Письмо Управления МНС по г. Москве от 1 октября 2003 г. N 26-12/54542 О документах, подтверждающих расходы сотрудника организации на проживание в гостинице во время пребывания в командировке

Письмо Управления МНС по г. Москве от 1 октября 2003 г. N 26-12/54542

Вопрос: Какими документами подтверждаются расходы на проживание в гостинице, осуществленные сотрудником организации во время пребывания в командировке?

Ответ: На основании ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях налогообложения прибыли расходы принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они одновременно соответствуют следующим условиям:

- являются обоснованными;

- являются документально подтвержденными;

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Как отмечается в разделе 5 Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.

В силу п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

В пункте 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц;

ж) личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются организацией самостоятельно с учетом вышеизложенных требований и утверждаются приказом руководителя.

При оформлении оплаты за проживание в гостинице заполняется счет по форме N 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13.12.93 N 121, который является бланком строгой отчетности (бланки заказываются по утвержденным образцам в любой типографии) и выдается помимо приходного кассового ордера (или кассового чека), подтверждающего осуществление фактической оплаты по этому счету.

Таким образом, для подтверждения в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций расходов на проживание в гостинице, осуществленных сотрудником организации во время пребывания в командировке, необходимо прежде всего наличие счета из гостиницы, оформленного по утвержденной в соответствии с требованиями закона порядке форме N 3-г, платежных документов, подтверждающих осуществление фактической оплаты по этом счету (например, чек контрольно-кассовой машины или приходный кассовый ордер), и иных документов, подтверждающих факт оказания гостиничных услуг.

При этом следует учитывать, что в настоящее время действуют Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.97 N 490.

Согласно п. 8 указанных выше правил договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта или военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя.

Здесь же отмечается, что при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

- фамилию, имя, отчество потребителя;

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

В том случае если понесенные налогоплательщиком расходы не будут документально подтверждены, то указанные расходы в соответствии с п. 49 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли как не отвечающие всем условиям ст. 252 НК РФ.

Заместитель руководителя Управления МНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

А.А. Глинкин