Письмо Управления МНС по г. Москве от 6 октября 2003 г. N 21-09/55340 Об учете в составе затрат индивидуального предпринимателя, применяющего упрощенную систему налогообложения (объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину расходов), расходов по приобретению и обновлению бухгалтерской программы "1С", доставке товаров от своего склада до склада покупателя, оплате аренды офиса, компенсации за использование личного легкового автомобиля и о документальном подтверждении таких расходов

Письмо Управления МНС по г. Москве от 6 октября 2003 г. N 21-09/55340

Вопрос: Индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения и выбравший объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину расходов, просит разъяснить, вправе ли он учесть в составе затрат при исчислении налоговой базы по единому налогу следующие расходы:

- на приобретение и обновление бухгалтерской программы "1С" (в том числе оплаченный НДС);

- плату за аренду офиса (в том числе оплаченный НДС);

- на доставку товара от своего склада до склада покупателя (в том числе оплаченный НДС);

- оплату компенсации за использование личного легкового автомобиля.

Если да, то в какой момент времени следует учитывать указанные расходы и какие документы необходимо оформить для подтверждением произведенных затрат?

Ответ: Налогоплательщики, перешедшие на упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают затраты, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс).

Иные, не предусмотренные п. 1 ст. 346.16 Кодекса, расходы при определении налоговой базы не учитываются.

В соответствии с п. 2 ст. 346.16 Кодекса затраты принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 Кодекса, то есть они должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ; (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, номер и дату выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН);

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);

ж) личные подписи указанных лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Согласно ст. 346.17 Кодекса фактической датой получения доходов организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения, признается день поступления средств на счета в банках и (или) в кассу налогоплательщиков, получения ими иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав (кассовый метод). Расходами налогоплательщиков признаются затраты после их фактической оплаты.

Подпунктом 19 п. 1 ст. 346.16 Кодекса установлено, что при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных.

Данные расходы следует отражать в книге учета доходов и расходов на дату оплаты. При этом документальным подтверждением понесенных затрат будут служить: документы, подтверждающие факт оплаты, договор о передаче неисключительных прав на пользование программой для ЭВМ (базой данных), накладная поставщика, акт об оказании услуг по обновлению.

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 346.16 Кодекса налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, вправе уменьшить сумму полученных доходов на арендные платежи за арендуемое имущество.

Указанные затраты учитываются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произведена их оплата. В качестве подтверждения понесенных расходов следует представить: документы, подтверждающие внесение арендной платы, договор аренды, счет на оплату.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в составе затрат на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Кодекса в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Включение сумм компенсаций в состав расходов налогоплательщика производится на дату их выплаты. В соответствии с письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней.

Оправдательными документами в данном случае будут являться: расходный кассовый ордер; приказ о выплате компенсации; копия технического паспорта транспортного средства.

Пунктом 23 ст. 346.16 Кодекса установлено, что при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (уменьшенные на суммы налога на добавленную стоимость (далее - НДС) по приобретаемым товарам).

При этом ст. 346.16 Кодекса не предусмотрено включение в состав затрат расходов на реализацию (издержек обращения), установленных ст. 320 Кодекса, в том числе расходов налогоплательщика - покупателя товаров на доставку этих товаров в случае, если такая доставка не включается в цену приобретения товаров по условиям договора.

Что касается порядка признания сумм НДС в качестве расхода, то в данном случае налогоплательщикам, применяющим упрощенную систему налогообложения, необходимо учитывать следующее.

НДС может быть списан в расходы только по тем товарам (работам, услугам), расходы по которым учитываются при применении упрощенной системы налогообложения. Поэтому нельзя включить в состав расходов НДС, уплаченный в связи с доставкой товаров.

НДС списывается в расходы текущего отчетного периода в той части, в какой в этом периоде в целях исчисления единого налога признан сам расход.

НДС списывается в расходы отдельной строкой и не включается в расход, с которым он связан. Исключение составляет НДС, уплаченный при приобретении объектов основных средств и нематериальных активов и включаемый в стоимость этих объектов.

Для включения НДС в расходы необходимо, чтобы суммы НДС были выделены в первичных документах.

Заместитель руководителя Управления МНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

Л.Я. Сосихина