Приложение N 3. Положение об отделе организационного обеспечения и делопроизводства Управления административно-хозяйственного обеспечения Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Приложение N 3
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 26.03.2024 N 16

Положение об отделе организационного обеспечения и делопроизводства Управления административно-хозяйственного обеспечения Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

1. Общие положения

1.1. Отдел организационного обеспечения и делопроизводства (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления административно-хозяйственного обеспечения (далее - Управление) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), действующим на основании Положения, утвержденного приказом Департамента.

1.2. Отдел по всем вопросам своей деятельности подчиняется начальнику Управления и директору Департамента, общее руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник Управления.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, приказами и распоряжениями Департамента, Положением об Управлении, настоящим Положением.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно, а также во взаимодействии в пределах своих полномочий с другими структурными подразделениями Управления, Департамента, территориальными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами города Севастополя, иными государственными органами города Севастополя, органами местного самоуправления в городе Севастополе, организациями и общественными объединениями, осуществляющими деятельность на территории города Севастополя, гражданами.

1.5. Сотрудники отдела назначаются на должность и освобождаются от замещаемой должности директором Департамента по представлению начальника Управления.

2. Задачи Отдела

Задачами Отдела являются:

2.1. Организация делопроизводства и документационное обеспечение деятельности директора Департамента.

2.2. Обеспечение текущего хранения документов по направлению деятельности в соответствии с номенклатурой дел.

2.3. Организация приема граждан, представителей юридических лиц, должностных лиц государственных органов.

2.4. Организация работы по обращениям граждан в Департаменте.

2.5. Организации нормативного правового регулирования по вопросам, относящимся к компетенции Департамента.

2.6. Осуществление защиты интересов Департамента в установленной сфере деятельности в судах, правоохранительных органах, федеральных органах государственной власти, иных государственных органах, организациях.

2.7. Проведение антикоррупционной, правовой, юридико-технической и лингвистической экспертиз проектов правовых актов Департамента.

2.8. Проведение правовой экспертизы проектов государственных контрактов (договоров, соглашений, заключаемых от имени Департамента).

2.9. Контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями Департамента правовых актов и поручений директора Департамента.

2.10. Контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями Департамента документов, подготовкой ответов на обращения граждан, иных юридических лиц, государственных органов и их должностных лиц.

2.11. Осуществление деятельности по мобилизационной подготовке и мобилизации в Департаменте, организация мероприятий по ведению гражданской обороны в Департаменте, координация деятельности по гражданской обороне в подведомственных ему учреждениях (предприятии) города Севастополя.

2.12. Обеспечение защиты информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, в рамках своей компетенции.

2.13. Обеспечение проведения мероприятий по противодействию коррупции в Департаменте в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и города Севастополя.

2.14. Организация работы по обеспечению охраны профессиональной служебной деятельности (охраны труда) в Департаменте.

2.15. Мониторинг состояния правового регулирования охраны профессиональной служебной деятельности (охраны труда) в подведомственных Департаменту учреждениях (предприятии) города Севастополя.

2.16. Осуществление координации проведения обучения сотрудников Аппарата Губернатора и Правительства Севастополя и исполнительных органов города Севастополя по охране профессиональной служебной деятельности (охране труда).

2.17. Организация работы Полиграфического центра при Департаменте.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами в пределах своей компетенции Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Проводит анализ документов, поступающих в Департамент, для подготовки проекта резолюции директора Департамента.

3.2. Осуществляет подготовку документов для доклада директору Департамента по направлению деятельности.

3.3. Формирует базу входящих, внутренних и исходящих документов по направлению деятельности Департамента.

3.4. Осуществляет учет, регистрацию нормативно - правовых документов (распоряжения, приказы) Департамента по основным видам деятельности и по личному составу и передачу на исполнение структурным подразделениям и подведомственным организациям Департамента в пределах своей компетенции.

3.5. Осуществляет учет, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу на исполнение и хранение документов с ограничительной отметкой "Для служебного пользования" по направлению деятельности Департамента.

3.6. Осуществляет передачу исполнителям документов по направлению деятельности после их рассмотрения директором Департамента в соответствии с его поручениями (резолюциями).

3.7. Регистрирует исходящие документы по направлению деятельности Департамента, осуществляет отправку документов на бумажном носителе.

3.8. Организует прием граждан, представителей юридических лиц, должностных лиц государственных органов директором Департамента.

3.9. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой структурными подразделениями ответов на письменные обращения в Департамент, в том числе обращений граждан и документов с контрольным сроком исполнения.

3.10. Осуществляет контроль за своевременным исполнением правовых актов Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, Департамента, а также за исполнением отдельных поручений (поручений заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, осуществляющего координацию и контроль деятельности Департамента и директора Департамента.

3.11. Проводит правовой анализ доверенностей, выданных Департаментом. Ведет учет и регистрацию доверенностей, выданных Департаментом.

3.12. Обеспечивает юридическую защиту интересов Департамента в установленной сфере деятельности в судах, правоохранительных органах, федеральных органах государственной власти, иных государственных органах, организациях.

3.13. Осуществляет подготовку проектов правовых актов Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя и Департамента в пределах компетенции отдела и по поручению директора Департамента.

3.14. Проводит анализ проектов соглашений, договоров, контрактов (в том числе государственных контрактов), заключаемых от имени Департамента, на предмет их соответствия действующему законодательству.

3.15. Проводит антикоррупционную, правовую, юридико-техническую и лингвистическую экспертизы проектов правовых актов Департамента.

3.16. Обеспечивает осуществление деятельности по мобилизационной подготовке и мобилизации в Департаменте.

3.17. Организовывает мероприятия по ведению гражданской обороны в Департаменте, координирует деятельность по гражданской обороне в подведомственных ему учреждениях (предприятии) города Севастополя.

3.18. Осуществляет контроль соблюдения сотрудниками Департамента требований по обеспечению безопасности информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну при обработке в государственных информационных системах Департамента и реализует мероприятия по защите информации в рамках своей компетенции.

3.19. Обеспечивает проведения мероприятий по противодействию коррупции в Департаменте в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и города Севастополя.

3.20. Осуществляет координацию деятельности комиссионных органов Департамента по вопросам противодействия коррупции и оценки эффективности деятельности государственных гражданских служащих Департамента.

3.21. Осуществляет координацию работы по награждению Почетными грамотами Департамента.

3.22 Координирует вопросы прохождения государственной гражданской службы в Департаменте в пределах представленных полномочий.

3.23. Осуществляет координацию деятельности общественного совета при Департаменте.

3.24. Организовывает размещение информации на портале Правительства Севастополя в части касающейся Департамента.

3.25. Осуществляет информационное и консультационное сопровождение деятельности исполнительных органов города Севастополя по вопросам соблюдения законодательства по охране профессиональной служебной деятельности (охране труда).

3.26. В пределах своей компетенции:

3.26.1. осуществляет координацию проведения обучения по охране труда сотрудников исполнительных органов города Севастополя;

3.26.2. совершенствует профилактическую работу по предупреждению служебного травматизма и улучшению условий труда государственных гражданских служащих в Департаменте;

3.26.3. координирует мероприятия (работы) по внедрению передового опыта и научных разработок в области охраны профессиональной служебной деятельности (охраны труда) в Департаменте;

3.27. Организовывает и обеспечивает деятельность Полиграфического центра при Департаменте.

3.28. Осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, решениями и поручениями Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, директора Департамента.

4. Права Отдела

С целью решения, поставленных перед ним задач и выполнения, возложенных на него функций Отдел вправе:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов и иных органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления города Севастополя, а также от учреждений и организаций информацию, документы и материалы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач.

4.2. Осуществлять в рамках компетенции Отдела в соответствии с нормативными правовыми актами города Севастополя контроль за исполнения указов, распоряжений и поручений Губернатора города Севастополя, распоряжений и постановлений Правительства Севастополя, правовых актов и поручений директора Департамента, а также поручений, содержащихся в протоколах заседаний межведомственных комиссий.

4.3. По поручению начальника Управления, директора Департамента вносить в установленном порядке на рассмотрение уполномоченных органов государственной власти города Севастополя и должностных лиц исполнительных органов города Севастополя предложения по вопросам в пределах своей компетенции.

4.4. По поручению начальника Управления, директора Департамента привлекать при необходимости специалистов учебных, научных и научно-исследовательских организаций, представителей исполнительных органов города Севастополя, по согласованию с их руководителями, для решения отдельных вопросов, выполнения отдельных работ в рамках компетенции Отдела и подготовки предложений, проектов указов и распоряжений Губернатора города Севастополя, распоряжений и постановлений Правительства Севастополя, правовых актов Департамента.

4.5. Участвовать в подготовке материалов для рассмотрения на совещаниях, проводимых Губернатором города Севастополя, Правительством Севастополя, директором Департамента по вопросам, отнесённым к компетенции Отдела.

4.6. В установленном законодательством порядке проводить проверки и осуществлять контроль по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, вносить предложения начальнику Управления, руководству Департамента о заслушивании должностных лиц исполнительных органов города Севастополя, подведомственных Департаменту учреждений (предприятий) и их структурных подразделений по вопросам исполнительской дисциплины.

4.7. По поручению начальника Управления, руководства Департамента представлять интересы Департамента во взаимоотношениях с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами города Севастополя, органами местного самоуправления, правоохранительными органами, предприятиями, учреждениями и организациями.

4.8. Разрабатывать методические материалы, рекомендации, информационные материалы, проекты нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.9. В соответствии с действующим законодательством пользоваться иными правами, необходимыми для реализации возложенных на Отдел задач и функций.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором Департамента по представлению начальника Управления.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. руководит деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

5.2.2. распределяет обязанности между специалистами отдела в соответствии с утвержденными в установленном порядке должностными регламентами по должностям государственной гражданской службы, контролирует их выполнение;

5.2.3. устанавливает конкретных исполнителей документов и поручений, поступивших в Отдел;

5.2.4. контролирует соблюдение специалистами Отдела трудовой и исполнительской дисциплины;

5.2.5. вносит в установленном порядке начальнику Управления предложения о поощрении специалистов Отдела или о применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

5.2.6. принимает участие в совещаниях, проводимых Управлением, Департаментом в пределах компетенции.

5.3. В отсутствие начальника Отдела его обязанности исполняет заместитель начальника Отдела.

6. Ответственность Отдела

6.1. Отдел несет всю полноту ответственности за своевременность и качество выполнения задач и функций, возложенных на Отдел настоящим Положением.

6.2. Отдел несет ответственность за соблюдение в пределах осуществляемых функций защиту сведений, составляющих государственную тайну и информации ограниченного пользования.

6.3. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение должностных регламентов специалистами Отдела в соответствии с действующим законодательством.

6.4. Степень и порядок привлечения к ответственности специалистов Отдела устанавливается действующим законодательством Российской Федерации и города Севастополя, должностными регламентами, служебными контрактами и приказами по Департаменту.