме об отказе от сотрудничества (только для негосударственных организаций) с гарантией обеспечения сохранности документов по личному составу, 1 экз.
5	Справка (экспертное заключение) ГКУ ПО "ГАПО", муниципального архива о необходимости внесения изменений в список источников комплектования, согласованная Экспертно-методической комиссией архива (для ГКУ ПО "ГАПО") и подписанная директором архива, подписанная уполномоченным лицом муниципального образования (для муниципального архива), 1 экз.	Копия нормативного акта, на основании которого вносятся изменения в список источников комплектования, 1 экз.
6	Проект номенклатуры дел организации, 2 экз.	1. Заявление в адрес Комитета юстиции Псковской области, 1 экз. 2. Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или гриф согласования на проекте номенклатуры, 1 экз. 3. Заключение соответствующего архива на проект номенклатуры, 2 экз.
7	Положение о ЦЭК, об экспертной комиссии, архиве организации, инструкция по делопроизводству, иной нормативный акт по архивному делу организации, 2 экз.	1. Заявление в адрес Комитета юстиции Псковской области, 1 экз. 2. Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или гриф согласования на проекте документа, 1 экз. 3. Заключение соответствующего архива на проект документа, 2 экз.
8	Проекты: описей (годовой раздел описи дел) с необходимым научно-справочным аппаратом; сдаточных описей дел личного происхождения с исторической справкой о фондообразователе, 3 экз.	1. Выписка из протокола ЭМК ГКУ ПО "ГАПО" при поступлении описи от источника комплектования ГКУ ПО "ГАПО"; заключение архивного отдела при поступлении описи от источника комплектования муниципального архива, 2 экз. 2. Справка об отсутствии документов (в случае необходимости) за подписью руководителя организации, предоставившей опись, с изложением причин отсутствия документов, 2 экз. 3. Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или гриф согласования на проекте документа, 1 экз.
9	Акт о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны в организации-источнике комплектования	1. Письмо с изложением причин утраты документов и результатов работы по проведению их розыска за подписью руководителя организации, 1 экз. 2. Заключения членов ЭПК, 2 экз. 3. Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или гриф согласования на проекте документа, 1 экз.
10	Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, представляемые заинтересованными организациями в виде инициативного документа с мотивированным обоснованием предлагаемых изменений, 2 экз.	1. Решение ЦЭК - ЭК организации по этому вопросу, 1 экз. 2. Справка соответствующего архива, источником комплектования которого выступает организация, с указанием информации об условиях хранения документов в организации
11	Проекты актов о выделении к уничтожению архивных документов не подлежащих хранению, хранящихся в организациях-источниках комплектования, а также в ГКУ ПО "ГАПО" и муниципальных архивах одновременно с описями дел постоянного срока хранения, 2 экз.	1. Выписка из протокола ЭМК ГКУ ПО "ГАПО", заключение архивного отдела для муниципального архива 2 экз. 2. Выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или гриф согласования на проекте документа (для организаций источников-комплектования), 1 экз.
12	Документы для рассмотрения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел (документов), пути розыска которых исчерпаны	1. Сопроводительное письмо-справка, 2 экз. 2. Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, установленной формы, 2 экз. 3. Справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду, 2 экз. 4. Справка от учреждения-источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование), 2 экз. 5. Копии актов проверок наличия и состояния дел фондов, в которых не обнаружены дела), 2 экз. 6. Перечень документов, представленных к списанию, оформленный в виде таблицы, с указанием N п/п, N описи, N дела, N и название фонда, заголовок дела (документа) и крайние даты, с какого времени числится необнаруженным, предполагаемая причина отсутствия, 2 экз.
13	Документы для исключения из состава Архивного фонда Российской Федерации неисправимо поврежденных документов	1. Сопроводительное письмо-справка, 2 экз. 2. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов установленной формы, 2 экз. 3. Экспертное заключение о физическом состоянии документов, 2 экз.